2017_03_08_CSCH - Régie Publicitaire
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CAHIER SPECIAL DES CHARGES DU MARCHE PUBLIC DE SERVICES AYANT POUR OBJET “PRESTATIONS DE RÉGIE PUBLICITAIRE POUR MÉDIAS AUDIO-VISUELS ET WEB” APPEL D'OFFRES OUVERT Pouvoir adjudicateur BX1 Auteur de projet Service Finances, Marc Depauw Rue Gabrielle Petit 32 à 1080 Bruxelles (Molenbeek-Saint-Jean) CSCH - Ref : FIN 2017 002 1 Table des matières I. DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES.................................................................................. 4 I.1 DESCRIPTION DU MARCHÉ ........................................................................................................... 4 I.2 IDENTITÉ DU POUVOIR ADJUDICATEUR ............................................................................................ 4 I.3 MODE DE PASSATION ................................................................................................................. 5 I.4 FIXATION DES PRIX .................................................................................................................... 5 I.5 DROIT D'ACCÈS ET SÉLECTION QUALITATIVE ..................................................................................... 5 I.6 FORME ET CONTENU DES OFFRES ................................................................................................... 6 I.7 DÉPÔT DES OFFRES.................................................................................................................... 7 I.8 OUVERTURE DES OFFRES ............................................................................................................. 7 I.9 DÉLAI DE VALIDITÉ .................................................................................................................... 7 I.10 CRITÈRES D’ATTRIBUTION.......................................................................................................... 8 I.11 RÉVISIONS DE PRIX .................................................................................................................. 9 I.12 VARIANTES ............................................................................................................................ 9 I.13 CHOIX DE L’OFFRE ................................................................................................................... 9 II. DISPOSITIONS CONTRACTUELLES................................................................................ 10 II.1 FONCTIONNAIRE DIRIGEANT.......................................................................................................10 II.2 SOUS-TRAITANTS ....................................................................................................................10 II.3 ASSURANCES .........................................................................................................................11 II.4 CAUTIONNEMENT ....................................................................................................................11 II.5 DURÉE .................................................................................................................................11 II.6 DÉLAI DE PAIEMENT .................................................................................................................11 II.7 DÉLAI DE GARANTIE .................................................................................................................12 II.8 RÉCEPTION ...........................................................................................................................12 III. DESCRIPTION DES EXIGENCES TECHNIQUES ............................................................. 13 III.1 FONCTIONNEMENT GÉNÉRAL .....................................................................................................13 III.1.1 Récapitulatif des attentes.............................................................................................13 III.1.2 Spécificités de l’offre à l’adjudicataire ...........................................................................13 III.2 SPÉCIFICITÉS LIÉS AUX PUBLICITÉS TÉLÉVISUELLES. ........................................................................15 III.3 SPÉCIFICITÉS LIÉS AUX PUBLICITÉS SUR NOTRE SITE BX1.BE. ............................................................16 III.4 PUBLICITÉS RADIOPHONIQUES...................................................................................................17 ANNEXE A: FORMULAIRE D'OFFRE..................................................................................... 18 ANNEXE B: DECLARATION SUR L’HONNEUR ...................................................................... 20 ANNEXE C: INVENTAIRE..................................................................................................... 21 CSCH - Ref : FIN 2017 002 2 Auteur de projet Nom : Service Finances Adresse : Rue Gabrielle Petit 32 à 1080 Bruxelles (Molenbeek-Saint-Jean) Personne de contact : Monsieur\De Heer Marc Depauw Téléphone : 02/421 21 49 E-mail : [email protected] Réglementation en vigueur 1. Loi du 15 juin 2006 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services, et ses modifications ultérieures. 