NOTE TECHNIQUE FSE DOCUMENTS BUDGETAIRES

NOTE TECHNIQUE FSE
DOCUMENTS BUDGETAIRES
Programmation 2014
La programmation 2014 du Plan Local pour l’Insertion et l’Emploi de Laval Agglomération
bénéficie de fonds européens.
Ces fonds européens sont gérés par l’association AGPLIE 49 53 72 regroupant la gestion
financière de 4 PLIE de la Région Pays de Loire et ils relèvent de l’objectif Compétitivité
Régionale et Emploi 2007-2013 de la Programmation Opérationnel National du FSE et
notamment de :
Axe 3 « Cohésion Sociale, inclusion sociale et lutte contre les discriminations »
Mesure 31 « Cohésion sociale »
Sous-mesure 312 « Accompagnement des politiques des communes et des
structures intercommunales »
Cette note est destinée à aider les porteurs de projet à tenir compte des modalités de mise
en oeuvre du Fonds Social Européen dans l’élaboration de leurs propositions d’actions.
Elle constitue donc un outil mais ne prétend pas répondre à toutes les questions que peut se
poser un porteur de projet.
Le Fond Social Européen (FSE) soutient des actions relevant de son champ d’intervention.
Ces actions sont soumises à la réglementation du FSE.
1. Eligibilité de l’action, du public, des dépenses et des cofinancements
1-1. Eligibilité de l’action
L’action proposée doit porter sur la mise en oeuvre d’un parcours individualisé d’insertion
professionnelle pour les participants du PLIE.
1-2. Eligibilité du public
L’aide communautaire porte sur les actions soutenues par le PLIE, seuls les participants du
PLIE sont donc éligibles.
1-3. Eligibilité des dépenses
Les dépenses présentées doivent concerner clairement l’action cofinancée au bénéfice d’un
public éligible (PLIE) et être éligibles au FSE.
Ne sont pas éligibles au FSE, les dépenses suivantes :
_ Frais financiers, bancaires et intérêts d’emprunt,
_ Coût d’achat des équipements amortissables
_ Coût d’achat des biens immobiliers,
_ Salaires des fonctionnaires,
_ TVA récupérable,
_ Commissions, indemnités extralégales,
_ Frais sans lien avec l’action,
_ Charges exceptionnelles sur exercice antérieur,
_ Provisions pour charges à réaliser,
_ Commissions, indemnités extralégales.
Précisions sur les dépenses éligibles :
– Date d’éligibilité des dépenses: la date de prise en compte des dépenses est inscrite
dans la convention FSE ; aucune dépense engagée postérieurement à la clôture de
la convention ou de son dernier avenant ne pourra être retenue.
– Salaires et charges du personnel : les rémunérations prises en compte concernent le
personnel enseignant et non enseignant travaillant sur le projet et calculées au
prorata du temps passé sur l’action.
– Frais de déplacement et de séjour : ces dépenses concernent le personnel travaillant
sur le projet et doivent par conséquent être clairement définies.
– Rémunération des bénéficiaires: il s’agit des rémunérations des bénéficiaires
éligibles (PLIE). Les montants versés par les organismes liquidateurs (ASP, …) au
titre des contrats aidés peuvent être pris en compte dans les dépenses et auquel cas
doivent être inscrits en recettes.
– Frais de fonctionnement : ces frais peuvent être distingués ainsi :
o les charges directes pouvant être affectées sans objection à l’action,
o les charges indirectes qui doivent être affectées au prorata à l’opération
cofinancée selon une méthode juste, équitable et dûment justifiée.
– Amortissements des biens : Les biens amortis doivent être dédiés à l’action et ne
doivent pas être financés par des fonds publics.
– Honoraires, intervenants externes : ces dépenses doivent directement être liées à
l’action et être nécessaires pour sa mise en oeuvre. Elles ne doivent pas engendrées
un surcoût injustifié de l’action.
– Coût d’achat des matières premières et des petits équipements non amortissables
– La sous-traitance: les dépenses relatives aux contrats de sous-traitance sont
éligibles au FSE si
o l’augmentation du coût d’exécution de l’opération apporte une valeur ajoutée
équivalente,
o le paiement n’est pas défini en pourcentage du coût total du projet.
_ Le crédit-bail: cette dépense peut être éligible si le montant maximal éligible (l’achat
du bien) n’excède pas la valeur marchande nette du bien loué. L’option de crédit-bail
doit se révéler être l’option la plus rentable pour obtenir la jouissance du bien.
_ TVA et autres taxes: ces charges sont éligibles si elles sont réellement et
définitivement supportées par la structure.
! Clé de répartition utilisée pour le calcul des charges indirectes affectées à l’action :
la méthode de répartition doit être obligatoirement définie et indiquée dans la rubrique
prévue à cet effet dans le formulaire du budget prévisionnel.
Un tableau de détermination des coûts par poste de dépenses vous est joint en annexe.
