Project Charter - Services publics et Approvisionnement Canada

Arrêté de projet
(Projets financés par d’autres ministères)
entre
Client : [ministère client]
et
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
concernant
[titre du projet]
Système national de gestion de projet
Phase de planification
Numéro de projet de TPSGC : [000000]
Version no : [00]
Date : Le [jour mois 2012]
Révision No. :
Dernière révision : le 10 juillet 2012
Région :
No de projet :
Table des matières
1.0
Introduction...................................................................................... 2
2.0
Objectif du projet ............................................................................. 2
3.0
Plan de projet ................................................................................... 2
4.0
Rôles et responsabilités.................................................................. 2
4.1
Rôle du ministère client ......................................................... 2
4.2
Rôle de TPSGC ....................................................................... 3
5.0
Responsabilité ................................................................................. 5
6.0
Règlement des différends ............................................................... 5
7.0
Approbation ..................................................................................... 6
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matières comme suit : cliquez dans la partie grise de la Table des matières avec le
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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
1
Révision No. :
Dernière révision : le 10 juillet 2012
Région :
No de projet :
1.0
Introduction
Le présent arrêté de projet représente une entente globale conclue entre le ministère
client et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) en vue
d’établir le cadre de mise en œuvre d’un projet immobilier. À cette étape du projet, le
but est de consigner les principaux paramètres définis par le client (portée, délais et
coûts) pour leur validation par TPSGC lors de la rédaction du plan de projet, et de
confirmer l’engagement du client à fournir les fonds pour affecter les ressources
requises afin de réaliser le projet défini. Les modalités et les services requis pour
réaliser le projet seront explicitement décrits dans le plan de projet et seront répartis en
fonction des domaines de connaissances définis par le Système national de gestion de
projet (SNGP). Le plan de projet fournit des détails sur la portée du projet, l’échéancier,
le financement, ses risques, ainsi que sur d’autres stratégies de gestion et fera partie
intégrante du présent arrêté de projet.
L’arrêté de projet et le plan de projet seront modifiés conformément à la politique du
Conseil du Trésor (CT) chaque fois que l’on apportera des changements à la portée,
aux échéanciers, au financement du projet ou lors de tout autre changement important.
L’arrêté de projet devra être accompagné d’une convention particulière de services
(CPS).
2.0
Objectif du projet
L’objectif du présent arrêté de projet est d’autoriser TPSGC à démarrer un projet en vue
d’élaborer [fournir un énoncé sommaire décrivant les résultats attendus, l’emplacement,
les coûts totaux du projet ainsi qu’une date de début et d’achèvement].
3.0
Plan de projet
Suite à l’approbation du présent arrêté de projet et à l’allocation des fonds dans le cadre
d’une convention particulière de services (CPS), TPSGC procédera à l’élaboration du
plan de projet [optionnel : d’ici le (inscrire la date), au coût de (inscrire coût)].
4.0
Rôles et responsabilités
4.1
Rôle du ministère client
Le représentant du client, dont l’autorité découle de son sous-ministre, est
responsable :

des relations avec la haute direction de son ministère, le Conseil du Trésor
(si applicable) et les ministères participants; il doit également tenir le rôle de
porte-parole pour tout ce qui concerne le projet;

d’aviser les autres ministères ou organismes fédéraux qui peuvent être
touchés par ce projet et de les inviter à assumer un rôle actif ou de
coordination, selon le cas;
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
2
Révision No. :
Dernière révision : le 10 juillet 2012
Région :
No de projet :

de voir à ce que le projet soit géré conformément à la Politique sur la gestion
des projets du Conseil du Trésor, et au besoin, de consulter le Secrétariat du
Conseil du Trésor le plus rapidement possible si le projet présentent un haut
niveau de risques et de complexité;

de définir le projet en détail, pour permettre à TPSGC de faire une
planification répondant à la taille, la portée et la complexité du projet, de
même qu’aux risques, visibilité et administration particuliers du projet en
question;

d’établir le contexte et de définir la portée complète du projet, tout en
considérant les intérêts globaux du gouvernement;

de tous les aspects externes, tels l’interprétation continue des besoins
opérationnels et des objectifs plus larges de l’État ainsi que de la validation
dans ce contexte du produit final prévu;

de tous les aspects internes du projet, notamment la supervision générale du
cadre de gestion du projet, pour veiller à ce que le gestionnaire de projet soit
en mesure d’atteindre tous les objectifs approuvés du projet;

de préparer les documents d’approbation du projet;

d’identifier les risques potentiels associés au projet;

de déterminer si un examen environnemental préalable doit être effectué
conformément à la Loi canadienne sur l’évaluation environnementale. S’il y a
lieu, voir à l’achèvement de l’examen préalable avant de lancer l’appel
d’offres pour le marché de construction;

d’affecter les ressources nécessaires au projet;

de faire toutes les présentations de projet pertinentes aux autorités chargées
d’approuver le projet, pour les approbations et les modifications, ainsi que
pour les rapports d’étapes;

d’obtenir toutes les approbations avant la mise en œuvre du projet, et avant
toutes modifications des paramètres de base déjà approuvés;

d’examiner en détail les propositions visant à modifier les objectifs, en raison
de changements découlant de facteurs externes ou internes.
4.2
Rôle de TPSGC
TPSGC s’occupe de la gestion quotidienne du projet, à savoir :