2. Arrêté royal du 15 juillet 2011 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques, et ses modifications ultérieures. 3. Arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics, et ses modifications ultérieures. 4. Loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l'information et aux voies de recours en matière de marchés publics et de certains marchés de travaux, de fournitures et de services. 5. Règlement général pour la protection du travail (RGPT), Loi sur le bien-être et Code sur le bien-être au travail. 6. Loi du 11 février 2013 prévoyant des sanctions et des mesures à l’encontre des employeurs de ressortissants de pays tiers en séjour illégal. Dérogations, précisions et commentaires Article 20 de l'arrêté royal du 15 juillet 2011 Les révisions des prix ne sont pas appliquées. Justification : Etant donné que l’offre consiste dans la remise d’une commission exprimée en pourcentage, aucune révision des prix n’est applicable dans le cas d’espèce.. CSCH - Ref : FIN 2017 002 3 I. Dispositions administratives Cette première partie se rapporte à la réglementation relative à la passation d'un marché public jusqu'à la désignation de l'adjudicataire. Les dispositions contenues dans cette partie se rapportent à la loi du 15 juin 2006 et à l’arrêté royal du 15 juillet 2011 et leurs modifications ultérieures. I.1 Description du marché Objet des services : Prestations de régie publicitaire pour médias audio-vidéo et web. Commentaire : BX1 a été créée sous le nom Télé Bruxelles en 1984 sous forme juridique d'asbl. Elle jouit aujourd'hui du statut de télévision locale au sens du décret Services de Médias Audiovisuels de la Fédération Wallonie-Bruxelles de février 2009, et constitue de fait la télévision régionale francophone de la Région de Bruxelles-Capitale, entité fédérée du Royaume de Belgique. Télé Bruxelles a été fondée par des responsables bruxellois qui travaillaient à la construction de la troisième région du pays, concrétisée en 1989. Au départ, il ne s’agissait que d’une émission hebdomadaire hébergée sur un canal de la RTBF. En 1988, Télé Bruxelles devient une chaîne à part entière, possédant son canal propre et son journal télévisé quotidien. Après 30 années de travail d’information régionale sous la bannière de Télé Bruxelles, la télévision des Bruxellois a décidé début 2016 de tourner la page, et se développer sous un nouveau nom : BX1. Plus d’allusion à la télévision, car un média contemporain est plus qu’une télévision : il est aussi présent sur le net, les supports mobiles, les réseaux sociaux, et toute forme de diffusion présente et à venir. BX1 est le nom du premier média des Bruxellois. Les deux lettres désignent bien sûr Bruxelles, le numéro 1 rappelle sa position de média régional historique, et exprime la volonté de toujours rester les premiers dans le cœur du public, les premiers en termes de qualité, et les premiers sur l’actualité. BX1 est court, facile à prononcer, facile à mémoriser dans toutes les langues, aisé à intégrer sur les supports les plus divers et à développer graphiquement. En témoigne le nouveau logo qui se structure autour du X qui agit comme une passerelle, un lien entre le b de Bruxelles et le 1 individuel, soit entre la société et chacun d’entre nous. En 2016, BX1 a créé sa régie interne de promotions et d’actions locales et régionales. Une équipe de commerciaux prospecte ainsi les communes Bruxelloises en vue de commercialiser les espaces publicitaires de la chaîne. En juin 2017, BX1 introduira un dossier en vue de l’obtention d’une fréquence au sein du cadastre du nouveau plan de fréquences FM et/ou DAB+. BX1 entend donc se dupliquer en radio également. Lieu de la prestation du service: BX1, Rue Gabrielle Petit 32 à 1080 Bruxelles (Molenbeek-SaintJean) I.2 Identité du pouvoir adjudicateur BX1 Rue Gabrielle Petit 32 1080 Bruxelles (Molenbeek-Saint-Jean) CSCH - Ref : FIN 2017 002 4 I.3 Mode de passation Le marché est passé par appel d'offres ouvert avec publicité européenne. I.4 Fixation des prix Le présent marché consiste en un : Marché à prix forfaitaire. En rémunération des prestations mises à sa charge par le présent marché, la régie percevra une commission de régie forfaitaire, en application du taux indiqué en % dans son offre. Cette commission de régie sera appliquée sur le chiffre d’affaires hors taxes, correspondant au montant facturé par la régie pour le pouvoir adjudicateur, après réduction de toutes remises, ristournes et/ou rabais. La commission de régie est réputée couvrir l’ensemble des frais et charges supportés par la régie en exécution du présent marché, y compris toutes charges liés au recouvrement de ses créances auprès des annonceurs, client direct de la régie. I.5 Droit d'accès et sélection qualitative Le formulaire d'offre doit être accompagné des pièces suivantes : Situation juridique du soumissionnaire (droit d'accès) Une déclaration sur l'honneur attestant que le soumissionnaire : - n'a pas fait l'objet d'une condamnation pour participation à une organisation criminelle, corruption, fraude ou le blanchiment de capitaux - n'est pas en état de faillite ou de liquidation ; - n'a pas fait l'aveu de sa faillite et n'a pas fait l'objet d'une procédure de liquidation, de réorganisation