La méthodologie patient-traceur

La méthodologie patient-traceur
Pilotage et formation à la méthode
Plan de la formation
1. Contexte de la méthodologie patient-traceur
a. Historique
b. Définition
2. Conduite de projet (matin)
a.
b.
c.
d.
e.
Initiation
Désignation des chefs de projet
Constitution du groupe projet
Conduite de projet
Communication
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Plan de la formation
3. Mise en œuvre de la méthode (après-midi)
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Qu’est-ce que la méthode du parcours patient-traceur? Quels
sont les objectifs ?
Quels acteurs sont concernés?
Comment commencer ?
Quels patients sélectionner ?
Qui participe ?
Comment se déroule un parcours patient-traceur ?
Quelle traçabilité et quel archivage ?
Quel bilan ?
Quels écueils éviter ?
Facteurs de succès
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La méthodologie patient-traceur: pilotage et formation à la méthode
1. CONTEXTE
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a. Historique
• Méthode utilisée depuis 2002 aux USA par la
Joint Commission pour l’accréditation des
établissements de santé.
• Première présentation en France par la HAS
en avril 2012 :
– Nouvelle méthode de certification,
– Méthode d’EPP validante pour le DPC.
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b. Définition
• La méthodologie du parcours patient-traceur est un
audit qualité qui s’intéresse aux pratiques réelles via
le parcours d’un patient
Rapport d’évaluation rédigé en terme de:
CONFORMITE
NON-CONFORMITE
• Il consiste en une analyse rétrospective d’une section
choisie du parcours d’un patient en s’appuyant:
– Sur un entretien patient
– Sur l’analyse en équipe de son dossier médical
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Apports de cette nouvelle
méthode
Evaluation
de la
réalité des
pratiques
Analyse
des
interfaces
Vision
dynamique
d’un
processus et
de son
évolution
Parcours
patienttraceur
Intégration
de
l’expérience
du patient
Comparaison
aux bonnes
pratiques
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La méthodologie patient-traceur: pilotage et formation à la méthode
2. CONDUITE DE PROJET
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Conduite de projet
Initiation
Chefs de
projet
• Soutien institutionnel
• Origine de la demande
• Définition claire de la finalité et des objectifs de la réalisation du parcours
• Allocation des moyens
• Binôme : Médecin / Personne-ressource QualiSanté
• Formation à la méthode et à l’audit
Groupe
de projet
• Pluri-professionnel
• Compétences du service
• Compétences méthodologiques
• 4 à 5 professionnels formés/sensibilisés à la méthode
Conduite
de projet
• Définir le projet (fiche-projet)
• Etablir le plan de communication
• Mener les différentes réunions
• Définir le plan d’action
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a. Initiation du projet
• Volonté institutionnelle de l’établissement de
santé :
– Inscrit dans le projet d’établissement
– Soutien des instances : portage du projet par la CME, la
coordination générale des soins, la coordination de la
qualité et de la gestion des risques de la DURQ.
• Origine de la demande : service source ou
demande institutionnelle.
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Initiation du projet
• Définition claire de la finalité et des objectifs du parcours patient-traceur à
mener: à quelles questions veut-on répondre en réalisant ce parcours
patient-traceur ?
• Exemples:
– « Quelles sont les pratiques de vérification d’identité pour un patient de
chirurgie digestive ? (hospitalisation, examens de laboratoire et d’imagerie,
bloc, etc …) »
– « Quelle est la prise en charge effective de la douleur dans mon service de
pédiatrie ? »
!
Ne jamais initier un parcours patienttraceur sans avoir défini les questions
d’intérêt !!
?
Se limiter à 4 questions d’intérêt
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b. Désignation des chefs de projet
• Binôme obligatoire pour mener à bien le projet:
– Médecin du service qui apporte la compétence médicale sur les
pratiques,
– Méthodologiste (Personne Ressource QualiSanté) qui apporte ses
compétences organisationnelles.
• Tous deux doivent être formés à la méthode du parcours
patient traceur et au travers d’elle, à la méthodologie de
l’audit.
Si aucun médecin disponible: possibilité de recruter le cadre ou un
infirmier du service motivés pour mettre en place le parcours.
!! ATTENTION !! Prévoir de dégager un temps dédié conséquent !!
