Stratégie nationale d`approvisionnement en biens et services

Stratégie nationale d’approvisionnement en biens et services
Aliments et boissons
FOIRE AUX QUESTIONS
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) achète chaque année
pour 138 millions de dollars d’aliments et de boissons pour les ministères et organismes
partout au Canada. En 2014, TPSGC a mis en œuvre une stratégie nationale pour
l’achat de ces produits. L’objectif de ce document consiste à fournir des détails
supplémentaires sur la Stratégie nationale d’approvisionnement en biens et en services
(SNABS) portant sur les aliments et les boissons.
Généralités
Question
Qu’est-ce que la SNABS portant sur les aliments et les boissons?
Réponse
La SNABS est une nouvelle approche d’acquisition de TPSGC pour les achats
d’aliments et de boissons réalisés au nom des ministères et organismes fédéraux. Cette
approche permet de répondre de façon cohérente aux besoins du gouvernement du
Canada en matière d’aliments et de boissons, tout en améliorant l’accès pour les
fournisseurs et en accroissant la valeur pour les contribuables canadiens.
Question
Quelle est la date d’entrée en vigueur de la SNABS portant sur les aliments et les
boissons?
Réponse
La SNABS portant sur les aliments et les boissons est entrée en vigueur en juin 2014 et
elle fera l’objet d’examens continus au cours des cinq prochaines années. Les
problèmes urgents peuvent être soumis à tout moment.
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Question
Comment la structure de gouvernance associée à la SNABS portant sur les aliments et
les boissons s’applique-t-elle au ministère de la Défense nationale (MDN)?
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Réponse
TPSGC
MDN
Direction de la stratégie
d’approvisionnement et de la
gestion du rendement
BPME-ES
Responsable national des
catégories
Client national
Région de l’Ontario
Directeur, Services
alimentaires
Gestionnaire
Directeur/ gestionnaire
Bureau régional de TPSGC
Conseils
Commandement
opérationnel (Armée de
terre, Marine, Aviation
royale, Commandement
des opérations
interarmées du Canada)
Enjeux
Autorité contractante
Autorité
d’approvisionnement
Bureau local de TPSGC
Services alimentaires de
la base
Utilisateur final
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Exemptions
Question : Quelles sont les autres politiques gouvernementales ou les stratégies
nationales de TPSGC pour les éléments suivants :



Services d’accueil
Repas des personnes en voyage en service commandé
Régions visées par une revendication territoriale globale (RRTG) /Stratégie
d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones
Réponse
Les éléments suivants sont abordés dans le cadre d’autres stratégies nationales de
TPSGC en matière d’approvisionnement ou d’autres politiques du gouvernement du
Canada, comme le précisent les liens ci-dessous.
 Services d’accueil
 Repas des personnes en voyage en service commandé
 Régions visées par une revendication territoriale globale
 Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones
Question :
Qu’est-ce qu’un « secteur isolé »?
Réponse
Un « lieu isolé » est un endroit où le bassin de fournisseurs ne permet pas de satisfaire
aux exigences de la SNABS portant sur les aliments et les boissons. L’utilisateur final et
les bureaux locaux de TPSGC doivent informer le Bureau régional et les gestionnaires
régionaux lorsqu’ils formulent une demande de statut de « lieu isolé ». Les justifications
doivent être soumises au responsable national et au client national, qui détermineront
l’admissibilité à ce statut et qui assureront un suivi de leur état. Dans ces « lieux
isolés », les responsables se conformeront aux politiques existantes du gouvernement
fédéral en matière d’approvisionnement pour combler leurs besoins.
Question:
Quelles sont les unités du MDN qui achètent de la nourriture et des boissons pour des
« exercices sur le terrain » sur une base régulière?
Réponse
Les unités du MDN suivantes achètent régulièrement des aliments et des boissons pour
des « exercices sur le terrain » :
 1 GBMC Edmonton (Alb.)
 2 GBMC Petawawa (Ont.)
 5 GBMC Valcartier (Qc)
 BFC Shilo (Man.)
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


BFC Suffield (Alb.)
BFC Wainright (Alb.)
Petersville, (N.-B.) (Gagetown)
Question:
Est-ce que tous les achats d’aliments et de boissons pour les unités du MDN
énumérées ci-dessus sont exemptés de la SNABS?
Réponse:
Non, ces unités ne sont exemptées que pour les achats liés aux « exercices sur le
terrain » et pour les autres exceptions prévues dans la SNABS portant sur les aliments
et les boissons.
Question:
Qu’est-ce qu’une « cuisine mobile »?
Réponse:
Une cuisine non statique est une cuisine ou une cuisinette qui se déplace, comme les
cuisines de campagne mobiles et les Navires canadiens de Sa Majesté (NCSM).
Question:
Qu’entend-on par « fonds non publics »?
Réponse:
Les « fonds non publics » se réfèrent aux revenus générés au sein du MDN des suites
d’activités en partie financées par le MDN (types de clients K et L) et financées en
partie par des ressources n’appartenant pas au MDN (types de clients 2, 3 et 4).