judiciaire ; - n'a pas fait l'objet d'une condamnation pour tout délit affectant sa moralité professionnelle ; - en matière professionnelle, n'a pas commis de faute grave ; - est en règle quant aux paiements des cotisations de sécurité sociale ; - est en règle quant aux paiements de la TVA et de ses impôts ; - ne s'est pas rendu gravement coupable de fausses déclarations en fournissant ces renseignements ; - n’a pas occupé des ressortissants de pays tiers en séjour illégal au sens de la loi du 11/02/2013 prévoyant des sanctions et des mesures à l’encontre des employeurs de ressortissants de pays tiers en séjour illégal. Capacité économique et financière du soumissionnaire (sélection qualitative) Une déclaration concernant le chiffre d'affaires global et le chiffre d'affaires du domaine d'activités par média (télévision, radio, web) faisant l'objet du marché au cours des trois derniers exercices disponibles en fonction de la date de création ou du début d'activités du candidat ou soumissionnaire, dans la mesure où les informations sur ces chiffres d'affaires sont disponibles. Niveau(x) minimal(aux) : Le Chiffre d'affaires global sera de minimum 250.000 € par année, pour les trois dernières années. Capacité technique du soumissionnaire (sélection qualitative) * Une déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du prestataire de services et l'importance du personnel d'encadrement pendant les trois dernières années. Un organigramme indiquant l'organisation des forces de ventes sera joint. * Une liste des noms et qualifications professionnelles appropriées des personnes chargées de l'exécution du marché. CSCH - Ref : FIN 2017 002 5 * Une déclaration indiquant les outils utilisés pour la prospection du marché dont le prestataire de services disposera pour la réalisation du marché. * L'indication de la part du marché que le prestataire de services a éventuellement l'intention de soustraiter. I.6 Forme et contenu des offres Le soumissionnaire établit son offre en français et complète l'inventaire sur le modèle aux annexes AB-C. Si le soumissionnaire établit son offre sur d'autres documents que le formulaire prévu, il supporte l'entière responsabilité de la parfaite concordance entre les documents qu'il a utilisés et le formulaire. En plus des modèles annexés, le soumissionnaire joindra un dossier en vue d’évaluer le critère « Conformité et pertinence » mentionné au point I.10.1. Tous les documents établis ou complétés par le soumissionnaire ou son mandataire sont datés et signés par celui-ci. Lorsque l'offre est signée par un mandataire, celui-ci mentionne clairement son (ses) mandant(s). Le mandataire joint à l'offre l'acte authentique ou sous seing privé qui lui accorde ses pouvoirs ou une copie de la procuration. Toutes ratures, surcharges et mentions complémentaires ou modificatives, tant dans l'offre que dans ses annexes, qui seraient de nature à influencer les conditions essentielles du marché, telles que les prix, les délais, les conditions techniques, doivent également être signées par le soumissionnaire ou son mandataire. Les prix doivent toujours être exprimés en euro, et en pourcentage. Sous-traitance Le soumissionnaire indique dans son offre la part du marché qu'il a l'intention de sous-traiter ainsi que les sous-traitants proposés, si connus. CSCH - Ref : FIN 2017 002 6 I.7 Dépôt des offres L'offre est établie sur papier et est glissée sous pli définitivement scellé mentionnant la date de la séance d'ouverture et le numéro du cahier spécial des charges (FIN 2017 002) ou l'objet du marché. Elle est envoyée par service postal ou remise par porteur. En cas d'envoi par service postal, ce pli définitivement scellé est glissé dans une seconde enveloppe fermée portant clairement la mention " OFFRE ". L'ensemble est envoyé à : BX1 Service Finances Monsieur\De Heer Marc Depauw Rue Gabrielle Petit 32 1080 Bruxelles (Molenbeek-Saint-Jean) Le porteur remet l'offre à Monsieur\De Heer Marc Depauw personnellement ou dépose cette offre dans la boîte prévue à cette fin. Toute offre doit parvenir au président de séance avant qu'il ne déclare la séance ouverte. Quelle qu'en soit la cause, les offres parvenues tardivement auprès du président sont refusées ou conservées sans être ouvertes. Toutefois, une telle offre est acceptée pour autant que le pouvoir adjudicateur n'ait pas encore conclu le marché et que l'offre ait été envoyée sous pli recommandé, au plus tard le quatrième jour de calendrier précédant la date de l'ouverture des offres. Par l’introduction d’une offre, les soumissionnaires acceptent sans condition le contenu du cahier des charges et des autres documents relatifs au marché, ainsi que le respect de la procédure de passation telle que décrite dans le cahier des charges et acceptent d’être liés par ces dispositions. Lorsqu’un soumissionnaire formule une objection à ce sujet, il doit communiquer les raisons de cette objection au pouvoir adjudicateur par écrit et par courrier recommandé dans les 7 jours calendrier après la réception du cahier des charges. Lorsque le soumissionnaire découvre des erreurs ou des omissions dans les documents du marché, telles qu’elles rendent impossible l’établissement de son prix ou la comparaison des offres, il