L`appel à J-1 au groupe hospitalier Paris Saint-Joseph

L’appel à J-1
au groupe hospitalier Paris Saint-Joseph
L’appel de la veille et la régulation
anticipée du flux d’activité du jour J
Nadia Nouvion
Directeur du développement et de la communication
Novembre 2011 - Direction du développement et de la communication
Qu’est ce que l’appel à J-1
Anticipation de la venue des patients pour une séance
de chimiothérapie
L’appel à J-1 permet de recueillir toutes les
informations nécessaires à la réalisation du OK
chimio de la veille (fatigue, nausée, poids,…,)
Le OK chimio est réalisé par le médecin, en
présence d’une IDE, et déclenche le processus
de fabrication de la poche
Les poches de chimiothérapies ne sont plus fabriquées
le jour même mais préparées la veille
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Présentation de l’HDJ oncologie
 Capacité et organisation

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


18 fauteuils et 4 lits
2 ou 3 médecins présents le matin pour l’activité de
consultation
Une équipe para-médicale composée de 4 IDE
Une équipe de soins supports (psychologue, assistante sociale,
socio-esthéticienne, diététicienne, kinésithérapeute…)
Deux infirmières d’annonce et de coordination chargées de la
continuité des soins pendant et après le traitement (relation ville
hôpital, suivi intercure)
 Chiffres clés



30 patients programmés en moyenne par jour
3 à 5 annulations par jour (hospitalisation, fatigue, oubli…)
Près de 3000 séances de chimiothérapie réalisées en 2011, soit
une hausse de 20% de l’activité par rapport à 2010
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La situation initiale
Seulement 20 % des BS
transmis la veille
•
Risque d’annulation de 80 % des
patients le jour même
OK chimio réalisé par les
médecins pour les BS reçus
la veille vers 17 h
•
OK chimio trop tard pour préparer les
poches en pharmacie la veille, et sans
tenir compte de l’état du patient
OK chimio le jour même en
consultation pour 80 % des
patients
•
Retard et désorganisation le matin :
temps de consultation plus long,
annulations, reprogrammations
•
Allongement du temps de prise en
charge : attente livraison poche
•
Désorganisation du service et de la
pharmacie : nombreux appels entre la
pharmacie et les IDE
Préparation des poches le
matin même par la
pharmacie
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Un activité non lissée
Nb patients présents
dans la salle de soins
Analyse cumulée des arrivées patients en HDJ
Heure d’arrivée dans la
salle de soins
• Un pic d’activité en fin de matinée
• Un temps d’attente supplémentaire entre la consultation et le
traitement
• Pas de lissage de l’activité et la charge de travail
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Une démarche en deux temps
• L’IDE récupère les BS de tous les
patients du jour J
Etape 1
• Elle appelle une liste pré-définie de
patients « fragiles, coûteux et BS
anormal » qui représente près de 50%
des patients attendus
OK chimio à J-1
Objectif pour 50%
au moins
des patients
• En fin de matinée, OK chimio J-1 est
réalisé
• Une IDE et/ou la secrétaire récupèrent
les BS de tous les patients
Etape 2
• Appel à J-1 pour tous les patients
• OK chimio pour la très grande majorité
d’entre eux : 90%
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OK chimio à J-1
Objectif pour 90%
au moins
des patients
Logigramme à J-1
Médecin
IDE
J-N programmation chimio
IDE
Vérification des bilans reçus à J-1
NON
Bilans
reçus ?
Appel labos
IDE
OUI
NON
OUI
BS reçus ?
Analyse des dossiers patients
avec BS
Médecin
IDE
Appel à J-1 des patients « fragiles, coûteux et BS anormaux »
OUI
Patients
confirmés ?
NON
Reprogrammation
OK chimio J-1 fin de matinée
IDE
Médecin
IDE
Pharmacie
Poches préparées à J-1
OK chimio J0
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Logigramme à J0
OUI
Pharmacie
NON
OK chimio
la veille ?
Étape nouvelle ou
systématique par
rapport à
l’organisation
actuelle
Livraison poches préparées
Arrivée patient
Arrivée patient
Médecin
IDE
Consultation médicale
Médecin
Séance chimiothérapie
Consultation médicale
BS
Normaux ?
NON
OUI
NON
Etat patient OK ?
OUI
Médecin
Réduction du
temps estimé de
prise en charge
de 20 %
Pharmacie
IDE
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OK chimio
Poches préparées au fil de l’eau
Séance chimiothérapie
Reprogrammation
Des temps d’attente réduits tout au long du
parcours de prise en charge en HDJ
o
avant la consultation médicale (revue de la programmation)
o
lors de la consultation médicale (OK chimio réalisé la veille
o
au fauteuil, le patient n’attend plus sa poche de chimio
Consultation
médicale
Install.
fauteuil
Prémédication
traitement
60 min
15 min
13 min
66 min
119 min
273 min
20 min
10 min
13 min
30 min
119 min
192min
Arrivée
Avant
appel à J-1
Après
appel à J-1
Sortie
L’appel à J-1 permet de réduire de près de 20 % la durée moyenne de
PEC
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Les facteurs clés du succès
1
Une équipe médicale et para-médicale impliquée dans la
démarche et actrice du changement
La capacité à se projeter dans la nouvelle organisation afin de
mettre en balance le temps supplémentaire que requiert l’appel à
J-1 et les gains attendus
3
Un travail de pédagogie auprès des
communication vis-à-vis des laboratoires
Adaptation de la pharmacie à ce nouveau processus
patients
2
et
de
4
Réaliser un état des lieux détaillé afin d’objectiver les difficultés
ressenties et les impacts attendus (patient, personnel, établissement) des
solutions proposées
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Une situation gagnant-gagnant
Patients
•
•
•
Un temps moyen de prise en charge diminué de près de 20%
Moins d’attente, avant la consultation médicale et en salle de soins
Un suivi personnalisé en amont de la PEC perçu positivement par les patients
Professionnels
•
•
•
Un lissage de l’activité
Plus de temps passé auprès des malades
Moins de coups de téléphone intempestifs
Pharmacie
•
•
•
Une préparation effective des poches la veille
Une meilleure maîtrise de son emploi du temps / gestion des risques
De nouvelles marges de manœuvre pour faire face à la hausse d’activité
GHPSJ
•
•
•
•
Une gestion anticipée des annulations
Une plus grande qualité de la PEC et un ressenti positif des patients
Une hausse du volume potentiel de patients pris en charge
Une image renforcée
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Les prochaines étapes
L’évaluation à 6 mois du dispositif
Un travail sur la programmation
Le passage à l’étape 2 si nécessaire
La mise en place d’un appel à J+N
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