Marché de services pour la réalisation d`une étude de consultance

PROVINCE DE LIEGE
VILLE DE HERSTAL
POUVOIR ADJUDICATEUR :
ADMINISTRATION COMMUNALE DE HERSTAL
PLACE JEAN JAURES 1
B - 4040 HERSTAL
CAHIER SPECIAL DES CHARGES POUR MARCHE DE SERVICES
PROCEDURE NEGOCIEE SANS PUBLICITE
OBJET DU MARCHE : Marché de services pour la réalisation d’une Etude de
consultance fonctionnelle du service Informatique
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TITRE I
DIPOSITIONS ADMINISTRATIVES
Le présent cahier spécial des charges déroge à l’article 5 du cahier général des charges
(cautionnement).
Article 1er - Documents de référence
En tant qu’il n’y soit pas dérogé par les stipulations du présent cahier spécial des charges, le
présent marché est soumis aux clauses et conditions suivantes :
 loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de
travaux, de fournitures et de services, telle que modifiée ;
 arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics de travaux, de
fournitures et de services et aux concessions de travaux publics tel que modifié ;
 arrêté royal du 26 septembre 1996 et son annexe établissant les règles générales
d’exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics, tel que
modifié.
Article 2 – Objet :
Le marché a pour objet la réalisation d’une étude de consultance fonctionnelle du service
Informatique.
La description du présent marché est détaillée sous le titre II du présent cahier des charges.
Article 3 - Mode de passation
Le marché sera passé par procédure négociée sans publicité.
Le marché sera attribué à un seul soumissionnaire et ce, dans les limites du crédit prévu au
budget.
Article 4 - Détermination des prix
Le marché est à prix global.
Le montant de l’offre du soumissionnaire comprend, outre les honoraires, tous les frais
administratifs et de secrétariat, les frais de déplacement, de transport, d’assurance, le coût
de la livraison des documents ou pièces liés à l’exécution du service, ainsi que tous les frais
et impositions quelconques.
Article 5- Pouvoir adjudicateur responsable des paiements
Le pouvoir adjudicateur est la Ville de Herstal, place Jean Jaurès 1 à 4040 Herstal – M. le
Secrétaire communal, Patrick DELHAES – tél : 04/240.64.15 – fax : 04/240.64.19 – mail :
[email protected]
Le Secrétaire communal est chargé du contrôle de l’exécution du présent marché.
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Article 6- Dépôt des offres
Les offres, pour l’établissement desquelles les soumissionnaires utiliseront obligatoirement le
modèle de soumission (ainsi que l’inventaire) annexé au présent cahier des charges, doivent
être envoyées par courrier ou déposées pour le mercredi 08 septembre 2010 à 12h00 au
plus tard à :
Administration communale de Herstal
M. le Secrétaire communal
Place Jean Jaurès 1
4040 Herstal
L’enveloppe portera la mention suivante : « Marché public - Etude de consultance
fonctionnelle du service Informatique- soumission du 08.09.2010 ».
Article 7- Soumission et documents à joindre à celle-ci
Le soumissionnaire utilisera la soumission et l’inventaire joints au présent cahier spécial des
charges.
La soumission (+ inventaire) est établie en un exemplaire.
Par le seul fait de participer à la procédure de passation du marché, le soumissionnaire
atteste qu'il ne se trouve pas dans un cas d'exclusion visés aux articles 69 et 69 bis de l'A.R.
du 08/01/1996 relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux
concession de travaux publics, c'est-à-dire notamment qu’il est en ordre de paiement de ses
cotisations ONSS.
Conformément à l'arrêté royal du 20 juillet 2005 modifiant l'arrêté royal du 8 janvier 1996
relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de
travaux publics, les soumissionnaires employant du personnel assujetti à la loi du 27 juin
1969 révisant l'arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs
sont dispensés de produire l'attestation de l'Office national de la Sécurité sociale dont il
résulte qu'ils sont en règle en matière de cotisation O.N.S.S. pour le présent marché. La
vérification de la situation en sera faite par le pouvoir adjudicateur via l'application Digiflow
qui lui donne un accès sécurisé aux bases de données fédérales en matière de sécurité
sociale.