les signale immédiatement par écrit, et ce, au plus tard 10 jours avant la date de la séance d’ouverture. I.8 Ouverture des offres L'ouverture des offres se passe en séance publique. Lieu : Salle de réunion Michel Jocquet, rue Gabrielle Petit 32 à 1080 Bruxelles Le : 8 mai 2017 à 16h00 I.9 Délai de validité Le soumissionnaire reste lié par son offre pendant un délai de 120 jours de calendrier, à compter de la date limite de réception des offres. CSCH - Ref : FIN 2017 002 7 I.10 Critères d’attribution Les critères suivants sont d'application lors de l'attribution du marché : N° Description 1 Conformité et pertinence Poids 60 Pour l'évaluation des diverses offres en concurrence, sur base de ce premier critère, le pouvoir adjudicateur prendra en considération les sous-critères suivants : 1.1 Processus de vente 20 Conformément aux exigences techniques du présent cahier des charges, le soumissionnaire fournira pour les produits télévisuels, numériques et radiophoniques, une note de synthèse axée sur les éléments suivants : - l'approche du marché national, voire des régions limitrophes (Nord de la France par exemple) ; - les objectifs de chiffre d'affaires ; - les moyens mis en oeuvre pour y arriver. 1.2 Connaissance du marché 20 Le soumissionnaire explicitera les moyens dont il dispose pour évaluer sa connaissance du marché, plus particulièrement il mettra l'accent sur le groupe cible et sur les données quantitatives d'audience dont il dispose ou pourra disposer et utiliser. Le soumissionnaire explicitera également quels sont les informations d’audience qu’il pourra mettre à disposition du pouvoir adjudicateur. 1.3 Reporting d'activité 20 Le soumissionnaire étayera et illustrera de façon concrète le type d'informations qu'il communiquera dans la réalisation du marché, en vue d'expliciter tant le chiffre d'affaires réalisé que les prévisions de chiffres d'affaires en portefeuille et prospectif. 2 Attractivité du taux de commission 30 Le soumissionnaire dont la commission se révèlera la plus basse se verra conférer la cote maximale octroyée au critère considéré. Le taux de commission proposé par le soumissionnaire est un taux fixe pour l’ensemble des produits. Les points à allouer aux autres soumissionnaires étant conférés « proportionnellement », en application de la formule suivante : Points = 30 x (Montant de la commission le plus bas/montant de la commission du soumissionnaire concerné). 3 Garantie d'un niveau de chiffre d'affaires annuel minimum 10 Il est demandé au soumissionnaire de garantir un chiffre d'affaires minimum d'activités, et dès lors un revenu minimum garanti. La notion de revenu minimum garanti signifie qu’à défaut d’atteindre le chiffre d’affaires minimum, le soumissionnaire garantit un revenu correspondant au chiffre d’affaire minimum diminué du taux de commission exprimé au point 2. Le soumissionnaire dont la niveau d'engagement sera le plus élevé se verra conférer la cote maximale octroyée au critère considéré. Les points à allouer aux autres soumissionnaires étant conférés « proportionnellement », en application de la formule suivante : Points = 10 x (Niveau de chiffre d'affaire le plus haut/montant de la commission du soumissionnaire concerné). Les engagements sur des chiffres d'affaires annuels inférieurs à 250.000 € ne sont pas considérés. En cas d'absence d'engagement, la cote attribuée à ce critère sera 0. Poids total des critères d'attribution: CSCH - Ref : FIN 2017 002 100 8 Une certaine valeur a été attribuée à chaque critère. Sur base de l'évaluation de tous ces critères, tenant compte de la valeur attribuée à chacun, le marché sera attribué au soumissionnaire présentant l'offre régulière économiquement la plus avantageuse du point de vue du pouvoir adjudicateur. I.11 Révisions de prix Il n'y a pas de révision de prix pour ce marché. I.12 Variantes Il est interdit de proposer des variantes libres. Aucune variante obligatoire ou facultative n'est prévue. I.13 Options Une option obligatoire est prévue dans l'inventaire repris en annexe. Les soumissionnaires sont obligés de présenter une offre pour chaque option, à défaut l'offre sera considérée comme substantiellement irrégulière. Le pouvoir adjudicateur n'est jamais obligé de lever une option, ni lors de la conclusion, ni pendant l'exécution du marché. Aucune option n'est prévue. I.14 Choix de l’offre Le pouvoir adjudicateur choisit l'offre régulière économiquement la plus avantageuse (en tenant compte des critères d’attribution). Par la présentation de son offre, le soumissionnaire accepte toutes les clauses du Cahier spécial des Charges et renonce à toutes les autres conditions. Si le pouvoir adjudicateur constate, lors de l’analyse des offres, que le soumissionnaire a ajouté des conditions qui rendent l’offre imprécise ou si le soumissionnaire émet des réserves quant aux conditions du Cahier spécial des Charges, le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de considérer l’offre comme substantiellement irrégulière. Le pouvoir adjudicateur rectifie les erreurs dans les opérations arithmétiques et les erreurs purement matérielles dans les offres, sans que sa responsabilité soit engagée pour les erreurs qui n’auraient pas été décelées. Pour ce faire il