Guide - FPSPP

Guide technique de l’appel à projets CSP 2013
Maquette : 130M€ dont 65M€ de FSE (taux intervention 50%)
Dépôt : 04/03/2013
Période d’engagement : 01/01/2013 au 31/12/2013 (éventuelle ré-ouverture par voie d’avenant)
Période d’éligibilité des dépenses : 01/01/2013 au 31/12/2015
Publics concernés
Les demandeurs d’emploi inscrits dans les dispositifs CSP (éventuellement les CRP/CTP tardifs) ex
salariés, licenciés pour motif économique d’entreprises établies en métropole.
Critères d’éligibilité et dépenses
Le financement par le FPSPP, avec le soutien du FSE, s’interrompt à l’échéance du dispositif CSP, CRP
ou CTP. Le financement est donc limité à 12 mois contre 18 mois dans les précédents appels à
projets. Seule la prise en charge du FPSPP/FSE est limitée.
Postes de dépenses éligibles
- dépenses liées aux participants : coûts pédagogiques dont évaluations préformatives (les
évaluations préformatives non suivies de formation ne sont pas éligibles);
- dépenses liées à la mise en œuvre de l’opération : dépenses directes de personnel, dépenses
directes de fonctionnement, prestations externes.
Modalités d’intervention financières du FPSPP et du FSE
La participation du FPSPP/FSE sera établie sur les dépenses prises en charge par le porteur,
déduction faite de toutes les autres ressources mobilisées.
Pour les actions de formation, dans la limite maximale d’un coût horaire de 15€ par année
d’engagement. Le respect du coût horaire moyen de 15€ sera vérifié à l’issue du bilan final de
l’opération pluriannuelle.
Pour les actions liées à la mise en œuvre de l’opération, participation du FPSPP/FSE plafonnée à
5.65% des dépenses liées aux participants retenues :
- 3.5% de gestion administrative sur la base du montant retenu après contrôle ;
- 1.4% d’information générale et de sensibilisation sur la base du montant conventionné ;
- 0.75% les frais d’ingénierie sur la base du montant conventionné.
Modalités de suivi
En vue de piloter l’annexe financière de la Convention cadre, deux modalités de suivi ont été
retenues par les partenaires sociaux :
- une enquête mensuelle (calendrier conforme à celui de la DGEFP) : montant total engagé,
nombre d’heures totales engagées, nombre de participants engagés. Ces données sont à
décliner régionalement (cette enquête est provisoire, l’extranet DGEFP sera utilisé dès que
possible) ;
- une enquête annuelle déclinée en deux temps :
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sur les engagements au 09/02/N+1 : indicateurs identiques aux précédents AAP;
FOCUS : le FPSPP consolidera l’outil de suivi (complétude et cohérence des données ;
ex. éligibilité publics, période engagement…) pour déterminer le montant définitif
des engagements pris en année N afin de procéder à la levée de condition
suspensives et dans un second temps à l’exploitation des données dans le cadre des
rapports d’activité du FPSPP.
o sur les actions effectuées au moment du bilan annuel : indicateurs identiques aux
précédents AAP.
FOCUS : le FPSPP consolidera l’outil de suivi (complétude et cohérence des données ;
ex. vérification que les dépenses sont rattachées à la bonne année engagement,
période d’éligibilité des dépenses…)
Bilan annuel
Le bilan porte sur les acquittements effectués entre le 01/01/2013 et le 31/12/2015 liés aux actions
de formation engagées en 2013, comme suit :
1ère tranche annuelle : du 01/01/2013 au 31/03/2014 ;
2ème tranche annuelle : du 01/04/2014 au 31/03/2015 ;
3ème tranche annuelle : du 01/04/2015 au 31/12/2015.
Cela permet ainsi de simplifier la gestion en évitant les difficultés liées aux acquittements tardifs et
aux formations à cheval.
Le bilan comporte également une partie qualitative décrivant les actions réalisées, les modalités de
mise en œuvre et expliquant les écarts avec ce qui a été conventionné. L’outil de suivi, pour la partie
dédiée aux actions effectuées, est annexé au bilan (voir ci-dessus).
