Système d`Information
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MAE Cours de SI IAE de Caen Basse-Normandie Pierre-Marie Guern Sofivo (Groupe Soparind-Bongrain) - IAE de Basse-Normandie (CIME) Concepts des SI Plan Systèmes Com&Savoir Typologie des SI Management des SI • Systèmes de communication et aide à la décision – Concepts des systèmes d'information • Introduction aux systèmes d'information – – – – Pourquoi les systèmes d'information ? Qu'est-ce qu'un système d'information ? Design et management des systèmes d'information Approches contemporaines des systèmes d'information • Typologies décisionnelles – – Décisions sur horizon temporel, compétence hiérarchique et niveau d'agrégation Décisions structurées et non structurées – Systèmes de communication et de gestion du savoir • Systèmes de communication – Workflow – Agendas partagés – Base collective documentaire • Système à base de connaissance – – – Le 27/09/05 Données, informations et connaissances Processus de création des savoirs Système d'information d'aide à la décision (SIAD) Pierre-Marie Guern 2 Concepts des SI Plan Systèmes Com&Savoir Typologie des SI Management des SI • Applications fonctionnelles et stratégie des systèmes d'information – Typologie des systèmes d'information • Applications fonctionnelles – – – – Applications de gestion commerciale Applications de gestion de production et de logistique Applications de gestion comptable et financière Hétérogénéité des systèmes : vers les systèmes intégrés • Systèmes d'information intégrés – – – Particularités des ERP Les projets de déploiement des ERP Limites des ERP – Management du système d'information • Conception d'un système d'information – – – Le cahier des charges La modélisation des données Validation du schéma conceptuel et structure projet • Liens entre systèmes d'information et stratégie – La logique de planification des systèmes d'information – L'émergence d'une nouvelle approche – Urbanisation et évolution des systèmes d'information Le 27/09/05 Pierre-Marie Guern 3 Concepts des SI Conception d ’un système d ’information Systèmes Com&Savoir Typologie des SI Management des SI • Le cahier des charges – La conception d'un système d'information débute par la rédaction d'un cahier des charges. Celui-ci est destiné à formaliser par écrit les besoins émis par les futurs utilisateurs. Il est destiné à représenter le futur système d'information. – Il n ’existe pas à proprement parler de cahier des charges type. Généralement il peut être envisagé de définir deux cahiers des charges : un cahier des charges fonctionnel et un cahier des charges technique. Le premier met en évidence l'ensemble des fonctions à supporter en liaison avec les processus organisationnels à prendre en compte. Le second s'intéresse aux traitements à opérer et à l'architecture informatique du système d'information. – Dans la plupart des cas, le cahier des charges fonctionnel est rédigé en partenariat entre les futurs utilisateurs et les informaticiens. Ce document est une représentation de la réalité telle que le futur système d'information devra la gérer. L'avantage de ce premier document est de permettre de statuer sur ce que devra opérer le système d'information pour des populations dont les métiers sont étrangers aux domaines informatiques Le 27/09/05 Pierre-Marie Guern 4 Concepts des SI Conception d ’un système d ’information Systèmes Com&Savoir Typologie des SI Management des SI • Selon Peaucelle (1999), le cahier des charges est difficile à construire car : – son intelligibilité ne peut s'opérer que suivant une vision globale, chaque élément ne prend du sens uniquement parce qu'il est en relation avec les autres. L'identification de certains traitements n'est qu'une représentation partielle et tronquée du système d'information. – il est une représentation du monde à un instant donné, qui doit être un consensus entre des acteurs qui ont des visions fortement locales et dépendantes des métiers et problématiques qui leurs sont propres. – il doit permettre de figurer un monde à construire ou une représentation de la réalité qui est en mouvement. La conception d'un système d'information doit donc anticiper les évolutions de l'environnement pour anticiper les comportements que le système d'information devra opérer . – un système d'information doit être exhaustif. Il doit à la fois prévoir les cas les plus fréquents mais également les plus rares. Les cas rares sont aussi appelés cas limites des modes de fonctionnement mais ils sont souvent le plus difficiles à obtenir des utilisateurs finaux. Le 27/09/05 Pierre-Marie Guern 5 Concepts des SI Conception d ’un système d ’information Systèmes Com&Savoir Typologie des SI Management des SI • La modélisation des données – Informatiser une gestion des stocks ou toute autre application de gestion revient à automatiser les traitements souhaités par les utilisateurs de celle-ci. La réalisation de ces traitements se fait au moyen de données