2016 plats cuisines - e
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CENTRE HOSPITALIER REGIONAL DE LA HAUTE SENNE Association régie par la loi du 8 juillet 1976 ayant adopté la forme d’une association sans but lucratif Chaussée de Braine, 49 - 7060 Soignies Téléphone : 067/348.411 - Télécopieur : 067/348.797 N° d’Agrément : 7.10007.33.000 – N° d’entreprise 0256.981.407 WWW.chrhautesenne.be FOURNITURE DE PLATS CUISINES Réf. Du marché : FDYP/16 -10 T cm Appel d’offre ouvert avec publicité belge et européenne Pouvoir adjudicateur Centre Hospitalier Régional de la Haute Senne 49, chaussée de Braine à 7060 Soignies Table des matières I. DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES ................................................................................................ 4 I.1 DESCRIPTION DU MARCHE ........................................................................................................... 4 I.2 IDENTITE DU POUVOIR ADJUDICATEUR ..................................................................................... 4 I.3 MODE DE PASSATION ................................................................................................................... 4 I.4 PRIX ................................................................................................................................................ 4 I.5 QUANTITES ..................................................................................................................................... 5 I.6 DROITS D ACCES ET SELECTION QUALITATIVE .......................................................................... 6 I.7 OFFRES ........................................................................................................................................... 8 I.8 DELAI DE VALIDITE......................................................................................................................... 8 I.9 CRITERES D’ATTRIBUTION .......................................................................................................... 10 I.10 VARIANTES……………………………………………………………………………………………………11 I.11 CHOIX DE L’OFFRE..................................................................................................................... 11 I.12 FORMATION ET ACCOMPAGNEMENT………………………………………………………………….. 12 II. DISPOSITIONS CONTRACTUELLES ............................................................................................... 12 II.1 FONCTIONNAIRE DIRIGEANT ...................................................................................................... 12 II.2 ASSURANCES ............................................................................................................................... 12 II.3 CAUTIONNEMENT ........................................................................................................................ 13 II.4 DELAI DE MISE EN ŒUVRE DU MARCHE…………………………………………………………….…13 II.5 DELAI DE PAIEMENT .................................................................................................................... 13 II.6 FACTURE ...................................................................................................................................... 13 II.7 RECEPTIONS ............................................................................................................................... 14 II.8 RESPONSABILITE DE L ADJUDICATAIRE.................................................................................... 15 II.9 DEFAUTS D EXECUTION ET MOYENS D ACTION…………………………………………………......15 II.10 EMPLOI DES LANGUES ............................................................................................................... 17 II.11 CONFIDENTIALITE ....................................................................................................................... 17 II.12 TIERCES PERSONNES, SOUS-TRAITANTS ................................................................................ 18 II.13 NOTIFICATION DE L'APPROBATION DE L'OFFRE…………………………………………………….18 II.14 INSTANCE DE RECOURS ............................................................................................................ 18 III. EXIGENCES TECHNIQUES ............................................................................................................. 18 III.1 GENERALITES………………………………………………………………………………………………..18 III.2 ETIQUETAGE, COMPOSITION, TRACABILITE ............................................................................. 19 III.3 FICHE TECHNIQUE ....................................................................................................................... 20 III.4 ECHANTILLONS…………………………………………………………………………………………… .. 20 III.5 MODALITES DE COMMANDE…………………………………………………………………………… ... 20 III.6 MODALITES DE LIVRAISON………………………………………………………………………………. 21 III.7 GARANTIE DE SALUBRITE DES PRODUITS…………………………………………………………… 21 III.8 MODALITES DE CONTROLES…………………………………………………………………………….. 21 Annexe A ....................................................................................... FORMULAIRE D’ENGAGEMENT 23 Annexe B ...................................................................................................................... INVENTAIRE 26 Annexe C ................................................................................................... REPONSE AU BESOINS 26 Annexe D ................................................................................................... CAPACITE FINANCIERE 27 Annexe E. ........................................................................................ …. REFERENCES SIMILAIRES 28 Annexe F ................................. ECHEANCIER DE COMMANDE & CALENDRIER DES LIVRAISONS 29 Annexe G .......................................... DECLARATION DE NATIONALITE ET DE SOUS-TRAITANCE 30 Annexe H ..................................................................................... DECLARATION SUR L’HONNEUR 32 Annexe I ............................................................................... CERTIFICATS DE BONNE EXECUTION 33 Annexe J ................................................................................ DESCRIPTION DU SYSTÈME HACCP 34 Annexe K ................................................................................................. DECLARATION BANCAIRE 35 Annexe L ........................................................................................................................ FORMATION 36 Appel d’offre ouvert pour la fourniture de plats cuisinés publicité belge et européenne 2 Auteur de projet Nom : Centre Hospitalier Régional de la Haute Senne Adresse : 49, Chaussée de Braine à 7060 Soignies Personne de contact : 1. DUVIVIER FREDERIC : 067 348 342 – [email protected] Règlementation en vigueur 1. Loi du 15 juin 2006 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services, et ses modifications ultérieures. 2. Arrêté royal du 15 juillet 2011 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques, et ses modifications ultérieures. 3. Arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d’exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics, et ses modifications ultérieures. 4. Loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l’information et aux voies de recours en matière de marchés publics et de certains marchés de travaux, de fournitures et de services. 5. Règlement général pour la protection du travail (RGPT), Loi sur le bien-être et ses arrêtés d’application et Code sur le bien-être au travail dans leur dernière édition et leurs annexes. 6. A.R. du 13/09/1999 relatif à l'étiquetage des denrées alimentaires préemballées [M.B. 29/10/1999] 7. 8. A.R. du 17/07/2014 fixant les dispositions en matière de déclaration de certaines substances ou certains produits provoquant des allergies ou intolérances pour les denrées alimentaires non préemballées 9. Règlement (UE) n° 1169/2011 du Parlement européen et du Conseil du 25/10/2011 concernant l’information des consommateurs sur les denrées alimentaires. 10. 11. Règlement (CE) n° 1924/2006 du Parlement européen et du Conseil du 20 /12/2006 concernant les allégations nutritionnelles et de santé portant sur les denrées alimentaires 12. Loi alimentaire générale : Règlement (CE) n° 178/2004). 13. A.R. du 16/01/2006 (PDF) (M.B. du 02/03/2006) fixant les modalités des agréments, des autorisations et des enregistrements préalables délivrés par l’AFSCA. Dérogations, précisions et commentaires 1. Article 25 de l’arrêté royal du 14 janvier 2013 : aucun cautionnement n’est exigé pour le présent marché, car il s’agit d’articles pour lesquels le respect des obligations des adjudicataires pourra être apprécié à chaque livraison et pour lesquels la constitution d’un cautionnement alourdirait inutilement les procédures administratives. 