PROTOCOLE DE COMMANDE PUBLIQUE DU CONSEIL GENERAL DE LA NIEVRE Préambule Le décret du 1er août 2006 portant Code des Marchés Publics (CMP) a été modifié par les décrets des 17, 19 et 31 décembre 2008 dans le cadre notamment du plan de relance économique. Une adaptation des règles internes de commande publique de notre collectivité est donc nécessaire. Les modifications apportées à notre protocole interne consistent en un alignement sur les nouveaux seuils du CMP. L’objectif est de permettre une simplification des procédures d’achat tout en garantissant le respect des grands principes de la commande publique (art. 1er du CMP) : liberté d'accès à la commande publique, égalité de traitement des candidats et transparence des procédures. L’objet du présent protocole est de rappeler les principaux seuils applicables et de préciser les procédures adaptées définies en interne. Il rappelle également aux services gestionnaires les principales règles à respecter pour les achats mis en œuvre à leur niveau. Pour mémoire, l’achat public au Conseil Général de la Nièvre s’organise selon trois types de besoins : - Les besoins communs à toute la collectivité (exemples : fournitures de bureau, livres et documentation, matériel informatique, voitures …) Les services acheteurs sont chargés du recensement des besoins, de la passation des marchés et de leur exécution. Les autres services passent commande auprès de ces services acheteurs pour tous les besoins. - Les besoins communs à quelques directions (exemples : relevés topographiques, études de sol, sécurité des chantiers…) Un service chef de file (à définir selon l’objet du marché) est chargé du recensement des besoins, de la passation du marché et du suivi de son exécution. Les autres services concernés passent des bons de commande directement au prestataire et suivent leurs crédits. - Les besoins propres à certaines directions NB : Chaque direction ou service est responsable de la définition du besoin, du suivi de la passation du marché et du suivi de l’exécution du marché. Sommaire I. II. III. IV. Définition des besoins, calcul des seuils et lancement des procédures Les principales procédures applicables Les différents modes de publicité La clause d’insertion dans les marchés publics page 2 page 3 page 5 page 5 1 I - Définition des besoins, calcul des seuils et lancement des procédures Définition des besoins et nomenclature interne La définition préalable des besoins et le respect d’une nomenclature interne déterminée par le pouvoir adjudicateur (art. 5 CMP) permettent d’une part de donner une visibilité complète et transparente des besoins à satisfaire et d’autre part d’optimiser la dépense publique en signalant d’éventuels groupements de commande. Afin de répondre à cette exigence, la collectivité a élaboré une nomenclature interne par type de marché : fournitures, services, travaux (en annexe au présent protocole). Celle-ci est évolutive. Cette nomenclature permet de contrôler les seuils et de déterminer les procédures applicables. Calcul des seuils L’article 27 du CMP précise les modalités de calcul des seuils. Sont pris en compte : - Pour les travaux : la valeur des travaux et fournitures portant sur un ou plusieurs ouvrages ; il y a opération de travaux lorsque sont mis en œuvre, dans une période et un périmètre limités, un ensemble de travaux caractérisés par son unité fonctionnelle, technique ou économique - Pour les fournitures et services : la valeur totale des fournitures ou des services pouvant être considérés comme homogènes soit en raison de leurs caractéristiques propres, soit parce qu’ils constituent une unité fonctionnelle. Le calcul du montant à comparer aux seuils doit être effectué pour toute l’opération de travaux ou pour toute la catégorie d’achats de fournitures et de services, sur la durée totale envisagée (reconductions comprises) et sur la totalité des commandes envisagées de la période. Si la période envisagée est inférieure à un an, il faut procéder à une évaluation annuelle du besoin. Certaines opérations ponctuelles décidées par l’Assemblée, constituées par un ensemble de travaux et se rapportant à un ouvrage unique pourront ne pas apparaître dans la