1-4. Eligibilité des cofinancements
Le FSE vient en cofinancement d’autres crédits, il s’agit du principe d’additionnalité du FSE.
Principe d’additionnalité du FSE
Un des principes de base du FSE est l’additionnalité des financements. Le FSE est un
complément de l’action et contribue à sa réalisation. Ce principe implique que le FSE ne se
substitue pas aux financements de l’Etat et des autres financeurs nationaux mais vient en
addition à ces financements. Le FSE doit avoir un impact sur la qualité du projet financé.
Les financements renseignés au budget doivent être éligibles au FSE, concerner les
bénéficiaires et intervenir dans l’action.
Financements mobilisables et non mobilisables
Tous les financements éligibles ne sont pas mobilisables en contrepartie du FSE.
Dans le cadre du FSE, les financements apportés par les organismes suivants sont
mobilisables :
o collectivités locales,
o Laval Agglomération,
o Conseil Général de la Mayenne,
o Conseil Régional des Pays de la Loire,
o Les organismes publics et assimilés (DIRECCTE,…)
o Participation de l’Etat et du Conseil Général au titre de la rémunération des
Contrats d’Accompagnement dans l’Emploi (CAE)
o Fonds Privés (autres que l’autofinancement).
Les autres financements tels que ceux apportés par l’Etat autres que ceux précités, les
recettes liées à l’action et les fonds propres ne sont pas mobilisables.
Toutefois, tous les financements intervenant dans l’action et concernant les
bénéficiaires PLIE doivent être inscrits dans le budget prévisionnel.
! A défaut d’indication écrite d’un financeur précisant l’exclusivité de l’aide aux participants
PLIE, les financements affichés dans le budget PLIE doivent pouvoir se justifier par un
prorata appliqué sur les financements totaux ou être valorisés dans le cas de mise à
disposition de moyens.
2. Les obligations liées au FSE
2-1. Tenue d’une comptabilité séparée
L’action cofinancée par le FSE doit faire l’objet d’une comptabilité séparée ou à défaut d’une
codification comptable adéquate. Un système extracomptable par enliassement
des pièces justificatives peut être retenu si elles sont accompagnées d’une liste
récapitulative des pièces comprenant les références permettant un rattachement aux postes
de dépenses prévus dans l’acte conventionnel et aux postes comptables, d’un tableau de
synthèse par poste de dépenses, et le cas échéant, d’une note explicative des clés de
répartition utilisées.
2-2. Information et publicité de la participation du FSE
L’organisme bénéficiaire de l’aide FSE s’engage à assurer la publicité de la participation
européenne selon les dispositions du règlement (CE) n° 1159/2000 du 30 mai 2000.
Extrait de la réglementation FSE 2007-2013 « la transparence des programmes et la visibilité
de l’apport de l’Union Européenne auprès des citoyens doivent être assurées au plan de la
communication.
Le logo « l’Europe s’engage en Pays de la Loire avec le FSE » devra être utilisé sur tous
les supports de communication liés à l’intervention des Fonds européens. Il s’appliquera à
l’ensemble des programmes régionaux et nationaux. »
Il est indispensable :
– que les documents utilisés lors du déroulement des actions ou des opérations
portent systématiquement la mention de la participation du FSE ;
– d’utiliser le logo de l’Union Européenne accompagné de la mention « Fonds Social
Européen » ainsi que le logo « l’Europe s’engage en Bourgogne avec le FSE » ;
– de faire apparaître systématiquement le drapeau européen sur les états de présence
ou listes d’émargement ;
– d’apposer une affiche (ou une plaque signalétique) dans l’établissement ;
– si l’organisme bénéficiaire dispose d’un site web de faire figurer le logo européen sur
la page d’accueil ;
– d’informer les participants PLIE de la participation européenne par tout moyen
(plaquettes d’information, réunions, …) ;
3. Contrôle de Service Fait
AGPLIE en sa qualité de gestionnaire d’une subvention FSE doit procéder au contrôle de
service fait sur les actions qu’il cofinance.
Les contrôles de service fait ont pour objet de vérifier :
– la réalité physique et financière des dépenses et des ressources déclarées au titre
de l’action cofinancée ;
– la conformité de ces réalisations au regard des annexes techniques et financières
des actes conventionnels ;
– la conformité entre les données financières et les données relatives à la réalisation
physique de l’action ;
– l’éligibilité des dépenses.
Ces contrôles seront réalisés sous forme de visite sur place en cours d’exécution de l’action,
de contrôle de pièces justificatives à transmettre ou sur site.