2. Article 150 de l’arrêté royal du 14 janvier 2013 : en vue de la simplification des procédures, la réception des services sera tacitement concédée, par simple écoulement du délai de vérification de 30 jours calendrier. Appel d’offre ouvert pour la fourniture de plats cuisinés publicité belge et européenne 3 I. Dispositions administratives Cette première partie se rapporte à la réglementation relative à la passation d’un marché public jusqu’à l’attribution-désignation de l’adjudicataire. Les dispositions contenues dans cette partie se rapportent à la loi du 15 juin 2006 et à l’Arrêté royal du 15 juillet 2011 et leurs modifications ultérieures à l’arrêté royal du 14 janvier 2013 et ses modifications ultérieures, ainsi qu’à la loi du 17 juin 2013 et ses modifications ultérieures. I .1 Description du marché Objet de fournitures : Fournitures de plats cuisinés surgelés ou de plats cuisinés frais ou sous-vide frais ou sous-vide surgelés, pour composer les repas de midi et du soir. Lieu de livraison : Centre Hospitalier Régional de la Haute Senne, 49 chaussée de Braine à 7060 SOIGNIES Durée du marché Le marché est conclu pour une période de 3 ans renouvelable une fois pour une durée d’un an. Il prend cours à compter du lendemain de sa date de notification. Les commandes émises avant la date d’échéance du marché demeurent exécutables. Dénonciation du marché Le marché peut être dénoncé à tout moment moyennant un préavis envoyé par courrier recommandé par l’adjudicataire au plus tard 90 jours avant la cessation de la relation commerciale, ou par le pouvoir adjudicateur au plus tard 60 jours avant la cessation de la relation commerciale. I.2 Identité du pouvoir adjudicateur CHR Haute Senne (CHR H S), 49 chaussée de Braine à 7060 Soignies, Association régie par la loi du 8 juillet 1976 ayant adopté la forme d’une association sans but lucratif I.3 Mode de passation Le marché est passé par appel d'offres ouvert avec publicité belge et européenne, et est estimé à un montant annuel de € 420.000 (HTVA). Le présent marché comporte plusieurs lots. L’attribution sera effectuée par lot, un même soumissionnaire pouvant remporter plusieurs ou la totalité des lots du marché. Conformément à l’article 35 de la loi du 15 juin 2006, le CHR H S se réserve la faculté de renoncer à passer le marché ou à refaire la procédure, au besoin suivant un autre mode de passation. I.4 Prix Fixation des prix Le présent marché consiste en un marché à bordereau de prix, soit un marché à bons de commande sans montant d’engagement minimum ni maximum. Le marché à bordereau de prix est celui dans lequel Appel d’offre ouvert pour la fourniture de plats cuisinés publicité belge et européenne 4 seuls les prix unitaires des produits sont forfaitaires ; le prix à payer est obtenu en appliquant les prix unitaires aux quantités de produits fournis. Eléments inclus dans le prix Le fournisseur est censé avoir inclus dans ses prix unitaires, tous les frais et impositions généralement quelconques grevant les fournitures qu'il propose notamment : - Tous les frais d’emballage, de chargement, de transbordement, de déchargements intermédiaires, de transports, d’assurances, de dédouanement, de déballage et de mise en place au lieu d’utilisation, … (liste non exhaustive) ; - Tous droits, taxes et impositions quelconques, à l’exception de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Cette dernière taxe fait l’objet d’un poste spécial et est ajoutée au montant total de l’offre tout en spécifiant, le taux de T.V.A. appliqué ; - L’ensemble de la documentation; - Tous les frais grevant généralement les fournitures et tout autre coût considéré comme nécessaire par le soumissionnaire pour exécuter le marché ; - La mise en place de toutes les mesures de sécurité nécessaires, conformément aux réglementations en vigueur et ce, en fonction de l’activité décrite dans ce cahier spécial des charges ; - Les frais administratifs et de secrétariat ; - Les frais de réception ; - Tous les droits de brevets, licences ou modèles, même pour des appareils ou procédés et tous les droits intellectuels en général. - l’ensemble des frais encourus à l'occasion de la préparation et de la présentation de l'offre seront entièrement et exclusivement à charge du soumissionnaire. Révisions de prix Ce marché ne donne pas lieu à une révision de prix durant les deux premières années. Les prix pourront être revus sur base de l’indice santé belge en vigueur le mois de l’attribution de ce marché. En cas d'augmentation annuelle de celui-ci supérieure à 2%, le soumissionnaire plafonnera son indexation à 2%. I.5 Quantités Au moment de la rédaction des conditions du présent marché, le CHR H S n’est pas en mesure de définir avec précision les volumes annuels dont il aura besoin. En conséquence, les quantités présumées indiquées dans les documents régissant le présent marché le sont à titre purement indicatif : elles n’engagent nullement le CHR H S sur une quantité minimum ou maximum. Dès lors, l’adjudicataire ne pourra réclamer aucune indemnité dans le cas où les quantités de prestations présumées ne seraient pas atteintes. Le soumissionnaire trouvera dans l’inventaire (voir annexe B) une estimation indicative des prestations annuelles. Les volumes exacts à fournir seront déterminés par les bons de commande établis par les CHR H S qui se réservera le droit d’adapter ses commandes à ses besoins, de modifier les quantités prévues à l’inventaire ou même de supprimer entièrement un ou plusieurs postes de cet inventaire. Ces modifications surviendront sans que le soumissionnaire puisse prétendre à l’octroi d’une indemnité quelconque ni à une révision de ses prix unitaires. Appel d’offre ouvert pour la fourniture de plats cuisinés publicité belge et européenne 5 I.6 Droit d’accès et sélection qualitative Le formulaire d’engagement (Annexe A) doit être accompagné des pièces suivantes : Situation juridique du soumissionnaire – références requises (critères d’exclusion) • Un extrait du casier judiciaire ou un document équivalent délivré par une autorité judiciaire ou administrative du pays d’origine ou de provenance et dont il résulte que le mandataire du soumissionnaire : n’a pas fait l’objet d’une condamnation prononcée par un jugement ayant force de chose jugée pour participation à une organisation criminelle, corruption, fraude ou blanchiment de capitaux ; n’est pas en état de faillite, de liquidation, de cessation d’activités, de réorganisation judiciaire ou dans toute situation analogue résultant d’une procédure de même nature existant dans les législations ou réglementations nationales ; n’a pas fait l’aveu de sa faillite et n’a pas fait l’objet d’une procédure de liquidation, de réorganisation judiciaire ou de toute autre procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales ; n’a pas fait l’objet d’une condamnation prononcée par un jugement ayant force de chose jugée pour tout délit affectant sa moralité professionnelle ; en matière professionnelle, n’a pas commis une faute grave dûment constatée par tout moyen dont les pouvoirs adjudicateurs pourront justifier ; ne s’est pas rendu gravement coupable de fausses déclarations en fournissant des renseignements exigibles en application du présent chapitre. La preuve que le soumissionnaire ne se trouve pas dans le cas cité au point ci-dessus peut être apportée par la production d’un extrait du casier judiciaire récent du mandataire dument désigné par l’entreprise (moins de six mois par rapport à la date limite de réception des offres) du soumissionnaire ou par un document équivalent délivré par une autorité judiciaire ou administrative du pays d’origine ou de provenance. • Une attestation délivrée par l’autorité compétente confirmant que le soumissionnaire est en règle quant à ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale, jusque et y compris l’avant-dernier trimestre civil écoulé par rapport à la date limite de réception des demandes de participation ou de réception des offres, conformément aux dispositions de la loi belge ou celles du pays où il est établi. • Une attestation délivrée par l’autorité compétente confirmant que le soumissionnaire est en règle envers ses obligations relatives au paiement de la TVA conformément aux dispositions de la loi belge ou celles du pays où il est établi. Le soumissionnaire complète l’annexe H (Déclaration sur l’honneur). • Capacité économique et financière du soumissionnaire – références requises (critères de sélection) ∗ Une déclaration concernant le chiffre d’affaires global pour les trois derniers exercices disponibles en fonction de la date de création ou du début d’activités du candidat ou du soumissionnaire, dans la mesure où les informations sur ces chiffres d’affaires sont disponibles. Compléter l’annexe D (Capacité Financière). Appel d’offre ouvert pour la fourniture de plats cuisinés publicité belge et européenne 6 ∗ ∗ Des déclarations bancaires appropriées établies conformément au modèle figurant à l’annexe K (Déclaration Bancaire) de l’AR du 15 juillet 2011. le montant total de l’offre TVA comprise par lot, pour lequel (lesquels) il soumissionne, ne pourra excéder 25 % de son chiffre d’affaires annuel TVA comprise. Capacité technique du soumissionnaire 1. Références requises : le soumissionnaire fournit une liste des principaux lieux de livraisons (au minimum trois clients différents) de produits similaires à ce marché, (voir les lots de l’inventaire (voir annexe B)) effectuées en Belgique ou/et à une distance kilométrique par voie routière maximale de 200 km de Soignies, au cours des trois dernières années, indiquant le montant, la date et le destinataire public ou privé annexe E Référence Similaire. Les livraisons sont prouvées par des attestations émises ou contresignées par l’autorité compétente ou, lorsque le destinataire est un acheteur privé par une attestation de l’acheteur annexe I (Certificats de bonne exécution). Le soumissionnaire