peut, dans le délai qu’il détermine, inviter le soumissionnaire à préciser et à compléter la teneur de son offre sans la modifier, afin de rechercher l’intention réelle. CSCH - Ref : FIN 2017 002 9 II. Dispositions contractuelles Cette deuxième partie fixe la procédure relative à l’exécution du marché. Pour autant qu’il n’y soit pas dérogé, l’Arrêté royal du 14 janvier 2013 et ses modifications ultérieures établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics est d’application. II.1 Fonctionnaire dirigeant L'exécution des services se déroule sous le contrôle du fonctionnaire dirigeant : Nom : Monsieur\De Heer Marc de Haan Adresse : BX1, Rue Gabrielle Petit 32 à 1080 Bruxelles (Molenbeek-Saint-Jean) Téléphone : 02/421 21 21 Fax : 02/421 21 32 E-mail : [email protected] Le surveillant des services : Nom : Monsieur\De Heer Marc Depauw Adresse : Service Finances, Rue Gabrielle Petit 32 à 1080 Bruxelles (Molenbeek-Saint-Jean) Téléphone : 02/421 21 49 E-mail : [email protected] II.2 Sous-traitants Le soumissionnaire peut faire valoir les capacités de sous-traitants ou d'autres entités. Dans ce cas, le soumissionnaire joint à son offre les documents utiles desquels ressort l'engagement de ces soustraitants ou entités de mettre les moyens nécessaires à la disposition du soumissionnaire. En application de l'article 12 de l’AR du 15 juillet 2011 et de l'article 12 de l'AR du 14 janvier 2013, le soumissionnaire indique dans son offre la part du marché pour laquelle il fait appel à la capacité de sous-traitants ou d'autres entités, ainsi que le(s) sous-traitant(s) ou autre(s) entité(s) qu'il propose. Ces sous-traitants ou entités ne peuvent se trouver dans une situation d'exclusion, comme visé dans l'article 61 de l’AR du 15 juillet 2011 et satisfont aux exigences minimales de capacité financière et économique et de capacité technique et professionnelle imposées au soumissionnaire. Le recours à la capacité de sous-traitants ou de tiers ne préjuge pas de la question de la responsabilité du soumissionnaire à l'égard du pouvoir adjudicateur. CSCH - Ref : FIN 2017 002 10 II.3 Assurances L'adjudicataire contracte les assurances couvrant sa responsabilité en matière d'accidents de travail et sa responsabilité civile vis-à-vis des tiers lors de l'exécution du marché. Dans un délai de trente jours à compter de la conclusion du marché, l'adjudicataire justifie qu'il a souscrit ces contrats d'assurances, au moyen d'une attestation établissant l'étendue de la responsabilité garantie requise par les documents du marché. A tout moment durant l'exécution du marché, l'adjudicataire produit cette attestation, dans un délai de quinze jours à compter de la réception de la demande du pouvoir adjudicateur. II.4 Cautionnement Le cautionnement suivant est exigé : 5% du montant initial du marché (hors TVA), arrondi à la dizaine supérieure. Selon les hypothèses de chiffre d’affaires de la régie et de son taux de commissionnement, le cautionnement s’élève à 11.250 € pour toute la durée du marché. Le cautionnement répond des obligations de l'adjudicataire jusqu'à complète exécution du marché. L'adjudicataire prendra toutes mesures utiles afin de les constituer dès réception de la lettre de commande. Cette obligation s'impose en toute hypothèse, même si aucun rappel écrit ou oral sur ce point. Le défaut de constitution du cautionnement dans le délai prescrit (30 jours de calendrier après la conclusion du marché) doit être considéré comme une forme d'inexécution des obligations de l'adjudicataire. Ce cautionnement est libérable pour un tiers dans les 30 jours qui suivent la fin d’une année d’’exécution du marché lorsqu’aura été prononcée la réception provisoire. Cette libération devra être adressée par recommandée auprès du pouvoir adjudicateur. II.5 Durée Délai en mois: 3 années II.6 Délai de paiement L’adjudicataire devra établir un état des charges et recettes à la fin de chaque mois calendaire, et le transmettre par courrier au pouvoir adjudicateur, au plus tard 5 jours après la fin du mois concerné. A la réception des relevés précités, le pouvoir adjudicateur établira une facture qui sera payable par l’adjudicataire dans un délai de 30 jours à partir de la date de l’envoi de la facture. Cette facture reprendra le montant des recettes encaissées durant le mois écoulé, diminuées de la commission de régie. CSCH - Ref : FIN 2017 002 11 II.7 Délai de garantie Aucun délai de garantie n'est applicable pour ce marché. II.8 Réception A l'expiration du délai de 30 jours qui suivent le jour fixé pour l'achèvement de la totalité des services, il est selon le cas dressé un procès-verbal de réception ou de refus de réception du marché. Lorsque les services sont terminés avant ou après cette date, il appartient au prestataire de services d'en donner connaissance par envoi recommandé au fonctionnaire dirigeant et de demander, par la même occasion, de procéder à la réception. Dans les 30 jours qui suivent le jour de la réception de la demande du prestataire de services, il est dressé selon le cas un procès-verbal de réception ou de refus de réception. CSCH - Ref : FIN 2017 002 12 III. Description des exigences techniques III.1 Fonctionnement général Le présent chapitre a pour ambition de