Liste des pièces à fournir avec le bilan final

Récapitulatif des pièces à joindre avec le bilan d’exécution final sans
forfaitisation des dépenses indirectes de fonctionnement:
-un bilan qualitatif et quantitatif de l’action détaillé et visé par la personne
habilitée(il est impératif d'utiliser les pages 2 et 3 du bilan comme trame sans
oublier de préciser la mise en œuvre des priorités transversales
conventionnées)avec la liste des personnes accompagnées/formées
-la demande de paiement en un seul exemplaire Ce document est téléchargeable
sur le site « laregion-seformer.fr » rubrique FSE
-un RIB
-le bilan d’exécution en double original
Les indicateurs de réalisation du bilan :
Compléter les tableaux D1 et D2 en faisant attention à :
-pour chaque colonne remplie, total ligne 1=2=3=5=6
-cohérence tableau D1 colonnes F et G et tableau D2 réalisé
La publicité :
Fournir les documents attestant le respect de la publicité(plaquettes, revues,
photos sur site, site internet, outils de communication…)
-Une note expliquant les écarts par poste de dépenses et par ressource entre
le prévisionnel et le réalisé
Preuve de l'acquittement des dépenses directes et indirectes:
L'intégralité des dépenses valorisées au bilan final doivent être acquittées au
plus 4 mois après la fin de l'action(voir convention). La preuve de cet
acquittement doit être apportée par le visa d'un tiers à la structure(expert
comptable.CAC ou comptable public)ou les relevés bancaires(y compris pour
les dépenses de personnel).
Dépenses directes de personnel :
SALAIRE CHARGE :
-Les derniers bulletins de salaire de chaque agent ou un tableau détaillant par
agent et par mois le montant annuel chargé visé par un tiers à la structure et
précisant les dates d’acquittement mensuel
-Si les bulletins de salaire ne font pas apparaître le cumul brut et le cumul des
charges patronales, merci de nous transmettre le grand-livre analytique
comptable afin de s’assurer de l’éligibilité de ces dépenses.
TEMPS PASSE SUR L’ACTION:
-Pour les personnes affectées à 100% à l’action, le contrat/la fiche de poste ou la
lettre de mission sont à fournir pour chaque salarié.

-Pour le personnel partiellement affecté à l'action,les fiches-temps (basées sur
les agendas ou le logiciel de temps) détaillant le nombre d’heures/jours passés
par chaque agent sur l’opération FSE doivent être fournis et visées par le
supérieur hiérarchique et le salarié.
+Fournir une note visée expliquant la traçabilité du temps passé sur l’action par
les salarié de manière déclarative(agendas…) et de manière non déclarative
(documents venant recouper les données des agendas (feuilles d’émargement,
compte-rendus, livrables….)
+Dans un second temps, un échantillon des documents non déclaratifs seront
demandés .
TEMPS TOTAL TRAVAILLE :
-Pour le nombre TOTAL d’heures/ jours travaillé(e)s :fournir un tableau visé
détaillant le chiffre figurant en colonne H du tableau II-1 du bilan par salarié (en
partant du nombre de jours/heures payé(e)s et en retirant les congés, RTT, fériés
et maladie).
Dépenses directes de fonctionnement :
-les factures, notes de frais , contrats de location, autres pièces justificatives
-les preuves de leur acquittement(Relevés bancaires ou attestation du
fournisseur ou Visa par un tiers à la structure(expert comptable, CAC ou
comptable public)
Poste « Déplacements » :
-une note visée/règlement intérieur précisant les barèmes utilisés au sein de
votre structure en ce qui concerne les frais de déplacement
-les notes de frais+l’intégralité des justificatifs valorisés sur l’action
FSE+preuve de leur acquittement
Poste « Dotations aux amortissements » :
-fournir une attestation visée par un tiers spécifiant qu’ « aucun bien rentrant
dans le calcul des dotations n’a fait l’objet de financement public »/ « la dotation
aux amortissements valorisée porte sur des biens amortis qui n’ont pas été
acquis en tout ou partie par une subvention publique » et fournir le fichier des
immobilisations en surlignant les lignes valorisées sur l’action FSE.

Prestataires externes :
-factures mentionnant les dates d’intervention sur l'action concernée+ preuve de
leur acquittement(expert comptable, CAC ou comptable public)
Dépenses indirectes de fonctionnement :
-expliquer et justifier (documents probants :DADS, livre de paie, plan
locaux…)la clé de répartition basée sur des éléments physiques(ETP, nombre
de jours, heures, mètres carré...)
-fournir un tableau visé par un tiers à la structure récapitulant par poste de
dépenses figurant au bilan les factures et leur date d’acquittement.
Dans un second temps, un échantillon des dépenses indirectes de
fonctionnement sera demandé et contrôlé.
Ressources :
-fournir les conventions si elles n'ont été produites lors du dépôt du dossier
de demande.
-Les attestations de cofinancement réalisé mentionnant le(s) numéro(s) de
mandat (y compris pour la Région).
-L’attestation précisant le montant d’autofinancement pour les établissements
publics.
Nous attirons votre attention sur le fait qu’aucun poste non conventionné ne
sera pris en compte dans le bilan final.
Suite à l’analyse des documents fournis, des pièces complémentaires
concernant le volet qualitatif seront demandées ainsi qu’un échantillonnage
des dépenses indirectes de fonctionnement et des documents non déclaratifs
relatifs au temps passé sur l'action.