Tableau de détermination des coûts par poste de dépenses
Poste de
dépenses
Personnel
enseignant
Descriptif
Types de dépenses
Personnel permanent en charge
du public PLIE :
Accueillant – Encadrant –
Accompagnateur - Enseignant
Rémunération
(salaire brut chargé + charges
afférentes (exemple : taxe sur les
salaires)
Personnel non
enseignant
Personnel administratif en charge
de la gestion administrative du
public PLIE
Rémunération
(salaire brut chargé + charges
afférentes (exemple : taxe sur les
salaires)
Charges
directes
(au réel)
Prestations
externes
Intervenants et consultants
extérieurs liés à l’action :
Personnel enseignant en MAD
Consultants
Coûts de bénéficiaires PLIE
Factures
Charges
directes
(au réel)
Rémunération (salaire brut chargé)
Frais d’hébergement
Frais de déplacement
Frais de restauration
Frais d’hygiène/vêtements du travail
Frais de formation externe
Médecine du travail
Toutes les charges de structures
nécessaires à l’exécution de l’action
Charges
directes
(au réel)
643
627
6443
6452
Charges
indirectes
(au prorata)
60
61
6221
626
629
632 (dans le respect des
règles d’éligibilité)
65
68
642
631 sur les
rémunérations
du personnel non
enseignant
86
623
624
625
Rémunération
des
stagiaires
Fonctionnement
Frais de structure et charges de
Gestion
Personnel administratifs sans lien
direct avec l’action
Contributions en nature
Autres dépenses
Information, communication,
publicité liée au projet
Frais de déplacements, de mission
et de restauration du personnel
enseignant
Coûts directs
ou indirects
Charges
directes
(au réel)
Rémunération
(salaire brut chargé + charges
afférentes (exemple : taxe sur les
salaires)
Charges
indirectes
(au prorata)
Locaux, matières et fournitures mis à
disposition par les collectivités
locales
Charges
indirectes
(au prorata)
Charges
directes
(au réel)
Réf. Rubriques budget
Exemples
641
631 sur les rémunérations
du personnel enseignant
Poste d’encadrant :
Coût annuel = 35000 € pour 1820 H (temps
plein)
30 % du temps consacré aux bénéficiaires PLIE
Coût imputé à l’action est :
10500 € (35000 x30 %) pour 546 H (1820 x30
%)
642
631 sur les rémunérations
du personnel non
enseignant
621
6222
Coût total facturé=2 500 €
10 bénéficiaires dont 8 bénéficiaires PLIE
Coût imputé sur l’action :
2 000 € (2 500 x 8 / 10)
Fiches de salaires
Note de frais
Note de frais
Note de frais
Facture
Facture
Facture
Exemple de clé de répartition pouvant être
utilisée :
exemple IAE _ nb d’heures salariés PLIE/ nb
d’heures salariés bénéficiaires de l’action
Frais de communication= 2100 €
Nb heures salaries bénéficiaires =10500 H
dont Nb heures salariés PLIE=8500 H
Coût imputé à l’action :
1700 € (2100 x 8500 / 10500)
Même exemple
Même exemple
Cf. exemple « prestations externes »
Structures d’Insertion par l’Activité Economique
& Fonds Social Européen
1 – Aides de l’Etat aux SIAE
La circulaire DGEFP 99-17 du 26 mars 1999, relative à la réforme de l’Insertion par l’Activité
Economique, prévoit un soutien financier de la part de l’Etat aux Structures d’Insertion par
l’Activité Economique.
Ce soutien se présente sous la forme de différentes aides ; ces aides contribuent à
compenser les coûts spécifiques des SIAE liés au manque de productivité des personnes en
insertion, sur encadrement et à financer l’accompagnement social et professionnel du public
accueilli.
D’autres aides financières peuvent être allouées aux SIAE notamment des aides
européennes.
2 – le FSE
Le Fonds Social Européen vient en cofinancement des crédits de l’Etat au titre de l’Insertion
par l’Activité Economique (principe d’additionnalité).
Néanmoins, la circulaire DGEFP 99-17 du 26 mars 1999 appelle les services à « faire
preuve de vigilance dans les demandes de FSE qui pourraient provenir des différentes
structures d’insertion par l’activité économique, afin d’éviter les doubles financements pour
une même action. ». Il convient donc de s’assurer que les financements mis en contrepartie
du FSE ne proviennent pas d’autres financements européens.
2.1 – Concernant les Entreprises d’Insertion (EI)
Au vue des règles européennes d’intervention du FSE, il convient de distinguer les EI des
autres SIAE.
En effet, l’aide versée aux EI au titre des postes d’insertion (encadrement et
accompagnement social) est déjà gagée de FSE au niveau national, par conséquent aucun
FSE sur les postes d’insertion en EI ne peut être appelé.
Les actions, hors encadrement et accompagnement social, visant à améliorer l’insertion des
publics en difficulté et susceptibles d’être conduites dans le cadre des PLIE, peuvent
bénéficier d’un financement communautaire sous réserve des règles d’éligibilité du FSE.
2.2 – Concernant les autres SIAE
S’agissant des Entreprises de Travail Temporaire, des Associations Intermédiaires et des
Organismes porteurs d’Activités d’Utilité Sociale, les aides de l’Etat peuvent intervenir en
cofinancement du FSE sous réserve du principe d’additionnalité évoqué ci-dessus.