Consignes méthodologiques pour effectuer les bilans des
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Consignes méthodologiques pour effectuer les bilans des opérations 2011. Pour être recevable, le formulaire de bilan joint est à compléter de façon exhaustive et à nous retourner par mail à : [email protected] et par courrier dûment signé avec les annexes, tableaux récapitulatifs joints. La date de réception du bilan de l’opération conventionnée en 2011 : Au plus tard le 30 avril 2012 PREAMBULE Les délais sont précisés dans l’article 5.2 de la convention : « Le bénéficiaire est tenu de remettre au service gestionnaire : - un bilan final, après la période de réalisation et au plus tard quatre mois après la fin de cette échéance. » Le guide du bénéficiaire, rédigé par la DGEFP, précise que : « Le fait que les comptes de l’année d’exécution de l’opération n’aient pas encore été certifiés par le commissaire aux comptes, ce qui rend moins précise l’affectation des dépenses indirectes au moyen d’une clé de répartition, ne constitue pas un motif légitime pour retarder la production du bilan » « De même, le retard souvent observé pour obtenir les attestations de versement des cofinancements mentionnés en ressources dans le bilan de l’opération ne doit pas empêcher la production de bilan de l’opération dans les délais prévus à la convention. Celle-ci précise expressément « s’il n’a pu le joindre au bilan final, le bénéficiaire s’engage à communiquer dès que possible un état récapitulatif certifié exact, attestant de l’ensemble des cofinancements nationaux et des recettes directes effectivement perçus au titre de l’opération cofinancée. » Les contrôles de service fait Le contrôle de service fait est une étape ordinaire et obligatoire pour tout paiement de subvention FSE. Il consiste en un examen de la correcte exécution de l’opération sélectionnée, telle que décrite dans l’annexe technique et financière de la convention. Il repose sur l’analyse de la réalisation physique de l’opération, une analyse des dépenses et des ressources et une analyse de la prise en compte des obligations communautaires notamment l’obligation de publicité. La détermination de la subvention communautaire à l’issue du contrôle La subvention FSE due correspondra à la différence entre le total des dépenses retenues et le total des ressources nationales mobilisées (contreparties externes publiques ou privées) et, le cas échéant, part d’autofinancement du bénéficiaire, plafonnée en montant et en taux conventionnés. Association Lyonnaise pour l’Insertion Economique & Sociale 107-109 Boulevard Vivier Merle 69438 Lyon Cedex 03 - Tel : 04 78 60 20 82 Fax : 04 78 60 07 91 Association Loi 1901 à but non lucratif SIRET 40540488000032 APE 9499Z http://www.allies-plie.org E-mail : allies@infonie REMPLIR LE BILAN VOLET I – CONDITIONS DE REALISATION DE L’OPERATION A – Synthèse qualitative générale Il s’agit de décrire l’opération telle qu’elle a été conduite en référence à l’opération conventionnée. Le plan donné dans le volet 1 doit être respecté: I - II Présentation de l’opération réalisée Bilan global de l’action par comparaison avec le prévisionnel Précisez les modalités d’exécution des différentes phases (opérations d’assistance aux personnes) Réalisations constatées Présentez la coordination opérationnelle, partenariat mobilisé et modalités de suivi avec le PLIE notamment, les référents de parcours… Publicité des financements communautaires Modalités de prises en compte « égalité hommes/femmes » et autres priorités communautaires s’il y a lieu Analyse des résultats obtenus – Synthèse individuelle Compléter pour chacun des participants le tableau Annexe 1 ou le tableau de montée en charge proposé pour 2012. B – Indicateurs de réalisation et résultats La colonne A à compléter correspond au nombre de participants conventionné (annexe financière prévisionnelle (Tableau D1) de la convention ou de l’avenant). Tableau D2 pour la reprise des éléments du prévisionnel se référer à la convention. Les tableaux D3 et D4 ne sont pas à remplir. C – Liste des pièces justificatives Pour la réalisation physique : - Feuilles d’émargement des participants - Contrats de travail éventuellement - Fiches de liaison - Attestation de participation à des sessions de formation - Tout document permettant de reconstituer l’activité et la présence des participants… Pour la publicité : - Plaquette de présentation, Outils pédagogiques Courriers Attestations… Association Lyonnaise pour l’Insertion Economique & Sociale 107-109 Boulevard Vivier Merle 69438 Lyon Cedex 03 - Tel : 04 78 60 20 82 Fax : 04 78 60 07 91 Association Loi 1901 à but non lucratif SIRET 40540488000032 APE 9499Z http://www.allies-plie.org E-mail : allies@infonie VOLET II – DEPENSES REALISEES Ne supprimer aucune formule de calcul ni aucun onglet !!! Le formulaire de bilan reprend les montants financiers en dépenses et en ressources. Une balance générale complète sera envoyée avec le bilan. Rappel : Pour être éligibles, les dépenses devront être: - en lien direct avec l’opération - rattachables à la période de réalisation de l’opération - rattachée comptablement à l’exercice - acquittées pendant la période de réalisation de l’opération ou au plus tard à la date de production du bilan soit au plus tard le 30 avril. Tableau II – Récapitulatif se complète automatiquement avec les onglets qui suivent. Les données indiquées vont montrer les écarts avec le budget prévisionnel. Tableau II-1 - Dépenses directes de personnel (personnes de l'organisme bénéficiaire intervenant directement sur l'opération) Déclarer des dépenses directes c’est rendre compte des dépenses liées au déroulement opérationnel de l’action décrit dans le document qualitatif. Les dépenses directes de personnel doivent être justifiés par : - Un justificatif du temps passé directement sur l’opération (fiches temps, émargements …) certifié exact par le responsable de la structure et la personne concernée. Ces éléments sont à rapprocher des justificatifs de réalisation physique de l’opération (planning, agendas…). Le service gestionnaire sera amené à vérifier les procédures mises en place pour enregistrer le temps de travail des salariés et le total des temps affectés. - un justificatif des coûts chargés : journaux de paie individuels ou dernière fiche de paie présentant les cumuls annuels. Si certaines dépenses n’apparaissent pas sur fiche de paie (impôts, taxes et versements assimilés sur rémunérations), fournir un tableau explicatif de la ventilation nominative de ces charges. Tableau II-2 - Dépenses de fonctionnement directement rattachables à l'opération Toutes les dépenses doivent être rattachées comptablement à l’exercice : fournir le grand-livre des comptes déclarés et si besoin la liste des pièces déclarées en dépenses directes. Association Lyonnaise pour l’Insertion Economique & Sociale 107-109 Boulevard Vivier Merle 69438 Lyon Cedex 03 - Tel : 04 78 60 20 82 Fax : 04 78 60 07 91 Association Loi 1901 à but non lucratif SIRET 40540488000032 APE 9499Z http://www.allies-plie.org E-mail : allies@infonie Tableau II-3 - Prestations externes directement liées et nécessaires à l'opération Transmettre les pièces justificatives (factures + émargements pour les formations) et le grandlivre des comptes déclarés. Tableau II-4 - Dépenses directes liées aux participants à l'opération Ce poste de dépenses correspond aux coûts salariaux et frais des participants engendrés par l’opération. Le traitement des salaires est le même que pour les intervenants, transmettre : - la liste des heures (fiches temps et/ou les émargements justificatifs) - les coûts mensuels des participants sur la base de l’annexe 2 et les journaux de paie individuels (états mensuels), et tous autres justificatifs des dépenses déclarées. Tableau II-5 - Dépenses indirectes de fonctionnement ("frais généraux") 1. Opération soumise à l’application du forfait de 20% : Pas de justificatifs à fournir. 2. Opération hors forfaitisation de 20% (cf. convention) : Transmettre un tableau de rapprochement entre la balance comptable et les montants des postes déclarés au bilan en colonne E « Dépenses annuelles, en référence au compte de résultat ». Transmettre le grand-livre des comptes concernés. Pièces justificatives à tenir à disposition pour les dotations aux amortissements : tableau d’amortissement et attestation qu’aucune aide publique ne doit avoir déjà contribué à l'acquisition de ces biens. Clé de répartition : un justificatif des « Quantité d'activité totale » et « Quantité d'activité liée à l'opération » doit être joint. Tableau II-6 - Dépenses en nature Les dépenses en nature doivent être équilibrées en dépense et en recettes. Pour la valorisation de dépenses en nature précisez la nature des pièces. Toute valorisation de dépenses en nature devant être justifiée par des pièces comptables de valeur probante et être inscrite dans des comptes spéciaux de classe 8 (86 emplois 87 ressources). Mise à disposition de moyens : produire la convention de mise à disposition ou une attestation de l’organisme qui met à disposition permettant de justifier le calcul du montant affecté Bénévolat : indiquer le mode de calcul (nombre d’heures et indice). L’indice conventionné doit être utilisé (ex : SMIC chargé) et justifié par des pièces probantes. Transmettre, avec le bilan, pour chaque personne affectée, un état récapitulatif du temps affecté à l’opération certifié par le responsable de la structure. Association Lyonnaise pour l’Insertion Economique & Sociale 107-109 Boulevard Vivier Merle 69438 Lyon Cedex 03 - Tel : 04 78 60 20 82 Fax : 04 78 60 07 91 Association Loi 1901 à but