nomenclature. Lancement des procédures Chaque année, une délibération recensant les procédures formalisées supérieures à 90 000 € HT dont le lancement est prévisible dans l’année est présentée au budget primitif. Cette délibération permet le lancement de la procédure et autorise la signature du marché en cours d’année si l’estimation ne varie pas. Pour les marchés non inclus dans cette définition des besoins prévisionnelle ou bien pour lesquels l’estimation varie, la commission permanente par délégation est compétente pour autoriser le lancement et/ou la signature du marché. Dans le cas des marchés à procédure adaptée, pour lesquels il a été donné délégation au Président du Conseil Général de la Nièvre pour la durée de son mandat (délibération du 4 avril 2008), le Président rendra compte à l’Assemblée de l’exercice de cette délégation et en informera la commission permanente conformément à l’article 3221-11 du CGCT. 2 II. Les principales procédures applicables Les seuils et principales procédures applicables (mise en concurrence, publicité et formalisme nécessaires) sont présentés dans le tableau joint en annexe. Il s’agit de règles minimales ; la procédure de la tranche supérieure peut toujours être appliquée, notamment si le montant estimé est proche du seuil supérieur ou si l’objet du marché le justifie. Jusqu’à 4 000 € HT Pour les marchés inférieurs à 4 000 € HT, publicité et mise en concurrence ne sont pas obligatoires. Ces achats restent tout de même soumis aux grands principes de la commande publique : liberté d'accès à la commande publique, égalité de traitement des candidats et transparence des procédures. En outre, les directives européennes posent le principe d’une mise en concurrence dès le premier euro et le Code pénal ne mentionne pas de seuil dans sa définition du délit d’octroi d’un avantage injustifié (délit de favoritisme). Pour la bonne gestion des deniers publics et le respect de ces grands principes, il est donc conseillé de mettre en concurrence et la négociation est souhaitée. Une publicité simple sur la plate-forme électronique e-Bourgogne est également préconisée, notamment pour garantir l’information des prestataires potentiels ou si l’on ne connaît pas bien l’état du marché. Par ailleurs, l’absence de traces écrites pouvant générer des difficultés, un écrit simple reprenant les caractéristiques principales du marché doit exister. Organisation de la passation : Il appartient à chaque service acheteur de déterminer la procédure suivie selon l’objet du marché et délégation est donnée aux directeurs pour la conclusion de ces achats. Entre 4 000 et 90 000 € HT Pour les achats compris entre 4 000 et 90 000 HT, une publicité et une mise en concurrence adaptées à l’objet du marché, à ses caractéristiques et à son montant doivent être mises en œuvre. Ces marchés peuvent donner lieu à une publicité dans la presse et sur la plate-forme électronique e-Bourgogne, notamment pour garantir l’information des prestataires potentiels ou si l’on ne connaît pas bien l’état du marché. En l’absence de publicité, la demande d’au moins trois devis est conseillée. Une trace écrite de ces demandes doit être conservée. Pour la bonne gestion des deniers publics, la négociation est souhaitée. Par ailleurs, les réponses sont données sous forme écrite et les marchés qui en découlent également. Un acte d’engagement ou un document signé par les deux parties et reprenant l’ensemble des caractéristiques du marché doit exister (objet précis et qualité des prestations attendues, durée du marché, conditions d’exécution, évolution des prix…). Pour les marchés supérieurs à 50 000 € HT et dont le délai d’exécution excède deux mois, le versement d’une avance de 5 % minimum est obligatoire. Une clause de révision de prix doit être prévue pour tous les types de marchés (et non plus seulement pour les travaux) dont la durée d’exécution est supérieure à trois mois et qui nécessitent le recours à une part importante de fournitures (notamment de matières premières) dont le prix est directement affecté par la fluctuation des cours mondiaux (voir art. 18 CMP). Organisation de la passation : Il appartient à chaque service acheteur de déterminer la procédure suivie selon l’objet du marché et délégation est donnée aux directeurs pour la conclusion de ces achats. Le service gestionnaire envoie une fiche d’intention au Service Assemblées et Marchés Publics avant le lancement de la consultation et une fiche de suivi après notification du marché. 