Conformément à l'arrêté royal du 20 juillet 2005 modifiant l'arrêté royal du 8 janvier 1996
relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de
travaux publics, les soumissionnaires sont dispensés de produire pour le présent marché :
a) une attestation récente du greffe du tribunal de commerce compétent de laquelle il
ressort que l’entreprise n’est pas en situation de faillite, de concordat judiciaire ou de
liquidation;
b) un extrait récent du casier judiciaire;
c) une attestation récente émanant de l’administration de la T.V.A. dont il résulte que
l’entreprise est en ordre en matière de taxe.
La vérification de la situation en sera faite par le pouvoir adjudicateur via l'application
Digiflow qui lui donne un accès sécurisé aux bases de données fédérales en la matière.
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Article 7 bis - Capacité Financière :
Le soumissionnaire devra joindre à son offre :
Une déclaration bancaire appropriée ou la preuve d'une assurance des risques
professionnels.
Article 7 ter - Capacité Technique :
Le soumissionnaire devra également joindre à son offre :
-
Une liste des principaux services similaires réalisés au cours des cinq dernières
années dans le secteur public, avec un minimum exigé de trois prestations pour des
pouvoirs locaux, ces trois prestations devant être justifiées par une attestation de
bonne fin émanant du pouvoir adjudicateur concerné;
-
Une liste des personnes attachées au projet et leur curriculum vitae.
En outre, pourront également être annexés à l’offre tous les documents jugés utiles par le
soumissionnaire pour la bonne compréhension de celle-ci.
Article 7 quater -: Le soumissionnaire devra également joindre à son offre :
-
Une note méthodologique décrivant la stratégie qu’il compte mettre en œuvre pour :
1. Répondre aux objectifs poursuivis par le pouvoir adjudicateur et décrits
sous le titre II du présent cahier spécial des charges ;
2. Associer l’Echevin de l’Informatique à l’étude et sous quelle forme ;
3. Evaluer sa (celle du soumissionnaire) charge de travail.
Article 8 - Attribution du marché
Après discussions utiles, le pouvoir adjudicateur choisit l’offre régulière qu’il juge la plus
intéressante, notamment sur base des critères suivants :
-
la qualité de la méthodologie proposée ;
le tarif proposé pour l’ensemble du marché ;
les délais pour la réalisation des différentes phases et, partant, de l’ensemble du
marché.
Le soumissionnaire peut, dans son offre, formuler toute proposition qu’il jugerait
intéressante.
Article 9 - Validité de l’offre
Les soumissionnaires restent engagés par leur soumission pendant un délai de 120 jours de
calendrier prenant cours le lendemain du dernier jour du délai imparti aux soumissionnaires
pour remettre leur offre.
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Article 10 – Dates de livraison
Au plus tard un an à dater du début de sa mission, l’adjudicataire remettra au pouvoir
adjudicateur le rapport de clôture de sa mission dont question sous le titre II du présent
cahier spécial des charges.
Article 11 – Lieu d’exécution de la mission
Administration communale à 4040 Herstal.
Article 12 - Révision de prix
Aucune révision de prix ne sera appliquée.
Article 13 - Prix et paiement
Les prix seront énoncés en euros et hors TVA, qui sera mentionnée séparément.
Le montant des prestations dues sera payé en trois tranches, sur base, pour chaque
tranche, d’une facture régulièrement établie par l’adjudicataire au terme de chacune des
phases de la mission:
-
1ère tranche : 30%, à la remise du rapport de synthèse rédigé à l’issue de la 1 ère
phase, conformément à ce qui est stipulé sous le titre II du présent cahier des
charges ;
-
2ème tranche : 30%, à la remise du rapport final rédigé à l’issue de la 2ème phase,
conformément à ce qui est stipulé sous le titre II du présent cahier des charges ;
-
3ème tranche : 40%, à la remise du rapport de clôture de mission rédigé à l’issue de la
3ème phase , conformément à ce qui est stipulé sous le titre II du présent cahier des
charges.
Le paiement sera effectué dans les 50 jours de calendrier à compter de la date de réception
par la Ville de chaque facture dûment établie.
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Article 14 - Pénalités
Les prescriptions des articles 20 et 66 de l’annexe de l’arrêté royal du 26 septembre 1996
sont applicables au présent marché.
Article 15 – Soumissions irrégulières
Les soumissions incomplètes ou exprimant des réserves seront d’office considérées comme
nulles.
