Visite de pré-sélection Visite de Mise en place Murielle COURREGES-VIAUD, ARC Laurence GUERY, ARC – responsable Assurance Qualité Véronique JOUIS, Coordinatrice des ARCs Responsable Logistique Unité de Recherche Clinique St Louis - Lariboisière – Fernand Widal Le 03 Février 2012 DIU Chef de projet Session 2011/2012 Cours du 03/02/2012 1 Le monitoring Visite de sélection Visite de Mise en Place Visite de Monitoring Clôture DIU Chef de projet Session 2011/2012 Cours du 03/02/2012 2 Rappel dé définition Contrôle qualité qui garantit que la conduite de la recherche, les enregistrements et les rapports sont réalisés conformément : - au protocole aux Procédures Opératoires Standard du promoteur aux bonnes pratiques cliniques et aux obligations réglementaires en vigueur Surveillance de l’avancement de l’essai clinique DIU Chef de projet Session 2011/2012 Cours du 03/02/2012 3 Rappel but Vérifier que les droits et le bien être des participants sont protégés Vérifier que les données reportées dans le CRF sont complètes, exactes et vérifiables dans le dossier source Vérifier que l’essai est fait dans le respect des bonnes pratiques cliniques, en accord avec le protocole et ses amendements et réponds aux exigences réglementaires Par le biais des visites sur site, le monitoring a également pour but d’assurer le soutien et la motivation des équipes de recherches et de garantir une bonne coordination. DIU Chef de projet Session 2011/2012 Cours du 03/02/2012 4 Quels sont les acteurs du monitoring ? Chez le PROMOTEUR: Chef de projet / ARC Sur site: INVESTIGATEUR TEC et/ou IRC Pharmacien Autres intrevenants… intrevenants… DIU Chef de projet Session 2011/2012 Cours du 03/02/2012 5 Rappels : Responsabilité Responsabilité de l’ l’Attaché Attaché de Recherche Clinique (ARC) ou moniteur L’Attaché de Recherche Clinique est le principal lien entre le promoteur et l’investigateur. L’ARC intervient dès la phase de sélection du centre et réalise la mise en place de l’essai L’ARC a un rôle de contrôle qualité : c’est de lui dont dépend la qualité des données cliniques recueillies tout au long de l’essai. Le contrôle de qualité qualité devrait être appliqué appliqué à chaque étape de transcription des donné données afin de s’ s’assurer qu’ qu’elles sont sû sûres et qu’ qu’elles ont été correctement reporté reportées. DIU Chef de projet Session 2011/2012 Cours du 03/02/2012 6 Visite Visite Visite Visite de de de de sélection Mise en place suivi clôture de l’essai et des centres C’est le promoteur qui décide de la nature, de l’étendue et la fréquence du monitoring en tenant compte des considérations suivantes: objectif(s) de l’essai, phase, la complexité de l’étude, du taux de recrutement et du rapport bénéfice risque pour le patient DIU Chef de projet Session 2011/2012 Cours du 03/02/2012 7 La visite de sé sélection DIU Chef de projet Session 2011/2012 Cours du 03/02/2012 8 Objectif : Évaluer la faisabilité de l’essai dans le centre qualifier le centre DIU Chef de projet Session 2011/2012 Cours du 03/02/2012 9 2 modes de sélections des centres Centre dé déjà identifié identifié par le promoteur (Institutionnel : liste fournie par le coordonnateur de l’é l’étude ’étude Industrie: liste connue des investigateurs avec lesquels le laboratoire laboratoire à déjà travaillé travaillé, sollicitation via les dé délégué gués mé médicaux, leader d’ d’opinion) Centre non identifié identifié ◦ enquête de faisabilité DIU Chef de projet Session 2011/2012 Cours du 03/02/2012 10 Procédures (1/4) Évaluation de la faisabilité faisabilité l’essai clinique - peut être réalisée au moyen d’un questionnaire - peut être réalisée au moyen d’une visite sur site si nécessité d’un plateau technique dont les réponses / résultats permettront à l’investigateur / chercheur qualifié d’évaluer l’adéquation de son site au protocole au promoteur de prendre une décision éclairée sur la faisabilité de l’essai sur le site DIU Chef de projet Session 2011/2012 