Certains centres de loisirs, magasins de détail et autres services sur les bases militaires
en constituent des exemples.
Question:
Que sont les « besoins réguliers ou irréguliers de faible volume » au sein du MDN?
Réponse
Le volume d’achats d’aliments et de boissons pour certaines unités du MDN est
toujours faible. Aussi, les niveaux d’activité et les besoins de certaines unités du MDN
peuvent varier au fil du temps. Les bureaux régionaux de TPSGC collaboreront avec les
ministères clients afin de déterminer si les volumes d’achats justifient l’application de la
SNABS.
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Question
Y a-t-il des exemptions pour l’utilisation de catégories de produits normalisées?
Réponse
Les ministères clients peuvent être exemptés dans les cas où les besoins en aliments
et en boissons ne sont pas assez importants ou dans les situations où le lancement
d’appels d’offres distincts ne serait pas réalisable sur le plan opérationnel. TPSGC en
décidera en fonction du marché local, du nombre de réponses reçues des fournisseurs
et d’autres considérations.
Prix concurrentiels
Question:
De quelle façon TPSGC réalise-t-il la « validation des prix »?
Réponse :
La validation des prix est effectuée conformément en fonction des Besoins non
concurrentiels de biens et (ou) services commerciaux énoncés au point 10.5.1 du Guide
des approvisionnements de TPSGC.
Question:
TPSGC utilise-t-il un modèle économique comme l’indice des prix à la consommation
dans le cadre de son processus de validation des prix?
Réponse :
Non. TPSGC collabore avec les ministères clients pour cerner les possibilités
d’améliorer le processus de validation des prix très variables constatés dans le groupe
de produits « aliments et boissons ».
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Procurement Instruments
Question
Quels mécanismes d’approvisionnement seront utilisés dans le cadre de la SNABS
portant sur les aliments et les boissons?
Réponse
La SNABS repose sur l’utilisation d’une vaste gamme de mécanismes
d’approvisionnement, dont les offres à commandes individuelles et régionales (OCIR),
les offres à commandes principales et régionales (OCPR) et les arrangements en
matière d’approvisionnement (AMA).
Question
Comment les offres à commandes fonctionnent-elles?
Réponse :
Une offre à commandes est une offre qu’un fournisseur fait au Canada et qui permet à
ce dernier d’acheter des biens et des services, selon la demande, en ayant recours à
un processus de commande subséquente qui incorpore les modalités ainsi que les prix
de l’offre à commandes.
Une offre à commandes n’est pas un contrat. Un contrat distinct est conclu chaque fois
qu’on passe une commande subséquente pour la fourniture de biens ou la prestation de
services dans le cadre d’une offre à commandes. Lorsqu’on passe une commande
subséquente, le Canada s’engage sans condition à accepter l’offre du fournisseur pour
la fourniture des biens ou la prestation des services décrits dans l’offre à commandes,
dans la mesure précisée. La responsabilité du Canada est limitée à la valeur réelle des
commandes subséquentes passées par les utilisateurs identifiés dans le délai de
validité précisé dans l’offre à commandes.
Les OCPR sont généralement émises à l’intention de plusieurs ministères et
organismes clients à l’intérieur d’une région géographique précise.
Les OCIR sont généralement émises à l’intention d’un seul ministère ou organisme
client à l’intérieur d’une région géographique précise.
Question
Comment les arrangements en matière d’approvisionnement fonctionnent-ils?
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Réponse :
Un arrangement en matière d’approvisionnement (AMA) est un arrangement non
exécutoire entre le gouvernement du Canada et un fournisseur préqualifié. Un AMA
permet aux ministères et organismes fédéraux d’attribuer des contrats et d’obtenir des
soumissions à partir d’un bassin de fournisseurs préqualifiés pour des besoins précis,
dans les limites de la portée de l’AMA.
L'AMA n'est pas un contrat pour la fourniture des biens et services qui y sont décrits et
aucune des parties n'est légalement liée par la signature d'un AMA uniquement.
L’intention d’un AMA est d’établir un cadre pour permettre le traitement expéditif de
demandes de soumissions individuelles qui débouchent sur des contrats exécutoires
pour les biens et services décrits dans ces demandes de soumissions.
Un AMA peut être utilisé dans les situations suivantes :
a. lorsqu’il est impossible de définir l’ensemble du besoin avec précision au début
du processus et qu’on envisage d’établir un bassin de fournisseurs préqualifiés
auprès desquels on pourra obtenir des soumissions en vue de répondre aux
besoins d’un ministère en particulier;
b. un produit donné est acheté sur une base régulière (biens ou services);
c. une offre à commandes ne convient pas, en raison des variables touchant les
commandes subséquentes (p. ex. diverses méthodes de paiement, ou l’énoncé
des travaux ou le produit est difficile à établir d’avance);
d. une demande de soumissions simplifiée, établie par les utilisateurs ou les clients,
peut être utilisée pour obtenir des soumissions concurrentielles auprès des
fournisseurs préqualifiés;
e. le choix se fera selon le meilleur rapport qualité-prix, comme cela est indiqué
dans l'arrangement en matière d'approvisionnement et la demande de
soumissions subséquente;
f. lorsqu’il est plus efficace pour TPSGC de définir le cadre d'achat au nom d'autres
utilisateurs ou clients plutôt que d'agir comme autorité contractante.
