Procédure « marché public de fournitures » montant entre 8.500 et 85.000 € 1.Définition commande 1. 2.Choix du mode de passation 3.Rédaction des documents du marché Définition de la commande 1.Définition commande 2.Choix du mode de passation • • • 3.Rédaction des documents du marché 4.Publicité 5.Réception, ouverture et correction des offres 6.Sélection qualitative 7.Examen de la régularité des offres 8.Choix de l’adjudicataire 9. Conclusion du contrat 8.Choix de l’adjudicataire 9. Conclusion du contrat Déterminer l’objet : Fournitures Déterminer le/les type(s) de fourniture (ex. papier, mazout, etc.) Déterminer la valeur estimée du marché. 4.Publicité 5.Réception, ouverture et correction des offres 6.Sélection qualitative 7.Examen de la régularité des offres Recours à la procédure négociée basée en raison de la valeur du marché. 2. Choix du mode de passation Il peut être recouru à la procédure négociée sans publicité (Art. 26, Loi) lorsque la dépense à approuver ne dépasse pas, HTVA, 85.000 EUR pour les marchés de fournitures (Art. 105, § 1er de l’AR du 15 juillet 2011 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques). Néanmoins, le pouvoir adjudicateur peut toujours choisir d’avoir recours à l’appel d’offres ou à l’adjudication, et ce même si les conditions pour recourir à la procédure négociée sont rencontrées. PROCEDURE NÉGOCIÉE SANS PUBLICITÉ Caractéristiques : • Consultation de plusieurs soumissionnaires si possible (minimum 3). • Choix de l’adjudicataire sur la base de critères d’attribution. • Faculté du Pouvoir Adjudicateur (P.A.) de négocier avec les soumissionnaires après la remise de leur offre. Avantages : o grande souplesse et formalisme allégé ; o négociations possibles ; o délais ; o choix des personnes consultées. Inconvénients : 08-10-2013 1 Procédure « marché public de fournitures » montant entre 8.500 et 85.000 € 1.Définition commande 2.Choix du mode de passation 3.Rédaction des documents du marché 4.Publicité 5.Réception, ouverture et correction des offres 6.Sélection qualitative 7.Examen de la régularité des offres 8.Choix de l’adjudicataire 9. Conclusion du contrat Risque lié au recours à cette procédure, car limité à des hypothèses définies par la loi, et liberté du Pouvoir Adjudicateur balisée par les principes généraux et ce qu’il a déterminé dans le cahier spécial des charges. Pas de décision motivée de recours à la procédure négociée en dessous de 85.000 EUR (Art. 29, § 1er, L. 17/06/2013) 3. Rédaction des documents du marché (avis de marché / cahier spécial des charges) • • • • • • Détermination de la procédure d’attribution (forme et contenu de l’offre, délai, autorisation ou non des variantes, division en lots, etc.) ; Détermination (facultative) des critères de sélection dans l’avis de marché ou dans le cahier spécial des charges en fonction du moment choisi pour la sélection. Détermination des critères d’attribution. Fixer leur pondération et les sous-critères éventuels dans le cahier spécial des charges. Si pondération non fixée : les classer par ordre décroissant d’importance (même si en théorie pas obligatoire en procédure négociée sans publicité) ; Détermination des documents qui doivent être joints sous peine de nullité ; Détermination des exigences « techniques » ; Prévoir des dérogations au Cahier Général des Charges dans le Cahier Spécial des Charges en raison des spécificités du marché d’assurances (Art. 9, AR du 14 janvier 2013). Il est souvent constitué de cinq parties: 1) une série d’articles réglant l’attribution; 2) une partie sur les règles d’exécution; 3) une description des aspects techniques du marché; 4) un modèle de formulaire d’offre, et si nécessaire 5) une ou plusieurs annexes (plans ou autres) qui fournissent aux candidats les informations nécessaires pour pouvoir déposer une offre. 08-10-2013 2 Procédure « marché public de fournitures » montant entre 8.500 et 85.000 € 1.Définition commande 4. Publicité/consultation 1.Définition commande 5. 2.Choix du mode de passation Réception, ouverture et correction des offres 1.Définition commande 6. 