fiche ope maitres d`ouvrage

Direction des Politiques Territoriales - Service Contrats de Développement - Pôle instruction - Janvier 2010
Secrétariat : 04.72.59.51.84/43.86
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Actualisé au 24/01/2011
DEPOT D’UN DOSSIER DE DEMANDE DE FINANCEMENT
REGIONAL AU TITRE DES CDRA-CDDRA-CFAC
Mode opératoire à l’attention des maîtres d’ouvrage
Préambule
L’Assemblée régionale a validé lors de sa session du 8 juillet 2010 un nouveau règlement
budgétaire et financier qui régit notamment les relations de la Région avec l’ensemble de ses
partenaires.
Ce document, consultable sur le site de la Région (http://www.rhonealpes.fr/89-reglement-
financier.htm), apporte des évolutions substantielles dans les modalités de gestion des
subventions régionales. Ces évolutions concernent notamment les points suivants :
 le dépôt du dossier : sa composition et la date de prise en compte des dépenses dans
le calcul de la subvention régionale,
 les dépenses subventionnables et plus particulièrement les coûts internes mobilisés par
le maître d’ouvrage pour son projet,
 les modalités de paiement de la subvention.
Cette fiche a vocation à préciser ces modifications et leurs conséquences opérationnelles.
1. Le dossier de demande de financement
A. Composition d’un dossier
Un dossier de demande de subvention se compose :
- d’un ensemble de pièces administratives minimales,
- d’éléments complémentaires permettant d’apprécier, dans le cadre de l’instruction, le
projet à financer (ces éléments peuvent varier en fonction de la nature et du montant du
projet).

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A. 1 Les pièces administratives minimales sont les suivantes :
Pour un maître d’ouvrage public (commune, communauté de communes, communauté d’agglomération,
communauté urbaine, syndicat mixte, établissement public)
La lettre de demande signée.
La délibération autorisant le représentant de l’organisme à solliciter la subvention.
La note descriptive de l’opération.
Le plan de financement précisant les co-financements ainsi que le détail des coûts de l’opération et la nature des
dépenses.
Le calendrier prévisionnel de réalisation de l’opération.
Le régime TVA appliqué à l’objet de la demande (attestation) – sauf pour les postes d’animation.
N° SIRET.
RIB.
Compte rendu financier de l’opération précédente en cas de renouvellement de la demande sur un même objet (signé
par le représentant de la collectivité).
Pour une association
La lettre de demande signée.
Le document autorisant le représentant de l’association à solliciter la subvention (procès-verbal d’assemblée générale).
Les documents d’identification de l’association : statuts, déclaration en préfecture.
La note descriptive de l’opération pour laquelle la subvention est sollicitée.
Le plan de financement précisant les co-financements et le détail des coûts de l’opération.
Le calendrier prévisionnel de réalisation de l’opération.
Le régime de TVA appliqué à l’objet de la demande.
N° SIRET.
RIB.
Le compte rendu financier de l’opération précédente en cas de renouvellement de la demande sur un même objet
(signé par le représentant de l’association).
Le compte de résultats ou bilan de l’exercice précédent.
Le budget prévisionnel global de l’exercice en cours.
Pour une entreprise, le cas échéant (secteur du tourisme)
La lettre de demande signée.
Le document autorisant le représentant de l’entreprise à solliciter la subvention.
Les documents d’identification de l’entreprise: extrait Kbis…
La note descriptive de l’opération pour laquelle la subvention est sollicitée.
Le plan de financement précisant les co-financements et le détail des coûts de l’opération.
Le calendrier prévisionnel de réalisation de l’opération.
Le régime de TVA appliqué à l’objet de la demande.
N° SIRET.
RIB.
Le compte de l’exercice précédent.
Le budget prévisionnel global de l’exercice en cours.
Pour un particulier
La lettre de demande signée.
La note descriptive de l’opération pour laquelle la subvention est sollicitée.
Le plan de financement précisant les co-financements et le détail des coûts de l’opération.
Le calendrier prévisionnel de réalisation de l’opération.
RIB.

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A.2 Les éléments permettant d’apprécier le projet et pouvant être demandés sont (liste non
exhaustive) :
Devis estimatif (avant projet définitif en cas d’équipement ou de travaux, offre du prestataire en cas d’étude).
Attestation de l’imputation comptable de l’opération (investissement / fonctionnement).
Détail du calcul des coûts internes mobilisés pour la réalisation de l’opération sollicitant la subvention (si concerné).
Budget prévisionnel de fonctionnement (en cas de gros équipement).
En fonction des projets, tout autre élément permettant d’apporter des précisions sur le fond (étude de faisabilité par
exemple)…
B. Date de prise en compte des dépenses
Tout dossier de demande de financement déposé à la Région doit impérativement comporter les
pièces listées dans le paragraphe A1 ci-dessus. Aucune dépense liée à la réalisation de
l’opération ne doit être engagée avant ce dépôt.
 Si le dossier déposé comporte effectivement toutes ces pièces, un accusé de réception
est transmis au maître d’ouvrage par les services de la Région lui indiquant que son
dossier est complet et qu’il va être soumis à l’instruction. Ce courrier ne préjuge ni des
demandes d’informations complémentaires éventuelles qui pourront être établies par les
services régionaux ni de la décision finale qui sera prise à l’issue de l’instruction du
dossier de demande.
Dans ce cas, la date de prise en compte des dépenses est celle à laquelle le dossier a été
déposé.
 Si le dossier ne comporte pas l’ensemble des pièces listées au A1, un courrier « pièces
manquantes » est transmis au maître d’ouvrage qui dispose d’un délai de deux mois pour
compléter son dossier. Au-delà du délai de deux mois, le dossier est retiré et renvoyé au
porteur de projet.
La date de prise en compte des dépenses dans le calcul de la subvention est celle à laquelle
les pièces complémentaires ont été reçues par la Région.
C. Instruction du dossier
L’instruction s’opère sur la base de tous les éléments permettant une appréciation globale du
projet et une fiabilisation du financement régional.
A ce titre, et dans le cas où le dossier initial ne les intègre pas déjà, la transmission de
différentes pièces liées au fond du projet peuvent être nécessaires avant l’inscription du dossier à
la Commission permanente régionale : des exemples de pièces sont listées dans le paragraphe
A.2 ci-dessus.

