Mode d`emploi FSE, à l`attention des candidats Après avoir vérifié
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Mode d'emploi FSE, à l’attention des candidats Après avoir vérifié que l'opération envisagée correspond aux critères fixés par l’appel à projets correspondant, il appartient aux candidats de déposer une demande de subvention, en téléchargeant sur le site du Conseil général un dossier spécifique (retour en 2 exemplaires à la cellule FSE, Direction générale adjointe du Développement social, éducatif et culturel, Place de la Révolution française, 90 020 Belfort Cedex). La participation communautaire sollicitée n’est pas compatible avec un autre financement FSE Les dépenses éligibles sont définies par décret n°2007-1303 du 3 septembre 2007. Un projet FSE est réalisé en six phases, depuis le dépôt de la demande jusqu'à la conservation des pièces justificatives des dépenses et des ressources du projet. Les exigences propres à chacune de ces phases doivent être anticipées afin de favoriser les conditions d'exécution du projet. Les six phases d'un projet : Dépôt d'une demande Instruction et notification de décision Conventionnement Vérification de service fait Versement du FSE Conservation des pièces justificatives et contrôle Des textes règlementaires sont susceptibles de venir modifier les règles présentées ici. Il est donc nécessaire, en outre, de se tenir informé de la règlementation applicable. 1 - Dépôt d'une demande Toute opération susceptible d'intégrer un financement FSE doit être présentée sous la forme d'une demande de concours spécifique. Les pièces requises sont indiquées dans le dossier de demande de subvention et le dossier d’appel à projets. Les certifications de co-financement correspondent aux apports de tout organisme tiers (public ou privé) en vue de la réalisation du projet ainsi que la part d'autofinancement éventuelle de l'organisme. Elles doivent obligatoirement mentionner les points suivants : Intitulé de l'action et objet du financement (nature des dépenses prises en compte) Période prise en compte au titre du financement (découpage par tranche annuelle de 12 mois maximum) Montant octroyé (découpage par tranche annuelle de 12 mois maximum Référence de la délibération pour l'octroi de l'aide ou, à défaut, date de cette délibération (attestation de cofinancement) Modalités de l'octroi de l'aide (subvention, marché, mise à disposition de biens ou services) Les montants faisant l'objet de certifications devront correspondre au plan de financement du projet, détaillé par tranche annuelle. Le dossier complet sera adressé en 2 exemplaires originaux et un exemplaire électronique à la cellule FSE. La demande de financement adressée aux services du Département doit faire nettement apparaître : La valeur ajoutée du financement communautaire pour la réalisation du projet, en termes quantitatifs et qualitatifs ; Les éléments constitutifs des dépenses prévisionnelles, poste par poste ; Le montant, la nature (subvention, mise à disposition gratuite de biens et services), l'objet (finalité du paiement), la période prise en compte au titre des contreparties mobilisées au titre du projet. Aucune demande de financement adressée sous une forme incomplète ne pourra être inscrite au comité de programmation. La période prise en compte au titre du FSE débute à la date de réception d'une demande de financement recevable. Toutefois le financement communautaire peut intervenir sur une action déjà engagée, sous réserve que les contreparties soient mobilisées pour la période considérée. 2 – Instruction et notification de décision Suite à l'envoi d'une demande, le candidat reçoit un accusé de réception. Son dossier est instruit par le service instructeur (Cellule FSE), qui pourra être amené à requérir des éléments d'informations complémentaires. Le dossier de demande est inscrit en comité de pilotage FSE, instance de sélection des projets. Le dossier est ensuite présenté à la Commission permanente du Conseil général qui se prononce par voie de délibération sur l’octroi, ou non, d’une subvention FSE aux opérations présentées. En cas de rejet ou d’ajournement, le demandeur est informé par courrier. En cas d’accord du dossier par la Commission permanente, un courrier de notification est adressé au demandeur, accompagné de la convention FSE. Le Comité Régional de Programmation émet également un avis consultatif. • Les avenants : Si des changements significatifs interviennent dans la mise en œuvre du projet (changement des dates de réalisation, modification du plan de financement), le porteur de projet est tenu d'en rendre compte au service instructeur. Celui-ci détermine l'opportunité d'intégrer les écarts constatés à la convention (ou à l'arrêté attributif de subvention) par la voie d'un avenant. Le service instructeur peut être amené à rejeter des dépenses ou des ressources supplémentaires, intégrées au bilan d'exécution du projet sans passation préalable d'un avenant, ce qui peut amener une réduction de la participation communautaire. • La publicité FSE : La publicité sur les actions cofinancées par le FSE a pour objectif d'augmenter la notoriété et la transparence de l'action de l'Union Européenne au niveau départemental. Quel que soit le porteur dont l'action est subventionnée par le FSE, celui-ci a l'obligation d'assurer son devoir de publicité auprès des bénéficiaires ultimes (c'est à dire les participants de l’action ) grâce à la mise en place sur les documents et les lieux des actions de visuels propres au FSE et à la Communauté européenne. 3 - Conventionnement Si la demande de financement est agréée, une proposition de convention est adressée par le service instructeur au porteur de projet. Ce document fixe les obligations réciproques du Département (en qualité d’Organisme Intermédiaire) et de l'organisme porteur de projet au titre de l'exécution du projet. Le Département en qualité d’Organisme intermédiaire s'engage à verser une participation communautaire sous forme de remboursements. Le porteur de projet s'engage à réaliser le projet selon les conditions fixées dans la demande de financement agréée.). Il doit produire des bilans d'exécution au titre des actions mises en œuvre dans les délais fixés et conserver l'ensemble des pièces justificatives afférentes (pièces comptables afférentes aux dépenses réalisées, pièces attestant la réalisation matérielle des actions). Les versements sont effectués postérieurement à la signature de la convention. 4 – Vérification de service fait Ces contrôles de vérification de service fait sont assurés par la Cellule FSE, en lien avec la Direction de l’insertion du Conseil général. Ils conditionnent le remboursement des dépenses au titre du FSE Vérification en cours d’action : Ceci consiste par exemple en une visite sur place afin de contrôler la réalité physique de l'action. Vérification après action : Suite à la réception et l'instruction du bilan final de l'action, chaque opérateur fournit les pièces demandées dans le cadre de la vérification de service fait. La vérification de service fait comporte : pour tous les dossiers, une vérification systématique de la cohérence de la demande de paiement en vue d’établir la réalité et l’éligibilité des dépenses déclarées (vérification de toutes les pièces justificatives) pour un échantillon de dossiers, une vérification plus détaillée par la cellule FSE des pièces produites, pouvant comporter une visite sur place 5 - Versement du FSE Les versements effectués au titre du FSE s’effectuent après contrôle de service fait et prennent la forme : d’acomptes du montant FSE prévisionnel, sous réserve de production des justificatifs des dépenses acquittées et bilan intermédiaire correspondant à l’avancée de la réalisation de l’action du solde d’une tranche annuelle, sous réserve de production d'un Bilan qualitatif, Quantitatif et Financier, après clôture de l'action. Dans le cas d'une convention pluri-annuelle, les versements concernant une année N ne peuvent intervenir sans la clôture et le versement du solde de la subvention FSE pour l'année précédente. 6 - Conservation des pièces justificatives et contrôles postérieurement au paiement du solde Le porteur de projet est tenu de conserver l'ensemble des pièces justificatives afférentes aux actions réalisées, au titre desquelles est demandé un remboursement de la participation du FSE. Ces pièces comprennent les pièces justificatives comptables (bulletins de paie, factures..) afférentes aux dépenses déclarées, ainsi que des certificats de mise à disposition, en cas de valorisation de contributions en nature. En complément, l'organisme devra pouvoir rendre compte des clés de répartition utilisées, ainsi que, le cas échéant, des modes de valorisation des contributions en nature. Les clés de répartition correspondent à la part de l'action cofinancée dans l'activité globale de la structure, elles sont définies sur la base de données physiques et quantitatives pertinentes, à l'exclusion de tout élément financier. Enfin, l'organisme doit conserver l'ensemble des éléments attestant la réalité matérielle de l'action : Fiches d'émargement correspondant aux actions d'accompagnement réalisées ; Programmes des réunions, convocations et listes des participants ; Etudes et travaux de capitalisation produits à l'issue du projet ; L'ensemble des pièces justificatives doit être conservé par l'organisme jusqu'au 31 décembre 2021 (date indicative).
