Procédure « marché public de fournitures» si montant supérieur à
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Procédure « marché public de fournitures» si montant supérieur à 85.000 € 1.Définition commande 1. 2.Choix du mode de passation 3.Rédaction des documents du marché Définition de la commande 1.Définition commande 2. 2.Choix du mode de passation Choix du mode de passation 4.Publicité 5.Réception, ouverture et correction des offres 6.Sélection qualitative 7.Examen de la régularité des offres 8.Choix de l’adjudicataire 9. Conclusion du contrat Déterminer l’objet : fournitures Déterminer le/les type(s) de fourniture (ex. papier) Déterminer la valeur estimée du marché (d’une durée en principe d’un an, mais reconductions possibles : valeur du marché = reconductions comprises). 3.Rédaction des documents du marché 4.Publicité 5.Réception, ouverture et correction des offres 6.Sélection qualitative 7.Examen de la régularité des offres 8.Choix de l’adjudicataire 9. Conclusion du contrat Liberté de choix de recourir à l’adjudication ou à l’appel d’offres. Il peut également être recouru à la procédure négociée sans publicité (Art. 26, Loi) lorsque : des fournitures complémentaires sont à effectuer par le fournisseur initial et sont destinées, soit au renouvellement partiel de fournitures ou d'installations d'usage courant, soit à l'extension de fournitures ou d'installations existantes, lorsque le changement de fournisseur obligerait le pouvoir adjudicateur à acquérir un matériel de technique différente entraînant une incompatibilité ou des difficultés techniques d'utilisation et d'entretien disproportionnées. La durée de ces marchés, ainsi que des marchés renouvelables, ne peut pas, en règle générale, dépasser trois ans. des fournitures complémentaires de même nature et présentant les mêmes caractéristiques qui, à la suite d'une circonstance imprévue, sont attribuées au fournisseur du marché initial, à condition que le montant cumulé des marchés de fournitures complémentaires n'excède pas cinquante pour cent du montant du marché initial et que le montant cumulé de tous les marchés n'atteigne pas le montant fixé pour la publicité européenne. La durée de ces marchés, ainsi que des marchés renouvelables, ne peut pas, en règle générale, dépasser trois 06-01-2014 1 Procédure « marché public de fournitures» si montant supérieur à 85.000 € ans; APPEL D’OFFRES : Caractéristiques : Choix de l’adjudicataire sur la base de critères d’attribution. Choisir le soumissionnaire dont l’offre, régulière, est la plus intéressante au regard des critères d’attribution. Caractéristiques : Choix de l’adjudicataire : soumissionnaire ayant remis l’offre régulière la plus basse. Avantages : Meilleur rapport Qualité/prix. Avantages : Meilleur prix Facilité Risque de recours limité Inconvénients : Rapport qualité/prix Indemnisation forfaitaire de 10% au soumissionnaire irrégulièrement évincé Pas de décision motivée de recours à l’appel d’offres. Inconvénients : Difficulté de détermination et d’évaluation des critères d’attribution. Pas de décision motivée de recours à l’appel d’offres. 06-01-2014 ADJUDICATION : 2 Procédure « marché public de fournitures» si montant supérieur à 85.000 € 1.Définition commande 3. 2.Choix du mode de passation 3.Rédaction des documents du marché Rédaction des documents du marché (avis de marché /cahier spécial des charges) 4.Publicité 5.Réception, ouverture et correction des offres 6.Sélection qualitative 7.Examen de la régularité des offres 8.Choix de l’adjudicataire 9. Conclusion du contrat Détermination de la procédure d’attribution (forme et contenu de l’offre, délai, autorisation ou non des variantes, division en lots, etc.) ; Détermination des critères de sélection (dans l’avis de marché ou dans le cahier spécial des charges en fonction du moment choisi pour la sélection (procédure restreinte)) ; Détermination des critères d’attribution si appel d’offres. Fixer leur pondération et les souscritères éventuels dans le cahier spécial des charges. Si pondération non fixée : les classer par ordre décroissant d’importance (même si en théorie pas obligatoire en procédure négociée sans publicité) ; Détermination des documents qui doivent être joints sous peine de nullité ; Détermination des exigences « techniques » ; Prévoir des dérogations au Cahier Général des Charges dans le Cahier Spécial des Charges en raison des spécificités du marché d’assurances (Art. 9, AR du 14 janvier 2013). Il est souvent constitué de cinq parties: 1) une série d’articles réglant l’attribution; 2) une partie sur les règles d’exécution; 3) une description des aspects techniques du marché; 4) un modèle de formulaire d’offre, et si nécessaire 5) une ou plusieurs annexes (plans ou autres) qui fournissent aux candidats les informations nécessaires pour pouvoir déposer une offre. 