démontre ainsi la qualité/densité de son réseau commercial à l’intérieur de cette zone. 2. Hygiène : Le soumissionnaire produit pour l’unité technique qui serait en charge de la production destinée au CHR Haute Senne à Soignies : • • • les attestations ou rapports récents (- de 6 mois) démontrant qu’il respecte la réglementation HACCP et les dispositions contrôlées par l’AFSCA (en Belgique) ou autre administration/organisme similaire dans les autres pays (annexe J : Description du système HACCP Hygiène et Traçabilité) les résultats d’analyses d’aliments ou des tests de surface récents (- de 6 mois) confiés à des labos indépendants sur base volontaire, les résultats d’audits (visant les méthodes et/ou l’infrastructure) confiés à des labos indépendants sur base volontaire, Remarques Tous les documents susmentionnés doivent dater de moins de six mois par rapport à la date de la séance d’ouverture des offres. Le soumissionnaire groupe ces documents en tête de son offre dans une partie intitulée SELECTION QUALITATIVE – RENSEIGNEMENTS, de manière à permettre au pouvoir adjudicateur de procéder à la sélection qualitative avant d’examiner l’offre même. L’attention du soumissionnaire est attirée sur le fait qu’avant la conclusion du marché, le CHR H S se réserve la faculté de l’inviter à produire des documents, informations ou preuves complémentaires, en vue de la sélection qualitative. Complémentairement, le soumissionnaire fournit les certifications « qualité » (par exemple « IFS Food » ou BRC ou ISOxxxx) obtenues auprès d’organismes accrédités. Appel d’offre ouvert pour la fourniture de plats cuisinés publicité belge et européenne 7 I.7 Offres Forme et contenu des offres Le soumissionnaire établit son offre en français et complète l’inventaire (voir annexe B) sur le modèle annexé au cahier des charges. Si le soumissionnaire établit son offre sur d’autres documents que le formulaire prévu, il supporte l’entière responsabilité de la parfaite concordance entre les documents qu’il a utilisés et le formulaire. Tous les documents établis ou complétés, sont datés et signés par le mandataire du soumissionnaire. Lorsque l’offre est signée par un mandataire, celui-ci mentionne clairement son (ses) mandant(s). Le mandataire joint à l’offre l’acte authentique ou sous seing privé qui lui accorde ses pouvoirs ou une copie de la procuration. Toutes ratures, surcharges et mentions complémentaires ou modificatives, tant dans l’offre que dans ses annexes, qui seraient de nature à influencer les conditions essentielles du marché, telles que les prix, les délais, les conditions techniques, doivent également être signées par le soumissionnaire ou son mandataire. Le prix de l’offre sera exprimé en euro. Les éventuelles réductions doivent toujours être décomptées du prix unitaire et ne sont pas indiquées séparément. Conditions Par la remise de son offre, le soumissionnaire accepte sans condition toutes les clauses des présents documents du marché et renonce à toutes les autres conditions, y compris ses propres conditions de vente, même lorsque celles-ci sont annexées à son offre ou figurent au verso de documents standards du soumissionnaire. Toute réserve ou non-respect de ces engagements concernant ces clauses ou dispositions engendrera l’irrégularité substantielle de l’offre. Si le pouvoir adjudicateur constate, lors de l’analyse des offres, que le soumissionnaire a ajouté des conditions qui rendent l’offre imprécise ou si le soumissionnaire émet des réserves quant aux conditions du Cahier spécial des charges, le pouvoir adjudicateur se réserve le droit soit de considérer l’offre comme substantiellement irrégulière soit de demander au soumissionnaire de clarifier son offre. Si une offre ne contient pas les informations suffisantes et que de ce fait il devient en pratique impossible de l’évaluer en profondeur, elle pourra être rejetée sans autre formalité. Pour être recevable, toute soumission au marché devra être exhaustive. Le soumissionnaire devra répondre à tous les postes exigés de l’inventaire (voir annexe B) de chaque lot auquel il soumissionne sauf si le CSC impose à l’inventaire qu’il soit répondu à un nombre déterminé de postes (et pas à la totalité). Dépôt des offres L’offre est établie sur papier et est glissée sous plis définitivement scellé mentionnant le numéro du cahier spécial des charges (page de garde) et l’objet du marché. Elle est envoyée par service postal ou remise par porteur. En cas d’envoi par service postal, ce pli définitivement scellé est glissé dans une seconde enveloppe fermée portant clairement la mention « Offre pour la fourniture de plats cuisinés ». Appel d’offre ouvert pour la fourniture de plats cuisinés publicité belge et européenne 8 L’ensemble est envoyé à : CHR de la Haute Senne, Yves Papleux, chaussée de Braine 49 à 7060 Soignies. En cas de dépôt par porteur, celui-ci remet l’offre à Madame C. Marcelis (067/348.895) au secrétariat du Service Achat contre une attestation de dépôt d’une offre. L’offre doit parvenir au pouvoir adjudicateur au plus tard le lundi 29 août à 9h00, que ce soit par envoi normal ou recommandé ou par dépôt à l’adresse susmentionnée. Ouverture des offres L'ouverture des offres se passe en séance publique. Date : Elle se tiendra le lundi 29 août à 14h00. Lieu : CHR Haute Senne à 7060 Soignies, 49, chaussée de Braine, plateau administration, à l’accueil demander Mme Seynave (067/348.799), salle de réunion de l’administration, niveau 0. I.8 Délai de validité Le soumissionnaire reste lié par son offre pendant un délai de 120 jours de calendrier, à compter de la date limite de réception des offres. Appel d’offre ouvert pour la fourniture de plats cuisinés publicité belge et européenne 9 I.9 Critères d’attribution I.9.1 Les critères qui suivent sont d’application lors de l’attribution du marché pour chacun des lots : N° 1 2 3 4 5 Description Le Prix est coté sur 50 points - l’offre la mieux classée reçoit - la deuxième offre la mieux classée obtient - la troisième offre la mieux classée promérite - la quatrième offre la mieux classée remporte - la cinquième offre et suivante les mieux classées recueillent Compléter l’annexe B (Inventaire) jointe à ce CSC. Les conditions d’attribution des points sont décrites dans l’annexe. Importance de la réponse aux besoins est coté sur 30 - l’offre la mieux classée reçoit - la deuxième offre la mieux classée obtient - la troisième offre la mieux classée promérite - la quatrième offre la mieux classée remporte - la cinquième offre la mieux classée recueille Compléter l’annexe C (Importance de la Réponse aux besoins) jointe à ce CSC. Les conditions d’attribution des points sont décrites dans l’annexe. Qualité organoleptique est cotée sur 20 points - l’offre la mieux classée reçoit - la deuxième offre la mieux classée obtient - la troisième offre la mieux classée promérite - la quatrième offre la mieux classée remporte - la cinquième offre la mieux classée recueille Voir point III.3 « Echantillons » Délai et cadence de livraison est cotée sur 10 points - l’offre la mieux classée reçoit - la deuxième offre la mieux classée obtient - la troisième offre la mieux classée promérite - la quatrième offre la mieux classée remporte - la cinquième offre la mieux classée recueille Compléter l’annexe F (Cadencier de livraison) jointe à ce CSC. Les conditions d’attribution des points sont décrites dans l’annexe. Formation et accompagnement est cotée sur 10 points - l’offre la mieux classée reçoit - la deuxième offre la mieux classée obtient - la troisième offre la mieux classée promérite - la quatrième offre la mieux classée remporte - la cinquième offre la mieux classée recueille Le soumissionnaire décrit les moyens et le temps consacré à la formation et à l’accompagnement des techniciens du CHR HS. Il complète l’annexe L (Formation). Points 50 45 40 35 30 30 25 20 15 10 20 15 10 5 2 10 8 6 4 2 10 8 6 4 2 L’ensemble des critères d’attribution représente 120 points par lot. Appel d’offre ouvert pour la fourniture de plats cuisinés publicité belge et européenne 10 I.9.2. La réponse à l’importance au besoin global est appréciée de la manière suivante : 6 La réponse au besoin globale est cotée sur 10 points - Le soumissionnaire qui obtient le plus de point reçoit - Le deuxième classé - Le troisième - Le quatrième - Le cinquième Ce résultat sera appliqué identiquement à chacun des lots. Méthode de calcul : Le soumissionnaire qui répond au Lot 1 reçoit Lot 2 Lot 3 Lot 4 Lot 5 Lot 6 Le maximum est de 6,5 points 10 8 6 4 2 1 1,5 1,5 0,5 1 1 A titre d’exemple voici le modèle de méthode d’évaluation : Soumission n°1 Critère 1 Critère 2 Critère 3 Critère 4 Critère 5 Totaux Critère 6 Total Général Points Lot 1 Lot 2 Lot 3 Lot 4 Lot 5 Lot 6 50 30 20 10 10 120 10 130 Sur base de l’évaluation de tous ces critères, tenant compte de la valeur attribuée à chacun, les lots seront attribués au soumissionnaire présentant l’offre régulière économiquement la plus avantageuse du point de vue du pouvoir adjudicateur. I.10 Variantes Les variantes libres ne sont pas autorisées. Aucune variante obligatoire ou facultative n’est prévue. I.11 Choix de l’offre Le pouvoir adjudicateur choisit l’offre régulière économiquement la plus avantageuse en tenant compte des critères d’attribution. Appel d’offre ouvert pour la fourniture de plats cuisinés publicité belge et européenne 11 I.12 