3 Suite au décret du 27 novembre 2009 concernant les procédures de recours applicables aux contrats de la commande publique, de nouvelles formalités sont mises en place. Elles sont obligatoires concernant les marchés passés selon des procédures formalisées, et elles permettent de réduire les possibilités ou délais de recours Notification de la décision d’attribution du marché, avec envoi obligatoire aux candidats non retenus : Marchés ou accord-cadre - motif(s) de rejet de leur candidature passés selon une procédure ou de leur offre formalisée - nom du candidat retenu et motif(s) de ce choix (appel d’offres, marchés - délai de suspension (délai minimal négociés) que doit respecter l’acheteur avant de signer le marché) : 16 jours, réduit à 11 jours en cas d’envoi dématérialisé - publication d’un avis d’attribution Soit : Envoi au JOUE d’un avis relatif à Contrats passés selon une l’intention de conclure un contrat procédure adaptée + Respect d’un délai de 11 jours entre la (achats de moins de 193 000 € date de publication de cet avis et la conclusion du contrat ou 4 850 000 € HT : MAPA, et achats de moins de Soit : 90 000 € HT) Envoi au JOUE d’un avis d’attribution Ces procédures sont OBLIGATOIRES. Possibilité d’un référé précontractuel durant le délai de suspension (16 ou 11 jours) Possibilité d’un référé contractuel de 6 mois, réduit à 1 mois en cas de publication d’un avis d’attribution Un référé précontractuel reste possible, mais cela annule la possibilité d’un référé contractuel. Un référé précontractuel reste possible, mais cela permet de réduire le délai du référé contractuel à 1 mois (au lieu de 6) Afin de profiter de ces nouvelles possibilités, il est donc désormais demandé, pour tous les achats de plus de 4 000 euros HT, de compléter la fiche ci-jointe et de la transmettre au service des assemblées et marchés publics afin que celui-ci puisse publier l’avis d’attribution au Journal Officiel de l’Union Européenne (JOUE) dès le choix du fournisseur. Entre 90 000 € HT et 193 000 € HT (fournitures et services) et entre 90 000 € HT et 4 845 000 € (travaux) A partir de 90 000 € HT, une publicité minimale est obligatoire et l’acheteur est soumis à un formalisme assez précis. Organisation de la passation : La procédure interne adoptée par le Conseil Général de la Nièvre pour ces achats, appelée « MAPA », est identique pour tous les services du Conseil Général et est coordonnée par le Service Assemblées et Marchés Publics. Ces marchés sont signés par le Président du Conseil Général et par délégation par le Vice-Président chargé des finances et des marchés ou par le Directeur Général des Services. 4 Les grandes étapes de cette procédure sont : Rédaction des pièces administratives du cahier des charges en s’inspirant du cahier des clauses techniques particulières et du règlement de la consultation utilisés pour les appels d’offres. Délais et supports de publicité adaptés à l’objet du marché et proportionnés au montant estimé du marché (au minimum : Journal d’Annonces Légales (JAL) ou BOAMP + eBourgogne ; éventuellement : presse spécialisée). Publication systématique de la consultation sur la plate-forme électronique e-Bourgogne avec réponse électronique autorisée. Réponse des entreprises sous la forme d’une enveloppe unique contenant les éléments relatifs à l’offre et à la candidature. Les candidats n’ayant pas fourni l’ensemble des documents relatifs à la candidature seront systématiquement sollicités afin de fournir les documents dans un délai de cinq jours. Ouverture des enveloppes par des agents représentant le pouvoir adjudicateur associant les services gestionnaires du marché et le service marchés publics. Analyse des offres et proposition de l’attributaire de la compétence du service gestionnaire (rapport d’analyse). La négociation est souhaitée ; tous les candidats doivent alors être invités à cette négociation (égalité de