2.Choix du mode de passation 2.Choix du mode de passation Sélection qualitative 08-10-2013 3.Rédaction des documents du marché 4.Publicité / consultation 5.Réception, ouverture et correction des offres 6.Sélection qualitative 7.Examen de la régularité des offres 8.Choix de l’adjudicataire 9. Conclusion du contrat Consultation : o Dispense de publication préalable ; o Consultation de 3 soumissionnaires au choix et si possible (motifs valables nécessaires) ; o Consulter par courrier pour démontrer qu’il y a bien eu consultation de trois soumissionnaires ; o Candidatures spontanées peuvent être refusées. 3.Rédaction des documents du marché 4.Publicité 5.Réception, ouverture et correction des offres 6.Sélection qualitative 7.Examen de la régularité des offres 8.Choix de l’adjudicataire 9. Conclusion du contrat 8.Choix de l’adjudicataire 9. Conclusion du contrat Pas de séance d’ouverture et correction des offres non obligatoire. 3.Rédaction des documents du marché 4.Publicité 5.Réception, ouverture et correction des offres 6.Sélection qualitative 7.Examen de la régularité des offres Si procédure négociée → pas obligatoire. Mais vérification des dettes sociales et fiscales. Peut avoir lieu avant l’envoi du cahier spécial des charges. 3 Procédure « marché public de fournitures » montant entre 8.500 et 85.000 € 1.Définition commande 7. 2.Choix du mode de passation 3.Rédaction des documents du marché Examen de la régularité des offres 4.Publicité 5.Réception, ouverture et correction des offres 6.Sélection qualitative 7.Examen de la régularité des offres/négociations 8.Choix de l’adjudicataire 9. Conclusion du contrat Pas obligatoire, mais si les dispositions du cahier spécial des charges prévoient l’examen de la régularité des offres Plusieurs hypothèses à distinguer : Dans certains cas, l’administration adjudicatrice doit refuser l’offre (nullité absolue). C’est le cas par exemple : ■ lorsque l’offre n’a pas été signée ou que l’on a raturé des prix sans apposer sa signature; ■ lorsque le soumissionnaire modifie les délais d’exécution; ■ lorsque le soumissionnaire apporte des modifications à des spécifications techniques. Si, par exemple, l’un des soumissionnaires substitue la pose de châssis en bois à la pose de châssis en pvc, les offres déposées ne seront plus comparables (sans préjudice de ce qui a été dit au sujet des variantes). Dans certains cas, le pouvoir adjudicateur peut refuser une offre (nullité relative) : ■ lorsque la soumission n’est pas totalement conforme au formulaire d’offre ; ■ en cas d’omission d’un document non prescrit sous peine de nullité. Procéder à l’examen des prix anormaux : vérifier si le prix offert permet d’exécuter les obligations résultant du cahier spécial des charges. Possibilité d’écarter une offre en raison du caractère apparemment anormalement élevé ou anormalement bas des prix unitaires ou globaux proposés. Mais : avant d’écarter l’offre, inviter le soumissionnaire, par lettre recommandée, à fournir les justifications nécessaires dans un délai de douze jours de calendrier. Examen des justifications : Si justifications non fournies ou pas satisfaisantes → l’offre doit être écartée. 08-10-2013 4 Procédure « marché public de fournitures » montant entre 8.500 et 85.000 € Négociations 1.Définition commande 8. 2.Choix du mode de passation Liberté de négociation, mais dans le respect du principe de concurrence et de l’égalité de traitement. La négociation peut s’opérer avec un seul soumissionnaire même si plusieurs ont été consultés. 3.Rédaction des documents du marché 5.Réception, ouverture et correction des offres 6.Sélection qualitative Choix de l’adjudicataire Rédiger une décision motivée d’attribution. Communication/information o o o 1.Définition commande 9. 4.Publicité 2.Choix du mode de passation 3.Rédaction des documents du marché Conclusion du marché 08-10-2013 7.Examen de la régularité des offres 8.Choix de l’adjudicataire 9. Conclusion du contrat Information écrite à tous les candidats et soumissionnaires non retenus (sélection qualitative, attribution), dès la prise de décision concernée, sans obligation, à ce stade, de joindre les motifs ; Possibilité pour le candidat ou le soumissionnaire concerné de demander par écrit dans les 30 jours les motifs pertinents de la décision ; Informations complémentaires à communiquer dans les 15 jours. 4.Publicité 5.Réception, ouverture et correction des offres 6.Sélection qualitative 7.Examen de la régularité des offres 8.Choix de l’adjudicataire 9. Conclusion du contrat Notification à l’adjudicataire. Délai d’attente non obligatoire mais possibilité de s’y soumettre volontairement. 5