06-01-2014 3 Procédure « marché public de fournitures» si montant supérieur à 85.000 € 1.Définition commande 4. 2.Choix du mode de passation Publicité/consultation 3.Rédaction des documents du marché 4.Publicité / consultation 5.Réception, ouverture et correction des offres 6.Sélection qualitative 7.Examen de la régularité des offres 8.Choix de l’adjudicataire 9. Conclusion du contrat Publicité Déterminer quand, où et comment publier l’avis de marché. L’avis de marché a pour but d’informer les entreprises qui souhaitent soumissionner de l’existence du marché et des conditions fixées. Publicité belge (Bulletin des adjudications) ou publicité européenne (Journal officiel de l’Union européenne) ? En fonction du montant et de l’objet du marché Pour les fournitures : < 207.000 EUR (HTVA) = ou > à 207.000 EUR (HTVA) Bulletin des adjudications Journal officiel de l’Union européenne + Bulletin des adjudications Possibilité de publier un avis rectificatif si modification ou correction à apporter à l’avis de marché. 06-01-2014 4 Procédure « marché public de fournitures» si montant supérieur à 85.000 € 1.Définition commande 5. 2.Choix du mode de passation Réception et ouverture 3.Rédaction des documents du marché 4.Publicité / consultation 5.Réception, ouverture et correction des offres 6.Sélection qualitative 7.Examen de la régularité des offres 8.Choix de l’adjudicataire 9. Conclusion du contrat Un soumissionnaire ne peut déposer qu’une offre. S’il dépose deux offres, elles sont toutes deux nulles. Offre à déposer selon les modalités prévues au cahier spécial des charges. Souvent, remise sous la forme d’une double enveloppe en mentionnant sur la première qu’il s’agit d’une offre pour un marché public, et sur la deuxième les données relatives au marché mis en concurrence pour garantir la confidentialité et pour éviter que l’offre ne soit ouverte par inadvertance avant la séance lors de laquelle toutes les offres sont ouvertes en même temps. Déroulement de la séance : Chaque offre doit parvenir au président de la séance au plus tard avant qu’il ne déclare la séance ouverte. Le président ouvre en même temps les enveloppes et il proclame l’identité des soumissionnaires. Le président ou un assesseur paraphe tous les documents, page par page. Attention aux offres tardives : la remise tardive donne lieu à la non-acceptation de l’offre concernée. Si le retard fait suite à une erreur du pouvoir adjudicateur lui-même, une séance d’ouverture supplémentaire est organisée afin d’ouvrir l’offre tardive, à laquelle les soumissionnaires peuvent assister. Rédaction d’un procès-verbal d’ouverture des offres. Correction des offres 06-01-2014 Corriger les erreurs dans les opérations arithmétiques et les autres erreurs purement matérielles entachant les offres, mais sans engager sa responsabilité si certaines ne sont pas découvertes. Par erreur purement matérielle, on vise notamment les erreurs de plume (interversion de prix unitaire / prix total, etc.). 5 Procédure « marché public de fournitures» si montant supérieur à 85.000 € 1.Définition commande 6. 2.Choix du mode de passation Sélection qualitative 3.Rédaction des documents du marché 4.Publicité / consultation 5.Réception, ouverture et correction des offres 6.Sélection qualitative 7.Examen de la régularité des offres 8.Choix de l’adjudicataire 9. Conclusion du contrat Si procédure restreinte, a lieu avant l’envoi du cahier spécial des charges. Le P. A. vérifie la capacité du soumissionnaire à exécuter le marché au moyen des documents remis par celui-ci dans son offre. 1. Il vérifie si le soumissionnaire ne se trouve pas dans une des causes d’exclusions prévues par le cahier spécial des charges : condamnation, faillite, etc. 2. Sur la base des critères de sélection qu’il a listés dans le cahier spécial des charges, il vérifie la capacité technique et financière et économique du soumissionnaire. Capacité technique : Références de contrats antérieurs, composition de l’équipe qui exécutera le marché, description de l’équipement technique, etc. Capacité financière : Déclaration concernant le chiffre d’affaire, Déclarations bancaires appropriées, Bilans, etc. Risque de non sélection si les documents probants ne sont pas joints à l’offre. Décision motivée de sélection distincte si procédure restreinte. Décision relative à la sélection dans la décision motivée d’attribution si procédure ouverte. 