RAPPORT DE STAGE DU 04/01/2010 AU 22/01/2010 POUR L’OBTENTION DU TITRE DE SECRÉTAIRE ASSISTANTE SPÉCIALISÉE MÉDICO-SOCIALE A L’EPHAD Arthur GROUSSIER 6, avenue Max DORMOY 93130 BONDY Rédigé par Ludmilla MARKOFF 1 REMERCIEMENTS J’adresse mes remerciements à La Directrice Adjointe, Madame Annick-Klara WEISS, ma tutrice pour la confiance qu’elle m’a accordée, sa gentillesse et le fait qu’elle m’ait mise dans le service des Médecins. Je remercie tout particulièrement le Médecin Coordonnateur, Madame Tuyen DAO DUC, avec laquelle j’ai travaillé en étroite collaboration. Elle a eu la patience, la disponibilité et m’a transmis un peu de ses connaissances ainsi que de m’avoir accompagnée tout au long de mes missions comme sa collègue le Médecin de Santé, Madame Danièla DIALOG, qui y a participé aussi. J’exprime ma joie et ma gratitude pour le personnel soignant qui m’a renseignée ainsi que, Madame Jacqueline TRAJIC, qui a eu la gentillesse de me faire visiter le premier jour les services et me présenter. Le relationnel que j’ai eu avec les résidents m’a donné de grandes joies, des surprises et des signes d’attachement. J’avoue que c’est un métier de vocation. A l’EPHAD de Bondy, règne encore des valeurs d’humanisme. Chacun contribue à l’aide et au respect des Personnes Ậgées Dépendantes. 2 SOMMAIRE REMERCIEMENTS.............................................................. 2 INTRODUCTION................................................................... 4 PREMIÈRE PARTIE : Présentation de la résidence .... 5 1/ HISTORIQUE DE L’EHPAD Arthur GROUSSIER à BONDY .... 6 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 Présentation ...................................................................................7 Organigramme de la structure........................................................8 La liste des services et du personnel encadrant ............................9 Services Hôteliers ........................................................................10 Environnement médical et paramédical .......................................10 Animations et activités .................................................................10 DEUXIÈME PARTIE : Mes missions ........................... 11 2/ FAMILIARISATION AVEC LE SERVICE DES MÉDECINS ........12 2.1 Secrétariat médical et social ......................................................13 – 14 – 15 - 16 2.2 Ma participation à l’amélioration du service Médecins .................17 CONCLUSION .............................................................................18 ANNEXES ....................................................................................19 Annexe 1 Annexe 2.1 Annexe 2.2 Annexe 3 Annexe 4 Annexe 5 3 INTRODUCTION Dans le cadre de l’obtention du titre de Secrétaire Assistante Spécialisée Médicosociale au GRETA des Professionnels de Services à Noisy-Le-Grand, il était nécessaire et prévu d’effectuer ce stage de 3 semaines dont un autre de 7 semaines dans les mois à venir afin de valider mon titre. Le but de ce stage étant d’acquérir une expérience professionnelle valorisante pour compléter ma formation théorique en adéquation avec mes objectifs personnels professionnels. Envisageant de me spécialiser dans l’aide aux personnes dépendantes ou maltraitées, j’ai eu la chance d’avoir été retenue assez rapidement par l’EHPAD de Bondy et particulièrement par, Madame La Directrice Adjointe Annick-Klara WEISS ma tutrice, qui m’a donné la chance de travailler dans le centre au service des Médecins Le prochain stage de 7 semaines se fera à l’EHPAD à Bondy mais dans d’autres services afin de me donner d’avantage d’expérience bien que j’en ai beaucoup appris au service des Médecins. Les missions qui m’ont été confiées étaient en adéquation avec l’idée que je m’en étais faite. Dans l’ensemble, elles m’ont permis de me rendre compte de la réalité du terrain et de la lourde tâche que l’on donne au personnel soignant. J’ai eu principalement à seconder le Médecin, Madame Tuyen DAO DUC, pour me familiariser avec le langage médical, les comptes-rendus médicaux, les rendez-vous, la prise de messages téléphoniques, internes, l’administratif et le relationnel entre patients et médecins. Avant d’évoquer les missions qui m’ont été confiées, il est nécessaire de présenter l’EHPAD de BONDY, son environnement et son fonctionnement. 