Centre Hospitalier de Dreux Direction des Ressources Humaines PROFIL DE POSTE Secrétaire en CHIRURGIE UROLOGIQUE Version n° 2 Nombre de pages : 3 Rédigée par : A.M. Vaz De Oliveira Date : 18/01/2016 Vérifiée par : PICQUENARD Nathalie Validée par : D R H Grade Assistante Médico-Administrative Diplôme Bac Technologique Sciences et Technologies de la Santé et du Social (ST2S ancien SMS) ou Bac Secrétariat au minimum ou BTS Secrétariat complété par une formation dans le domaine médical Horaires Amplitude de 7h 15 par jour soit 36 h 15 par semaine. 8 h 00 - 15 h 45 ou 9 h 15 - 17 h 00 Missions générales Accueil et orientation des patients. Polyvalence sur le secteur hospitalisation et consultations d’urologie. Gestion des patients hospitalisés (rendez-vous spécifiques, documents nécessaires à la sortie…). Gestion du dossier médical papier et informatisé : Demande dossier aux archives, création, mise à jour, suivi, classement, traçabilité, archivage. Prise de rendez-vous / gestion des agendas. Gestion des messages téléphoniques. Codage des RUM en collaboration avec le DIM Planification des activités spécifiques du service. Saisie et mise en forme des comptes-rendus opératoires ou médicaux, transmission au médecin traitant et/ou référent. Position dans la structure Liaisons hiérarchiques : Chef de service - Adjoint de Pôle Liaisons fonctionnelles : Coordinatrice Secrétariats Médicaux Aptitudes et Qualités requises Bonne connaissance de l’environnement réglementaire de l’hôpital, de la fonction médicale, de la réglementation des soins et des termes techniques du quotidien. SAVOIR FAIRE REQUIS Identifier l’activité du service, les contraintes, les besoins Évaluer la pertinence des données, et/ou informations Identifier/analyser des erreurs de gestion, en rechercher les causes, définir les moyens d'y pallier Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures Traiter et résoudre des situations agressives ou conflictuelles (techniques d'accueil) Bonne maîtrise de l’expression écrite et orale. CONNAISSANCES ASSOCIEES Terminologie médicale Notions de physiopathologie Maîtrise du juridique et du réglementaire de base Capacité d’adaptation à de nouvelles missions en fonction des nouvelles réglementations Règles de codage PMSI Connaissance du service et de l’organisation de la prise en charge du patient Maîtrise de la gestion de planning Maîtrise d’outils bureautique (Word-Excel+/-Power Point, Internet, système d’information hospitalier) Saisie avec dictaphone QUALITES REQUISES ET APTITUDES Rigueur, Sens de l'organisation, Motivation, Qualités relationnelles Faculté d'adaptation Discrétion Disponibilité Pédagogie Prise de recul et maîtrise de la dimension affective Capacité d’initiative et d’anticipation Capacité à transmettre les informations et à communiquer Capacité d’écoute et d’accueil Capacité à transmettre les informations Respect des horaires, Respect du travail en équipe, Respect du secret professionnel Application dans l'exécution des tâches CRITERES d'EVALUATION Tâches réalisées en temps réel Qualité de courrier (bonne présentation, orthographe correcte) Priorité des tâches Preuve d'initiative Souci de la bonne utilisation des moyens mis à sa disposition notamment au niveau informatique Coopération avec ses responsables hiérarchiques Entretien des relations efficaces avec les différents intervenants Evolution possible Mode de diffusion : Mots clés Le profil de poste de la secrétaire médicale n’est pas figé. Il est adaptable au périmètre et à l’activité des unités ou pôles. Il est susceptible d’évoluer compte tenu des dynamiques mises en œuvre dans l’hôpital : mise en place des pôles, évolution du dossier médical, développement des nouvelles technologies, etc…. Référente d’activité et/ou de pôle. Responsable des secrétariats médicaux