Formation subvention et exemple de demande 2005

Formation
pour la création d’un dossier de
demande de subvention auprès de l’AFÉA UQAM
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Table des matières
Présentation de l’AFÉA………………………………………………………………p.3
Capteur de rêves………………………………………………………………………p.4
Dossier de présentation……………………………………………………………….p.5
-Ce qu’il doit contenir
-Les critères d’évaluations
Bilan
financier………………………………………………………………………………...p.7
Annexe………………………………………………………………………………….p.8
Exemple d’une demande se subvention
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Qui est l’AFÉA?
L’AFÉA-Uqam est l’association étudiante qui regroupe les sept départements de la
Faculté des arts soient:
- Musique
- Danse
- Arts visuels et médiatiques
- Histoire de l’art
- Théâtre
- Design graphique
- Design de l’environnement
L’AFÉA-UQAM vous offre:

20% de son budget annuel afin de soutenir les projets étudiants

30 heures de permanence par semaine au local J-1080 afin de mieux répondre à
vos questions et angoisses portant sur vos demandes de subvention

Une possibilité de couverture publicitaire dans le journal L’Artichaut pour les
projets subventionnés
Vous pouvez rejoindre facilement l’AFÉA-Uqam
Téléphone: (514) 987. 3000 poste 2630
Courriel: [email protected]
Local J-1080
La personne ressource pour les demandes de subvention est:
Julie Aubin (trésorière)
Les permanents de l’AFÉA-Uqam, pouvant répondre à vos questions sont:
Eric Paul Parent et Claudia Pace
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L’AFÉA-UQÀM vous suggère aussi l’aide du
Il s’agit d’un organisme qui vous offre principalement un soutien logistique à la
réalisation d’un plan de développement de projet.
Exemple:
 encadrement général ;
 service de graphisme ;
 aide au budget ;
 aide au bilan financier ;
 et autres…
Coordonnées:
(514) 987. 3000 poste:7889
Local: DS-3129
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Dossier de présentation:
Le dossier de présentation est très important, il est le seul lien qu’aura votre projet avec
les membres du comité de subvention. Il se doit d’être bref, concis, clair et le plus
convainquant possible.
Le document de présentation se doit de contenir:
(voir exemple dans document)
- Le titre du projet;
- Le nom et les coordonnées du responsable;
- Une courte présentation du projet (1 page maximum);
- Cette partie permet de saisir brièvement l’émergence du projet ainsi que
ses fins (ou justification du projet).
- Cette section éclaircie les buts visés et les moyens que l’organisation met
en place afin de s’assurer du succès de leurs démarches.
-En somme, elle se veut une description de toutes les facettes jugées les
plus importantes du projet.
-Les retombées prévues sur les membres de L’AFÉA-Uqam;
À qui s’adresse votre projet?
Comment votre projet dynamise la vie étudiante?
Quelle visibilité il offre à la Faculté des Arts?
Un budget détaillé avec justification des dépenses;
Un échéancier ou un calendrier de réalisation;
Une liste des principaux responsables incluant leur code permanent.
Notez que des annexes peuvent être jumelés au dossier si elles sont clairement identifiées
(elles ne seront donc pas compilées dans le maximum de sept pages demandées)
Seront étudiées les demandes dont:
- Plus de la moitié des responsables du projet sont membres de l’AFÉA-UQÀM;
- Le document de demande aura été dûment complété;
- Le document de demande aura été reçu avant la date et l’heure de tombée
TOUTES LES DEMANDES DE SUBVENTIONS QUI NE
RESPECTENT PAS CES CRITÈRES SE VERRONT
AUTOMATIQUEMENT REFUSÉES
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Les demandes sont évaluées selon:
- Les retombées concrètes sur les membres de l’Association (en fait de qualité, mais aussi
de quantité!);
- La pertinence dans un cheminement professionnel;
- La qualité générale du dossier.
L’AFÉA-UQÀM N’ACCORDE PAS DE SUBVENTION POUR DÉFRAYER
LES COÛTS DE :
-Transport;
-Hébergement;
-Nourriture;
-Alcool;
-Party, 5 à 7;
-Publicité;
-Employé-e(s);
-Achat d’équipement qui restera entre les mains des organisateurs;
(exemple: caméra, éclairage,…)
L’AFÉA-UQÀM NE SUBVENTIONNE PAS :
-Les projets de Groupes Agréés de l’UQÀM;
-Les projets académiques où l’étudiant est noté;
-Un même projet plus d’une fois par année scolaire, les projets récurrents doivent donc
être assumés par les départements.
