Procédures de la Politique de communication du gouvernement du

Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Procédures de la Politique de communication du gouvernement du Canada
Le 1er août 2006 i
Procédures de la Politique de communication du
gouvernement du Canada
(Also published in English as Communications Policy of the Government of
Canada Procedures)
Table des matières
Introduction .............................................................................................................................. 1
Procédure d’inscription au service 1 800 O-Canada, au Site du Canada, pour l’affichage des
consultations et à Publiservice ................................................................................................ 2
Procédure d’accès au service de suivi électronique des médias ............................................ 9
Procédure de planification et d’attribution de marchés de services de recherche sur l’opinion
publique ................................................................................................................................. 11
Procédure de participation aux foires et aux expositions ...................................................... 17
Procédure de planification, d’évaluation et d’attribution de marchés de services et d’évaluation
en ce qui a trait à la publicité ................................................................................................. 19
Procédure d’inscription des publications au Programme des services de dépôt et dans la base
de données centrale des publications ................................................................................... 27
Procédure de publication des avis dans la Gazette du Canada ............................................ 29
Procédure de planification et de production des publications destinées à la vente .............. 32
Procédure de gestion du droit d’auteur de la Couronne et de la concession de licences..... 36
Procédure d’attribution de marchés pour des produits cinématographiques, vidéo et
multimédias ............................................................................................................................ 40

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Introduction
Les institutions visées par la Politique de communication du gouvernement du Canada sont
tenues de coordonner certaines activités de communication avec Travaux publics et Services
gouvernementaux Canada (TPSGC), Service Canada et le Bureau du Conseil privé (BCP). Les
institutions doivent se conformer aux procédures administratives mises en place pour encadrer
ces activités afin d’assurer une coordination efficace.
Toutes les procédures administratives obligatoires aux termes de la Politique de communication
sont présentées en détail dans les pages qui suivent afin d’aider les institutions à mieux planifier
et administrer les activités de communication.
Le secrétaire du Conseil du Trésor du Canada a élaboré ces procédures avec l’appui et selon les
conseils du BCP, Service Canada et de TPSGC, qui coordonnent leur administration avec les
institutions. Ces procédures donnent aux institutions un processus uniformisé à suivre, étape par
étape, pour la planification et l’administration des activités de communication énumérées à la
rubrique « Procédures » (tableau 2) de la Politique de communication.
Les procédures décrites dans les pages qui suivent sont aussi conformes aux exigences de la
politique du Conseil du Trésor en matière de marchés et de services communs en ce qui touchent
aux publications, à la publicité, à la recherche sur l’opinion publique et à la surveillance
médiatique du gouvernement. Ces procédures entrent en vigueur à la même date que la Politique
de communication.
Pour de plus amples renseignements sur l’une ou l’autre des procédures décrites dans le présent
document, les institutions pourront communiquer avec le centre responsable de leur
administration (TPSGC, Service Canada ou BCP) Les renseignements sur les personnes-
ressources – noms, numéros de téléphone et de télécopieur, adresses de courriel, etc. – se
trouvent à la fin de l’énoncé de chaque procédure.

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Procédure d’inscription au service 1 800 O-Canada, au Site du
Canada, pour l’affichage des consultations et à Publiservice
La Politique de communication du gouvernement du Canada stipule que les institutions doivent
s’inscrire et se brancher électroniquement à divers services administrés par Service Canada
auxquels le public a accès et fournir à ces derniers des renseignements à jour. Les procédures
applicables à ces services - énoncées ci-après - donnent effet aux Exigences 1k), 9, 18d) et 18h)
23a) et 23b) de la politique.
Service Canada est chargé de la gestion et du développement de ces services qui incluent :
 1 800 O-Canada – service téléphonique sans frais du gouvernement du Canada.
 Site du Canada – principal portail Internet du gouvernement qui se trouve à
www.canada.gc.ca.
 Affichage des consultations – information sur les activités régionales et nationales de
consultation publique et de participation des citoyens affichée sur le Site du Canada (avec
lien vers les sites Web institutionnels).
 Publiservice – principal portail intranet du gouvernement accessible aux employés de la
fonction publique, http://publiservice.gc.ca.
Grâce à ces services, le public et les fonctionnaires peuvent obtenir des renseignements généraux
sur les institutions, programmes, services, événements et initiatives du gouvernement, y compris
les consultations publiques et la participation des citoyens. Les institutions doivent travailler
avec le personnel de Service Canada qui est préposé au maintien de ces services par souci de
tenir à jour les bases de données. Elles doivent également collaborer avec Service Canada afin de
veiller à ce que les exigences techniques et administratives soient respectées lorsque l’on se sert
de ces services dans le cadre d’une initiative de communications, d’une campagne de publicité
ou pour mettre en vedette des annonces publiques et la participation des citoyens à des activités.
Mise à jour des bases de données de 1 800 O-Canada
Le Centre de gestion de l’information (CGI) de Service Canada tient la base de données du
service 1 800 O-Canada. Cette base de données renferme des renseignements accessibles au
public sur toutes les institutions du gouvernement du Canada, et notamment :
 une description de l’organisation (p. ex., son mandat, sa structure);
 une description des programmes (p. ex., les activités, l’admissibilité, les demandes, les dates
d’échéance et le public cible);
 les points de prestation de services nationaux, régionaux et locaux (par téléphone, par la
poste, en personne et par voie électronique) ainsi que les zones de prestation de services
correspondantes;