4 PREMIÈRE PARTIE : Présentation de la Résidence 5 I/ HISTORIQUE DE L’EHPAD Arthur GROUSSIER à BONDY Dans un premier temps, je vais parler de Monsieur Arthur GROUSSIER dont l’EHPAD de BONDY porte le nom, bien que moins connu que d’autres dans la reconnaissance de la liberté d’associations, qu’il avait d’ailleurs inscrite à son programme électoral. Arthur GROUSSIER (né en 1863 à Orléans et décédé en 1957) est Ingénieur des Arts et Métiers. Il entra au parlement en 1893. En 1917, il était vice-président de la Chambre des Députés. On peut dire qu’il fut le père du Code du Travail. Il a fait le rapport de projet de loi sur la protection des enfants, des femmes mariées, de l’hygiène, de la sécurité des travailleurs sur leur lieu de travail, du problème des logements, de l’enseigne professionnelle, des retraites et des assurances ouvrières. Ce fils de facteur milite activement à la « Fédération Nationale des Métallurgistes » dont il devient premier secrétaire en 1891. Membre de l'extrême gauche, la plus radicale, il fonde à Paris plusieurs comités comme « l'Alliance communiste », qu'il associe au « Parti ouvrier socialiste révolutionnaire ». C’est la loi du 1er juillet 1901 qui a permis la liberté d'association car auparavant, selon des dispositions de l'ancien code pénal, il était loisible de fonder des associations ne dépassant pas vingt personnes. Sans cette loi, la formule de l'association n'aurait jamais rencontré la ferveur qu'elle suscita immédiatement et le secteur associatif n’aurait pu prendre l’ampleur actuelle. Voilà pourquoi aussi l’EHPAD de BONDY ainsi que bien d’autres a pu être ouvert le 01 septembre 1967 par l’Assistance Publique de Paris. En 1969, l’ensemble immobilier de BONDY devenu Maison d’accueil pour personnes âgées (M.A.P.A.) est devenu l’Établissement d’Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes (E.H.P.A.D). Il a été rattaché au Bureau d’Aide Sociale de la Ville de Paris. 6 1.1 Présentation Situation géographique La résidence de retraite Arthur GROUSSIER est située à Bondy en Seine St Denis au cœur d’un parc paysagé de plus de 5 hectares où vivent quelques petits animaux. Elle existe depuis le 4 avril 1967. On y accède facilement depuis Paris en voiture soit par l’autoroute A3, la RN3 ou en transports en commun. L’établissement est géré par le Centre d’Action Sociale de Paris. Un environnement privilégié à proximité du centre ville. Capacité d’accueil L’EHPAD est habilité par l’Aide Sociale pour l’ensemble soit 166 chambres individuelles et 19 chambres doubles. Deux unités de vie protégées sont spécifiquement destinées aux personnes atteintes d’ALZHEIMER ou de troubles apparentés. Les locaux Ils permettent une vie sociale malgré la dépendance. Les résidents sont accueillis dans des chambres individuelles d’environ 18m² avec cabinet de toilettes et des chambres doubles de 27m² pour les couples. Des locaux communs (salle à manger à l’étage, cafétéria, bibliothèque, espace multi médias,…) permettent aux résidents de participer à des activités visant au maintient de leur autonomie. Le parc permet promenades et activités en plein air. Liberté de conscience et de pratique religieuse Chaque membre du personnel de l’EHPAD Arthur GROUSSIER s’engage à respecter et à faire respecter l’article