Article 16 - Compétence juridictionnelle
Les tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Liège sont seuls compétents pour connaître
des litiges relatifs au présent marché.
Article 17 : Cautionnement
Aucun cautionnement n’est exigé dans la mesure où le paiement des prestations intervient
au terme de chacune des phases du marché, après réception d’un rapport dressé à l’issue
de chaque phase.
Article 18 : Langue
L’offre et tout document y annexé seront rédigés en français.
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TITRE II
CLAUSES CONTRACTUELLES TECHNIQUES DU MARCHE
Marché de services pour la réalisation d’une étude de consultance fonctionnelle du
service Informatique
Contexte :
Herstal, 38.000 habitants, 10e Commune de Wallonie et la 4e de la Province de Liège est un
centre économique (avec le plus grand zoning de Wallonie : les Hauts-Sarts), commercial et
scolaire de première importance.
En plein renouveau urbanistique (notamment avec la construction d’un nouvel Hôtel de
Ville), Herstal se distingue aussi par un nouveau dynamisme sportif, culturel et patrimonial.
Le personnel communal compte à ce jour, hors Police et personnel enseignant, 421
membres.
Les services communaux sont aujourd’hui dispersés sur le territoire communal, l’Hôtel de
Ville (Administration centrale) se trouvant Place Jean Jaurès.
Le service Informatique est localisé en face de l’Hôtel de Ville. Le serveur se trouve, lui, dans
l’Hôtel de Ville.
Cette situation sera réglée avec la construction du nouvel Hôtel de Ville qui permettra de les
regrouper en un même lieu (et de regrouper également la plupart des services
administratifs).
L’informatique à l’Administration communale de Herstal a pris son essor il y a maintenant 10
ans.
A l’époque, il n’y avait que 20 PC et aucun informaticien engagé.
Aujourd’hui, le service Informatique compte 4 personnes :
- 2 gradués en informatique, engagés respectivement au 01/09/1998 et au
05/07/1999 ;
- 1 administratif (préparation des dossiers de marchés publics, gestion du budget, suivi
des factures et commandes diverses, …) engagé au 01/02/1983 et ayant assumé la
fonction d’ « informaticien » jusqu’aux engagements précités ;
- 1 assistant « petites » interventions techniques (changement de toner, raccordement
imprimante, … ) avec expérience en help desk informatique : engagé au 01/08/2003.
Le parc informatique se compose de :
-
+- 280 PC (portables, ordinateurs de bureau et ordinateurs à faible encombrement
confondus) ;
8 Serveurs :
o MailServeur (remplacé mai 2010)
o Serveur principal de fichiers de l’Administration (remplacé mai 2010)
o Serveur de fichiers pour les services du bâtiment Travaux Administratifs
(remplacé avril 2010)
o Serveur de fichiers pour les services Dactylographie, Documentation, et pour
la Crèche (remplacé janvier 2010)
o Serveur de fichiers pour les services des Hauts-Sarts (remplacé fin 2009)
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o Serveur Atall (pour les services des Hauts-Sarts) (installé février 2010)
o Serveur Appli (serveur applications) (installé mai 2010)
o Serveur Adehis : toutes les applications communales (Phenix - Themis Saphir - Saphir Web - Onyx - eComptes – connexion au RN – Gestion de
l’urbanisme)
-
-
-
Une connexion internet (installée fin 2000), servant à tous les PC de l’Administration
et à tous les bâtiments reliés à celle-ci (+ 2 firewalls pour la haute disponibilité). Cette
connexion a été upgradée en mai 2010, et les firewalls ont été remplacés en mars
2010 ;
Un mail serveur (installé fin 2000) + filtrage des mails (pour les spams,…). Les deux
ont été remplacés en mai 2010.