Formation et accompagnement Les coûts de formation et d’accompagnement, sont à charge du soumissionnaire. Le soumissionnaire s’engage à assurer, à ses frais et pendant toute la durée du marché, la formation et l’accompagnement des personnes amenées à utiliser de manière optimale, les produits. Les séances de formation seront organisées suivant un planning à convenir avec le responsable du service concerné. A cette fin, le soumissionnaire précisera le type de formation prévu. La formation dispensée devra permettre aux utilisateurs de maîtriser parfaitement les produits et les procédures du stockage à la régithermie. Il appartient à l’adjudicataire de prendre rendez-vous avec les services concernés pour donner la formation aux utilisateurs des produits fournis. Le représentant du CHR HS peut chaque fois qu’il le jugera nécessaire, faire appel au soumissionnaire pour pratiquer une « mise à jour » de ces procédures ou/et de la formation de ses effectifs. II. Dispositions contractuelles Cette deuxième partie fixe la procédure relative à l’exécution du marché. Pour autant qu’il n’y soit pas dérogé, l’Arrêté royal du 14 janvier 2013 et ses modifications ultérieures établissant les règles générales d’exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics est d’application. II.1 Fonctionnaire dirigeant L’exécution des fournitures se déroule sous le contrôle du fonctionnaire dirigeant : Nom : Yves Papleux Adresse : chaussée de Braine 49 à 7060 Soignies II.2 Assurances L’adjudicataire contracte les assurances couvrant sa responsabilité en matière d’accidents de travail et sa responsabilité civile vis-à-vis des tiers lors de l’exécution du marché. Le soumissionnaire aura l'obligation de contracter une ou plusieurs assurances couvrant les dommages qui pourraient être causés aux personnes et aux biens imputables aux produits fournis et à son personnel. Dans un délai de quinze jours à compter de la conclusion du marché, l’adjudicataire justifie qu’il a souscrit ces contrats d’assurances, au moyen d’une attestation établissant l’étendue de la responsabilité garantie requise par les documents du marché. Le début de l’exécution du marché sera soumis à la réception préalable de cette attestation établie par la compagnie d’assurances du soumissionnaire. A tout moment durant l’exécution du marché, l’adjudicataire produit cette attestation, dans un délai d’une semaine à compter de la réception de la demande du pouvoir adjudicateur. Appel d’offre ouvert pour la fourniture de plats cuisinés publicité belge et européenne 12 II.3 Cautionnement Voir dérogations. II.4 Délai de mise en œuvre du marché Le soumissionnaire doit proposer dans son offre un délai de mise en œuvre à partir du moment où il apprend qu’il remporte le marché. Il l’exprimera en jours de calendrier. II.5 Délai de paiement Le paiement des montants dûs au fournisseur est effectué à 30 jours fin de mois pour autant que le pouvoir adjudicateur soit, en même temps, en possession de la facture régulièrement établie ainsi que des autres documents exigés. Ladite facture vaut déclaration de créance. Quand la livraison a lieu en plusieurs fois, le délai est compté à partir du jour de l’achèvement des formalités de la dernière réception de chacune des livraisons partielles. II.6. Factures Les factures sont établies en 1 exemplaire original libellé TVAC : L’A.S.B.L. CHR de la Haute-Senne BP 40 000 1101 Scanning Pour les prestataires de services établis à l’étranger, la facturation devra être libellée en 1 exemplaire original libellé H.T.V.A. Les factures devront également porter l’une des mentions suivantes : - Auto-liquidation, ou - Reverse charge, ou - Taxe à acquitter par le cocontractant L’apposition d’une de ces mentions est aussi valable pour les factures avec taxe à acquitter par le cocontractant. Les factures ne peuvent porter que sur des fournitures livrées et réceptionnées. Elles doivent mentionner : o o o o o o la date d'émission de la facture. le numéro de la facture. la référence du bon de commande (une seule commande par facture) ainsi que le numéro du marché. le détail des fournitures visées, avec la date de livraison. l'adresse complète de l'adjudicataire, son compte bancaire (Iban et Bic), ainsi que son numéro d'immatriculation à la TVA s'il est assujetti. le montant de TVA et le taux appliqué. Appel d’offre ouvert pour la fourniture de plats cuisinés publicité belge et européenne 13 o o o la base d'imposition pour chaque taux de TVA. le prix exprimé dans la monnaie légale du pays du créancier. la signature manuscrite autorisée de l'adjudicataire, sauf dérogation spéciale. Elles seront éditées par semaine, et en outre, accompagnées d’une copie des divers bons de commande de cette période et relatifs à cette facture. L'adjudicataire est tenu d’avertir le CHR H.S. de son intention de céder les factures ou de les domicilier. Les paiements de factures ne peuvent être considérés comme une approbation qualitative des produits. Le paiement ne diminue en rien la responsabilité de l'adjudicataire au cas où, après paiement, il apparaît que les livraisons n’étaient, partiellement ou non, pas conformes. II.7 Réception Le respect constant des performances annoncées et des caractéristiques techniques proposées par le soumissionnaire est essentiel pendant toute la durée du marché. Des contrôles de qualité et de conformité seront régulièrement effectués par un délégué (labo indépendant) du CHR H S en cours de marché. II.7.1. Réceptions provisoires (article 120 de l’AR du 14 janvier 2013) Compte tenu de la durée de conservation de certains produits faisant partie de ce marché, la vérification de la conformité des fournitures livrées aux stipulations du présent document du marché sera effectuée dans les 24H à compter du moment de leur livraison, sans établissement d’un procès-verbal de réception dans le cas où tout est conforme. Le CHR H S aura le droit de prendre possession des fournitures partielles au fur et à mesure des livraisons. En dérogation à l’article 120 de l’AR du 14 janvier 2013, en l’absence d’une notification de refus des fournitures endéans ce délai, la réception provisoire des fournitures livrées sera automatiquement acquise. Si, lors des opérations de réception, les exigences (qualité, dimensions,…) fixées par les documents du marché ne sont pas rencontrées ou ne le sont que partiellement, l’adjudicataire s’engage à apporter gratuitement les modifications ou compléments nécessaires – c’est-à-dire à fournir de nouveaux articles dans le délai imparti. Un nouveau délai de réception commencera à courir à compter de la livraison des nouvelles fournitures. Les frais liés à la fourniture et à la réception de nouveaux articles, suite à la livraison de fournitures défectueuses, seront à charge de l’adjudicataire. La récurrence d’anomalies qualitatives pourra faire l’objet de l’application des mesures prévues au point II.9 ci-dessous. II.7.2. Réception définitive (article 135 de l’AR du 14 janvier 2013) La réception définitive du marché ne pourra avoir lieu que lorsqu’il aura été constaté que toutes les fournitures commandées ont été livrées conformément aux clauses et conditions du marché. La réception définitive des fournitures intervient après l’utilisation du dernier article de la dernière commande effectuée dans le cadre du présent marché. La réception définitive globale du présent marché est assimilée à la dernière réception définitive. Cette réception ne dispense pas que l’adjudicataire supporte la garantie des vices cachés des fournitures et /ou répond des défauts rédhibitoires affectant les produits livrés et assume toutes les Appel d’offre ouvert pour la fourniture de plats cuisinés publicité belge et européenne 14 responsabilités et garanties imposées par le droit de vente et les législations spécifiques à son domaine d’activités et de production. Il supporte toutes les conséquences directes et indirectes en résultant. II.8 Responsabilité de l'adjudicataire L’adjudicataire est responsable des fournitures jusqu’à ce que le délégué du fonctionnaire dirigeant ait vérifié l’espèce et la quantité des fournitures expédiées ou remises, sauf dans le cas où les pertes ou les avaries survenant dans les dépôts du destinataire sont dues à un cas de force majeure, un cas fortuit ou une faute imputable à l’hôpital. II.9 Défauts d’exécution et moyens d’action L'article 44 de l’AR du 14 janvier 2013 est applicable. L’adjudicataire sera en toute hypothèse considéré en défaut d’exécution si les fournitures ne sont pas livrées dans les délais convenus ou lorsqu’elles n'auront pas été livrées conformément aux conditions stipulées dans le présent document du marché. Les différentes dispositions prévues aux articles 44, 46 et 47 de l’AR du 14 janvier 2013 relatif aux marchés de fournitures, sont d’application pour le présent marché. II.9.1. Ruptures et non conformités En cas de rupture dans les livraisons pour les fournitures inhérentes à ce marché : o o o o l’adjudicataire prévient le CHR H S d'une telle situation dans les plus brefs délais, avec un maximum d’1 jour ouvrable après la réception de la commande. Le fait de prévenir est une obligation qui ne prive pas le CHR H S des moyens d’actions dont ils disposent en cas de défaut d’exécution dûment constaté (amendes). l'adjudicataire propose d'initiative et dans les plus brefs délais une alternative respectant, au minimum, les