VII de la Charte des Droits et Libertés de la Personne Âgée Dépendante. Toute personne âgée doit pouvoir participer aux activités religieuses ou philosophiques de son choix. (annexe 5) 7 1.2 Organigramme de la structure 8 1.3 La liste des services et du personnel encadrant DIRECTRICE Nadine PERIN CHAFAI DIRECTRICE ADJOINTE Annick-Klara WEISS SECRÉTARIAT Yasmina BENMENI MÉDECIN COORDONNATEUR Tuyen DAO-DUC MÉDECIN Danièla DIALOG PHARMACIEN Jean-Jacques ROSIER PSYCHOLOGUE DES RÉSIDENTS Sandrine GOZET PSYCHOLOGUE POUR LE PERSONNEL Éva OUNMAR EL IDRISSI SERVICES DE SOINS CADRES DE SANTÉ PETITE AILE ET UNITÉS DE VIE PROTÉGÉE Monique CHALU GRANDE AILE Ahmed CHÉTIOUI SECRÉTARIAT Marie-Lise QUEHEN LAVILLE SERVICES ADMINISTRATIFS SERVICE ADMISSIONS-FRAIS DE SÉJOUR Dominique MERCIER SERVICE ÉCONOMIQUE ET FINANCIER Jean-Marc SINNASSE RELATIONS AVEC LES USAGERS/ANIMATION QUALITÉ Sandrine PICARD RÉGIE Caroline FOVIAUX HÔTELLERIE Brigitte VILLEDIEU RESTAURATION Philippe FONTAINE TRAVAUX/SÉCURITÉ Christian LARRANDABURU RESSOURCES HUMAINES Lionel BOUCARD 9 1.4 Services Hôteliers Les chambres sont meublées et personnalisées d’après la personne âgée qui l’occupe afin qu’elle ne perde pas tous ses repères. Des chambres en unité de vie protégée accueillent des personnes atteintes de la maladie d’Alzheimer et ou de troubles apparentés. Chaque niveau dispose d’une salle de bains et d’une salle à manger, les repas préparés sur place par un Chef Cuisinier sont servis en salle de restaurant ou dans les salles à manger de l’étage. Une salle à air rafraîchi est à la disposition des résidents pendant la période de l’été. Le linge hôtelier et les protections d’incontinence sont fournis. L’entretien du linge personnel peut être assuré par le personnel de l’établissement ainsi que les chambres. 1.5 Environnement médical et paramédical L’équipe paramédicale assure les soins 24H/24 sous la responsabilité du Médecin Coordonnateur. Les résidents peuvent conserver le libre choix de leur médecin traitant. Des intervenants spécialisés participent au confort sans supplément de prix : masseur – kinésithérapeute, pédicure, psychomotricien. Un psychologue est à la disposition des résidents et de leurs proches ainsi que du personnel médical et paramédical. 1.6 Animations et activités Le centre dispose d’une cafétéria où se déroulent les animations : jeux de société, chants, anniversaires, cinéma, spectacle, après-midi festif. En rez-de-jardin se situent le salon de lecture, la table d’hôte « L’Olivier » et la salle de documentation. Les résidents peuvent bénéficier d’un salon de coiffure gratuitement ainsi qu’une bibliothèque ambulante. Une équipe d’animations organise des activités thérapeutiques et de détente ainsi que des manifestations festives. Des excursions et des sorties en minibus sont organisées. 10 DEUXIÈME PARTIE : Mes missions 11 II/ FAMILIARISATION AVEC LE SERVICE DES MÉDECINS A mon arrivée dans l’établissement, qui est séparé en deux parties - la petite aile et la grande aile, ma première activité a été de me familiariser avec l’environnement. A cet effet, une salarié de la résidence m’a fait visiter certains services, les étages où les résidents vivent ainsi que le personnel s’y référent. Le Médecin Coordonnateur, Madame Tuyen DAO DUC, avec laquelle j’ai travaillé m’a été présentée par la suite dans la journée. Elle s’occupe de la petite aile ce qui fait 66 lits ainsi que de toutes les réunions internes, le suivi administratif des patients, la réception des nouveaux arrivants avec l’ouverture de leur dossier, les tests concernant le degré de pathologie de chaque malade (la grille A.G.G.I.R). Le Médecin de Santé, Madame Danièla DIALOG, m’a été aussi présentée. Elle s’occupe de la grande aile ce qui fait 185 lits. Tout en sachant que la résidence n’est pas complète à 100 %. De plus, de nombreux documents m’ont été donnés pour me faire comprendre l’activité de l’établissement ainsi que les procédures à respecter et le fonctionnement du service dans lequel j’allais travailler. La notice informative à l’attention des futurs résidents L’organigramme de la structure Des dépliants publicitaires ainsi que des imprimés d’informations concernant les prestations de l’EHPAD de BONDY et les tarifs La liste téléphonique par service et par responsable avec les codes des postes La liste de numéros de téléphones des Hôpitaux, des ambulanciers, des pharmacies avec lesquels l’EHPAD de BONDY travaillent. Les numéros des pompiers, du commissariat de BONDY, l’accueil des psychologues de BONDY, les personnes disparues et les renseignements en cas de fugue ou d’urgence. Le règlement interne Les dossiers des résidents à regarder pour me familiariser avec le classement, la manière dont ils étaient structurés et les termes médicaux L'EHPAD ARTHUR GROUSSIER A BONDY 260 LITS 66; 26% Médecin Coordonnateur 185; 74% Médecin de santé 12 2.1 Secrétariat Médical et Social Ma première tâche a été de participer à la réunion de la Commission des Menus avec La Directrice de l’établissement, 3 résidents, le Chef cuisinier, le Médecin Coordonnateur, 2 infirmières et moi-même. On m’a demandé de prendre des notes et de faire un compte-rendu d’après la réunion. Le sujet était d’améliorer l’alimentation (principalement du soir) des résidents en la rendant plus riche avec de la poudre de lait ou des produits protéinés. Le Chef Cuisinier a énuméré les repas du midi et du soir de la semaine avec l’aide de 3 résidents qui ont choisis leur menu d’après plusieurs propositions (annexes 2 et 2.1). Ils ont été validés par Madame La Directrice Nadine PERIN CHAFAI. Après la réunion, j’ai eu la frappe et la mise en forme de mes notes à mettre en compte-rendu ainsi que des tableaux à faire avec les repas choisis pour la semaine du 04/01/2010 au 10/01/2010 sur Word. (annexes 2 et 2.1) Dans la journée, j’ai commencé à regarder les dossiers des résidents pour connaître leur pathologie et voir l’organisation du classement. ----------------------------0o0-------------------------Le lendemain j’ai eu à prendre un rendez-vous pour un patient aux urgences pour une consultation de cardiologie dans un Hôpital donné par le Médecin Coordonnateur, remplir la prescription médicale de transport (annexe 1) à donner à l’ambulancier avec les papiers administratifs du patient qu’il devait avoir lors de son arrivée à cet Hôpital. Je devais aller chercher le courrier pour les Médecins, noter la date d’arrivée dans le service et le dispatcher. Beaucoup de classement était à faire ainsi que de l’archivage car un Médecin était parti courant novembre. Ses patients ont été repris par le Médecin Coordonnateur, ce qui veut dire une charge de travail supplémentaire au niveau du suivi médical (elle travaillait très souvent le samedi pour faire sont administratif). Beaucoup de prises de messages internes (personnels soignant et résidents) et externes (familles et médecins des autres Hôpitaux) à transmettre au Médecin Coordonnateur. Les résidents rentraient dans son bureau sans prévenir pour lui expliquer ce qui n’allait pas sur le plan de la santé, ils étaient libres d’aller et venir (les patients valides). 