Interconnexion de 15 bâtiments à l’Administration centrale :
o 3 antennes administratives (Liers-Milmort-Vottem) : 1999 – lignes louées
Belgacom
o Bâtiment Travaux administratifs : 2002 - fibre optique
o Bâtiment documentation + Dactylo : 2002 – fibre optique (va être démoli)
o Bâtiments Travaux Hauts-Sarts : 2004 – ligne louée
o Police : 2005 – antennes wireless
o Bâtiment Participation : 2005 – antennes wireless
o Crèche communale : 2005 – antennes wireless
o Centre de Santé : câblé
o Bâtiment service Informatique et services Généraux : 2006 – remplacement
du câble par une fibre optique
o Piscine communale : 2007 – câblée
o Service communal du Logement : 2008 – antennes wireless
o Musée : 2010 (en cours)
o Bâtiment « ALDI » : (Finances, Taxes, Documentation, Dactylo, Fonctionnaire
sanctionnateur, Echevin des Finances) : mai 2010
16 bâtiments reliés à l’Internet (connexions indépendantes de l’Administration)
o
o
o
o
o
Musée : 2002
5 espaces publiques numériques (EPN) : 2006
Hall omnisports La Préalle : 2007
Réfectoire : 2007 (connexion résiliée en 2009)
2 bibliothèques (Monts et Wauters) : 2009 (+ augmentation des connexions
des EPN dans lesquels il y a également une bibliothèque)
o Herstal J (centre de jeunesse) : 2009
o 6 bâtiments PCS (Plan de Cohésion Sociale) : 2009.
Tâches du service Informatique : (voir annexes 1 et 2)
-
Générales et quotidiennes
2007-2008-2009
Projets
Marchés publics
2010
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Objectif :
L’objectif poursuivi par le pourvoir adjudicateur dans la réalisation de la présente étude est
triple :
1/ Identifier les forces et les carences/dysfonctionnements du service en terme fonctionnel ;
2/ Disposer des pistes de solution utiles pour endiguer ces carences/dysfonctionnements et
optimaliser la fonctionnalité du service ;
3/Aider à la mise en œuvre des orientations choisies et à l’élaboration d’un plan stratégique.
Mission :
La mission d’étude confiée à l’adjudicataire se déroulera en 3 phases.
PHASE I : DIAGNOSTIC
-
-
-
Analyse de la situation existante en terme fonctionnel (matériel, applications,
procédures en place, services rendus);
Identification des besoins fonctionnels de l’Administration et des utilisateurs dans les
services ;
Identification et analyse :
o Des réponses apportées aux besoins fonctionnels
o Des défauts/carences par rapport à ces besoins ;
Relevé des dysfonctionnements, des points de blocage ;
Analyse de l’adéquation qualitative et quantitative des ressources techniques et de
leur utilisation/exploitation par rapport aux besoins fonctionnels : les ressources
techniques et l’exploitation qui en est faite répondent-elles adéquatement aux
besoins fonctionnels de l’Administration et des utilisateurs dans les services ?
Analyse de l’adéquation qualitative et quantitative des ressources humaines par
rapport aux besoins fonctionnels : les ressources humaines affectées correspondentelles à la charge de travail et au degré de technicité incombant/devant incomber au
service ?
Analyse de l’adéquation entre les moyens financiers consacrés (tant en
investissements, qu’en fonctionnement
voir l’annexe intitulée « Budget
Informatique ») et la situation existante/devant exister en terme fonctionnel ;
Envisager la prise en charge de l’optimisation de la gestion de la téléphonie par le
service Informatique ;
Envisager le positionnement des EPN (espaces Publiques Numériques).
Chaque réunion appelée à se tenir dans le cadre de l’exécution de la mission donne lieu à
un procès-verbal de synthèse établi par l’adjudicataire.
A l’issue de cette première phase, l’adjudicataire établira un rapport de synthèse destiné au
Collège communal.
Le cas échéant, il sera invité à venir exposer son rapport devant le Collège.
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PHASE II : PROPOSITIONS DE REORGANISATION/AMELIORATION
L’adjudicataire formulera des propositions :
-
d’amélioration fonctionnelle du service : que faut-il mettre en place pour répondre
adéquatement aux besoins fonctionnels et pour développer les services rendus ;
de réorganisation du service pour permettre son amélioration fonctionnelle ;
d’amélioration de la communication entre les intervenants, de la circulation et du
partage de l’information et des modes de décision liés à cette information.
Il élaborera un plan général d’actions visant à endiguer les carences/dysfonctionnements
constatés et à optimaliser l’efficacité du service en termes opérationnel et fonctionnel.
Il estimera l’impact budgétaire de l’ensemble des mesures ainsi proposées.
Chaque réunion appelée à se tenir dans le cadre de l’exécution de la mission donne lieu à
un procès-verbal de synthèse établi par l’adjudicataire.
A l’issue de cette seconde phase, le soumissionnaire établira un rapport de synthèse destiné
au Collège communal.
