Guide technique de l`appel à projets CSP DOM 2013 Maquette : 2.6

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Guide technique de l’appel à projets CSP DOM 2013
Maquette : 2.6 M€
Dépôt : 04/03/2013
Période d’engagement : 01/01/2013 au 31/12/2013 (éventuelle ré-ouverture par voie d’avenant)
Période d’éligibilité des dépenses : 01/01/2013 au 31/12/2015
Publics concernés
Les demandeurs d’emploi inscrits dans les dispositifs CSP (éventuellement les CRP tardifs) ex salariés,
licenciés pour motif économique d’entreprises établies dans les DOM.
Critères d’éligibilité et dépenses
1) Pour les actions de formation engagées entre le 1er juillet et le 31 décembre 2013, l e financement
par le FPSPP, s’interrompt à l’échéance du dispositif CSP ou CRP. Le financement est donc limité à 12
mois contre 18 mois dans les précédents appels à projets. Seule la prise en charge du FPSPP est
limitée.
2) Pour les actions de formation engagées entre le 1er janvier et le 30 juin 2013, le FPSPP participe au
financement des coûts pédagogiques de la partie de l’action de formation s’effectuant jusqu’à 6 mois
au‐delà de l’échéance du dispositif CSP (ou CRP tardif). Le financement est donc de 18 mois
maximum, comme pour les précédents appels à projets. L’action de formation doit démarrer
impérativement avant l’échéance du Contrat de sécurisation professionnelle.
Postes de dépenses éligibles
- dépenses liées aux participants : coûts pédagogiques dont évaluations préformatives (les
évaluations préformatives non suivies de formation ne sont pas éligibles);
- dépenses liées à la mise en œuvre de l’opération : dépenses directes de personnel, dépenses
directes de fonctionnement, prestations externes, dépenses indirectes de fonctionnement.
Modalités d’intervention financières du FPSPP
La participation du FPSPP sera établie sur les dépenses prises en charge par le porteur, déduction
faite de toutes les autres ressources mobilisées.
Pour les actions de formation, dans la limite maximale d’un coût horaire de 15€ par année
d’engagement. Le respect du coût horaire moyen de 15€ sera vérifié à l’issue du bilan final de
l’opération pluriannuelle.
Pour les actions liées à la mise en œuvre de l’opération, participation du FPSPP plafonnée à 5.65%
des dépenses liées aux participants retenues :
- 3.5% de gestion administrative sur la base du montant retenu après contrôle ;
- 1.4% d’information générale et de sensibilisation sur la base du montant conventionné ;
- 0.75% les frais d’ingénierie sur la base du montant conventionné.
Modalités de suivi
En vue de piloter l’annexe financière de la Convention cadre, deux modalités de suivi ont été
retenues par les partenaires sociaux :

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- une enquête mensuelle : montant total engagé, nombre d’heures totales engagées, nombre
de participants engagés. Ces données sont à décliner régionalement (cette enquête est
provisoire, l’extranet DGEFP sera utilisé dès que possible);
- une enquête annuelle déclinée en deux temps :
o sur les engagements au 09/02/N+1 : indicateurs identiques aux précédents AAP;
FOCUS : le FPSPP consolidera l’outil de suivi (complétude et cohérence des données ;
ex. éligibilité publics, période engagement…) pour déterminer le montant définitif
des engagements pris en année N afin de procéder à la levée de condition
suspensives et dans un second temps à l’exploitation des données dans le cadre des
rapports d’activité du FPSPP.
o sur les actions effectuées au moment du bilan annuel : indicateurs identiques aux
précédents AAP.
FOCUS : le FPSPP consolidera l’outil de suivi (complétude et cohérence des données ;
ex. vérification que les dépenses sont rattachées à la bonne année engagement,
période d’éligibilité des dépenses…)
Bilan annuel
Le bilan porte sur les actions de formation engagées en 2013 et effectuées entre le 01/01/2013 et le
31/12/2015, les tranches de paiement se décomposent comme suit :
- 1ère tranche : du 01/01/2013 au 31/03/2014 ;
- 2ème tranche : du 01/04/2014 au 31/03/2015 ;
- 3ème tranche : du 01/04/2015 au 31/03/2016.
Cela permet ainsi de simplifier la gestion en évitant les difficultés liées aux paiements tardifs et aux
formations à cheval.
Le bilan comporte également une partie qualitative décrivant les actions réalisées, les modalités de
mise en œuvre et expliquant les écarts avec ce qui a été conventionné. L’outil de suivi, pour la partie
dédiée aux actions effectuées, est annexé au bilan (voir ci-dessus).
FOCUS : le FPSPP consolidera le bilan en termes d’indicateurs et de montants sur la base de l’outil de
suivi.
Modalité de contrôles
Sur la base de la partie qualitative, le FPSPP détermine le périmètre de l’opération réalisée et
rattachera les dépenses afférentes à ce dernier. La réalité des dépenses, déclarées dans le bilan et
dans l’outil de suivi pour les dépenses liées aux participants, sont vérifiées sur la base de pièces.
Certaines dépenses liées à la mise en œuvre peuvent être vérifiées de manière exhaustive ou sur
échantillon, selon leur volumétrie, alors que celles liées aux participants sont échantillonnées de
façon aléatoire et statistique.
Pour les actions de formation, les pièces attendues sont :
- la demande de gestion,
- la fiche instruction signée (la fonction du signataire de Pôle Emploi ne sera pas contrôlée), visant à
vérifier l’effectivité de l’adhésion au dispositif. L’éligibilité du demandeur d’emploi incombe à Pôle
Emploi. Le FPSPP exigera lors du CSF, une copie de la fiche d’instruction signée sur les dossiers
échantillonnés. Les fiches d’instruction originales sont à conserver par le porteur de projets.
- la convention ou contrat de prestation de service entre l’organisme de formation et l’OPCA, et ses
éventuels avenants,
- les factures payées,