Cours du 03/02/2012 11 Procédures (2/4) Items de l’évaluation : Expé Expérience en recherche clinique - Expérience du centre = nombre d’essais réalisés sur la pathologie dans le centre - Expérience de l’investigateur Le centre participe-t-il à des essais concurrents ? Le centre possède-t-il le potentiel de recrutement : - population cible pour ce protocole selon les critères d’inclusion (CI) et critères de non inclusion (CNI) ? - en nombre suffisant DIU Chef de projet Session 2011/2012 Cours du 03/02/2012 12 Procédures (3/4) Le centre possède-t-il les ressources humaines suffisantes au sein de l’équipe de recherche ? ◦ en terme de qualifications: investigateurs, IRC, TEC, MEC(médecin d’étude clinique)… ◦ En nombre suffisant… Le centre a-t-il suffisamment de temps ? nombre d’études en cours, consultations, remplissage des CRF, visites de monitoring… DIU Chef de projet Session 2011/2012 Cours du 03/02/2012 13 Procédures (4/4) Le circuit patient, correspond-il à celui du protocole ? Le centre possède-t-il les locaux / infrastructures adaptés Le centre possède-t-il l’équipement nécessaire au bon déroulement de l’essai ou a t-il besoin besoin d’être équipé ? ex : téléphone pour IVRS, informatique / accès internet pour e-CRF, lieu de stockage des médicaments/ DM sécurisé, moyens réfrigérés…? Tout cela conformément aux BPC, au protocole et pour la durée prévue de l’essai. DIU Chef de projet Session 2011/2012 Cours du 03/02/2012 14 C’est estimer le potentiel patient pour une étude qui soit le plus en rapport avec la ré réalité alité Les bases de données «patient» peuvent nous y aider - Bases de données internes, institutionnelles,… - Dossier médical commun informatisé (DMC) - Programme de Médicalisation des Systèmes d’information (PMSI) DIU Chef de projet Session 2011/2012 Cours du 03/02/2012 15 Visite de sélection: Quizz de l’investigateur (évaluation des connaissances de la réglementation) Respecter le protocole de l’étude sans déviations Respecter la réglementation (BPC et GSP) Information des patients et recueil du consentement Déclaration des EIGs au promoteur dans les délais définis par le protocole Permettre un accès direct aux documents sources aux ARCs, auditeurs… Accepter la fréquence des visites de l’ARC Le principe des audits et des inspections DIU Chef de projet Session 2011/2012 Cours du 03/02/2012 16 Accord de confidentialité CV de l’investigateur principal daté et signé Certains CPP demandent une autorisation des Chefs de Service / chefs d’établissement de mener une recherche (comité interne d’établissement) Avoir l’assurance de l’adhésion à la réglementation Conditions de rémunération (CNOM et CDOM) Sélection du centre pour préparer la Mise en Place Le déroulement de l’étude dans le centre DIU Chef de projet Session 2011/2012 Cours du 03/02/2012 17 La visite de Mise en Place (MEP) DIU Chef de projet Session 2011/2012 Cours du 03/02/2012 18 L’investigateur principal du centre et son équipe doivent avoir toutes les informations utiles pour inclure et suivre les patients Tout doit être prêt pour le déroulement de l’essai dans chaque centre (CRFs disponibles, matériel de l’étude, traitements, …) Logistique en adéquation (laboratoire ou centre d’imagerie centralisé, pharmacie, transport patient…) 1ère Inclusion à T0 + 1 minute DIU Chef de projet Session 2011/2012 Cours du 03/02/2012 19 Elle peut se faire au cours : - d’une visite sur site - d’une réunion investigateurs - d’une réunion téléphonique (Phases IV + post AMM) (Phases IV +post AMM) DIU Chef de projet Session 2011/2012 Cours du 03/02/2012 20 Est ré réalisé alisée obligatoirement aprè après obtention de tous les accords ré réglementaires: 1- Déclaration EUDRACT 2 - Souscription du promoteur à une police d’assurance 3 - Avis favorable du CPP ou CEERB 4 - Autorisation de l’Autorité Compétente (ANSM: Agence Nationale de Sécurité du Médicament ex AFSSAPS) 5 - Eventuellement du CCTIRS et de la CNIL selon le type de recherche 6 – Déclaration « Clinical trial » impérativement avant inclusion du premier patient, non réglementairement obligatoire mais demandé par la plupart des grandes revues internationales pour la publication DIU Chef de projet Session 2011/2012 Cours du 03/02/2012 21 Et aussi aprè après : Information du directeur de l’Hôpital par courrier du promoteur sur la conduite de la recherche Information du Pharmacien Chef et l’ensemble des participants au projet par courrier du promoteur sur la conduite de la recherche (si applicable) Envoi et Retour des conventions financières signées ◦ Avis de démarrage du promoteur ◦ Envoi des unités de traitement pour la date de MEP DIU Chef de projet Session 2011/2012 Cours du 03/02/2012 22 Pré Préparation de la mise en place / documents A partir du protocole : - Présentation de l’étude sous forme PWT - Préparation des plaquettes (tryptiques) - Circuit des patients (changent de service, ….) - Circuit médicaments, prélèvements, autres … DIU Chef de projet Session 2011/2012 Cours du 03/02/2012 23 Pré Préparation de la mise en place / documents - Documents / logiciel prévus (ordonnance, levée d’insu, randomisation…) - Mode de recueil des données : papier, e-CRF… - Identifier les difficultés de l’essai (en terme de réalisation, de prise de rendez vous…) DIU Chef de projet Session 2011/2012 Cours du 03/02/2012 24 Pré Préparation de la mise en place / prise de RDV - Contacter les plateaux techniques - Identifier avec l’investigateur principal les collaborateurs pour les convier à la visite de mise en place - S’assurer que la faisabilité dans le centre est toujours d’actualité (nombre de recherches menées, études concurrentielles au sein du centre, potentiel patient…) - Identifier les personnes référentes de la recherche dans les centres (interlocuteur privilégié) - prévoir l’organisation logistique pour l’installation des logiciels (droits administrateurs, poste d’installation, version compatible, CD-Rom,…..) DIU Chef de projet Session 2011/2012 Cours du 03/02/2012 25 Le promoteur (l’ARC) envoie un courrier /mail de confirmation de mise en place qui doit comporter : ◦ le lieu, la date et l’heure de la mise en place ◦ l’ordre du jour de la visite ◦ le nom des personnes devant être présentes Il est extrêmement important de convier à la MEP, les chefs de chaque service impliqués dans la recherche (en particulier dans les études transversales sur plusieurs spécialités) DIU Chef de projet Session 2011/2012 Cours du 03/02/2012 26 L’ARC doit s’assurer : de la présence de l’investigateur principal lors de la prise du rendez-vous de la date de la mise en place de la présence de toute personne du centre impliquée dans l’essai clinique : - IRC / TEC - pharmacien ou responsable de la matériovigilance (si essai impliquant un médicament ou DM ) DIU Chef de projet Session 2011/2012 Cours du 03/02/2012 27 Au cours de la MEP faire signer les documents réglementaires : 1- Engagement de responsabilité 2 -Page de signature du protocole 3- Formulaire de Délégation des Tâches (FDT) daté et signé 3’- Rassembler les CV de l’ensemble des collaborateurs daté et signé DIU Chef de projet Session 4 – Registre de Monitoring2011/2012 Cours du 03/02/2012 28 4.1.5. L’investigateur établit par écrit et tient à jour la liste fixant les fonctions respectives des différents membresde l’équipe à qui il les délègue dans le cadre de la recherche,selon leur compétence. Chaque collaborateur de l’investigateur établit un curriculum vitae daté et signé et le tient à jour. 1.9. Collaborateur de l’investigateur : Toute personne désignée par écrit par l’investigateur dans un lieu de recherches pour exercer, sous sa surveillance, des fonctions dans le cadre de la recherche ou prendre des décisions importantes concernant cette recherche. Cette personne peut être un médecin ou non. DIU Chef de projet Session 2011/2012 Cours du 03/02/2012 29 DIU Chef de projet Session 2011/2012 Cours du 03/02/2012 30 DIU Chef de projet