mêmes critères de qualité, aux mêmes conditions financières. en cas de non résolution par l'adjudicataire du problème de rupture dans un délai de 8H ouvrables, le CHR H S pourra prendre immédiatement toutes mesures utiles, notamment en recourant à un prestataire tiers, aux frais du fournisseur défaillant. Le fournisseur en défaut sera tenu de supporter la différence qui pourrait exister entre son prix de l'offre et le prix payé par le pouvoir adjudicateur au fournisseur de remplacement. Il ne pourra en aucun cas bénéficier de la différence en moins. en l'absence d'une alternative répondant au besoin, proposée par le soumissionnaire, une pénalité administrative forfaitaire de 500 euros hors TVA sera due après une mise en demeure notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception, indiquant le manquement constaté et précisant que la pénalité sera applicable à défaut d'une justification recevable transmise par l'adjudicataire à l’expiration d’un délai de 8 (huit) jours à compter de l’envoi de la lettre, sauf délai plus long expressément mentionné dans la mise en demeure. Toute fourniture non conforme aux stipulations du présent cahier des charges sous quelque rapport que ce soit pourra être refusée et pourra faire l'objet d'une indemnisation. Le CHR H S pourra notamment exiger le remplacement immédiat, dès notification de son refus, de la fourniture non conforme. Le CHR H S se réserve le droit de résilier unilatéralement le marché si l’adjudicataire a livré, à trois reprises, un ou plusieurs produits non conformes. Appel d’offre ouvert pour la fourniture de plats cuisinés publicité belge et européenne 15 II.9.2. Amendes pour retard de livraison, livraison incomplète ou anomalie récurrente qualitative La simple expiration du délai de livraison met l’adjudicataire en défaut. En cas de retard de livraison, de livraison incomplète ou d’anomalie récurrente qualitative, l’adjudicataire s’engage à accepter la prise en charge d’indemnités hors TVA fixées comme suit : 50 € par jour de retard jusqu’à livraison complète ou de qualité adéquate de la commande (ces amendes seront appliquées à l’adjudicataire sans que le CHR H S ne doive l’en avertir par lettre recommandée). II.9.3. Mesures d’office Le CHR H S peut recourir aux mesures d’office en cas de défaut d’exécution. II.9.4. Motifs de résiliation du contrat Le CHR H S pourra résilier de manière unilatérale le marché, notamment pour les raisons suivantes : • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • traces de salmonelle, d’entérocoque ou de fécalis dans les analyses bactériologiques, traces de moisissures à la livraison, chaîne du froid interrompue, acheminement des denrées dans de mauvaises conditions d’hygiène et non-respect des normes HACCP, charrois sales, bacs de transport sales, tenue du livreur sale et inadéquate, qualité du service (abandon de la livraison en dehors d’une zone protégée et sans contrôle de réception), présence du livreur dans les enceintes de production sans autorisations ni protections, palettes de livraison non adaptées aux normes HACCP, boîtes cabossées, fendues, rouillées, emballages et/ou cartons d’emballage déchirés, humides ou éventrés, remplacement d’un produit par un autre de qualité inférieure, falsification des produits, dates de péremption dépassées ou inexistantes, dates limites d’utilisation non indiquées suivant les spécifications de la commande, dates limites de consommation non indiquées suivant les spécifications de la commande, étiquetage inexistant en rapport à l’arrêté royal du 13.09.1999 ou non conforme aux documents, incohérence des quantités livrées par rapport aux bons de commande, non-respect des grammages, multiples retards constatés sur le bordereau de livraison, ruptures de stock fréquentes, absence selon les fournitures demandées d’un étiquetage attestant l’origine, les composants, les additifs chimiques ou d’origine naturelle ainsi que des substances accessoires entrant dans la composition artisanale ou industrielle de celles-ci, non-respect des prix conclus, etc…liste non-exhaustive. Appel d’offre ouvert pour la fourniture de plats cuisinés publicité belge et européenne 16 II.10 Emploi des langues Les offres et les documents annexés seront établis en langue française. La langue française sera utilisée dans tous les documents, de quelque nature qu’ils soient, dans les rapports avec le CHR H S , l’adjudicataire, ses fournisseurs et sous-traitants, de même que dans tout différend, litige, etc. survenu entre les participants au présent marché. Les représentants des soumissionnaires devront maîtriser la langue française et les personnes en charge de l’exécution devront pouvoir s’exprimer en langue française. II.11 Confidentialité L'adjudicataire, et le CHR H S garantissent le caractère confidentiel de toute information obtenue dans le cadre de la passation et de l’exécution du présent marché et ne transmettront celle-ci à des tiers qu’après accord écrit de l’autre partie. Dans tous les cas, l'adjudicataire et le CHR H S ne distribueront ces informations qu’aux personnes concernées par le marché. Ils garantissent que les personnes en question prendront connaissance de ces informations et qu’elles respecteront également les obligations de confidentialité. L'adjudicataire s’engage à ne pas mentionner le marché, ni à l’utiliser comme référence dans sa publicité, sans autorisation écrite préalable du pouvoir adjudicateur. II.12 Tierces personnes, sous-traitants Liste des sous-traitants Le recours aux sous-traitants est autorisé. Dans ce cas, ces derniers doivent satisfaire aux prescriptions du présent document du marché pour la partie du marché qu’ils exécutent. Le soumissionnaire communiquera cependant, via l’annexe G (Déclaration de nationalité), la liste de ses sous-traitants – attestée sur l’honneur par le soumissionnaire – qui doit être approuvée par le CHR H S. En cours d’exécution, l’adjudicataire ne pourra modifier cette liste ou y ajouter de nouveaux sous-traitants qu’avec l’accord préalable et écrit du CHR H S. Responsabilités L’approbation par le CHR H S d’un ou plusieurs sous-traitants ne dégage en rien l’adjudicataire de ses responsabilités telles qu’établies par le présent document du marché. Liens juridiques Le CHR H S ne se reconnait aucun lien juridique avec un tiers (fabricant, intermédiaire, sous-traitant). L’adjudicataire reste le seul responsable de l’exécution du marché. Confidentialité Toutes les obligations qui incombent à l’adjudicataire, en particulier l’obligation de confidentialité dont question à l’article II.11, doivent également être imposées à chacune des personnes travaillant pour son compte, ainsi qu’à ses éventuels sous-traitants. Appel d’offre ouvert pour la fourniture de plats cuisinés publicité belge et européenne 17 II.13 Notification de l’approbation de l’offre Les soumissionnaires dont l'offre n'a pas été sélectionnée, est irrégulière, n’a pas été retenue ou a été retenue en seront avertis par courrier motivé. Conformément à l’article 11 de la loi du 17 juin 2013, ils disposeront d’un délai de 15 jours de calendrier à compter du lendemain de l’envoi de ce courrier pour introduire un éventuel recours. Ce courrier n’entraîne aucun engagement contractuel à l’égard du soumissionnaire retenu et suspend par ailleurs le délai de validité des offres. A l’issue de ce délai et en l’absence de recours, la notification de l'approbation de l'offre retenue sera effectuée par l’envoi d’une lettre d’attribution du marché adressée au soumissionnaire retenu. II.14 Instance de recours Les litiges relatifs à l’exécution de ce marché sont exclusivement tranchés par les tribunaux compétents de l’arrondissement judiciaire de MONS. La langue véhiculaire est le français. III. Exigences techniques III.1 Généralités Le présent appel d’offres ouvert a pour objet, la fourniture et la livraison de plats cuisinés mono-portion surgelés, surgelés sous-vide ou encore frais sous-vide ou sous atmosphère gazeuse ou frais en récipients operculés pour les patients du Centre Hospitalier Régional de la Haute Senne (CHRHS). La nature précise des fournitures, ainsi que les conditions techniques requises sont définies dans l’annexe B Inventaire. Le CHR H S est équipé pour l’ensemble de ces services de soins • • d’unités murales à air pulsé de maintien en température positive froide (boisson, dessert, …) et/ou de remise en température (plats chauds)… de navettes isothermiques de transport Le conditionnement devra être compatible avec les chariots-navette présents au CHR HS Les assiettes, bols, raviers, à usage unique devront comporter un film alimentaire pelable. Ces plats seront destinés aux patients hospitalisés pour le repas de midi (dîners) et pour le repas du soir (soupers). Ils composeront tantôt un plat complet, tantôt un plat partiel ou même un complément au repas. Le marché comprend aussi bien des plats portionnés de texture ordinaire que de texture modifiée, des plats de régime alimentaire normal que des plats de régimes alimentaires particuliers. Ce cahier (inventaire en annexe B) précisera les volumes à titre indicatif pour chacune de ces catégories ou sous catégories de repas. Il reprend les principales spécifications techniques attendues (Grammage, variété, régime, texture, composition,…) pour les articles repris dans les six lots. Les menus seront établis d’un commun accord au sein d’une commission « menu » conjointe. Deux représentants de l’entreprise et trois représentants du CHR Haute Senne s’y réuniront trimestriellement. Des sujets conjoints ou logistiques pourront y être débattus. Les menus formeront un cycle de trois semaines restant valable durant un semestre (printemps-été et automne-hiver). Ils seront donc révisables semestriellement. Si un plat est généralement mal accepté par nos patients, il sera remplacé avant le renouvellement cyclique (dans les 3 semaines). Appel d’offre ouvert pour la fourniture de plats cuisinés publicité belge et européenne 18 Le marché est composé de six lots. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Lot 1 : Repas de midi (diners) Lot 2 : Repas de midi (diners) en texture homogène Lot 3 : Repas de midi (diners) en texture lisse Lot 4 : Repas de midi (diners) pédiatriques Lot 5 : Repas du soir (soupers) Lot 6 : Potages individuels Chaque lot peut être attribué distinctement. Un fournisseur peut remporter un ou plusieurs lots. La volonté des gestionnaires est de réduire, voire de supprimer toute préparation culinaire interne relative à l’alimentation des patients. III.2 Etiquetage et traçabilité L’étiquetage devra être individuel, lisible et clair. L’étiquetage et la composition des produits devront répondre à toutes les exigences réglementaires en vigueur, qu’il s’agisse de produits belges ou d’importation. Cet étiquetage devra comporter, au minimum, les mentions suivantes en langue française (idem pour les abréviations) : - la dénomination de vente, - le nom ou la raison sociale et l’adresse du fabricant ou du conditionneur, - le numéro d’agrément sanitaire de l’atelier de préparation, - la liste des ingrédients dans l’ordre décroissant, y compris la mention des additifs utilisés, - la composition nutritionnelle (protides lipides glucides etc.) et l’apport énergétique, - la présence d’allergènes conformément à la réglementation, - la teneur en sodium pour tous produits demandés sans sel ou hyposodés, - le poids net (précisé sans emballage), - le numéro de lot, - la date limite d’utilisation optimum (DLUO), Une étiquette type sera jointe au dossier technique, avec les indications nécessaires à sa compréhension. NB : le numéro de lot devra également figurer sur les bons de livraison correspondants. Quel que soit le mode d’emballage secondaire des produits (cartons ou cagettes), il doit comporter une étiquette de taille suffisante et facilement lisible avec le nom de l’entreprise, la dénomination du produit ainsi que la date limite d’utilisation optimum (DLUO), la température de stockage. Cet emballage devra être conforme aux conditions réglementaires, et notamment concernant les matériaux et pellicules de cellulose destinés à être mis en contact avec des produits alimentaires et des boissons. Dans le cas d’un étiquetage à code à barres, les fournisseurs devront respecter la norme établie : Le soumissionnaire décrit son système interne de traçabilité de ses approvisionnements aux produits finis livrés. Appel d’offre ouvert pour la fourniture de plats cuisinés publicité belge et européenne 19 III.3 Fiche Technique Le soumissionnaire précisera obligatoirement, pour tous les lots, la provenance et l’origine des produits alimentaires. Ils devront également joindre au dossier la fiche technique des produits élaborés (en langue française). Elle comportera au moins les mentions suivantes : • • • • • • • • • • • • • La référence du produit La dénomination du produit La description du produit (caractéristiques) Les ingrédients par ordre décroissant d'importance + allergènes mis en évidence La durée de conservation (DLC) Les conditions de stockage La préparation (mode d'emploi) Poids brut/poids net Dimensions des contenants Date de la dernière mise à jour de la FT Code EAN ou code à barres, le cas échéant Les apports nutritionnels (Protides, Lipides (Poly, mono et saturés), Glucides dont sucre et fibres) Absence d’OGM III.4 Echantillons Le soumissionnaire joint à son offre la liste des produits fabriqués qui correspondent aux exigences définies dans ce CSC (voir document « inventaire » en annexe B). Après l’ouverture des offres, une liste d’échantillons sera adressée par le CHR H S à chaque soumissionnaire retenu. A titre informatif, la fiche d’appréciation de la dégustation sera jointe à cette demande. Un comité de dégustation aura pour mission l’évaluation du critère « qualité organoleptique ». La dégustation aura lieu à l’aveugle. Les produits seront « anonymisés ». Cette dégustation aura lieu courant septembre 2016. Chaque soumissionnaire sera convié à prendre part à celle-ci. Il aura la latitude de procéder ou non à la préparation des échantillons. Il est souhaitable de prendre rendez-vous sur place afin de prendre connaissance préalablement des équipements présents au CHR H S. Chaque échantillon devra être identifié individuellement avec indication du nom du fournisseur, le numéro de lot du produit, la dénomination du produit. Les échantillons fournis non facturables devront être conformes aux produits proposés dans l’offre (marque, qualité, et respect des spécifications techniques). Ils seront accompagnés de leur fiche technique. Ils seront livrés au moment de la dégustation. La non remise d’échantillons constitue un motif de rejet de la proposition du candidat. III.5 Modalité de commandes Le soumissionnaire proposera les méthodes et supports de prise de commande qu’il utilise régulièrement (Commande en ligne, fax, e-mail, programme de commande,…) Appel d’offre ouvert pour la fourniture de plats cuisinés publicité belge et européenne 20 Le fournisseur est tenu d’indiquer dans sa réponse à l’appel d’offres, l’échéancier des jours de commandes par rapport aux jours de livraisons ainsi que sa fréquence de livraison voir annexe F (Echéancier de commande et calendrier des livraisons). Il indiquera par ailleurs le délai minimum pour prendre en compte une modification de commande ou commande urgente. En cas de rupture partielle ou totale d’un produit commandé, le fournisseur s’engage à prévenir le responsable du service Alimentation dans les plus brefs délais. Il propose une alternative en accord avec lui. III.6 Modalités de livraisons Le soumissionnaire décrit sa méthodologie de livraison, les moyens utilisés pour distribués les commandes (véhicules, rolls, cagettes, paniers, etc). Les heures de livraison seront définies de commun accord (avec le soumissionnaire retenu) ainsi que la procédure de réception des marchandises. Les produits et notamment frais et surgelés, doivent respecter certaines conditions de maintien et de contrôle de la température, lors de la conservation et du transport (AR du 04/02/1980). Le transport des produits doit obligatoirement être effectué en véhicule réfrigéré en ce qui concerne les ème gamme... Le transport des produits produits frais, les produits conditionnés sous-vide, les produits de 5 devra se faire dans des conditions d’hygiène optimale. A cette fin, les soumissionnaires sont priés de mentionner dans leur offre les procédures de livraison qu’ils envisagent de mettre en œuvre pour assurer la livraison des fournitures dans les meilleures conditions, ainsi que les procédures pour respecter la non rupture de la chaîne du froid. Le fonctionnement d’un thermomètre enregistreur pendant le transport est requis dans tous les cas. Pour chaque produit livré, le numéro de lot sera mentionné sur le bon de livraison. Pendant les heures de bureau, la signature par le préposé sera uniquement valable pour l’enregistrement de la livraison, mais ne signifiera pas l’approbation quantitative et qualitative des produits reçus. En dehors des heures de bureau, la procédure de réception sera convenue d’un commun accord. III.7 Garantie de salubrité des produits Les marchandises en mauvais état lors de la réception, seront reprises et remplacées sans facturation supplémentaire par le fournisseur, dans un délai de 24 heures maximum. Les produits non fournis à la date prévue seront livrés dans un délai de 24 heures maximum (horaire). Il en sera de même pour tout produit devenu impropre à la consommation avant la fin de la D.L.U.O. Le fournisseur s’engage à assurer une veille au niveau des alertes sanitaires et à prendre, le cas échéant, l’initiative d’un plan de rappel de ses produits. Appel d’offre ouvert pour la fourniture de plats cuisinés publicité belge et européenne 21 III.8 Modalités de contrôles • Les contrôles à réception Des contrôles seront réalisés par le Centre Hospitalier à chaque livraison. Les températures relevées par l’agent réceptionnaire seront seules reconnues valables. Il est précisé que le titulaire du marché ne devra, en aucun cas, livrer des quantités supérieures aux commandes. Il doit prévoir un conditionnement approprié. • Les contrôles d’approvisionnement Des contrôles réguliers des produits peuvent être réalisés par le Centre Hospitalier Haute Senne. En cas d’analyses non - conformes, le fournisseur sera avisé, par courrier, et sera tenu de réaliser un nouveau contrôle à sa charge, et d’en communiquer les résultats. Dans l’attente de ceux-ci, l’achat du produit pourra être suspendu. • Les contrôles chez le fournisseur Le Centre Hospitalier Haute Senne se réserve la possibilité de visiter le fournisseur à l’improviste en vue d’auditer le système HACCP en place, les ateliers de fabrication et les locaux de stockage du titulaire du marché. La vérification, le contrôle qualitatif et sanitaire des produits objets du présent Cahier pourront être effectués par un laboratoire agréé et choisi par le CHR Haute Senne. Appel d’offre ouvert pour la fourniture de plats cuisinés publicité belge et européenne 22 Annexe A : FORMULAIRE D'ENGAGEMENT OFFRE DE PRIX POUR LE MARCHE AYANT POUR OBJET « Fourniture de plats cuisinés » APPEL D'OFFRES OUVERT AVEC PUBLICITE BELGE ET EUROPEENNE (formulaire imposé, à joindre obligatoirement à l’offre en tête de la soumission) Important : ce formulaire d’offre doit être complété dans son entièreté, et signé par le soumissionnaire. Tous les montants doivent être complétés en chiffres ET en toutes lettres. Personne physique Le soussigné (nom et prénom) : …………………………………………………………………………………… Qualité ou profession : ….