13 J’ai eu à gérer ces visites impromptues. Pour certains c’était simplement pour parler (ils n’ont pas tous la visite de leur famille, beaucoup sont seuls), je leur posais des questions et d’après la réponse, je les faisais revenir dans la journée ou bien le lendemain d’après les disponibilités du Médecin Coordonnateur. J’ai eu la mission de faire part d’un décès qui s’est fait un jour où le Médecin Coordonnateur était en rendez-vous extérieur. Il a fallu que j’aille prévenir le Service des Admissions et ensuite les cadres de santé afin qu’ils fassent le nécessaire concernant une partie du suivi administratif. Une fois toutes les démarches effectuées, je devais archiver tout le dossier de la personne décédée dans une grande enveloppe avec son nom, la date du décès et l’heure. Je devais noter les sorties des patients sur un cahier soit pour un transfert ou un décès. ----------------------------0o0-------------------------J’ai fait pour le Médecin Coordonnateur un guide pratique de plusieurs protocoles à frapper et à mettre en forme en cas d’absence des Médecins ou d’urgence qui se composait de plusieurs thèmes, comme suit : En cas d’hypertension artérielle sévère ou très sévère En cas d’hypotension artérielle En cas de douleur thoracique En cas de gêne respiratoire En cas de perte de connaissance En cas de malaise chez une personne diabétique En cas de crise convulsive En cas d’agitation En cas de fièvre En cas de chute En cas de fausse route En cas de nausée ou de vomissement En cas de diarrhée aiguë En cas de douleur abdominale aiguë En cas de douleur aiguë d’une jambe ou d’un mollet En cas d’arrêt cardiaque En cas de douleur oculaire En cas d’ingestion de produit toxique En cas de canicule En cas de coup de chaleur Une fois qu’il a été finalisé, il a été diffusé à tous les étages dans la petite aile et la grande aile pour le personnel soignant afin qu’il s’y référe. 14 L’archivage a été aussi une de mes missions ainsi que l’ouverture de dossiers des nouveaux arrivants avec la fiche de renseignements que j’avais à remplir (annexe 3). L’ouverture des dossiers se composait du suivi médical avant leur arrivée à la résidence et de tous les papiers administratifs suivants : L’attestation de la carte vitale La Carte vitale La Pièce d’identité Tous les papiers concernant la curatelle ou la tutelle (s’il y avait) Une photo récente La Mutuelle (s’il y avait) Une fois sur place le Médecin Coordonnateur faisait une contre visite avec une feuille A.G.G.I.R avec un état cognitif composé de codes spécifiques à l’établissement. La feuille A.G.G.I.R. est l’état d’évaluation de dépendance des résidents pour avoir une aide du Conseil Général du Département. Elle est notée de 1 à 6, plus la note est basse plus l’aide est haute et l’état de dépendance aussi. Elle se compose comme, ci-après : Son état civil L’ÉTAT MENTAL Cohérence Orientation CORPOREL Toilette haut Toilette bas Habillage haut Habillage moyen Habillage bas Se servir Manger Élimination urinaire Élimination anale DÉPLACEMENT Transfert Déplacement intérieur Déplacement extérieur Communiquer, alerter Tout cela complète leur dossier médical précédent et d’après cette feuille, le médecin peut évaluer l’aide médicale qu’il faudra au patient et la chiffrer. 15 Beaucoup de comptes-rendus m’ont été donnés dont la frappe du bilan d’activités du Médecin Coordonnateur sur l’année 2009. Des réunions avaient eu lieu avant mon arrivée, je les ai tapées et mises en page car le Docteur Tuyen DAO DUC ainsi qu’un certificat médical de non sorties pour les personnes très atteintes au niveau pathologie donné par le Médecin de Santé. J’ai participé à l’entretien de la fille d’une résidente avec le Médecin Soignant pendant que je travaillais dans son bureau. Madame La Directrice Nadine PERIN CHAFAI m’a demandé de faire un compte-rendu sur cet entretien. Ce qui a été fait dès le lendemain matin, j’en ai fait une copie au Médecin Coordonnateur, au Médecin Soignant et l’original a été donné à Madame La Directrice. J’ai eu beaucoup de contacts avec les résidents dans les couloirs que nous utilisions. L’EHPAD de BONDY a cela de particulier. Le côté humain existe car chacun apporte sa petite contribution aux résidents. Le personnel de la résidence et moi-même avons eu droit aux vœux de, Madame La Directrice