Session 2011/2012 Cours du 03/02/2012 31 Visite de Mise en Place - Déroulement Sont présentés : Le protocole de la recherche Les CI et CNI Les objectifs de l’étude Les critères d’évaluation Les différentes visites prévues au protocole DIU Chef de projet Session 2011/2012 Cours du 03/02/2012 32 Visite de Mise en Place -Déroulement Procédure d’obtention et de recueil du consentement avec présentation du formulaire d’information et de consentement à l’appui pour mode de remplissage La procédure de randomisation et outils (test en direct) Les traitements / DM du protocole et documents liés (circuits, reconstitution, ordonnances de régularisation…) Les documents spécifiques de l’étude (ex: fax d’inclusion …) DIU Chef de projet Session 2011/2012 Cours du 03/02/2012 33 Visite de Mise en Place -Déroulement La gestion des EIG (délais, formulaires de déclaration…) La gestion des arrêts de traitement, de levée d’insu, de de sorties d’étude le CRF : avec formation des investigateurs sur mode de recueil et de correction des données Inscription des patients sur le fichier national des personnes (si applicable) DIU Chef de projet Session 2011/2012 Cours du 03/02/2012 34 Visite de Mise en Place -Déroulement Pré Présentation du classeur investigateur : 1/ documents initiaux Protocole, BI, note d’info Avis et autorisation (CPP, AC = autorité compétente) Convention financière Circuit pharmaceutique (ordonnance…) Procédure de levée d’aveugle Procédure de déclaration des EIG Courrier au directeur d’Hôpital / Pharmacie DIU Chef de projet Session 2011/2012 Cours du 03/02/2012 35 Visite de Mise en Place -Déroulement 2/documents évolutifs: Certificat d’accréditation des laboratoires et Normes biologiques pour tous les examens pratiqués FDT + CV Liste de screening Liste d’identification des patients inclus Registre des éligibles non inclus Correspondance avec le promoteur Registre de Monitoring DIU Chef de projet Session 2011/2012 Cours du 03/02/2012 36 Visite de Mise en Place -Déroulement Les documents en rapports avec le circuit pharmaceutique (ex : ordonnances – registre de comptabilité, dotations, destruction… = tous les documents de traçabilité) Les documents en rapport avec les autres circuits mis en place Les règles d’archivage des documents en fin d’étude DIU Chef de projet Session 2011/2012 Cours du 03/02/2012 37 Il s’agit également lors de cette visite : d’expliquer aux investigateurs le déroulement des visites de monitoring qui suivront confirmer l’adhésion du centre au protocole de sensibiliser le centre aux possibilités d’audit et d’inspection DIU Chef de projet Session 2011/2012 Cours du 03/02/2012 38 Présenter le circuit Les documents annexes (fiches de comptabilité, levée d’aveugle…) Faire signer un registre de monitoring Remise d’un classeur (cf BPC) DIU Chef de projet Session 2011/2012 Cours du 03/02/2012 39 Après la mise en place, l’ARC : Rédige son rapport de MEP qu’il envoie à son n +1 (chef de projet, coordinateur…) Le rapport doit être validé par le n + 1 (1 copie est archivée dans le classeur investigateur) Répond aux questions posées lors de la MEP Fait évoluer ses tableaux de suivi et les documents de l’étude DIU Chef de projet Session 2011/2012 Cours du 03/02/2012 40 Cette visite est une visite essentielle qui doit être minutieusement préparée par tous afin de permettre : la déclaration officielle de l’ouverture du centre le démarrage des inclusions dans le(s) centre(s) T0 + 1 DIU Chef de projet Session 2011/2012 Cours du 03/02/2012 41 Et le rôle de Chef de Projet… Projet… Elabore ◦ Des procédures, le plan de monitoring ◦ Des documents types pour faciliter le monitoring des ARCs Etablit ◦ Des plannings et calendrier d’avancement ◦ Des tableaux de reporting ◦ Des formulaires : rapports, check list ◦ Lit, corrige et valide les rapports ◦ Prépare des newsletter, mailing ◦ Coordonne l’activité des ARCs ◦ Participe aux visites de MEP DIU Chef de projet Session 2011/2012 Cours du 03/02/2012 42