FOCUS : le FPSPP consolidera le bilan en termes d’indicateurs et de montants sur la base de l’outil de
suivi.
Modalité de contrôles
Sur la base de la partie qualitative, le FPSPP détermine le périmètre de l’opération réalisée et
rattachera les dépenses afférentes à ce dernier. La réalité des dépenses, déclarées dans le bilan et
dans l’outil de suivi pour les dépenses liées aux participants, sont vérifiées sur la base de pièces.
Certaines dépenses liées à la mise en œuvre peuvent être vérifiées de manière exhaustive ou sur
échantillon, selon leur volumétrie, alors que celles liées aux participants sont échantillonnées de
façon aléatoire et statistique.
Pour les actions de formation, les pièces attendues sont :
- la demande de gestion,
- la fiche instruction signée, visant à vérifier l’effectivité de l’adhésion au dispositif. L’éligibilité du
demandeur d’emploi incombe à Pôle Emploi. Le FPSPP exigera lors du CSF, une copie de la fiche
d’instruction signée sur les dossiers échantillonnés. Les fiches d’instruction originales sont à
conserver par le porteur de projets.
- la convention ou contrat de prestation de service entre l’organisme de formation et l’OPCA, et ses
éventuels avenants,
- les factures acquittées (ou toute autre preuve d’acquittement de la dépense),
- les feuilles d’émargement (dans l’attente du rapport d’audit de la Commission Européenne). En cas
de FOAD, elles pourront être remplacées par une attestation de suivi de la formation basée sur
toutes preuves relatives à la réalité de la formation.
Pour les actions liées à la mise en œuvre de l’opération, les pièces attendues sont :
-
pour les dépenses directes de personnels :
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tout document attestant du salaire annuel chargé (bulletins de salaires et/ou livre de
paie et/ou DADS) et de son acquittement ;
FOCUS : Si des primes sont valorisées, il convient de justifier leur caractère
conventionnel. A défaut elles seront rejetées.
une fiche de suivi des temps (période journalière ou hebdomadaire, les jours et
heures concernés, la tâche accomplie et, si personne est mobilisée sur plusieurs
missions, préciser s’il s’agit d’ingénierie, de communication ou de tâches
administratives).
FOCUS : Cette fiche devra être signée du salarié et du responsable hiérarchique. La
date de signature doit être antérieure à la date de remise du bilan.
Si le temps valorisé se rapporte à des réunions, il conviendra de présenter des feuilles
d’émargement et/ou comptes rendus.
-
pour les dépenses directes de fonctionnement :
o factures acquittées (ou toute autre preuve d’acquittement de la dépense)
o si achat de biens et services : preuve de la mise en concurrence
FOCUS : Pour les dépenses de personnels en région, les pièces attendues sont
identiques aux dépenses directes de personnel, accompagnant les factures
acquittées de la délégation à destination du siège.
-
pour les dépenses directes de prestation :
o factures acquittées (ou toute autre preuve d’acquittement de la dépense) ;
o preuve de mise en concurrence.
Mise en concurrence :
Lorsque des achats de biens et services doivent être effectués par le bénéficiaire pour les besoins de
la réalisation de l’opération et constituent des dépenses figurant dans une rubrique de coûts directs
éligibles du budget prévisionnel, le bénéficiaire est tenu d’effectuer une mise en concurrence des
candidats potentiels et de sélectionner l’offre économiquement la plus avantageuse, c’est-à-dire
celle qui présente le meilleur rapport coût/avantage, dans le respect des principes de transparence,
d’égalité de traitement des contractants potentiels et en veillant à l’absence de conflit d’intérêts.
Acquittement (cf. instruction DGEFP n°2012-11 du 29 juin 2012):
L’acquittement d’une dépense est justifié selon l’une des modalités suivantes :
- relevé bancaire faisant apparaître le mouvement financier et les informations permettant
d’identifier la dépense déclarée ;
- mention de l’encaissement portée par le fournisseur sur la facture ;
- visa de la liste des pièces comptables, établi par le commissaire aux comptes et concernant
spécifiquement les dépenses déclarées au titre de l’opération cofinancée ;
Le visa du commissaire aux comptes ne vaut preuve d’acquittement de la dépense que s’il se
prononce sur le décaissement des dépenses correspondant aux pièces comptables mentionnées dans
cette liste. L’attestation doit ainsi faire état de l’acquittement des dépenses et pas seulement de leur
engagement comptable.