établir une structure organisationnelle adéquate fondée sur la portée du projet
qui a été acceptée;
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
3
Révision No. :
Dernière révision : le 10 juillet 2012
Région :
No de projet :

gérer le projet, attribuer des rôles et des responsabilités et définir ceux-ci en
fonction des termes énoncés dans les accords internes et interministériels
connexes;

négocier et obtenir des accords écrits avec les ministères participants si des
activités ou des engagements particuliers visant les ressources nécessaires
dans le cadre d’un projet doivent être étayés par des documents pour assurer
la gestion efficace du projet;

utiliser le Système national de gestion de projet (SNGP) de TPSGC pour
gérer le projet;

organiser le projet en utilisant des outils de planification et d’analyse pour
répartir les travaux, attribuer les responsabilités et préparer le calendrier;

développer le plan de projet en consultation avec le client;

analyser les avantages et les coûts concernant les solutions de rechange
d’un projet;

évaluer et faire le suivi des risques et de prévoir des mesures d’atténuation
des risques en fonction de la méthodologie commune préscrite par TPSGC;

planifier les étapes du projet lorsque c’est nécessaire ou adéquat;

inscrire le projet dans le Système de gestion de projet et des activités
(SIGMA) de TPSGC;

assurer le suivi des progrès réalisés dans le cadre du projet pour que ce
dernier soit conforme au plan de projet et faire la mise à jour du plan de
projet, le cas échéant;

présenter des rapports d’étape à la direction interne (et au Conseil du Trésor,
s’il y a lieu);

donner ses commentaires pour l’élaboration de notes d’information, de
présentations au Conseil du Trésor et d’autres documents, le cas échéant,
afin d’offrir du soutien au chef de projet;

dans le plan de projet, indiquer les jalons relatifs au rendement qui
permettront au Ministère d’abandonner un projet ou de l’achever si, en cours
d’exécution, ce dernier n’est plus viable;

d’informer le ministère client de tout changement proposé à la portée, et
d’obtenir les approbations du client avant la mise en œuvre du projet et avant
toutes modifications des paramètres de base déjà approuvés.
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
4
Révision No. :
Dernière révision : le 10 juillet 2012
Région :
No de projet :
5.0
Responsabilité [nota : cette section ne doit pas être modifiée]
TPSGC offre des services aux autres ministères en vertu des Accords sur les niveaux
de service à titre d’organisme de services communs et, par conséquent, n’est pas
autorisé à financer des réclamations ni des responsabilités (Politique sur la prise de
décisions concernant la limitation de la responsabilité des entrepreneurs dans les
marchés de l’État du Conseil du Trésor, septembre 2003). La présence de TPSGC
dans ce processus ne dégage pas le ministère client de ses responsabilités financières.
Autrement dit, c’est au client, non à TPSGC, qu’il incombe de financer tous les coûts
associés au projet. Selon la politique du CT, toutes les dettes découlant des activités de
passation de marchés sont la responsabilité du ministère d’origine.
Advenant une erreur ou une omission commise par un expert-conseil, TPSGC agira à
titre d’agent du client et demandera un dédommagement à cet expert-conseil
conformément au marché. Lorsque TPSGC agit à titre d’agent du client, il incombe à ce
dernier de financer les frais assumés par TPSGC, les dépenses juridiques ainsi que
tout règlement découlant de la résolution des réclamations.
Si des erreurs ou des omissions sont commises par le personnel de la DGBI lorsque
des services de conception en architecture et génie sont offerts aux clients, et que ces
erreurs ou omissions engendrent des dépenses qui n’ajoutent aucune valeur à l’État ou
aux projets, TPSGC a comme politique de garantir que les clients n’assumeront pas
injustement les coûts de correction de ces erreurs ou omissions.
6.0
Règlement des différends
Dans la mesure du possible, les différends soulevés entre le client et TPSGC doivent
être réglés par les parties. Les problèmes qui ne pourront pas être réglés à ce niveau
dans [inscrire délai] seront simultanément portés au prochain niveau de gestion des
organisations respectives de chacune des parties.
Les mécanismes de règlement pour tous les autres enjeux soulevés au sein de l’équipe
de projet seront définis dans le plan de projet.
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
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Révision No. :
Dernière révision : le 10 juillet 2012
Région :
No de projet :
7.0
Approbation
Les soussignés acceptent par la présente d’entreprendre ce projet conformément à cet
arrêté de projet et de toute révision subséquente du présent document.
SIGNATURE(S) DU CLIENT
Approuvé par
Signature
(représentant(s) autorisé(s) du client qui détient le
pouvoir de signer des documents financiers)
En caractères
d’imprimerie :
Nom
Titre
Date
SIGNATURE DE TPSGC
Approuvé par
Signature
(TPSGC – personne responsable de livrer le projet)
En caractères
d’imprimerie :
Nom
Titre
Date
c.c. (au besoin, par exemple, Directreur (Directrice) d’Équipe services clients,
Gestionnaire principal(e) de projets, etc.)
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
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