traitement). Notification du marché et publication d’un avis d’attribution dans la presse. Cette procédure peut être utilisée sous les mêmes formes que l’appel d’offres : marchés à bon de commande, marchés à tranches, accord-cadres. La négociation doit être la règle à chaque fois que les conditions de l’offre peuvent être améliorées en terme de rapport qualité/prix. Elle doit alors être mise en œuvre à l’égard de tous les candidats afin de garantir leur égalité de traitement. Au-delà de 193 000 € HT (fournitures et services) ou de 4 845 000 € HT (travaux) Le recours à la procédure de l’appel d’offres ou à une autre procédure formalisée est obligatoire pour les marchés supérieurs à 193 000 € HT (fournitures et services) / 4 845 000 € HT (travaux). Ces procédures formalisées sont l’appel d’offres (ouvert ou restreint), le dialogue compétitif, le concours, la procédure de conception réalisation et la procédure négociée. Il est toujours possible de recourir à l’une de ces procédures formalisées en deçà de ces seuils si l’objet du marché le justifie. L’intégralité des dispositions du CMP se rapportant à la procédure choisie doit alors être appliquée. Dans le cadre d’un appel d’offres ou d’une autre procédure formalisée, les enveloppes uniques contenant les éléments relatifs à la candidature et les éléments relatifs à l’offre seront ouverts dans le cadre d’une commission collégiale interne ainsi composée : - Un agent et un cadre du Service Assemblées et Marchés Publics - Un cadre du service acheteur - Le Président de la Commission d’Appel d’Offres et/ou tout membre de la CAO. Cette commission d’ouverture sera garante du contenu des plis à leur arrivée dans la collectivité. Elle consignera l’ensemble des pièces contenues. Un procès-verbal sera établi, signé par l’élu présent, à défaut par le directeur ou le chef de service et présenté à la Commission d’Appel d’Offres. S’il manque des pièces relatives à la candidature, elles seront systématiquement réclamées par le Service Assemblées et Marchés Publics. Suite à l’analyse des offres par le service gestionnaire, la Commission d’Appel d’Offres procédera à l’attribution du marché. 5 III - Les différents modes de publicité Le Code des Marchés Publics impose des niveaux de publicité en fonction des montants des marchés (articles 39 et 40 du CMP). Le Conseil Général de la Nièvre a défini des règles de publicité plus précises, synthétisées dans les tableaux joints en annexe à ce protocole. La mise en ligne sur la plate-forme électronique e-Bourgogne (www.e-bourgogne.fr) est préconisée dès 4 000 € HT. Elle est systématique à partir de 90 000 € HT. Cette mise en ligne sur e-Bourgogne est effectuée par le Service Assemblées et Marchés Publics. Afin d’élargir la concurrence, il est important de choisir les modes de publicité les plus efficaces. Ces règles sont des règles a minima, la publicité peut bien entendu être élargie si l’objet du marché le justifie, notamment sur la plate-forme électronique e-Bourgogne. Les réflexions sur la publicité tiendront compte du coût de la publication des avis d’appel public à concurrence et des avis d’attribution des marchés publics. IV - La clause d’insertion dans les marchés publics Dans le cadre du plan départemental d’insertion, le Conseil Général souhaite inclure la clause d’insertion dans ses marchés publics. Cette clause sera une des conditions d’exécution du marché (comme le prévoit l’article 14 du CMP) et apparaîtra dans le cahier des clauses administratives particulières (CCAP). Cette clause ne sera pas utilisée dans tous les marchés mais uniquement pour certains lots à l’intérieur de grosses opérations qui apparaissent les plus adaptées. Le volume d’heures réservées à l’insertion sera déterminé au cas par cas. V - Accord-cadre Dans le cadre de procédure accord-cadre, les pièces de l’accord-cadre sont signées par le pouvoir adjudicateur et les marchés subséquents par le directeur ou le chef de service gestionnaire qui ont l’autorisation de délégation de signature. Le présent protocole a vocation à être mis à jour régulièrement, notamment au regard des circulaires, guides et jurisprudence susceptibles de paraître. Le Président du Conseil Général Marcel Charmant 6