Guide technique de l`appel à projets CSP DOM 2013 Maquette : 2.6
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Guide technique de l’appel à projets CSP DOM 2013 Maquette : 2.6 M€ Dépôt : 04/03/2013 Période d’engagement : 01/01/2013 au 31/12/2013 (éventuelle ré-ouverture par voie d’avenant) Période d’éligibilité des dépenses : 01/01/2013 au 31/12/2015 Publics concernés Les demandeurs d’emploi inscrits dans les dispositifs CSP (éventuellement les CRP tardifs) ex salariés, licenciés pour motif économique d’entreprises établies dans les DOM. Critères d’éligibilité et dépenses 1) Pour les actions de formation engagées entre le 1er juillet et le 31 décembre 2013, l e financement par le FPSPP, s’interrompt à l’échéance du dispositif CSP ou CRP. Le financement est donc limité à 12 mois contre 18 mois dans les précédents appels à projets. Seule la prise en charge du FPSPP est limitée. 2) Pour les actions de formation engagées entre le 1er janvier et le 30 juin 2013, le FPSPP participe au financement des coûts pédagogiques de la partie de l’action de formation s’effectuant jusqu’à 6 mois au‐delà de l’échéance du dispositif CSP (ou CRP tardif). Le financement est donc de 18 mois maximum, comme pour les précédents appels à projets. L’action de formation doit démarrer impérativement avant l’échéance du Contrat de sécurisation professionnelle. Postes de dépenses éligibles - dépenses liées aux participants : coûts pédagogiques dont évaluations préformatives (les évaluations préformatives non suivies de formation ne sont pas éligibles); - dépenses liées à la mise en œuvre de l’opération : dépenses directes de personnel, dépenses directes de fonctionnement, prestations externes, dépenses indirectes de fonctionnement. Modalités d’intervention financières du FPSPP La participation du FPSPP sera établie sur les dépenses prises en charge par le porteur, déduction faite de toutes les autres ressources mobilisées. Pour les actions de formation, dans la limite maximale d’un coût horaire de 15€ par année d’engagement. Le respect du coût horaire moyen de 15€ sera vérifié à l’issue du bilan final de l’opération pluriannuelle. Pour les actions liées à la mise en œuvre de l’opération, participation du FPSPP plafonnée à 5.65% des dépenses liées aux participants retenues : - 3.5% de gestion administrative sur la base du montant retenu après contrôle ; - 1.4% d’information générale et de sensibilisation sur la base du montant conventionné ; - 0.75% les frais d’ingénierie sur la base du montant conventionné. Modalités de suivi En vue de piloter l’annexe financière de la Convention cadre, deux modalités de suivi ont été retenues par les partenaires sociaux : 1 - - une enquête mensuelle : montant total engagé, nombre d’heures totales engagées, nombre de participants engagés. Ces données sont à décliner régionalement (cette enquête est provisoire, l’extranet DGEFP sera utilisé dès que possible); une enquête annuelle déclinée en deux temps : o sur les engagements au 09/02/N+1 : indicateurs identiques aux précédents AAP; FOCUS : le FPSPP consolidera l’outil de suivi (complétude et cohérence des données ; ex. éligibilité publics, période engagement…) pour déterminer le montant définitif des engagements pris en année N afin de procéder à la levée de condition suspensives et dans un second temps à l’exploitation des données dans le cadre des rapports d’activité du FPSPP. o sur les actions effectuées au moment du bilan annuel : indicateurs identiques aux précédents AAP. FOCUS : le FPSPP consolidera l’outil de suivi (complétude et cohérence des données ; ex. vérification que les dépenses sont rattachées à la bonne année engagement, période d’éligibilité des dépenses…) Bilan annuel Le bilan porte sur les actions de formation engagées en 2013 et effectuées entre le 01/01/2013 et le 31/12/2015, les tranches de paiement se décomposent comme suit : 1ère tranche : du 01/01/2013 au 31/03/2014 ; 2ème tranche : du 01/04/2014 au 31/03/2015 ; 3ème tranche : du 01/04/2015 au 31/03/2016. Cela permet ainsi de simplifier la gestion en évitant les difficultés liées aux paiements tardifs et aux formations à cheval. Le bilan comporte également une partie qualitative décrivant les actions réalisées, les modalités de mise en œuvre et expliquant les écarts avec ce qui a été conventionné. L’outil de suivi, pour la partie dédiée aux actions effectuées, est annexé au bilan (voir ci-dessus). FOCUS : le FPSPP consolidera le bilan en termes d’indicateurs et de montants sur la base de l’outil de suivi. Modalité de contrôles Sur la base de la partie qualitative, le FPSPP détermine le périmètre de l’opération réalisée et rattachera les dépenses afférentes à ce dernier. La réalité des dépenses, déclarées dans le bilan et dans l’outil de suivi