Centre Hospitalier de Dreux Direction des Ressources Humaines PROFIL DE POSTE ASSISTANTE MEDICO-ADMINISTRATIVE Version n° 1 Nombre de pages : Rédigée par : A.M. Vaz De Oliveira Diffusée le : Vérifiée par : Appliquée le : Validée par : D R H Date 30/07/2014 Grade Assistante Médico-Administrative Diplôme Bac Technologique Sciences et Technologies de la Santé et du Social (ST2S ancien SMS) Bac Secrétariat au minimum ou BTS Secrétariat complété par une formation dans le domaine médical Identification du poste de travail ACTIVITES Missions générales Accueil et orientation des patients. Gestion du dossier médical papier et informatisé (création, mise à jour, suivi, classement, archivage). Prise de rendez-vous / gestion des agendas Gestion des messages téléphoniques. Codage des RUM en collaboration avec le DIM Planification des activités spécifiques du service. Saisie et mise en forme des comptes-rendus opératoires ou médicaux, transmission au médecin traitant et/ou référent. Traitement des données/informations/documents communiqués (recherche, recueil, priorisation, diffusion, classement, suivi). Contrôle de la cohérence des données. Contrôle de la confidentialité et de la sécurité des informations. Centre Hospitalier de Dreux –Unité de coordination Qualité/Gestion des Risques 28/05/15 SAVOIR-FAIRE REQUIS Identifier l’activité du service, les contraintes, les besoins Évaluer la pertinence des données, et/ou informations Identifier/analyser des erreurs de gestion, en rechercher les causes, définir les moyens d'y pallier Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures Traiter et résoudre des situations agressives ou conflictuelles (techniques d'accueil) Bonne maîtrise de l’expression écrite et orale. Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Logiciel interne USV2) CONNAISSANCES ASSOCIÉES • • • • • • • • • • • Position dans la structure Saisie avec dictaphone Utilisation d'outils bureautiques (traitement de texte, tableur, internet,...) Terminologie médicale Règles de codages PMSI Maîtrise du juridique et du réglementaire de base Modalités d'accueil Connaissance du service et de l’organisation de la prise en charge du patient Gestion de planning Mode de prise en charge des actes médicaux Normes rédactionnelles Méthodes de classement et d'archivage Liaisons hiérarchiques : Coordinatrice des Secrétariat Médicaux Directeur du personnel Directeur général Liaisons fonctionnelles : Médecin Chef de Pôle Adjoint de pôle Cadre Centre Hospitalier de Dreux –Unité de coordination Qualité/Gestion des Risques 28/05/15 Aptitudes et Qualités requises QUALITES REQUISES • • • • • • • • • • • • • • • • Sens de l’accueil, aptitudes relationnelles Autonomie Disponibilité, sens de l’organisation et de la gestion du travail Pédagogie Prise de recul et maîtrise de la dimension affective Capacité à gérer les priorités Capacité d’initiative et d’anticipation Capacité à transmettre les informations et à communiquer Capacité d’écoute et d’accueil Capacité à la négociation Rigueur Discrétion, confidentialité, respect du secret médical Curiosité intellectuelle Capacité d’adaptation à de nouvelles missions, aux technologies nouvelles Volonté de se former Synthèse CRITERES d'EVALUATION • • • • • • • Evolution possible Tâches réalisées en temps réel Qualité de courrier (bonne présentation, orthographe correcte) Priorité des tâches Preuve d'initiative Souci de la bonne utilisation des moyens mis à sa disposition notamment au niveau informatique Coopération avec ses responsables hiérarchiques Entretien des relations efficaces avec les différents intervenants Le profil de poste de l’AMA n’est pas figé. Il est adaptable au périmètre et à l’activité des unités ou pôles. Il est susceptible d’évoluer compte tenu des dynamiques mises en œuvre dans l’hôpital : mise en place des pôles, évolution du dossier médical, développement des nouvelles technologies, etc…. Référente d’activité et/ou de pôle. Responsable des secrétariats médicaux Mode de diffusion : Mots clés Centre Hospitalier de Dreux –Unité de coordination Qualité/Gestion des Risques 28/05/15