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Bilan financier
Les 2/3 de la somme accordée à un projet est remis le plus tôt que possible au comité
organisateur (environ une semaine et demi après la date de tombée).
Le 1/3 de la somme accordé pour une demande est remis seulement après le dépot d’un
bilan financier. Voilà pourquoi il est important de le remettre le plus tôt possible!!!
Que doit contenir le bilan financier ?
- Un état détaillé des dépenses faites à ce jour (peut-être fait sous forme de tableau)
- Une prévision de ce qui demeure à payer à ce jour (peut-être fait sous forme de tableau)
- Total des sommes restantes
- Photocopies de factures
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Annexe
Exemple d’une demande de subvention
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Identification du projet
Titre du projet :
Hist’art
Responsables du projet
•Coordonnatrice :
Gadoua, Gina - Tel. :(450)123-4567
Courriel : [email protected]
Présentation du projet
L’essence de ce projet vise non seulement la sensibilisation de ses étudiants à la
production de critiques raisonnées, mais cerne d’autant plus la logistique de la
publication. Ces publications relèvent un enjeu important: présenter au public les
réalisations littéraires émanant d’un groupe comptant une vingtaine d’élèves provenant de
différentes unités de la Faculté des arts de l’Université du Québec à Montréal. Afin
d’optimiser ses effets et assurer son succès, divers comités ont vu le jour à l’intérieur des
participants de la publication pour planifier la promulgation des écrits.
La revue proposée ici s’inscrit bien à l’intérieure d’une complémentarité du
champ culturel des publications existantes à l’Université du Québec à Montréal. Elle
s’aborde dans un tout autre format et touche une esthétique précise, soit celle de la revue.
Depuis janvier 2003, la revue s’est dotée d’un conseil exécutif et de plusieurs
membres collaborateurs actifs afin de faciliter la gestion. En effet, la revue est
maintenant tenue en dehors du cours de critique (HAM 3829) et vole maintenant de ses
propres ailes, continuant ainsi le travail amorcé depuis la session d’automne 2002. Le
revue, à partir du numéro 3, est maintenant ouvert à toute la population uquamienne en se
qui attrait à l’écriture des articles. Un comité d’édition fait maintenant la sélection des
textes jugés les plus pertinents selon l’orientation de la revue.
Comme nous tenons à cœur le succès de notre publication, nous avons soumis le
projet d’éditer Hist’art sur le réseau Internet. Cela aura pour effet de diminuer le coût de
notre publication papier et d’augmenter notre visibilité à travers l’UQAM et même plus.
De surcroît, via cette méthode, nous pourrons publier des suppléments d’articles ainsi que
des articles supplémentaires. Nous projetons de publier sur le web d’ici un an.
Lors de la publication de notre cinquième numéro, un cahier spécial sera créé sous
le thème des différentes liaisons qui voient le jour entre le département d’arts visuels et
d’histoire de l’art, deux pôles souvent perçus comme un représentant la pratique et le
second a théorie. Ce cahier spécial vient donc se questionner sur les rapports de la
théorie et de la pratique à l’UQAM. Le but de cet exercice est aussi de consolider les
ponts existant entre les étudiants des deux modules.
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Retombées prévues sur les
• Rayonnement de l'UQÀM par une publication de qualité • Promotion et valorisation
des travaux étudiants • Création d'expertises étudiantes appliquées à l'histoire de l'art. •
Leadership de l’UQÀM en matière de publication universitaire sur le Web en histoire de
l’art • Valorisation du travail étudiant entre les unités de la Faculté des arts •
Complémentarité du paysage culturel de l’ UQÀM • Promulgation des écrits sur l’art à
l’UQÀM • Participation active à la vie étudiante de la Faculté des arts • Liens créés entre
les modules d’art, mais particulièrement entre arts visuels et histoire de l’art • Création
d’un lieu d’information offert gratuitement à la population uqamienne •
Budget
Item
Publication
Présentoirs pour revue
Publicité et affiches
Cédérom
Envois postaux
Papier et impression
Sub-total
1 640,00 $
90.00 $
50,00 $
40,00 $
40,00 $
40,00 $
Total
1 640,00 $
1 730,00 $
1 780,00 $
1 820,00 $
1 860,00 $
1 900,00 $
Budget détaillé
Publication - 1 400,00 $
Couvre tous les frais de publication et d’impression du sixième numéro de la revue
Hist’art en plus de son cahier spécial sur les activités inter programmes entre Histoire de
l’art et Art visuel et médiatique.
