Liste des pièces à fournir avec le bilan final

Récapitulatif des pièces à joindre avec le bilan d’exécution final si
forfaitisation:
-un bilan qualitatif et quantitatif de l’action détaillé et visé par la personne
habilitée(il est souhaitable d'utiliser les pages 2 et 3 du bilan comme trame)en
n'omettant pas de préciser la mise en œuvre des priorités transversales
conventionnées +fournir la liste détaillée des personnes accompagnées/formées
-la demande de paiement en un seul exemplaire- Ce document est téléchargeable
sur le site « laregion-seformer.fr » rubrique FSE
-un RIB
-le bilan d’exécution en double original
Les indicateurs de réalisation du bilan :
Compléter les tableaux D1 et D2 en faisant attention à :
-pour chaque colonne remplie, total ligne 1=2=3=5=6
-cohérence tableau D1 colonnes F et G et tableau D2 réalisé
La publicité :
Fournir les documents attestant le respect de la publicité(plaquettes, revues,
photos sur site, site internet, outils de communication…)
-Une note expliquant les écarts par poste de dépenses et par ressource entre
le prévisionnel et le réalisé
Preuve de l'acquittement des dépenses :
L'intégralité des dépenses valorisées au bilan final doivent être acquittées au
plus 4 mois après la fin de l'action(voir convention). La preuve de cet
acquittement doit être apportée par le visa d'un tiers à la structure(CAC ou
comptable public)ou les relevés bancaires(y compris pour les dépenses de
personnel).
Dépenses directes de personnel :
SALAIRE CHARGE :
-Les derniers bulletins de salaire de chaque agent ou un tableau détaillant par
agent et par mois le montant annuel chargé visé par un tiers à la structure(CAC
ou comptable public) et précisant les dates d’acquittement mensuel
-Si les bulletins de salaire ne font pas apparaître le cumul brut et le cumul des
charges patronales, merci de nous transmettre le grand-livre analytique
comptable afin de s’assurer de la conformité de ces dépenses.

TEMPS PASSE SUR L’ACTION:
Pour les personnes affectées à 100% à l’action : le contrat+la fiche de poste ou
la lettre de mission sont à fournir pour chaque salarié.
Pour les personnes non affectées à 100% à l'action :
-Les fiches-temps (basées sur les agendas ou le logiciel de temps) détaillant le
nombre d’heures/jours passés par chaque agent sur l’opération FSE doivent être
fournies et visées par le supérieur hiérarchique et le salarié concerné.
-Fournir une note visée expliquant la traçabilité du temps passé sur l’action par
les salariés de manière déclarative(agendas…) et de manière non déclarative
(documents venant recouper les données des agendas (feuilles d’émargement,
compte-rendus, livrables….)
-Dans un second temps, un échantillon(environ 30 % du temps total
travaillé sur l'action) des documents non déclaratifs sera demandé.
TEMPS TOTAL TRAVAILLE :
-Pour le nombre TOTAL d’heures/ jours travaillé(e)s :fournir un tableau visé
détaillant le chiffre figurant en colonne H du tableau II-1 du bilan par salarié (en
partant du nombre de jours/heures payé(e)s et en retirant les congés, RTT, fériés
et maladie).
Respect de la mise en concurrence :
Le contrôle de service fait doit donner lieu à vérification de la réalisation d'une
mise en concurrence appropriée pour les achats directs de biens, fournitures ou
services : fournir les documents justifiant cette mise en concurrence.
Dépenses directes de fonctionnement :
-les factures, notes de frais, contrats de location, autres pièces justificatives
-les preuves de leur acquittement(Relevés bancaires ou Visa d'un tableau
récapitulant les pièces comptables+date d'acquittement par un tiers à la
structure(CAC ou comptable public)
Poste « Déplacements » :
-une note visée/règlement intérieur précisant les barèmes utilisés au sein de
votre structure en ce qui concerne les frais de déplacement pour l'année
concernée.
-les notes de frais+l’intégralité des justificatifs valorisés sur l’action
FSE+preuve de leur acquittement
Poste « Dotations aux amortissements » :
-fournir une attestation visée par un tiers spécifiant qu’ « aucun bien rentrant
dans le calcul des dotations n’a fait l’objet de financement public »/ « la dotation
aux amortissements valorisée porte sur des biens amortis qui n’ont pas été

acquis en tout ou partie par une subvention publique » et fournir le fichier des
immobilisations en surlignant les lignes valorisées sur l’action FSE.
Prestataires externes :
-factures mentionnant les dates d’intervention sur l'action concernée+ preuve de
leur acquittement(CAC ou comptable public ou relevés bancaires surlignés)
Ressources :
-fournir les conventions si elles n'ont pas été produites lors du dépôt du
dossier de demande.
-Les attestations de cofinancement réalisé mentionnant le(s) numéro(s) de
mandat (y compris pour la Région) et précisant la part affectée à l'action FSE si
nécessaire.
-L’attestation précisant le montant d’autofinancement pour les établissements
publics.
Nous attirons votre attention sur le fait qu’aucun poste non conventionné
ne sera pris en compte dans le bilan final.
Suite à l’analyse des documents fournis, des pièces complémentaires
concernant le volet qualitatif seront demandées ainsi qu'un échantillonnage
des documents non déclaratifs relatifs au temps passé sur l'action par les
salariés.