Le cas échéant, il sera invité à venir exposer son rapport devant le Collège.
Après discussions utiles, le Collège communal communiquera les orientations choisies à
l’adjudicataire.
PHASE III : ACCOMPAGNEMENT DE LA MISE EN ŒUVRE DES ORIENTATIONS
CHOISIES/PLAN STRATEGIQUE
Dans son offre, l’adjudicataire précisera :
- comment il envisage d’assister le pouvoir adjudicateur à la mise en œuvre des
orientations choisies et l’élaboration d’un plan stratégique (choix stratégiques et
développement) ;
- la durée de cet accompagnement, en y associant le personnel communal concerné.
Chaque réunion appelée à se tenir dans le cadre de l’exécution de la mission donne lieu à
un procès-verbal de synthèse établi par l’adjudicataire.
A l’issue de cette troisième et dernière phase de sa mission, l’adjudicataire remettra au
Collège un rapport de clôture de sa mission exposant ses conclusions.
Annexes :
Sont annexés, pour information, au présent cahier des charges :
1. la liste des tâches du service (arrêtée en novembre 2009)
2. liste des tâches 2010
3. un tableau intitulé « Budget informatique » reprenant les dépenses depuis 2006, ainsi
que le budget initial 2010.
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VILLE DE HERSTAL
Marché de services pour la réalisation d’une étude de consultance fonctionnelle du service
Informatique
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SOUMISSION
Le soussigné (nom et prénom) :
Qualité ou profession :
Nationalité :
Domicilié à (pays, localité, rue, n°) :
OU
La société (raison sociale ou dénomination, forme, nationalité, siège) :
représentée par le(s) soussigné(s) :
OU
Les soussignés (pour chacun, mêmes indications que ci-dessus) :
en association momentanée pour la présente entreprise,
s’engage(nt) sur ses (leurs) biens meubles et immeubles à exécuter conformément aux
clauses et conditions du cahier spécial des charges précité, le marché faisant l’objet de ce
cahier spécial des charges, moyennant :
la somme de : (mentionner ici le total global de l’offre)
-
en chiffres, TVAC : …………………………,
-
en toutes lettres (TVAC) ………………………………………………………………..
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A. Renseignements généraux
-
TVA : n° ....................................................................
-
ONSS: n° ……………………………………………..
B. Renseignements relatifs aux sous-traitants éventuels
Identité
Nationalité
Part du marché sous-traitée
C. Membres du personnel
Les membres du personnel du soumissionnaire sont de nationalité : ……………………..
D. Paiement
Les paiements seront valablement opérés par virement (1):
-
au compte des chèques postaux n° :
o ouvert au nom de (2) :
-
au compte n° :
o de l’établissement financier :
o ouvert au nom de (2) :
Biffer les mentions inutiles.
Dénomination exacte du compte à l'office des Chèques postaux ou auprès de l'établissement
financier.
(1)
(2)
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E. Renseignements relatifs à la sécurité sociale
L’Administration est autorisée à prendre toutes informations utiles de nature financière ou
morale au sujet du (des) soussigné(s) ou de la société soumissionnaire auprès de l’Office
National de Sécurité Sociale ou d’autres organismes ou institutions.
F – Délai de livraison
Le soumissionnaire mentionne ici le délai de livraison pour l’ensemble du marché (maximum
1 an) : …………………………………
G. Annexes
Sont également annexés à la présente soumission les documents dont la production est
exigée par le cahier spécial des charges régissant le présent marché.
Le prestataire peut également annexer tout document qui lui semble utile à la bonne
compréhension de son offre.
Fait à
, le
Le(s) soumissionnaire(s),
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Informatique
MARCHE PAR PROCEDURE NEGOCIEE SANS PUBLICITE
INVENTAIRE
A remplir par le soumissionnaire, à dater, signer et à joindre à la soumission.
PRIX HTVA
TVA
PRIX TVAC
Etude de consultance
fonctionnelle du service
Informatique
La fraction qui atteint ou dépasse 0,005 euro est comptée pour 0,01 euro, tandis que celle
qui est inférieure est négligée.
Vu, vérifié et complété par l’indication des prix unitaires, ainsi que des sommes
partielles et totales ayant servi à établir le montant de ma/notre soumission en date de
ce jour et afin d’être joint à celle-ci.
Fait à
, le
Le(s) soumissionnaire(s),
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