Consignes méthodologiques pour effectuer les bilans des

Association Lyonnaise pour l’Insertion Economique & Sociale
107-109 Boulevard Vivier Merle 69438 Lyon Cedex 03 - Tel : [phone]  Fax : [phone]
Association Loi 1901 à but non lucratif  SIRET 40540488000032  APE 9499Z
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Consignes méthodologiques pour effectuer les bilans des opérations 2011.
Pour être recevable, le formulaire de bilan joint est à compléter de façon exhaustive
et à nous retourner par mail à : [e-mail]
et par courrier dûment signé avec les annexes, tableaux récapitulatifs joints.
La date de réception du bilan de l’opération conventionnée en 2011 :
Au plus tard le 30 avril 2012
PREAMBULE
Les délais sont précisés dans l’article 5.2 de la convention : « Le bénéficiaire est tenu de remettre au
service gestionnaire :
- un bilan final, après la période de réalisation et au plus tard quatre mois après la fin de cette
échéance. »
Le guide du bénéficiaire, rédigé par la DGEFP, précise que :
« Le fait que les comptes de l’année d’exécution de l’opération n’aient pas encore été certifiés par le
commissaire aux comptes, ce qui rend moins précise l’affectation des dépenses indirectes au moyen
d’une clé de répartition, ne constitue pas un motif légitime pour retarder la production du bilan »
« De même, le retard souvent observé pour obtenir les attestations de versement des cofinancements
mentionnés en ressources dans le bilan de l’opération ne doit pas empêcher la production de bilan de
l’opération dans les délais prévus à la convention. Celle-ci précise expressément « s’il n’a pu le joindre
au bilan final, le bénéficiaire s’engage à communiquer dès que possible un état récapitulatif certifié
exact, attestant de l’ensemble des cofinancements nationaux et des recettes directes effectivement
perçus au titre de l’opération cofinancée. »
Les contrôles de service fait
Le contrôle de service fait est une étape ordinaire et obligatoire pour tout paiement de subvention
FSE. Il consiste en un examen de la correcte exécution de l’opération sélectionnée, telle que décrite
dans l’annexe technique et financière de la convention.
Il repose sur l’analyse de la réalisation physique de l’opération, une analyse des dépenses et des
ressources et une analyse de la prise en compte des obligations communautaires notamment
l’obligation de publicité.
La détermination de la subvention communautaire à l’issue du contrôle
La subvention FSE due correspondra à la différence entre le total des dépenses retenues et le total
des ressources nationales mobilisées (contreparties externes publiques ou privées) et, le cas échéant,
part d’autofinancement du bénéficiaire, plafonnée en montant et en taux conventionnés.

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REMPLIR LE BILAN
VOLET I – CONDITIONS DE REALISATION DE L’OPERATION
A – Synthèse qualitative générale
Il s’agit de décrire l’opération telle qu’elle a été conduite en référence à l’opération conventionnée.
Le plan donné dans le volet 1 doit être respecté:
I Présentation de l’opération réalisée
- Bilan global de l’action par comparaison avec le prévisionnel
- Précisez les modalités d’exécution des différentes phases (opérations d’assistance aux
personnes)
- Réalisations constatées
- Présentez la coordination opérationnelle, partenariat mobilisé et modalités de suivi avec le
PLIE notamment, les référents de parcours…
- Publicité des financements communautaires
- Modalités de prises en compte « égalité hommes/femmes » et autres priorités
communautaires s’il y a lieu
II Analyse des résultats obtenus
– Synthèse individuelle
Compléter pour chacun des participants le tableau Annexe 1 ou le tableau de montée en charge
proposé pour 2012.
B – Indicateurs de réalisation et résultats
La colonne A à compléter correspond au nombre de participants conventionné (annexe financière
prévisionnelle (Tableau D1) de la convention ou de l’avenant).
Tableau D2 pour la reprise des éléments du prévisionnel se référer à la convention.
Les tableaux D3 et D4 ne sont pas à remplir.
C – Liste des pièces justificatives
Pour la réalisation physique :
- Feuilles d’émargement des participants
- Contrats de travail éventuellement
- Fiches de liaison
- Attestation de participation à des sessions de formation
- Tout document permettant de reconstituer l’activité et la présence des participants…
Pour la publicité :
- Plaquette de présentation,
- Outils pédagogiques
- Courriers
- Attestations…