permettre aux soumissionnaires de se faire une image globale des services constituant le cœur du marché avant de passer à une ventilation poste par poste. III.1.1 Récapitulatif des attentes Vente d’espaces publicitaires pour la télévision sous forme de spots, de publi-reportages ou de sponsoring d’émissions ; Vente d’espaces publicitaires pour le site web de la chaîne www.bx1.be Eventuellement, le cas échéant, vente d’espaces publicitaire pour la radio Le soumissionnaire prendra connaissance de la législation applicable en matière de publicité aux télévisions locales francophones. Principalement le titre II Chapitre 3 (Communication commerciale) et le titre IV relatif à l’édition locale de service public du décret SMA dont vous retrouverez une version coordonnée en suivant le lien : http://www.csa.be/system/documents_files/1440/original/D%C3%A9cret%20SMA %20coordonn%C3%A9%20au%208%20juillet%202016.doc.pdf?1474623093 III.1.2 Spécificités de l’offre à l’adjudicataire a) Objet et territoire Le pouvoir adjudicateur confie, dans les limites des tâches et missions décrites dans le présent cahier des charges, une Régie à l’adjudicataire qui accepte. L’adjudicataire sera appelé ci-après indifféremment, adjudicataire ou Régie. L’adjudicataire aura pour mission : - La recherche d’annonceurs publicitaires nationaux Par « national », on entend toute personne physique ou morale, de droit privé ou public, dont l’activité a une dimension ou une vocation nationale ou internationale. - La négociation, la prise de commandes et la conclusion de contrats concernant ces annonces publicitaires, au nom et pour compte de BX1, ceci dans le respect des tarifs communiqués au cours des réunions commerciales (cf point c. ci-après). - La Régie prend à sa charge tous les risques et charges liées au bon paiement de ses facturations à ses clients. - La Régie mettra en place les accords nécessaires en vue de la collaboration avec la ou les régies des télévisions locales flamandes et la ou les régies des télévisions locales wallonnes. b) Indépendance de l’adjudicataire En tout état de cause, l’adjudicataire est seul responsable du paiement de tout impôt, toute cotisation sociale ou toute cotisation de toute nature qui seraient dus sur les commissions perçues en raison de ses prestations ou des rémunérations allouées à son propre personnel. CSCH - Ref : FIN 2017 002 13 c) Obligations générales de l’adjudicataire L’adjudicataire veillera aux intérêts du pouvoir adjudicateur et agira loyalement et de bonne foi. L’adjudicataire communiquera au pouvoir adjudicateur toute information nécessaire dont il dispose. L’adjudicataire établira tous les mois un rapport écrit sur ses activités en précisant les clients prospectés et les contrats conclus. L’adjudicataire communiquera au pouvoir adjudicateur toute remarque ou plainte des clients ou prospects. De manière générale, l’adjudicataire assure la liaison entre les clients et le pouvoir adjudicateur. L’adjudicataire fera part au pouvoir adjudicateur des informations dont il a besoin pour l’accomplissement de sa mission. Le pouvoir adjudicateur peut dispenser l’adjudicataire de ce rapport, la renonciation à plusieurs rapports n’impliquant pas renonciation à le demander dans le futur. Un plan commercial fera partie intégrante des engagements de l’adjudicataire dans sa période de services. Ce plan comportera un chiffre d’affaire annuel (l’objectif) ventilé par trimestre ainsi que les actions qui seront entreprises afin d’atteindre les résultats. Ce plan précisera également le type de produits, l’offre tarifaire ainsi que les actions spéciales liées à l’environnement économique Bruxellois (salons et foires par exemple). Toutefois, ce plan sera revu conjointement durant la première quinzaine des mois de juin et de novembre de chaque année afin de l’affiner selon l’évolution des différents contextes. d) Obligations du pouvoir adjudicateur Pour l’exécution de la mission de l’adjudicataire dans le cadre du présent contrat, le pouvoir adjudicateur autorise l’adjudicataire à utiliser le nom commercial et tout autre signe distinctif du pouvoir adjudicateur et ce, dans le seul et unique but de promouvoir les intérêts de ce dernier. Le pouvoir adjudicateur communique à l’adjudicataire les tarifs applicables au marché local et régional. Une recommandation au sujet des tarifs pourra être effectuée par l’adjudicataire, dans le cadre du business plan afin de maximiser le succès commercial. Dans la mesure de ses moyens, le pouvoir adjudicateur répondra à toutes les questions posées par l’adjudicataire. e) Responsabilité éditoriale L’adjudicataire est informé du fait que BX1 demeure responsable de la direction de l’antenne et pourra dès lors décider de refuser la diffusion d’une annonce publicitaire ou institutionnelle. Ce refus devra être justifié, par écrit, dans les 48 heures, par des circonstances exceptionnelles ou réglementaires. Dans le cas où, en raison d’un incident technique ou d’une déprogrammation, BX1 doit modifier le moment de diffusion d’une publicité, le pouvoir adjudicateur se porte fort de tout mettre en œuvre afin de diffuser la publicité concernée à un autre moment que celui prévu. CSCH - Ref : FIN 2017 002 14 Chacune des parties conserve