Présentoirs pour revue - 90,00$
Le montant comprend la couverture des frais de confection de deux présentoirs pour
faciliter la distribution des revues.
Publicité et affiches - 50,00 $
En contribuant à une vie étudiante active, le lancement voit à une optimisation de la
diffusion de la revue. Le montant comprend la location d’une salle, l’élaboration d’un
léger goûté offert gratuitement lors de l’événement ainsi que sa publicité au près des
étudiants. La publicité assure la diffusion abondante de la revue. De plus, la somme
prévue comprend la confection d’affiches
Cédéroms - 30,00 $
Afin de pouvoir faire imprimer notre publication, nous devons transcrire toutes nos
données informatiques sur cédéroms.
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Envois postaux- 30,00 $
Hist’art a différents partenaires auxquels elle se doit de leur faire acheminer par la poste
plusieurs exemplaires.
Impression et papier- 30,00 $
Les frais couvrent la maquette de la page couverture du troisième numéro.
Revenu envisagés
Organisation
Sub-total
AFÉA
Total
1000,00 $
1 000,00 $
des
en
500,00 $
1 500,00 $
Département d’histoire de
l’art
150,00 $
1 650,00 $
Partenaires
250,00 $
1 900,00 $
Association
étudiants/étudiantes
histoire de l’art
Modalités et calendrier de réalisation
Dès que l'octroi de la subvention sera connu, le processus de réalisation du projet se
mettra en branle avec le noyau des étudiants participants.
Janvier 2004: Écriture des lettres de remerciements du numéro 4 • Envoies postaux de
deux revue à tous les commanditaires de la revue numéro 4 • Finalisation du bilan
financier de la revue numéro 4 • Recherche de commanditaire pour le cinquième numéro
•
Février 2004 : Dépôt des demandes de subventions • Soumissions pour imprimeurs •
Confirmation des commanditaires pour le cinquième numéro • Envoie des logos des
commanditaires à la mise en page •
Mars 2004 : Date de tombé pour la récolte des textes • Sélection des textes par le comité
d’édition • Correction des textes pour la cinquième publication par le comité de
correction • Date de tombé pour la mise en candidature de la page couverture • Choix de
la page couverture par l’équipe d’Hist’art • Mise en page générale de la revue • Envoie de
la revue à l’imprimeur •
Avril 2004 : Lancement du cinquième numéro en collaboration avec le module d’histoire
de l’art •
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Liste des principaux responsables
Responsables du projet
•Coordonnatrice :
Gadoua, Gina ; GADG 0843 4576
Secrétaire :
Babet, Rodolfe ; BABE 5783 3948
Communication et publicité :
Ricard, Marcel ; RICA 5998 0948
Édition :
Ravel, Macha ; RAVE 0076 3476
Finance :
Polo, Marco ; POLO 1234 3654
Mise en page
Tchékov, Anton ; TCHE 3984 5980
Annexes
I Définition des tâches
Définition des tâches
Communication et Publicité
Assurer la diffusion de la revue à travers la conception d’affiches et de circulaire. Voire
à l’élaboration et au bon fonctionnement du lancement.
Coordination
Garantir la cohésion entre les différentes tâches. Orienter les prises de décisions et faire
respecter les délais.
Édition
Raffermir la correction des divers textes des étudiants ainsi qu’assurer le formatage
informatique.
Finances
Confectionner les diverses demandes de subventions et assurer leur suivie. Coordonner
la recherche de commanditaires.
Mise en Page
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Affermir les liens entre l’étudiant en graphisme et le reste du groupe HAM3829 et
recueillir les textes formatés.
Exemple d’annexe
Soumission de l’imprimeur
Exemplaire passé de la revue
Lettre de recommandation d’un professeur
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