Liste des pièces à fournir avec le bilan final
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Récapitulatif des pièces à joindre avec le bilan d’exécution final sans forfaitisation des dépenses indirectes de fonctionnement: -un bilan qualitatif et quantitatif de l’action détaillé et visé par la personne habilitée(il est impératif d'utiliser les pages 2 et 3 du bilan comme trame sans oublier de préciser la mise en œuvre des priorités transversales conventionnées)avec la liste des personnes accompagnées/formées -la demande de paiement en un seul exemplaire Ce document est téléchargeable sur le site « laregion-seformer.fr » rubrique FSE -un RIB -le bilan d’exécution en double original Les indicateurs de réalisation du bilan : Compléter les tableaux D1 et D2 en faisant attention à : -pour chaque colonne remplie, total ligne 1=2=3=5=6 -cohérence tableau D1 colonnes F et G et tableau D2 réalisé La publicité : Fournir les documents attestant le respect de la publicité(plaquettes, revues, photos sur site, site internet, outils de communication…) -Une note expliquant les écarts par poste de dépenses et par ressource entre le prévisionnel et le réalisé Preuve de l'acquittement des dépenses directes et indirectes: L'intégralité des dépenses valorisées au bilan final doivent être acquittées au plus 4 mois après la fin de l'action(voir convention). La preuve de cet acquittement doit être apportée par le visa d'un tiers à la structure(expert comptable.CAC ou comptable public)ou les relevés bancaires(y compris pour les dépenses de personnel). Dépenses directes de personnel : SALAIRE CHARGE : -Les derniers bulletins de salaire de chaque agent ou un tableau détaillant par agent et par mois le montant annuel chargé visé par un tiers à la structure et précisant les dates d’acquittement mensuel -Si les bulletins de salaire ne font pas apparaître le cumul brut et le cumul des charges patronales, merci de nous transmettre le grand-livre analytique comptable afin de s’assurer de l’éligibilité de ces dépenses. TEMPS PASSE SUR L’ACTION: -Pour les personnes affectées à 100% à l’action, le contrat/la fiche de poste ou la lettre de mission sont à fournir pour chaque salarié. -Pour le personnel partiellement affecté à l'action,les fiches-temps (basées sur les agendas ou le logiciel de temps) détaillant le nombre d’heures/jours passés par chaque agent sur l’opération FSE doivent être fournis et visées par le supérieur hiérarchique et le salarié. +Fournir une note visée expliquant la traçabilité du temps passé sur l’action par les salarié de manière déclarative(agendas…) et de manière non déclarative (documents venant recouper les données des agendas (feuilles d’émargement, compte-rendus, livrables….) +Dans un second temps, un échantillon des documents non déclaratifs seront demandés . TEMPS TOTAL TRAVAILLE : -Pour le nombre TOTAL d’heures/ jours travaillé(e)s :fournir un tableau visé détaillant le chiffre figurant en colonne H du tableau II-1 du bilan par salarié (en partant du nombre de jours/heures payé(e)s et en retirant les congés, RTT, fériés et maladie). Dépenses directes de fonctionnement : -les factures, notes de frais , contrats de location, autres pièces justificatives -les preuves de leur acquittement(Relevés bancaires ou attestation du fournisseur ou Visa par un tiers à la structure(expert comptable, CAC ou comptable public) Poste « Déplacements » : -une note visée/règlement intérieur précisant les barèmes utilisés au sein de votre structure en ce qui concerne les frais de déplacement -les notes de frais+l’intégralité des justificatifs valorisés sur l’action FSE+preuve de leur acquittement Poste « Dotations aux amortissements » : -fournir une attestation visée par un tiers spécifiant qu’ « aucun bien rentrant dans le calcul des dotations n’a fait l’objet de financement public »/ « la dotation aux amortissements valorisée porte sur des biens amortis qui n’ont pas été acquis en tout ou partie par une subvention publique » et fournir le fichier des immobilisations en surlignant les lignes valorisées sur l’action FSE. Prestataires externes : -factures mentionnant les dates d’intervention sur l'action concernée+ preuve de leur acquittement(expert comptable, CAC ou comptable public) Dépenses indirectes de fonctionnement : -expliquer et justifier (documents probants :DADS, livre de paie, plan locaux…)la clé de répartition basée sur des éléments physiques(ETP, nombre de jours, heures, mètres carré...) -fournir un tableau visé par un tiers à la structure récapitulant par poste de dépenses figurant au bilan les factures et leur date d’acquittement. Dans un second temps, un échantillon des dépenses indirectes de fonctionnement sera demandé et contrôlé. Ressources : -fournir les conventions si elles n'ont été produites lors du dépôt du dossier de demande. -Les attestations de cofinancement réalisé mentionnant le(s) numéro(s) de mandat (y compris pour la Région). -L’attestation précisant le montant d’autofinancement pour les établissements publics. Nous attirons votre attention sur le fait qu’aucun poste non conventionné ne sera pris en compte dans le bilan final. Suite à l’analyse des documents fournis, des pièces complémentaires concernant le volet qualitatif seront demandées ainsi qu’un échantillonnage des dépenses indirectes de fonctionnement et des documents non déclaratifs relatifs au temps passé sur l'action.
