Liste des pièces à fournir avec le bilan final
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Récapitulatif des pièces à joindre avec le bilan d’exécution final si forfaitisation: -un bilan qualitatif et quantitatif de l’action détaillé et visé par la personne habilitée(il est souhaitable d'utiliser les pages 2 et 3 du bilan comme trame)en n'omettant pas de préciser la mise en œuvre des priorités transversales conventionnées +fournir la liste détaillée des personnes accompagnées/formées -la demande de paiement en un seul exemplaire- Ce document est téléchargeable sur le site « laregion-seformer.fr » rubrique FSE -un RIB -le bilan d’exécution en double original Les indicateurs de réalisation du bilan : Compléter les tableaux D1 et D2 en faisant attention à : -pour chaque colonne remplie, total ligne 1=2=3=5=6 -cohérence tableau D1 colonnes F et G et tableau D2 réalisé La publicité : Fournir les documents attestant le respect de la publicité(plaquettes, revues, photos sur site, site internet, outils de communication…) -Une note expliquant les écarts par poste de dépenses et par ressource entre le prévisionnel et le réalisé Preuve de l'acquittement des dépenses : L'intégralité des dépenses valorisées au bilan final doivent être acquittées au plus 4 mois après la fin de l'action(voir convention). La preuve de cet acquittement doit être apportée par le visa d'un tiers à la structure(CAC ou comptable public)ou les relevés bancaires(y compris pour les dépenses de personnel). Dépenses directes de personnel : SALAIRE CHARGE : -Les derniers bulletins de salaire de chaque agent ou un tableau détaillant par agent et par mois le montant annuel chargé visé par un tiers à la structure(CAC ou comptable public) et précisant les dates d’acquittement mensuel -Si les bulletins de salaire ne font pas apparaître le cumul brut et le cumul des charges patronales, merci de nous transmettre le grand-livre analytique comptable afin de s’assurer de la conformité de ces dépenses. TEMPS PASSE SUR L’ACTION: Pour les personnes affectées à 100% à l’action : le contrat+la fiche de poste ou la lettre de mission sont à fournir pour chaque salarié. Pour les personnes non affectées à 100% à l'action : -Les fiches-temps (basées sur les agendas ou le logiciel de temps) détaillant le nombre d’heures/jours passés par chaque agent sur l’opération FSE doivent être fournies et visées par le supérieur hiérarchique et le salarié concerné. -Fournir une note visée expliquant la traçabilité du temps passé sur l’action par les salariés de manière déclarative(agendas…) et de manière non déclarative (documents venant recouper les données des agendas (feuilles d’émargement, compte-rendus, livrables….) -Dans un second temps, un échantillon(environ 30 % du temps total travaillé sur l'action) des documents non déclaratifs sera demandé. TEMPS TOTAL TRAVAILLE : -Pour le nombre TOTAL d’heures/ jours travaillé(e)s :fournir un tableau visé détaillant le chiffre figurant en colonne H du tableau II-1 du bilan par salarié (en partant du nombre de jours/heures payé(e)s et en retirant les congés, RTT, fériés et maladie). Respect de la mise en concurrence : Le contrôle de service fait doit donner lieu à vérification de la réalisation d'une mise en concurrence appropriée pour les achats directs de biens, fournitures ou services : fournir les documents justifiant cette mise en concurrence. Dépenses directes de fonctionnement : -les factures, notes de frais, contrats de location, autres pièces justificatives -les preuves de leur acquittement(Relevés bancaires ou Visa d'un tableau récapitulant les pièces comptables+date d'acquittement par un tiers à la structure(CAC ou comptable public) Poste « Déplacements » : -une note visée/règlement intérieur précisant les barèmes utilisés au sein de votre structure en ce qui concerne les frais de déplacement pour l'année concernée. -les notes de frais+l’intégralité des justificatifs valorisés sur l’action FSE+preuve de leur acquittement Poste « Dotations aux amortissements » : -fournir une attestation visée par un tiers spécifiant qu’ « aucun bien rentrant dans le calcul des dotations n’a fait l’objet de financement public »/ « la dotation aux amortissements valorisée porte sur des biens amortis qui n’ont pas été acquis en tout ou partie par une subvention publique » et fournir le fichier des immobilisations en surlignant les lignes valorisées sur l’action FSE. Prestataires externes : mentionnant les dates d’intervention sur l'action concernée+ preuve de leur acquittement(CAC ou comptable public ou relevés bancaires surlignés) -factures Ressources : -fournir les conventions si elles n'ont pas été produites lors du dépôt du dossier de demande. -Les attestations de cofinancement réalisé mentionnant le(s) numéro(s) de mandat (y compris pour la Région) et précisant la part affectée à l'action FSE si nécessaire. -L’attestation précisant le montant d’autofinancement pour les établissements publics. Nous attirons votre attention sur le fait qu’aucun poste non conventionné ne sera pris en compte dans le bilan final. Suite à l’analyse des documents fournis, des pièces complémentaires concernant le volet qualitatif seront demandées ainsi qu'un échantillonnage des documents non déclaratifs relatifs au temps passé sur l'action par les salariés.