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D. Vote de la subvention
La décision finale d’attribution d’une subvention régionale relève exclusivement de la
Commission permanente régionale.
Si le maître d’ouvrage souhaite commencer son projet à la date à laquelle son dossier a été
déclaré complet, il engage les dépenses sous sa responsabilité et sans garantie d’obtention de la
subvention régionale.
2. Les dépenses subventionnables / les coûts internes
A. Définition
Les dépenses subventionnables sont les dépenses engagées par le porteur de projet
exclusivement en vue de la réalisation de l’opération qui fait l’objet de la demande de subvention
régionale.
Ces dépenses doivent correspondre, notamment pour des dépenses relevant d’actions de
fonctionnement, à des prestations (externes ou internes) effectuées à l’intérieur du calendrier de
réalisation présenté par le maître d’ouvrage lors du dépôt du dossier.
Parmi ces dépenses, on distingue :
- les coûts externes : il s’agit de dépenses engagées par le porteur du projet sur la base
d’une facture d’une entreprise ou d’un prestataire établie spécifiquement pour l’opération,
- les coûts internes : il s’agit de coûts supportés par le porteur de projet qui ne relèvent pas
de facturation spécifique mais qui sont mobilisés pour la réalisation d’une opération
donnée. Exemple : salaire d’un permanent d’une association, frais de structure…
A noter : certains coûts internes sont exclus par le règlement financier : frais financier, charge de
la dette, impôts et taxes, provisions et dotations amortissement, travail effectué par des
bénévoles.
Si le porteur de projet mobilise des coûts internes pour la mise en œuvre de l’opération pour
laquelle il sollicite la Région, il devra détailler les modalités de calcul de ces coûts.
Exemple : pour 5 jours de chargé de mission mobilisé sur une action, la mobilisation des coûts
internes représente 1/4
ème
de son salaire chargé mensuel et ¼ des frais de structures mensuels
inhérents à son poste (5 jours rapportés à 20 jours de travail / mois pour un temps complet).
B. Modalités de prise en compte
La Région n’ayant pas vocation à soutenir le fonctionnement global de la structure mais bien la
mise en œuvre de projet spécifique, les coûts internes sont pris en compte dans le calcul de la
subvention uniquement dans les conditions suivantes :

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- les coûts internes sont pris en compte à hauteur de 50 % au maximum de la dépense
subventionnable,
- les coûts internes peuvent être pris en compte sans plafond si l’objet de la subvention
implique par nature des coûts internes. Exemple : soutien à un poste d’animation.
3. Le paiement de la subvention
A. Rappel sur les délais de caducité
Les délais de caducité correspondent aux délais dont dispose le porteur de projet pour
transmettre l’ensemble des justificatifs liés au démarrage de l’opération ainsi qu’à son
achèvement.
Ces délais, calculés à partir de la date de la Commission permanente qui s’est prononcée sur le
dossier, sont rappelés systématiquement dans l’arrêté attributif de subvention reçu après le vote
définitif de la subvention : il est donc important que le porteur de projet prenne connaissance
avec attention de ce document.
La prorogation de ces délais est exceptionnelle et ne peut être accordée qu’après validation de la
Commission permanente, sur la base d’une demande argumentée du maître d’ouvrage qui doit
être impérativement transmise suffisamment en amont de la date de caducité de ces délais.
A noter : les délais de caducité ne doivent pas être confondus avec le temps dont dispose le
maître d’ouvrage pour réaliser son opération
Exemple : Pour un dossier « actions de médiation autour du festival mai 2010 / septembre 2010 » voté
à une Commission permanente du 15 juin 2010, le maître d’ouvrage doit réaliser la totalité de son
action (prestations artistiques, location de matériel) entre mai et septembre 2010 mais dispose jusqu’au
15 juin 2012 pour faire remonter toutes les factures acquittées correspondantes
B. Le versement de la subvention
Le versement de la subvention ne se fait pas automatiquement : le bénéficiaire doit transmettre
une demande écrite accompagnée des pièces justificatives mentionnées dans l’arrêté attributif de
subvention.
Ces pièces sont de deux ordres :
- des pièces nécessaires au paiement (transmises au Payeur régional),
- des pièces qui permettent à la Région de vérifier que la réalisation du projet est conforme
à l’objet et aux conditions énoncées dans l’arrêté attributif de subvention.
Point important : parmi les conditions énoncées dans l’arrêté attributif figure l’obligation de
publicité. Le maître d’ouvrage qui bénéficie d’une subvention régionale est tenu de mentionner
ce soutien : cette publicité, qui peut prendre plusieurs formes, est laissée à l’initiative du maître
d’ouvrage et doit être adaptée à la nature du projet et à l’importance de la subvention régionale.