Durée du marché - plateforme-achats

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ETABLISSEMENT / ASSOCIATION /
FONDATION
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GUIDE DE PROCEDURES INTERNES

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Pourquoi ce Guide ?
La rédaction d’un Guide de procédures internes a été demandée par les
adhérents pour éviter que chacun ne réalise individuellement le même travail
répétitif.
Ce Guide propose donc une trame générale que chaque établissement –
association - fondation retravaillera à sa guise en fonction de son
organisation, objectifs, et politique achats. Ce document ne prétend donc
pas être exhaustif, mais est destiné à être complété par les établissements, et
à évoluer au fil du temps.
Ce Guide est aussi le résultat d’un travail de groupe de professionnels achats,
issus des établissements adhérents de la FEHAP, qui se sont prêtés à l’exercice
de conception de ce Guide, et sans lesquels cet ouvrage n’aurait pas pu voir
le jour. La FEHAP les remercie donc chaleureusement de leur investissement.
L’orientation délibérément prise par ce groupe en ce qui concerne les
modalités de l’ordonnance du 6 juin 2005 est d’appliquer le texte à la lettre
sans ajouter de contraintes juridiques supplémentaires. Nous ne disposons pas
à ce jour de jurisprudence, c’est pourquoi le groupe de travail estime qu’une
application a minima du texte est à ce stade préférable.
Avertissement
Pour des raisons de simplicité, le vocable « établissement » a été retenu
comme terme générique. Il est donc à modifier le cas échéant.
Un surlignage en bleu apparaît dès lors que le pouvoir adjudicateur devra
arbitrer et compléter le présent Guide.

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PREAMBULE
Le présent document vise à définir les grandes lignes de la procédure
d’achat qui s’inscrit au sein de la politique d’établissement de nom de
l’établissement
Il a été établi par l’équipe chargée des achats au niveau de la Direction de
… et validé par la Direction de l’établissement.
Ce document doit être perçu par chaque acheteur et toute personne
impliquée dans le processus achat, à quelque stade que ce soit, comme une
« charte d’achats », à laquelle il importe de se référer, afin de sécuriser la
passation des achats, d’homogénéiser les pratiques de chaque service et
d’assurer plus globalement la performance du processus achat au sein de
l’établissement.
En effet, dans un contexte d’optimisation des dépenses, il est important de
rappeler que le présent guide doit constituer :
 un outil structurant des processus, organisation et pratiques achats
(notamment par la définition des rôles et responsabilités des différents
acteurs),
 un support opérationnel à la réalisation des actes d’achats pour tous les
intervenants de l’établissement et de réflexion quant aux stratégies
achats à mettre en œuvre,

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 un levier de valorisation de la fonction Achat et d’ancrage des
compétences achats au sein de l’établissement.
Enfin, ce guide matérialise aussi l’engagement de l’établissement dans des
processus et pratiques d’achats respectant l’éthique et la déontologie,
notamment dans le soin apporté à la consultation et au choix des entreprises
extérieures, et ce en lien avec les exigences règlementaires applicables à
l’établissement.
L’attention de l’ensemble des collaborateurs de ----- est donc portée sur le
respect de ces recommandations.
La Direction de l’établissement

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SOMMAIRE
A. LE CADRE DE L’ACTE D’ACHAT
1. Quelques rappels liminaires
2. La préparation de l’achat et la définition des besoins
3. L’organisation achat : les rôles et responsabilités des acteurs
B. LA MISE EN OEUVRE DE LA PROCEDURE D’ACHAT
1. La demande d’achat
2. La méthode d’évaluation et de choix de la procédure
3. Les seuils de publicité et de mise en concurrence
C. LA RELATION AVEC LES FOURNISSEURS
1. L’analyse des offres et les critères de choix
2. La négociation
3. Le processus décisionnel
4. L’information des candidats évincés
D. L’EXECUTION ET LE SUIVI DES MARCHES
1. La signature du marché
2. La publication
3. La traçabilité des procédures de consultation
4. La mesure de la performance
ANNEXES
Annexe I : Modèle de lettre de consultation pour les MAPA de faible montant
Annexe II : Modèle de courrier de rejet de MAPA
Annexe III : Modèle de Règlement de consultation d’appel d’offres ouvert
Annexe IV : Modèle de Règlement de consultation MAPA