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- les attestations de présence cosignées par le participant et l’organisme de formation, déclarant le
nombre d’heures effectivement réalisées. En cas de FOAD, elles pourront être remplacées par une
attestation de suivi de la formation basée sur toutes preuves relatives à la réalité de la formation.
Pour les actions liées à la mise en œuvre de l’opération, les pièces attendues sont :
- pour les dépenses directes de personnels :
o tout document attestant du salaire annuel chargé (bulletins de salaires et/ou livre de
paie et/ou DADS);
o une fiche de suivi des temps (période journalière ou hebdomadaire, les jours et
heures concernés, la tâche accomplie et, si personne est mobilisée sur plusieurs
missions, préciser s’il s’agit d’ingénierie, de communication ou de tâches
administratives).
FOCUS : Cette fiche devra être signée du salarié et du responsable hiérarchique. La
date de signature doit être antérieure à la date de remise du bilan.
Si le temps valorisé se rapporte à des réunions, il conviendrait de pourvoir présenter
des feuilles d’émargement et/ou comptes rendus. Le contrôle du FPSPP se limitera au
fiche de suivi des temps dans la mesure où le détail est suffisant.
- pour les dépenses directes de fonctionnement : factures payées
FOCUS : Pour les dépenses de personnels en région, les pièces attendues sont
identiques aux dépenses directes de personnel.
- pour les dépenses directes de prestation : factures payées
- pour les dépenses indirectes de fonctionnement :
o tout document justifiant le numérateur et le dénominateur de la clé de répartition
(rapport d’activités, état statistique et financier…) ;
o tout document justifiant le montant du poste de dépense valorisé (bilan comptable
arrêté…).
Pour les modalités de cohérence entre feuilles d’émargement et attestations de présence, le FPSPP
demandera simplement au porteur de lui communiquer sa méthode au moment du bilan annuel.
Paiements
- Avance : après signature de la convention avec le FPSPP, possibilité d’un paiement pouvant
aller jusqu’à 50% du montant conventionnée. Les pièces à communiquer sont un courrier de
demande signé paritairement et une attestation de démarrage de l’opération ou l’outil de
suivi.
- Acompte : possibilité d’un paiement à hauteur du montant indiqué sur l’outil de suivi (trame
détaillée de l’enquête des 09/02 et bilan) après contrôle d’un échantillon de dossiers de
participants
- Solde clôturant une tranche ou solde final : après contrôle de service fait du bilan annuel et
validation des résultats, paiement de la part FPSPP.
Obligations
Seule la publicité est une obligation ; cependant, les bonnes pratiques sont à conserver.
- Publicité : le logo du FPSPP doit être apposé sur les principaux documents liés à l’opération ;
- Traçabilité : La traçabilité consiste en la capacité à remonter à l’origine de l’ensemble des
dépenses, depuis la phase de conventionnement jusqu’à l’acquittement du porteur en
passant par les coûts relatifs à chaque participant. Il s’agit de :

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- Traçabilité de l'action : elle est garantie par la détermination et la justification d'indicateurs
et par la mise en place de documents de suivi ;
- Traçabilité des dépenses : elle est garantie par la tenue d'une comptabilité séparée de
l'opération, d'une codification comptable adéquate ou d'un système extracomptable par
enliassement des pièces justificatives ;
- Traçabilité des ressources : elle est garantie par l'obtention de certificats des
cofinancements. Les dépenses et les ressources doivent pouvoir être liées dans le système
d’information du porteur.
Evaluation et Capitalisation
Le FPSPP souhaite s’engager davantage sur ces problématiques. Les porteurs seront tenus de
communiquer leurs productions dans l’optique de valoriser et de partager ces productions et les
bonnes pratiques mises en place au sein des OPCA.