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Chefs de projet
Attitudes et qualités d’un auditeur
-
Ouverture d’esprit
Diplomatie
Observateur
Perspicacité
Ténacité
Capacité de
décision
- Autonomie
- Polyvalence
- Intégrité / déontologie
- Capable de travail en
équipe
- Courtois
- Naturel
- Ferme
- Curieux
- Compréhensif
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Chefs de projet
Rôle principal du binôme-chefs de projet: manager le parcours
patient-traceur au travers des différentes réunions
Missions
Compétences
Constituer et animer les équipes
Connaître et savoir appliquer la méthode du parcours
patient-traceur
Garantir le respect de la méthode
Planifier et utiliser les différentes ressources
Définir, coordonner et déléguer les responsabilités
Planifier les étapes du parcours patient-traceur et les
mettre en œuvre
Connaissances des pratiques évaluées et des
documents de référence
Capacités d’animation et de conduite de réunions
Conduite des différentes réunions du parcours
patient-traceur
Savoir amener l’équipe à élaborer les conclusions
Etablir un rapport d’évaluation avec un plan d’action
Savoir préparer et établir le rapport de synthèse
Etablir et assurer les plans de communication
Savoir assurer une fonction de représentation et de
communication
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c. Constitution du groupe-projet
Soutien institutionnel
Binôme chefs-projet
•
•
•
•
Portage de projet
Projet d’établissement
Médecin du service-source
Personne Ressource QualiSanté
Groupe projet
•
•
•
•
Groupe pluri-professionnel
4 à 5 professionnels suffisent
Formés à la méthode
Temps dédié
Compétences
méthodologiques
Personnel de la structure qualité
d’appui
Compétences
propres au service
Equipe soignante et médicale du
service volontaires et motivés
(appel à candidature)
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d. Conduite de projet
Définir le projet: Fiche projet spécifique patient-traceur
Modèle QQOQCP
•
•
•
•
QUI: composition des groupes de travail
QUOI: Processus concernés, profil retenu
OU: Service-source
QUAND: Dates envisagées et
planification horaire
• COMMENT: Modalité de fonctionnement
du groupe-projet, référentiels choisis,
modalités de suivi, plan de
communication, investissement,
formation et assistance à prévoir
• POURQUOI: Questions d’intérêt
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Conduite de projet
Animer les différentes réunions du parcours patient-traceur
Type de réunion
Objectifs
Déroulement
Documents
Fiche de présence
Présentation du projet
Fiche-projet
Lancement
Initier la constitution de Présentation des
membres
l’équipe-projet
Présenter la méthode
Répartition du travail
travail en amont
Elaborer les grilles
(groupe-projet)
Définir les modalités de
communication
Modalités de
fonctionnement et
calendrier
et
2 à 3 réunions
Grilles génériques et
guide
Référentiels à utiliser
Rétro-planning ou
programme horaire du
parcours à réaliser
Elaboration des grilles
Plan de communication
Avertir le service évalué
Envoi d’un avis
d’évaluation
Fiche d’avis d’évaluation
parcours patient-traceur
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Conduite de projet
Animer les différentes réunions du parcours patient-traceur
Type de réunion
Objectifs
Déroulement
Documents
Respect du planning
Mise en œuvre
(avec l’équipe du
service-source)
Détecter les écarts
Réunion d’ouverture
Prise de conscience des
professionnels
Analyse du dossier avec
remplissage des grilles
Grilles et éventuel guide
de remplissage
Entretien patient
Dossier-patient
Planification sur une Première réflexion sur
les actions
demi-journée
d’amélioration à mettre
en œuvre
Réunion de restitution
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Conduite de projet
Animer les différentes réunions du parcours patient-traceur
Type de réunion
Objectif
Déroulement
Documents
Rédiger une synthèse de
la réalisation du
Travail d’aval
Rédaction de la synthèse
parcours
Fiche-synthèse
(groupe-projet)
Restitution des résultats
Valoriser les réussites
et tour de table sur
Fiche DPC
Lors de la réalisation
Partager l’expérience
l’impact de la démarche
de l’évaluation
Validation DPC
Travail d’aval
(service-source)
1 réunion
Définir un plan d’action
Synthèse et
hiérarchisation des
actions d’amélioration
Elaboration du plan
d’action
Fiches-action
Plan d’action
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Conduite de projet
Définir le plan d’action
• Hiérarchiser : Matrice impact/effort
• Organiser : Plan d’action (responsables, délais
réalistes, dates de début et de fin, coordination
avec les autres projets de la structure).
• Planifier ces actions : Diagramme de Gantt
(rétro-planning)
• Communiquer : réunion avec le personnel du
service-source pour communiquer sur la
réalisation et le planning défini du parcours
patient-traceur, note interne, affiche, journal
interne, intranet, mail, …
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e. Communication
• Portée par les chefs de
projet
• Formalisée lors des
réunion de travail en
amont dans un plan de
communication
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Communication
Identifier les
destinataires
• Instances directionnelles
• Professionnels de terrain
• Patients
Définir les objectifs de
communication
• Lancement du projet: informer et promouvoir
• Visibilité des moments-clés du projet
• Communication des résultats
Déterminer les
messages prioritaires
• Résultats
• Destinataires
Sélectionner les
méthodes de
communication
• Canaux habituels de l’établissement
• Intranet, journal interne, notes d’information
• Conférences, staff, entretiens
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La méthodologie patient-traceur: pilotage et formation à la méthode
3. MISE EN ŒUVRE PRATIQUE DU
PARCOURS PATIENT-TRACEUR
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