06-01-2014 6 Procédure « marché public de fournitures» si montant supérieur à 85.000 € 1.Définition commande 7. 2.Choix du mode de passation Examen de la régularité des offres 3.Rédaction des documents du marché 4.Publicité / consultation 5.Réception, ouverture et correction des offres 6.Sélection qualitative 7.Examen de la régularité des offres 8.Choix de l’adjudicataire 9. Conclusion du contrat Plusieurs hypothèses à distinguer : Dans certains cas, l’administration adjudicatrice doit refuser l’offre (nullité absolue). C’est le cas par exemple : ■ lorsque l’offre n’a pas été signée ou que l’on a raturé des prix sans apposer sa signature; ■ lorsque le soumissionnaire modifie les délais d’exécution; ■ lorsque le soumissionnaire apporte des modifications à des spécifications techniques. Si, par exemple, l’un des soumissionnaires substitue la pose de châssis en bois à la pose de châssis en pvc, les offres déposées ne seront plus comparables (sans préjudice de ce qui a été dit au sujet des variantes). Dans certains cas, le pouvoir adjudicateur peut refuser une offre (nullité relative) : ■ lorsque la soumission n’est pas totalement conforme au formulaire d’offre. ■ En cas d’omission d’un document non prescrit à peine de nullité. Procéder à l’examen des prix anormaux : vérifier si le prix offert permet d’exécuter les obligations résultant du cahier spécial des charges. Possibilité d’écarter une offre en raison du caractère apparemment anormalement élevé ou anormalement bas des prix unitaires ou globaux proposés. Mais : avant d’écarter l’offre, inviter le soumissionnaire, par lettre recommandée, à fournir les justifications nécessaires dans un délai de douze jours de calendrier. Examen des justifications : Si justifications non fournies ou pas satisfaisantes -> l’offre doit être écartée. Négociations : 06-01-2014 Négociations interdites. 7 Procédure « marché public de fournitures» si montant supérieur à 85.000 € 1.Définition commande 8. 2.Choix du mode de passation 3.Rédaction des documents du marché Choix de l’adjudicataire 4.Publicité / consultation 5.Réception, ouverture et correction des offres 6.Sélection qualitative 7.Examen de la régularité des offres 8.Choix de l’adjudicataire 9. Conclusion du contrat Adjudication : Choix de l’offre la moins chère, après éventuelles corrections Rapport d’examen des offres avec exposé des corrections et examen de la régularité. Appel d’offres : Coter les offres au regard des critères d’attribution, les classer et désigner le mieux-disant. Rapport d’examen des offres avec cotation + éléments d’explication des cotations obtenues, corrections et examen de la régularité. Dans les deux cas : Rédiger une décision motivée d’attribution : la décision d’attribution est souvent motivée par référence au rapport d’examen. Si celui-ci ne contient que des cotes sans éléments explicatifs, la motivation n’est pas suffisante car le soumissionnaire doit pouvoir comprendre pourquoi il a obtenu cette cotation. Mais : pas tenu d’attribuer un marché (Art 35 L. 15 juin 2006). Possibilité de renoncer à l’attribution, moyennant décision motivée de renoncer. Informations à fournir : Communication/information • • • • 06-01-2014 Aux candidats non sélectionnés : les motifs de leur non-sélection, extraits de la décision motivée d’attribution ; Aux soumissionnaires dont l’offre a été jugée irrégulière : les motifs de leur éviction, extraits de la décision motivée d’attribution ; Aux soumissionnaires dont l’offre n’a pas été choisie et au soumissionnaire retenu : la décision motivée d’attribution ; Aux soumissionnaires : la décision de renonciation à passer le marché. 8 Procédure « marché public de fournitures» si montant supérieur à 85.000 € Pour les marchés au-dessus des seuils européens : Moyen de communication de ces informations : communiquer les éléments décrits ci-dessus par télécopieur, courrier électronique ou autre moyen électronique et ce, le même jour par lettre recommandée. 1.Définition commande 9. 2.Choix du mode de passation Conclusion du marché 3.Rédaction des documents du marché 4.Publicité / consultation 5.Réception, ouverture et correction des offres 6.Sélection qualitative 7.Examen de la régularité des offres 8.Choix de l’adjudicataire 9. Conclusion du contrat Conclusion du marché par la notification de la décision d’attribution. Si montant du marché au-dessus des seuils européen : délai d’attente : interdiction de conclure le marché sans avoir accordé aux candidats concernés ou soumissionnaires un délai de quinze jours à compter du lendemain du jour de l’envoi de la décision motivée d’attribution. 06-01-2014 9