pour les dépenses liées aux participants, sont vérifiées sur la base de pièces. Certaines dépenses liées à la mise en œuvre peuvent être vérifiées de manière exhaustive ou sur échantillon, selon leur volumétrie, alors que celles liées aux participants sont échantillonnées de façon aléatoire et statistique. Pour les actions de formation, les pièces attendues sont : - la demande de gestion, - la fiche instruction signée (la fonction du signataire de Pôle Emploi ne sera pas contrôlée), visant à vérifier l’effectivité de l’adhésion au dispositif. L’éligibilité du demandeur d’emploi incombe à Pôle Emploi. Le FPSPP exigera lors du CSF, une copie de la fiche d’instruction signée sur les dossiers échantillonnés. Les fiches d’instruction originales sont à conserver par le porteur de projets. - la convention ou contrat de prestation de service entre l’organisme de formation et l’OPCA, et ses éventuels avenants, - les factures payées, 2 - les attestations de présence cosignées par le participant et l’organisme de formation, déclarant le nombre d’heures effectivement réalisées. En cas de FOAD, elles pourront être remplacées par une attestation de suivi de la formation basée sur toutes preuves relatives à la réalité de la formation. Pour les actions liées à la mise en œuvre de l’opération, les pièces attendues sont : - pour les dépenses directes de personnels : o tout document attestant du salaire annuel chargé (bulletins de salaires et/ou livre de paie et/ou DADS); o une fiche de suivi des temps (période journalière ou hebdomadaire, les jours et heures concernés, la tâche accomplie et, si personne est mobilisée sur plusieurs missions, préciser s’il s’agit d’ingénierie, de communication ou de tâches administratives). FOCUS : Cette fiche devra être signée du salarié et du responsable hiérarchique. La date de signature doit être antérieure à la date de remise du bilan. Si le temps valorisé se rapporte à des réunions, il conviendrait de pourvoir présenter des feuilles d’émargement et/ou comptes rendus. Le contrôle du FPSPP se limitera au fiche de suivi des temps dans la mesure où le détail est suffisant. - pour les dépenses directes de fonctionnement : factures payées FOCUS : Pour les dépenses de personnels en région, les pièces attendues sont identiques aux dépenses directes de personnel. - pour les dépenses directes de prestation : factures payées - pour les dépenses indirectes de fonctionnement : o tout document justifiant le numérateur et le dénominateur de la clé de répartition (rapport d’activités, état statistique et financier…) ; o tout document justifiant le montant du poste de dépense valorisé (bilan comptable arrêté…). Pour les modalités de cohérence entre feuilles d’émargement et attestations de présence, le FPSPP demandera simplement au porteur de lui communiquer sa méthode au moment du bilan annuel. Paiements - - - Avance : après signature de la convention avec le FPSPP, possibilité d’un paiement pouvant aller jusqu’à 50% du montant conventionnée. Les pièces à communiquer sont un courrier de demande signé paritairement et une attestation de démarrage de l’opération ou l’outil de suivi. Acompte : possibilité d’un paiement à hauteur du montant indiqué sur l’outil de suivi (trame détaillée de l’enquête des 09/02 et bilan) après contrôle d’un échantillon de dossiers de participants Solde clôturant une tranche ou solde final : après contrôle de service fait du bilan annuel et validation des résultats, paiement de la part FPSPP. Obligations Seule la publicité est une obligation ; cependant, les bonnes pratiques sont à conserver. - Publicité : le logo du FPSPP doit être apposé sur les principaux documents liés à l’opération ; Traçabilité : La traçabilité consiste en la capacité à remonter à l’origine de l’ensemble des dépenses, depuis la phase de conventionnement jusqu’à l’acquittement du porteur en passant par les coûts relatifs à chaque participant. Il s’agit de : 3 - - Traçabilité de l'action : elle est garantie par la détermination et la justification d'indicateurs et par la mise en place de documents de suivi ; Traçabilité des dépenses : elle est garantie par la tenue d'une comptabilité séparée de l'opération, d'une codification comptable adéquate ou d'un système extracomptable par enliassement des pièces justificatives ; Traçabilité des ressources : elle est garantie par l'obtention de certificats des cofinancements. Les dépenses et les ressources doivent pouvoir être liées dans le système d’information du porteur. Evaluation et Capitalisation Le FPSPP souhaite s’engager davantage sur ces problématiques. Les porteurs seront tenus de communiquer leurs productions dans l’optique de valoriser et de partager ces productions et les bonnes pratiques mises en place au sein des OPCA. 4