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VOLET II – DEPENSES REALISEES
Ne supprimer aucune formule de calcul ni aucun onglet !!!
Le formulaire de bilan reprend les montants financiers en dépenses et en ressources.
Une balance générale complète sera envoyée avec le bilan.
Rappel : Pour être éligibles, les dépenses devront être:
- en lien direct avec l’opération
- rattachables à la période de réalisation de l’opération
- rattachée comptablement à l’exercice
- acquittées pendant la période de réalisation de l’opération ou au plus tard à la date de
production du bilan soit au plus tard le 30 avril.
Tableau II – Récapitulatif se complète automatiquement avec les onglets qui suivent.
Les données indiquées vont montrer les écarts avec le budget prévisionnel.
Tableau II-1 - Dépenses directes de personnel (personnes de l'organisme bénéficiaire
intervenant directement sur l'opération)
Déclarer des dépenses directes c’est rendre compte des dépenses liées au déroulement
opérationnel de l’action décrit dans le document qualitatif.
Les dépenses directes de personnel doivent être justifiés par :
- Un justificatif du temps passé directement sur l’opération (fiches temps,
émargements …) certifié exact par le responsable de la structure et la personne
concernée.
Ces éléments sont à rapprocher des justificatifs de réalisation physique de l’opération (planning,
agendas…). Le service gestionnaire sera amené à vérifier les procédures mises en place pour
enregistrer le temps de travail des salariés et le total des temps affectés.
- un justificatif des coûts chargés : journaux de paie individuels ou dernière fiche de
paie présentant les cumuls annuels.
Si certaines dépenses n’apparaissent pas sur fiche de paie (impôts, taxes et versements assimilés
sur rémunérations), fournir un tableau explicatif de la ventilation nominative de ces charges.
Tableau II-2 - Dépenses de fonctionnement directement rattachables à l'opération
Toutes les dépenses doivent être rattachées comptablement à l’exercice : fournir le grand-livre
des comptes déclarés et si besoin la liste des pièces déclarées en dépenses directes.

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Tableau II-3 - Prestations externes directement liées et nécessaires à l'opération
Transmettre les pièces justificatives (factures + émargements pour les formations) et le grand-
livre des comptes déclarés.
Tableau II-4 - Dépenses directes liées aux participants à l'opération
Ce poste de dépenses correspond aux coûts salariaux et frais des participants engendrés par
l’opération.
Le traitement des salaires est le même que pour les intervenants, transmettre :
- la liste des heures (fiches temps et/ou les émargements justificatifs)
- les coûts mensuels des participants sur la base de l’annexe 2 et les journaux de paie individuels
(états mensuels), et tous autres justificatifs des dépenses déclarées.
Tableau II-5 - Dépenses indirectes de fonctionnement ("frais généraux")
1. Opération soumise à l’application du forfait de 20% : Pas de justificatifs à fournir.
2. Opération hors forfaitisation de 20% (cf. convention) :
Transmettre un tableau de rapprochement entre la balance comptable et les
montants des postes déclarés au bilan en colonne E « Dépenses annuelles, en
référence au compte de résultat ». Transmettre le grand-livre des comptes
concernés.
Pièces justificatives à tenir à disposition pour les dotations aux amortissements : tableau
d’amortissement et attestation qu’aucune aide publique ne doit avoir déjà contribué à
l'acquisition de ces biens.
Clé de répartition : un justificatif des « Quantité d'activité totale » et « Quantité
d'activité liée à l'opération » doit être joint.
Tableau II-6 - Dépenses en nature
Les dépenses en nature doivent être équilibrées en dépense et en recettes.
Pour la valorisation de dépenses en nature précisez la nature des pièces. Toute valorisation de
dépenses en nature devant être justifiée par des pièces comptables de valeur probante et être
inscrite dans des comptes spéciaux de classe 8 (86 emplois 87 ressources).
Mise à disposition de moyens : produire la convention de mise à disposition ou une
attestation de l’organisme qui met à disposition permettant de justifier le calcul du
montant affecté
Bénévolat : indiquer le mode de calcul (nombre d’heures et indice). L’indice conventionné doit être
utilisé (ex : SMIC chargé) et justifié par des pièces probantes.
Transmettre, avec le bilan, pour chaque personne affectée, un état récapitulatif du
temps affecté à l’opération certifié par le responsable de la structure.

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Tableau II-7 - Détail des dépenses réalisées par action de formation
Ne pas remplir
Pour qu’une dépense soit éligible, une preuve d’acquittement doit être produite :
Sont acceptés :
- Relevés bancaires faisant apparaître le mouvement financier correspondant
- Les factures acquittées par le fournisseur
- Une liste des pièces de dépenses certifiées acquittées par un tiers (expert comptable ou du
commissaire aux comptes) sous réserve de la mention :
« J’atteste que toutes les dépenses mentionnées sur cette liste et figurant sur le présent bilan
d’exécution ont été acquittées pour « tel montant » à « telle date (date du bilan)»
suivie de date, cachet signature et fonction du signataire.
- Le visa du tiers et cette mention peuvent être portés sur l’attestation au titre de l'exécution de
l'opération cofinancée.
- Attestation de l’URSSAF d’être à jour de ses cotisations.
Les preuves d’acquittements doivent être jointes au bilan concernant les dépenses de
personnel (paiements des salaires de décembre), des charges sociales et seront à
joindre aux factures complémentaires demandées par échantillon.