Nadine PERIN CHAFAI, ainsi que les résidents (annexe 4). Un message d’espoir et de bonheur nous a été transmis ainsi que les objectifs sur l’année 2010 qui devaient être atteints tant sur la qualité du relationnel, du médical ainsi que sur l’organisation de la résidence. Cela a été accompagné d’une galette des rois et de boissons. Il a été mis aussi une nouvelle procédure au niveau des ordonnances concernant les Médecins que j’ai remis en forme dans leur ordinateur afin de faciliter leur utilisation. Cela devait rester en attente de validation jusqu’au mois de Février. 16 2.2 Ma participation à l’amélioration du service des médecins Du retard avait été pris, du fait du départ d’un Médecin et des vacances de fin d’année. De ce fait, j’ai pris un peu l’initiative de créer des chemises courriers et comptes-rendus, de perfectionner le classement ou de le refaire complètement afin que la recherche soit plus simple pour le personnel soignant comme pour les Médecins. J’ai archivé et classé tous les documents du médecin qui était partis bien que l’on ne me l’avait pas demandé. J’ai aussi créé sur la page bureau de l’ordinateur des Médecins l’ouverture des dossiers ordonnances 2010 (petites aile et grande aile) avec tous les éléments habituels pour que les médecins puissent s’y retrouver. J’ai mis sur les bureaux des deux Médecins les nouvelles listes téléphoniques mises à jour près de leur téléphone respectif afin de faciliter la recherche de numéros téléphoniques internes et externes. Il est évident que les Médecins sont très demandés et qu’il a fallu que je sois autonome très rapidement, que je comprenne vite et que je prenne des initiatives sans qu’on me le demande. J’ai frappé sur un autre ordinateur et sauvegardé sur l’ordinateur des Médecins tous les documents, afin que ceux-ci les retrouvent. Je leur ai indiqué l’endroit exact en cas de recherche et de modification. 17 CONCLUSION En arrivant à l’EHPAD Arthur GROUSSIER de BONDY, j’avais comme attente de préciser mon projet professionnel, d’y associer une expérience concrète et effective. Je désirais découvrir la vie d’un Établissement pour Personnes Âgées Dépendantes. Cela touche le domaine Médical et Social, bien que le stage n’a duré que 3 semaines, j’ai eu beaucoup de travail à fournir, des initiatives à prendre ainsi que des résultats concluants. J’ai beaucoup aimé travailler avec tout le personnel en général et encore plus avec le docteur, Madame Tuyen DAO DUC. Le domaine médical est tout nouveau pour moi, ce stage m’a permis d’aborder et de concrétiser mes attentes car aujourd’hui je comprends mieux le domaine sanitaire et avant tout le milieu gériatrique. Cela m’a également permis de mettre en pratique quelques éléments théoriques acquis lors de ma formation de Secrétaire Assistante Spécialisée Médico-Sociale au Greta des Professionnels de Services à Noisy le Grand. Je suis quelqu’un de terrain et je pense que la pratique est plus instructive que la théorie bien que l’une ne va pas sans l’autre. L’avenir professionnel dans le milieu gériatrique n’est pas près de s’arrêter car la population des personnes âgées dépendantes entre 2010 et 2025 aura augmenté de 26 %. En 2025 les plus de 65 ans représenteront 25 % de la population Française. En 2025 au moins 500 000 places en EHPAD devront être disponibles. Le besoin aura augmenté de 50 %. Cela apporte de l’espoir, de l’avenir bien qu’il reste encore beaucoup de choses à faire dans ce domaine. 18 ANNEXES ANNEXE 1 : Prescription médical de transport ANNEXE 2 : Tableau des repas du midi du 04/01/2010 au 10/01/2010 ANNEXE 2.1 : Tableau des repas du soir du 04/01/2010 au 10/01/2010 ANNEXE 3 : Fiche de renseignements pour les résidents ANNEXE 4 : Documents des vœux pour l’année 2010 ANNEXE 5 : Document d’informations sur l’EHPAD Arthur GROUSSIER 19