L’acquittement des charges salariales et patronales intégrées aux dépenses de rémunération
déclarées dans le bilan est justifié :
- par le visa de l’acquittement des dépenses du bilan établi par le commissaire aux comptes ;
- à défaut, par les attestations établies par l’URSSAF et les services fiscaux indiquant que la structure
bénéficiaire est à jour du paiement de ses cotisations.
Si le bénéficiaire n’est pas en capacité de produire les justificatifs attendus, il peut choisir de ne
valoriser dans le bilan d’exécution que le salaire net payé au personnel pour l’opération cofinancée.
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Paiements
- Avance : après signature de la convention avec le FPSPP, possibilité d’un paiement pouvant aller
jusqu’à 20% de la part FSE conventionnée et 70% de la part FPSPP conventionnée. Les pièces à
communiquer sont un courrier de demande signé paritairement et une attestation de démarrage
de l’opération ou l’outil de suivi.
- Acompte : après contrôle de service fait du bilan intermédiaire et validation des résultats, le
FPSPP met en paiement la part FPSPP et FSE.
- Solde clôturant une tranche ou solde final : après contrôle de service fait du bilan annuel et
validation des résultats, le FPSPP met en paiement la part FPSPP et FSE.
Obligations
-
Publicité :
Toute communication ou publication du bénéficiaire concernant l’opération, y compris lors d’une
conférence ou d’un séminaire, doit mentionner la participation du Fonds social européen et du
FPSPP. Le bénéficiaire s’engage à indiquer la participation financière du FSE et du FPSPP aux
cofinanceurs nationaux de l’opération, à tous les organismes associés à sa mise en œuvre, au public
concerné et aux participants à l’opération.
Le bénéficiaire s’engage ainsi à mentionner le soutien financier du FSE et du FPSPP et à apposer les
logos sur l’ensemble des documents relatifs à l’opération.
La preuve de cette publicité pourra être demandée lors de tout contrôle, elle devra être conservée
selon les mêmes modalités que les autres preuves de réalisation.
La circulaire du Premier ministre du 12 février 2007 prévoit, notamment, que :
« A compter du 1er janvier 2007, pour tous les projets dont la participation publique totale excède
500 000 euros […], l'autorité de gestion devra s'assurer, avant le versement du solde de la
subvention, de la mise en place par le maître d'ouvrage d'une signalisation permanente du
cofinancement communautaire. Une photo fournie par l’organisme bénéficiaire attestant de la
publicité européenne ou toute autre preuve devra figurer dans le dossier soumis au contrôle du
service fait.»
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Archivage :
Toutes les pièces des opérations conventionnées relevant de l’annexe financière 2013 doivent être
conservées jusqu’en 2021.
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Traçabilité :
La traçabilité consiste en la capacité à remonter à l’origine de l’ensemble des dépenses, depuis la
phase de conventionnement jusqu’à l’acquittement du porteur en passant par les coûts relatifs à
chaque participant. Il s’agit de :
- traçabilité de l'action : elle est garantie par la détermination et la justification d'indicateurs et
par la mise en place de documents de suivi ;
- traçabilité des dépenses : elle est garantie par la tenue d'une comptabilité séparée de
l'opération, d'une codification comptable adéquate ou d'un système extracomptable par
enliassement des pièces justificatives ;
- traçabilité des ressources : elle est garantie par l'obtention de certificats des cofinancements.
Les dépenses et les ressources doivent pouvoir être liées dans le système d’information du
porteur.
Evaluation et Capitalisation
Le FPSPP souhaite s’engager davantage sur ces problématiques. Les porteurs seront tenus de
communiquer leurs productions dans l’optique de valoriser et de partager ces productions et les
bonnes pratiques mises en place au sein des OPCA.
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