…………………………………………………………………………………………... Nationalité : …………………………………………………………………………………………………………… Domicile (adresse complète) : ……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………….. Téléphone : …..............……………………………………………………………………………………………… Fax : ...…………………………………………………………………………………………………………………. E-mail : ...……………………………………………………………………………………………………………… OU (biffer les mentions inutiles) Société La firme (dénomination, raison sociale) : …………………………………………………………………………. Nationalité : ...………………………………………………………………………………………………………… Ayant son siège à (adresse complète) : ………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………………. Téléphone : …………………………………………………………………………………………………………... Fax : …………………………………………………………………………………………………………………… E-mail : ………………………………………………………………………………………………………………… Représentée par le(s) soussigné(s) : …...…………………………………………………………………………. OU (biffer les mentions inutiles) Association momentanée Les soussignés, en association momentanée pour le présent marché (nom, prénom, qualité ou profession, nationalité, siège provisoire) : …………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………….. S’ENGAGE(NT) (SOLIDAIREMENT*) SUR SES/LEURS BIENS MEUBLES ET IMMEUBLES A EXECUTER LE MARCHE CONFORMEMENT AUX CLAUSES ET CONDITIONS DU DOCUMENT DU MARCHE PUBLIC SUSMENTIONNE : (*) avec les tiers et fournisseurs Appel d’offre ouvert pour la fourniture de plats cuisinés publicité belge et européenne 23 pour un montant total annuel estimé à (pour le total des lots auxquels il est soumissionné) : (en chiffres, TVA incluse) : ………………………………………………………………………………………….. (en lettres, TVA incluse) : ……………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………................... ………………………………………………………………………………………………………………………….. Informations générales N° d’inscription au Registre du Commerce : ………………………………………………………………………. Numéro d’immatriculation à l’ONSS : ……………………………………………………………………………… Numéro de TVA (en Belgique uniquement) : ……………………………………………………………………… Fax pour l'envoi des commandes : …………………………………………………………………………………. E-mail pour l'envoi des commandes : ...……………………………………………………………………………. Le soumissionnaire autorise l'O.N.S.S. à fournir directement au CHR HS tous les renseignements concernant la situation de son compte envers cet office. Le soumissionnaire autorise le CHR HS à prendre toutes les informations utiles de nature financière ou morale à son sujet auprès d'autres organismes ou institutions. Délai de disponibilité des produits Le délai de disponibilité des produits attesté par le soumissionnaire à partir du lendemain de la date de notification du marché est de (maximum X semaines) : ………………………………………………………… Paiements Les paiements seront effectués valablement par le CHR HS, par virement ou versement : sur le compte : ………………………………………………………………………………………………………... de l’institution financière : ……………………………………………………………………………………………. ouvert au nom de : ...…………………………………………………………………………………………………. Connaissance des lieux Le soumissionnaire atteste connaître les lieux et modalités de livraison des fournitures, ainsi que les chemins d’accès. Son offre est donc établie en fonction de toutes les difficultés liées à ces livraisons. A cette offre, le soumissionnaire joint les documents requis par les documents du marché, datés et signés. Note importante Le soumissionnaire ne peut se prévaloir des vices de forme dont est entachée son offre, ni des erreurs ou omissions qu’elle comporte (article 87 de l’arrêté royal du 15 juillet 2011). Contacts avec le CHR HS. Pour tout rapport avec le CHR HS concernant le présent engagement (en particulier durant la phase de passation du marché), la langue choisie est le français et les coordonnées uniques pour toute communication sont les suivantes : Appel d’offre ouvert pour la fourniture de plats cuisinés publicité belge et européenne 24 Nom, prénom : ………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………. Adresse : ……………………………………………………………………………………………………………… Code postal : …………… Fax : ………….................…………Téléphone : …………………………………… E-mail : ……………………………………………………………………………………………………………….. La personne de contact en cas d’association momentanée pour le présent marché est : Nom, prénom : ……………………………………………………………………………………………………….. N° de téléphone : ………………………………… N° de GSM : ...………………………………………………. E-mail : ………………………………………………………………………………………………………………… Localité, Pays : ...……………………………………………………………………………………………………... Le délégué pour le présent marché est : Nom, prénom : ……………………………………………………………………………………………………….. N° de téléphone : ………………………………… N° de GSM : ...………………………………………………. E-mail : ………………………………………………………………………………………………………………… Localité, Pays : ...……………………………………………………………………………………………………... Le transporteur ou le distributeur principal pour le présent marché est : Nom, prénom : ……………………………………………………………………………………………………….. N° de téléphone : ………………………………… N° de GSM : ...………………………………………………. E-mail : ………………………………………………………………………………………………………………… Localité, Pays : ...……………………………………………………………………………………………………... Fait à ……………………………, le ...………………………………… Le soumissionnaire, Signature : ……………………………………………………………… Nom et prénom : ...…………………………………………………….. Fonction : ……………………………………………………………. … Appel d’offre ouvert pour la fourniture de plats cuisinés publicité belge et européenne 25 Annexe B : INVENTAIRE (Document A3 joint). Annexe C : REPONSE AUX BESOINS (Document A3 joint). Appel d’offre ouvert pour la fourniture de plats cuisinés publicité belge et européenne 26 Annexe D : CAPACITE FINANCIERE – CHIFFRE D’AFFAIRES (formulaire imposé, à joindre obligatoirement à l’offre) Je soussigné, ………………………………………………………………………………………….. Représentant de (cocher la case adéquate) : o la s.a. …………………………………………………………………………………………. o la s.p.r.l. ……………………………………………………………………………………….. o l’association momentanée ...……………………………………………………………… o la société ……………………………………………………………………………………. o personne physique …………………………………………………………………………. déclare sur l’honneur que celle-ci a réalisé le chiffre d’affaire suivant : Année Chiffre d’affaires annuel global (parmi les 3 derniers exercices disponibles) (par an, TVA comprise) Rappel : pour être sélectionné, le montant de l’offre TVA comprise du soumissionnaire pour l'ensemble des lots pour lesquels il soumissionne ne pourra excéder 25 % de son chiffre d’affaires annuel global, TVA comprise. Fait à ……………………………, le ...………………………………… Le soumissionnaire, Signature : ……………………………………………………………… Nom et prénom : ...…………………………………………………….. Fonction : ……………………………………………………………. … Appel d’offre ouvert pour la fourniture de plats cuisinés publicité belge et européenne 27 Annexe E : REFERENCES SIMILAIRES (formulaire imposé, à joindre obligatoirement à l’offre) Je soussigné, ………………………………………………………………………………………….. Représentant de (cocher la case adéquate) : o la s.a. …………………………………………………………………………………………. o la s.p.r.l. ……………………………………………………………………………………….. o l’association momentanée ...……………………………………………………………… o la société ……………………………………………………………………………………. o personne physique …………………………………………………………………………. déclare sur l’honneur que celle-ci a effectué les livraisons suivantes : Année Dénomination et coordonnées du client (parmi les 3 derniers exercices) Type de fournitures livrées Montant annuel total TVAC Fait à ……………………………, le ...………………………………… Le soumissionnaire, Signature : ……………………………………………………………… Nom et prénom : ...…………………………………………………….. Fonction : ……………………………………………………………. … Appel d’offre ouvert pour la fourniture de plats cuisinés publicité belge et européenne 28 Annexe F : ECHEANCIER DE COMMANDE & CALENDRIER DES LIVRAISONS • Echéancier de commande : Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche Commandes Commentaires et description : • Calendrier des livraisons : Le soumissionnaire doit obligatoirement répondre au minimum à trois livraisons par semaine. La cotation est effectuée sur le nombre de jour par semaine proposé par le soumissionnaire (maximum 7 points) Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche Livraisons Appel d’offre ouvert pour la fourniture de plats cuisinés publicité belge et européenne 29 Annexe G : DECLARATION DE NATIONALITE ET DE SOUS-TRAITANCE (formulaire imposé, à joindre obligatoirement à l’offre) Je déclare être de nationalité …………………………………………………………………………. avec résidence effective à …………………………………………………………………………….. J’aurai recours pour l’exécution de ce marché à du personnel de nationalité : ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… Les produits que j’emploierai et les matériaux que je fournirai seront d’origine : Provenance : ……………………………………………….. ……………………………………………….. ……………………………………………….. ……………………………………………….. ……………………………………………….. ……………………………………………….. ……………………………………………….. ……………………………………………….. ……………………………………………….. ……………………………………………….. ……………………………………………….. ……………………………………………….. ……………………………………………….. Dénomination : ……………………………………………….. ……………………………………………….. ……………………………………………….. ……………………………………………….. ……………………………………………….. ……………………………………………….. ……………………………………………….. ……………………………………………….. ……………………………………………….. ……………………………………………….. ……………………………………………….. ……………………………………………….. ……………………………………………….. N.B. : Une fourniture ou un matériau en provenance de pays non membres de la C.E.E. et fourni par un concessionnaire membre est considéré comme produit étranger. En conséquence, la provenance et la dénomination du produit seront spécifiées ci-dessus. Je déclare n’avoir pas de sous-traitant. OU Mes sous-traitants sont : 1) Nationalité : ……………………………………………………………………………………………………….. Nom : ...