l’entière responsabilité des conséquences de toute nature résultant des incidents ou erreurs qui lui sont imputables. Il est expressément convenu que les incidents de transmission ne peuvent donner droit à des compensations financières ; le cas échéant, des solutions commerciales seront négociées au cas par cas avec les annonceurs si l’incident est imputable à BX1. III.2 Spécificités liés aux publicités télévisuelles. a) Objet. Le pouvoir adjudicateur confie à la Régie l’exclusivité de la commercialisation de ses espaces publicitaires sur sa chaîne de télévision. Néanmoins sont exclus de cette exclusivité les commercialisations suivantes : Les marchés publics et la communication institutionnelle ; La publicité culturelle. Par « culturel », on entend les expositions, concerts, cinéma, théâtre, spectacles, fêtes et animations ; La publicité locale et/ou régionale. Par « local et/ou régional », on entend toute personne physique ou morale, de droit privé ou public, pour lequel le message publicitaire a une dimension ou une vocation Bruxelloise. Le sponsoring d’émissions culturelles et sportives. b) Production et commercialisation. Le matériel publicitaire ainsi que tous les détails concernant la diffusion seront communiqués au moins 10 jours ouvrables avant le début de la diffusion sur antenne. Le contenu et la qualité technique du spot, y inclus la qualité de l’éventuel doublage, sera vérifié par le pouvoir adjudicateur qui rapportera dans les 3 jours ouvrables les éventuels problèmes (confère point III.1.e). Par ailleurs, en cas de non-conformité technique, le pouvoir adjudicateur pourrait proposer d’apporter les corrections nécessaires dans la mesure de ses capacités. Ce travail serait facturé en régie selon un taux horaire défini. Sont notamment visés : les mauvais formats, les niveaux audio,… c) Dispositions techniques. Comme indiqué au chapitre II.2, l’adjudicataire mentionnera son éventuel sous-traitant. Si la publicité n’est pas en français, l’annonceur fournit une traduction certifiée par sous-titrage en français. Si la programmation et la tenue de l’antenne reste une compétence du pouvoir adjudicateur, la Régie communiquera clairement, en vertu de procédures à convenir, le plan de diffusion convenu avec l’annonceur. CSCH - Ref : FIN 2017 002 15 III.3 Spécificités liés aux publicités sur notre site bx1.be. a) Objet. Le pouvoir adjudicateur confie à la Régie la commercialisation de ses espaces publicitaires Par bannering, on entend les espaces actuels et futurs sur le site www.bx1.be. Par pré-roll, on entend le format de diffusion des publicités sur internet qui consiste à diffuser un message publicitaire de courte durée avant la diffusion d’un contenu audio ou vidéo. Tous les autres formats devront être validés par le pouvoir adjudicateur avant mise en place. b) Production et commercialisation. L’adjudicataire s’engage à inclure sur son ad-serveur les publicités que le pouvoir adjudicateur lui ferait parvenir qu’il s’agisse d’autopromotion de programmes, de messages publicitaires amené par la régie interne de BX1. A cette fin, l’adjudicataire mentionnera dans son offre les modalités tarifaires (prix à la prestation) et pratiques qu’il entend demander pour ces opérations. La production du matériel devra répondre aux normes du pouvoir adjudicateur tant pour son site que pour les applications mobiles. c) Dispositions techniques. Comme indiqué au chapitre II.2, l’adjudicataire mentionnera son éventuel sous-traitant. L’adjudicataire disposera de tout l’équipement nécessaire présent et futur : o pour la diffusion d’emplacements publicitaires géolocalisés ; o pour paramétrer le capping (base = à 5 vues/visiteur/heure) ; o pour passer en priorité les espaces publicitaires vendus au meilleur prix, partant du principe que le tarif de la publicité locale sera vendu à un prix supérieur à celui de la publicité nationale ; o pour la communication d’un reporting mentionnant par annonceur : le nombre de vues, la période de présence sur le site web et le tarif pratiqué. CSCH - Ref : FIN 2017 002 16 III.4 Publicités radiophoniques. Option Obligatoire. Les télés locales des grandes villes planchent sur un nouveau réseau de radios Ainsi les télévisions locales des trois plus grandes villes francophones – Bruxelles (BX1), Charleroi (Télésambre) et Liège (RTC Télé Liège) – auquel s’est joint Mons (Télé MB) réfléchissent au lancement d’un nouveau réseau de radios à forte identité locale. L’idée est de dupliquer en radio ce qu’elles font en télé: des chaînes locales axées sur l’info et les magazines. La musique n’y aurait qu’une portion congrue. Si le projet aboutit, chacune des radios aura son nom propre, mais évoluera sous une marque, une signature et un logo sonore communs. Elles développeront leur propre programmation, mais des émissions communes sont possibles. Dans le même esprit, elles mutualiseront leurs moyens: techniques, back office, etc. Il en résulte que l’un des moyens de financement pour le lancement de la chaîne radiophonique sera également la publicité. CSCH - Ref : FIN 2017 002 17 ANNEXE A: FORMULAIRE D'OFFRE OFFRE DE PRIX POUR LE MARCHE AYANT POUR OBJET “PRESTATIONS DE RÉGIE PUBLICITAIRE POUR MÉDIAS AUDIO-VISUELLE ET WEB” Appel d'offres ouvert