Lorsqu'ils élaborent la stratégie d'approvisionnement, les agents de négociation des
contrats doivent tenir compte de ce qui suit :
a. des accords commerciaux nationaux ou internationaux peuvent s’appliquer à la
demande de soumissions (voir 3.50 Achats assujettis aux accords
commerciaux);
b. si des prix plafonds seront compris ou non dans les AMA;
c. la façon dont l'utilisation de l'AMA sera surveillée et la façon dont il en sera fait
rapport; et
d. les exigences relatives à la sécurité (c.-à-d. les exigences de base en matière de
sécurité et la manière dont les diverses exigences relatives à la sécurité seront
gérées).
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IMPORTANT
L’agent de négociation des contrats doit s’assurer qu’un contrat
découlant d’un AMA renferme les exigences appropriées relatives
à la sécurité et que le client est conscient qu’il lui incombe de
confirmer la cote de sécurité réelle de l’organisation ou du
personnel, avant d’émettre le contrat.
Si l’on exige des attestations de sécurité pour la technologie de
l’information (TI), la production ou la COMSEC, les clients doivent
demander à la Direction de la sécurité industrielle canadienne
(DSIC) de leur garantir ces types particuliers de sécurité, puisqu’il
s’agit d’attestations propres au marché, et non d’autorisations
d’ensemble dont les organisations sont titulaires.
Chaque AMA doit contenir des instructions claires sur la façon d'utiliser l'AMA, et
désigner les ministères et organismes qui peuvent l'utiliser.
Prix et livraison
Question:
Le coût de livraison est-il compris dans le prix des articles?
Réponse :
Oui. Le coût de livraison doit être compris dans le prix unitaire de chaque article, à
moins que le bureau régional de TPSGC et le ministère client ne précisent les
circonstances exceptionnelles dans lesquelles il est plus rentable de séparer les frais de
livraison du prix unitaire.
Remarque : Les frais de livraison séparés ne sont pas autorisés pour le MDN à moins
qu’ils n’aient été approuvés par le J4 Mat / D Svc Alim.
Question:
Quels sont les droits environnementaux et sont-ils comprises dans le prix?
Réponse :
Les droits environnementaux sont des droits perçus relativement aux contenants et aux
emballages, qui sont compris dans le prix ou ajoutés au montant facturé. En temps
normal, les droits environnementaux sont compris dans le prix; cependant, lorsque des
articles peuvent être ramassés et retournés à un fournisseur, les prix peuvent être
mentionnés comme un article distinct sur la facture.
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Question :
Quelle est la procédure à suivre pour les articles « non livrés » ou les livraisons
effectuées en dehors du « créneau de livraison »?
Réponse :
L’entrepreneur manque à ses obligations et le processus suivant doit être suivi :
Étape 1
Le chargé de projet doit informer le responsable de l’offre à commandes (TPSGC), en
lui confirmant par écrit que le détenteur de l’offre à commandes a manqué à ses
obligations aux termes de la commande subséquente.
Étape 2
Le responsable de l’offre à commandes doit communiquer avec le ministère de la
Justice pour obtenir un avis juridique et obtenir la confirmation que le titulaire de l’offre à
commandes est en défaut. Le responsable de l’offre à commandes doit fournir une
copie de l’offre à commandes, la commande subséquente et une déclaration du
responsable du projet déclarant que le titulaire de l’offre à commandes a manqué à ses
obligations.
Étape 3
S’il est confirmé que le titulaire de l’offre à commandes a manqué à ses obligations,
TPSGC et le ministère client peuvent établir un plan d’action approprié en fonction des
circonstances. Exemples :1
 2010A-23.1 autorise le gouvernement du Canada à immédiatement résilier un
contrat lorsque l’entrepreneur manque à ses obligations.
 2010A-23.3 prévoit que lorsqu’un contrat est résilié pour cause de manquement,
l’entrepreneur n’a pas le droit de réclamer d’autres paiements, en dehors de ce
qui est prévu à cet article et surtout, l’entrepreneur « demeure redevable envers
le Canada des pertes et des dommages subis par celui-ci en raison du
manquement, y compris l´augmentation du coût, pour le Canada, de l´exécution
des travaux par quelqu'un d'autre ».
 2010A-23.5 prévoit en outre que l’entrepreneur a le droit d’être payé pour les
travaux en vertu du contrat « moyennant la déduction de toute créance du
Canada envers l'entrepreneur ».
 Advenant qu’une offre à commande donne lieu à un contrat pour un seul article
qui ne peut pas être ou ne sera pas fourni, le Canada peut réclamer les coûts
La condition générale 2010A (biens – complexité moyenne) est utilisée à titre
d’exemple, aux fins d’illustration seulement.
1
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d’approvisionnement des biens ailleurs en vertu de la clause 2010A-25 « Droit de
compensation ».
Étape 4
Le responsable de l’offre à commandes doit suivre les procédures des mesures
correctives du rendement du fournisseur.
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