……………………………………………………………………………………………………………. Adresse : ………………………………………………………………………………………………………….. N° de téléphone : ………………………………………………………………………………………………… 2) Nationalité : ……………………………………………………………………………………………………… Nom : ...……………………………………………………………………………………………………………. Adresse : ………………………………………………………………………………………………………….. N° de téléphone : ………………………………………………………………………………………………… Appel d’offre ouvert pour la fourniture de plats cuisinés publicité belge et européenne 30 3) Nationalité : ………………………………………………………………………………………………………. Nom : ...……………………………………………………………………………………………………………. Adresse : ………………………………………………………………………………………………………….. N° de téléphone : ………………………………………………………………………………………………… Description exacte des prestations qui leur seront confiées : ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… Description du matériel dont ils disposent : ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………… Fait à ……………………………, le ...………………………………… Le soumissionnaire, Signature : ……………………………………………………………… Nom et prénom : ...…………………………………………………….. Fonction : ……………………………………………………………. … Appel d’offre ouvert pour la fourniture de plats cuisinés publicité belge et européenne 31 Annexe H : DECLARATION SUR L’HONNEUR (formulaire imposé, à joindre obligatoirement à l’offre) Je soussigné, ……………………………………….. Représentant de (compléter la rubrique adéquate) : la S.A. …………………………………………………………. la S.P.R.L. …………………………………………………….. l’association momentanée …………………………………….. personne physique …………………………………………….. déclare sur l’honneur que celle-ci : (extrait de l’article 17) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. n’est pas en état de faillite, de liquidation, de cessation d’activité, de concordat judiciaire ou dans toute situation analogue résultant d’une procédure de même nature existant dans les législations ou réglementations nationales ; n’a pas fait l’aveu de faillite, d’une procédure de liquidation, de concordat judiciaire ou dans toute situation analogue résultant d’une procédure de même nature existant dans les législations ou réglementations nationales ; n’a pas fait l’objet d’une condamnation prononcée par un jugement ayant force de chose jugée pour tout délit affectant sa moralité professionnelle ; n’a pas, en matière professionnelle, commis une faute grave (extrait de l’article 21 § 4) n’est pas mise sous conseil pour cause de prodigalité ; n’est pas mise sous administration provisoire ou sous tutelle pour faiblesse d’esprit ; n’a pas été condamnée sous peine privative de liberté d’un mois ou plus pour la participation à l’une des infractions énumérées ci-après ou, le cas échéant, à la tentative de ces infractions. a. b. c. d. e. f. g. h. crimes ou délits contre la sûreté de l’état, crimes ou délits contre la voie publique, coalition de fonctionnaires, concussions et détournement commis par des fonctionnaires, corruptions de fonctionnaires, entraves apportées à l’exécution de travaux publics, crimes et délits des fournisseurs, crimes et délits contre les propriétés. Fait à ………………………., le …………………… Signature du soumissionnaire. Appel d’offre ouvert pour la fourniture de plats cuisinés publicité belge et européenne 32 Annexe I : CERTIFICAT DE BONNES EXECUTIONS (document obligatoire) NOM du client …………………………………………..….………….………….……………………………… OBJET SOCIAL du client …………………………………………..….………….………….………………… ADRESSE du client : …………………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………….. Personne de contact (+ titre) : ................................................................................................................ Tél :................................. e-mail :............................................................................................................. Objet du marché : Fournitures de plats cuisinés Nous soussignés, ..................................................................................................................................... certifions que la société ........................................................................................................................... située à..................................................................................................................................................... a exécuté durant l’année …………….……. les fournitures de produits dont question précédemment et que ce marché a été réalisé dans les règles de l’art. Observation(s) éventuelle(s) : …………………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………….. Fait à ………………………, le …………………………………. NOM et SIGNATURE du responsable Appel d’offre ouvert pour la fourniture de plats cuisinés publicité belge et européenne Cachet de l’établissement 33 Annexe J : Description du système H.A.C.C.P Pour être sélectionné, le soumissionnaire doit joindre impérativement à son offre la description du système HACCP mis en place au sein de son entreprise. Le soumissionnaire y précisera la situation de son entreprise en terme de mise en place du système HACCP (Hazard Analysis Critical Control Point / Analyse des dangers - Points critiques pour leur maîtrise). Le soumissionnaire doit disposer d’un système HACCP fonctionnel au sein de son établissement. A cet effet, il doit fournir lors de la soumission les informations suivantes : o la liste des dangers majeurs pris en compte. o le diagramme de production simplifié avec indication des points critiques à maîtriser. o les limites fixées pour chaque point critique. o les actions correctives prévues dans le cas de dépassement des limites fixées. o le plan de contrôle qualité des matières premières, produits en fabrication et des produits finis - types de contrôles et fréquence. o Ses certificats d’agréation (reconnaissance par l’organisme officiel) de transformateur, de transporteur de produits alimentaires, pour l’entité qui prendra techniquement le CHR Haute Senne en charge. Si le soumissionnaire ne dispose pas à l’heure de la soumission de manuel HACCP et si ledit système n’est pas fonctionnel sur le terrain, il devra, à l’heure de l’adjudication, être en ordre. En aucun cas des manquements en matière d’hygiène de base ne seront tolérés lors de l’adjudication. Fait à ……………………………, le ...………………………………… Le soumissionnaire, Signature : ……………………………………………………………… Nom et prénom : ...…………………………………………………….. Fonction : ……………………………………………………………. … Appel d’offre ouvert pour la fourniture de plats cuisinés publicité belge et européenne 34 Annexe K : DECLARATION BANCAIRE Cette déclaration concerne le marché public : « Fourniture de plats cuisinés » Nous confirmons par la présente …………………………………………………………………………………… (nom et adresse ou raison sociale et siège social du candidat ou du soumissionnaire) est notre client. Les relations financières que nous entretenons avec ce client nous ont jusqu’à présent donné entière satisfaction et nous n’avons pu constater aucun élément négatif méritant d’être relevé. Il jouit jusqu’à présent de notre entière confiance. Sur la base des données dont notre banque dispose actuellement et sans préjuger du futur, ce client dispose actuellement de la capacité financière et économique lui permettant de mener à bien le marché public mentionné ci-dessus. Notre banque délivre ce document sans restriction ni réserve de notre part autres que celles mentionnées ci-dessus. Fait à ………………………., le …………………… Dénomination de la bande, nom et titre du signataire et signature Cette attestation est à compléter et à joindre à l’offre. Appel d’offre ouvert pour la fourniture de plats cuisinés publicité belge et européenne 35 Annexe L : FORMATION Le soumissionnaire accompagne l’équipe alimentation et diététique du CHR Haute Senne en vue de l’utilisation optimale des produits qu’il fournit. Il décrit le contenu de ses formations, la fréquence de celles-ci, et le nombre de personne qu’il prend en charge lors de chacune de ces formations, Soumissionnaire N° Appréciation de la description du contenu des formations à l’utilisation de son système de commande Bon 3 pts Moyen 2 pts Faible 1 pt au stockage adéquat et à la manutention des produits livrés la compréhension de l’étiquetage la lecture de la Fiche Technique la méthodologie d’utilisation, o la procédure de décongélation, o la procédure de régithermie la gestion des déchets d’emballages Total …….. Le classement est établi selon le tableau ci-dessus et les points attribués comme décrit dans les critères de sélection au point Formation. Appel d’offre ouvert pour la fourniture de plats cuisinés publicité belge et européenne 36