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 la sphère de compétences et les lois mises en application;
 les activités en cours et les nouvelles initiatives;
 les documents à l’appui (p. ex., les publications, les formulaires de demande, des
renseignements sur le Canada, de l’information contextuelle, des instructions sur la prestation
de services par téléphone à l’intention des préposés).
Afin que cette information puisse être tenue à jour, les institutions doivent :
1. Fournir au CGI des renseignements complets et détaillés sur les organisations, les
programmes, les services et les initiatives qu’elles mettent en place dès que ces
renseignements sont disponibles et, si possible, au moins deux semaines avant la mise en
œuvre.
2. Fournir au CGI des renseignements complets et détaillés sur les organisations, les
programmes, les services et les initiatives qu’elles éliminent dès que ces renseignements
sont disponibles et, si possible, au moins deux semaines avant la date prévue de
l’élimination.
3. Fournir au CGI des renseignements complets et détaillés au sujet des changements
qu’elles prévoient apporter à leurs organisations, programmes, services et initiatives dès
que ces renseignements sont disponibles et, si possible, au moins deux semaines avant
que les changements soient effectués.
4. Fournir au CGI des renseignements complets et détaillés au sujet des changements
qu’elles prévoient apporter à leur site Web dès que ces renseignements sont disponibles
et, si possible, au moins deux semaines avant que les changements soient effectués.
5. Passer en revue et mettre à jour les contenus de leur base de données tous les ans. Dans le
cadre de la mise à jour annuelle, les institutions doivent :
 fournir au CGI le nom d’une personne-ressource qui sera chargée de
coordonner la mise à jour des données avec l’aide des agents de programme
de l’institution, ou lui fournir la liste des agents de programme responsables;
 à la demande du CGI, veiller à ce que des agents de programme ou d’autres
représentants bien informés de l’institution puissent prendre part à des
réunions ou à des conférences téléphoniques où l’on discute des mises à jour
et des besoins;
 veiller à ce que des agents de programme bien informés soient désignés pour
mettre à jour les renseignements sur les programmes dont ils sont
responsables;
 à la demande du CGI, fournir des copies des répertoires des employés ainsi
que la liste des agents de programme clés en mesure de décrire les

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mécanismes de prestation de services et les zones de prestation de services
correspondantes;
 transmettre tous les renseignements vérifiés/validés au CGI dans les deux
semaines suivant la réception de la demande.
6. Veiller à ce que le CGI figure sur toutes leurs listes de distribution des annonces, des
avis, des communiqués et des publications.
7. Communiquer les renseignements au CGI par les moyens suivants :
 Site Web : http://1800ocanada.gc.ca/
 Formulaire de mise à jour du CGI :
http://1800ocanada.gc.ca/webapp/ims3/GECUPDATE.jsp?Language=F&Proj
ect=2&H=0&Organization=0&NodeType=0&NodeId=0
 Courriel : [e-mail]
 Télécopieur : 613-941-5383
 Téléphone : 613-941-3306 (la réceptionniste acheminera votre appel).
Lorsqu’il travaillera de concert avec les institutions, le CGI :
1. Veillera à ce que toutes les institutions aient accès à la version Web de la base de données
du service 1 800 O-Canada, à http://1800ocanada.gc.ca.
2. Établira un calendrier de mise à jour annuelle des bases de données et validera
l’information qu’elles renferment. Veillera à ce que toutes les institutions aient accès à ce
calendrier mis à jour dès le début de l’exercice à http://1800ocanada.gc.ca.
3. Avisera les institutions de la mise à jour annuelle et leur fournira une copie de la
description de leur organisation et de leurs programmes afin qu’elles en assurent la
validation.
4. Sur demande, conseillera les institutions sur la façon la plus efficace de présenter leurs
renseignements dans la base de données du service 1 800 O-Canada.
5. À la demande des institutions, veillera à ce que son équipe de mise à jour des données
prenne part à des réunions ou à des conférences téléphoniques où l’on discute des mises à
jour et des besoins.
6. Assurera un suivi auprès des institutions à mi-chemin du processus de mise à jour des
données pour vérifier que cette dernière avance comme prévu et pour répondre aux
questions des institutions, s’il y a lieu.