Important : ce formulaire doit être complété dans son entièreté, et signé par le soumissionnaire. Le montant total de l'offre doit être complété en chiffres ET en toutes lettres. Personne morale La firme (dénomination, raison sociale) : Nationalité : ayant son siège à (adresse complète) : Téléphone : GSM : E-mail : Personne de contact : représentée par le(s) soussigné(s) : (Les mandataires joignent à leur offre l'acte authentique ou sous seing privé qui leur accorde ses pouvoirs ou une copie de la procuration. Ils peuvent se borner à indiquer le numéro de l'annexe du Moniteur belge qui a publié l'extrait de l'acte concerné.) S'ENGAGE(NT) À EXÉCUTER LE MARCHÉ CONFORMÉMENT AUX CLAUSES ET CONDITIONS DU CAHIER SPÉCIAL DES CHARGES DU MARCHÉ PUBLIC SUSMENTIONNÉ : pour un commissionnement de : (en chiffres) ................................................................................................................................................... (en lettres) ................................................................................................................................................... ................................................................................................................................................... CSCH - Ref : FIN 2017 002 18 Informations générales Numéro d'immatriculation à l'ONSS : Numéro d'entreprise (en Belgique uniquement) : Sous-traitants Il sera fait appel à des sous-traitants : OUI / NON (biffer les mentions inutiles) Part du marché sous-traitée: Il sera fait appel aux sous-traitants suivants : Personnel Du personnel soumis à la législation sociale d'un autre pays membre de l'Union européenne est employé : OUI / NON (biffer les mentions inutiles) Cela concerne le pays membre de l'UE suivant : Paiements Les paiements seront effectués valablement par virement ou versement sur le compte (IBAN/BIC) ................................................ de l'institution financière ................................. ouvert au nom de ................................. . Documents à joindre à l'offre A cette offre, sont également joints: - les documents datés et signés, que le cahier des charges impose de fournir; - les autres informations, que le cahier des charges impose de fournir. Fait à ........................................................................................................................................... Le ................................................................................................................................................ Le soumissionnaire, Signature : ................................................................................................................................... Nom et prénom : .......................................................................................................................... Fonction : ..................................................................................................................................... Note importante Les soumissionnaires ne peuvent se prévaloir des vices de forme dont est entachée leur offre, ni des erreurs ou omissions qu'elle comporte (article 87 de l'arrêté royal du 15 juillet 2011). CSCH - Ref : FIN 2017 002 19 ANNEXE B: DECLARATION SUR L’HONNEUR I. POUVOIR ADJUDICATEUR BX1 Rue Gabrielle Petit 32 1080 Bruxelles (Molenbeek-Saint-Jean) II. IDENTIFICATION DU MARCHÉ Le marché a pour objet : "Prestations de régie publicitaire pour médias audio-vidéo et web" Personne morale La firme (dénomination, raison sociale) : Nationalité : ayant son siège à (adresse complète) : Téléphone : E-mail : Personne de contact : représentée par le(s) soussigné(s) : Déclare(nt) sur l’honneur ne se trouver dans aucune des situations d’exclusion prévues à l'article 20 §§1 et 1/1 de la loi du 15 juin 2006 et aux articles 61 à 66 de l'arrêté royal du 15 juillet 2011. S’engage(nt) à produire à la demande du pouvoir adjudicateur les documents et preuves nécessaires. Fait à ........................................................................................................................................... Le ................................................................................................................................................ Signature(s) CSCH - Ref : FIN 2017 002 20 ANNEXE C: INVENTAIRE “PRESTATIONS DE RÉGIE PUBLICITAIRE POUR MÉDIAS AUDIO-VISUELS ET WEB” Critère d’attribution Description Unité 1 Coût fixe de mise en ligne d’une publicité numérique amenée par la Régie interne (Cf. III.3.b) euros 2 Pourcentage de commission sur le chiffre d’affaires % 3 Le cas échéant, le niveau de revenu garanti 4 [Option obligatoire] Taux de commisionnement en pourcentage pour la publicité radiophonique Euros % Les prix unitaires doivent être mentionnés avec 2 chiffres après la virgule. Vu, vérifié et complété (à signer uniquement si l'offre est introduite sous format papier) Fait à .......................................... le ...................................................... Fonction: ...................................................... Nom et prénom: .................................................................................... Signature: CSCH - Ref : FIN 2017 002 21