non lucratif SIRET 40540488000032 APE 9499Z http://www.allies-plie.org E-mail : allies@infonie Tableau II-7 - Détail des dépenses réalisées par action de formation Ne pas remplir Pour qu’une dépense soit éligible, une preuve d’acquittement doit être produite : Sont acceptés : - Relevés bancaires faisant apparaître le mouvement financier correspondant - Les factures acquittées par le fournisseur - Une liste des pièces de dépenses certifiées acquittées par un tiers (expert comptable ou du commissaire aux comptes) sous réserve de la mention : « J’atteste que toutes les dépenses mentionnées sur cette liste et figurant sur le présent bilan d’exécution ont été acquittées pour « tel montant » à « telle date (date du bilan)» suivie de date, cachet signature et fonction du signataire. - Le visa du tiers et cette mention peuvent être portés sur l’attestation au titre de l'exécution de l'opération cofinancée. - Attestation de l’URSSAF d’être à jour de ses cotisations. Les preuves d’acquittements doivent être jointes au bilan concernant les dépenses de personnel (paiements des salaires de décembre), des charges sociales et seront à joindre aux factures complémentaires demandées par échantillon. Association Lyonnaise pour l’Insertion Economique & Sociale 107-109 Boulevard Vivier Merle 69438 Lyon Cedex 03 - Tel : 04 78 60 20 82 Fax : 04 78 60 07 91 Association Loi 1901 à but non lucratif SIRET 40540488000032 APE 9499Z http://www.allies-plie.org E-mail : allies@infonie VOLET III - RESSOURCES MOBILISEES Il s’agit d’un bilan final clôturant une tranche annuelle. Remplir le 1er tableau. Les contreparties sont les ressources publiques et privés affectées à l’opération, il ne s’agit pas du FSE. Tableau III - Ressources mobilisées au titre de l'opération Financements publics et privés Compléter les modes de comptabilisation des ressources pour chaque financement public et privé : - Le montant total certifié est le montant conventionné - La part des ressources affectées à l’opération en pourcentage. Transmettre avec le bilan, les actes attributifs et conventions accompagnés des preuves d’encaissement des ressources. - Ou bien un certificat de versement émis par le financeur, il doit faire mention de la période concernée et du fait que les financements ne sont pas gagés. En cas d’affectation d’une part seulement des ressources, le taux d’affectation devra être justifié sur une base réelle ou par un certificat de cofinancement (cf. Annexe 3) Remboursements de l’ASP Fournir un état nominatif sur le modèle de l’annexe 4 Remboursements des OPCA Fournir un état des dépenses correspondantes. Les recettes de l’opération Les recettes sont ici générées partiellement ou en totalité par les participants de l’opération sur la période donnée. Elles sont comptabilisées. Leur affectation doit être justifiée. Association Lyonnaise pour l’Insertion Economique & Sociale 107-109 Boulevard Vivier Merle 69438 Lyon Cedex 03 - Tel : 04 78 60 20 82 Fax : 04 78 60 07 91 Association Loi 1901 à but non lucratif SIRET 40540488000032 APE 9499Z http://www.allies-plie.org E-mail : allies@infonie La détermination de la subvention communautaire : Le montant FSE correspond à la différence entre : - le total des dépenses réalisées - le total des ressources : contreparties nationales mobilisés (financements publics et privés) et recettes. Ce montant est plafonné par le montant maximum de subvention (1. Fonds social européen (FSE) colonne A) et le taux d’intervention maximum conventionné (1. Fonds social européen (FSE) colonne B). NB : Le dépassement du taux d’intervention conventionné nécessite la passation d’un avenant ex post de régularisation après la validation de l’instance de décision du PLIE Détermination de la part d’autofinancement Pour un établissement public elle correspondra au taux conventionné appliqué au coût total éligible, le montant d’autofinancement doit faire l’objet d’une certification signée. Pour un organisme privé elle représentera la différence entre le coût total éligible et le total des ressources externes mobilisés, y compris la participation FSE. Attestation (dernière page du bilan d’exécution) : Ce document est la demande formelle par laquelle vous certifiez conforme le plan de financement de l’opération et demandez remboursement de la participation FSE correspondante. Ce document automatisé au niveau des montants représente la demande de paiement d’un acompte pour un bilan intermédiaire, de solde pour un bilan final. Cette attestation n’est valide que si elle est équilibrée (dépenses = ressources). Association Lyonnaise pour l’Insertion Economique & Sociale 107-109 Boulevard Vivier Merle 69438 Lyon Cedex 03 - Tel : 04 78 60 20 82 Fax : 04 78 60 07 91 Association Loi 1901 à but non lucratif SIRET 40540488000032 APE 9499Z http://www.allies-plie.org E-mail : allies@infonie