élémentaires. Par exemple, l'informatisation du calcul de la moyenne d'un élève nécessite la prise en compte des notes obtenues par cet élève. – L'organisation de ces données est donc fondamentale dans ce processus d'informatisation. Pour préparer la réalisation de l'application informatique, il est donc intéressant de modéliser ces données. Cela revient à traduire de manière schématique les liens entre données pour pouvoir effectuer les traitements souhaités par les utilisateurs. – Plusieurs formalismes sont possibles, nous privilégions pour des raisons de lisibilité le formalisme individuel. Ce dernier manipule trois concepts (objet, relation, propriété) que l'on propose d'aborder au travers d'un exemple d'informatisation d'une gestion de la scolarité d'un établissement scolaire. Le 27/09/05 Pierre-Marie Guern 6 Concepts des SI Conception d ’un système d ’information Systèmes Com&Savoir Typologie des SI Management des SI • Modèle conceptuel des données Elève Numéro élève Nom élève Prénom élève Adresse élève Matière Entité 1,n Avoir pour note Note 1,n Matière enseignée Nom professeur Association 1,n Propriété Cardinalité Suivre cours Nbre d ’heures 1,n Classe Nom classe Numéro de salle Le 27/09/05 Pierre-Marie Guern 7 Concepts des SI Conception d ’un système d ’information Systèmes Com&Savoir Typologie des SI Management des SI • Validation du schéma conceptuel et structure projet – Le passage de la phase de conception à la phase de réalisation (souvent également appelée phase de développement) nécessite une étape cruciale qui est la validation du modèle conceptuel. Celle-ci doit s'opérer en partenariat entre les informaticiens et les gestionnaires. Elle ne peut pas être réalisée sur le produit final, car il serait trop coûteux en temps et en charge de développement de ne faire qu'un contrôle à réception. Cette phase de validation consiste particulièrement à vérifier que : • les éditions et les affichages sont bien conformes aux attentes des utilisateurs et des organismes officiels si besoin est, • les informations dont les gestionnaires auront besoin sont bien présentes, • les évènements externes (en nature et en quantité), venant modifier les données, ont bien été identifiés, • l'ergonomie des écrans est en adéquation avec les besoins des utilisateurs (ceci est particulièrement vrai quand les utilisateurs ont des activités fortement opérationnelles), • etc. – Cette phase de validation est essentielle à la réussite du projet. Elle est néanmoins difficile car les écarts de langage entre les différentes populations peuvent occasionner des problèmes de compréhension. L'exhaustivité des cas est toujours difficile à obtenir car la variété des situations est à la fois une donnée interne de l'organisation mais également fortement dépendante de l'évolution de l'environnement. La participation des gestionnaires aux phases de conception est donc extrêmement importante. Le 27/09/05 Pierre-Marie Guern 8 Concepts des SI Conception d ’un système d ’information Systèmes Com&Savoir Typologie des SI Structure d ’une conduite de projet A l ’aide du CdC Technique • A l ’aide du CdC Fonctionnel Management des SI Groupe de travail 3 Expert mé tier Groupe de travail 2 Groupe de travail 1 Met en garde et valide les solutions Coordonne les groupes Chef de projet informatique Comité de Projet Rend compte Chef de projet utilisa teur Met en garde et valide les solutions Le 27/09/05 Coordonne les groupes Dire cte ur des système s d ’information Comité de Pilotage Die cteur(s) opérationnel(s) Arbitre et réoriente Groupe de travail 1 Groupe de travail 2 Groupe de travail 3 Expert mé tier Pierre-Marie Guern 9 Concepts des SI Conception d ’un système d ’information Systèmes Com&Savoir Typologie des SI Management des SI • Organes d ’une structure de projet : – Le Comité de pilotage est un organe de décision obligatoire qui est mis en place pour la durée du projet. Son autonomie est nécessaire, il est présidé par un manager qui peut influer sur le périmètre du projet. Généralement, la présidence du Comité de Pilotage est assurée par le DSI (Directeur des Systèmes d'Information) et un Directeur Opérationnel. – Le Comité de Projet est un organe de suivi opérationnel. Il est mis en place pour conduire le projet dans le but de coordonner l'avancement des tâches. Il est d'autant plus nécessaire sachant que le périmètre du projet est transversal à plusieurs organisations. – Le Groupe de Travail est un organe de consultation. Il est composé d'utilisateurs représentatifs du métier. Ils ont comme mission d'étudier et de valider des points fonctionnels précis. Pour un projet découpé en sous-lots, il y aura autant de Groupe de Travail que de problématiques. Le 27/09/05 Pierre-Marie Guern 10 Concepts des SI Liens entre stratégie et systèmes d ’information Systèmes Com&Savoir Typologie des SI Management des SI • Constats : – Le développement des systèmes d'information a été subit et non pas conduit. Il s'est effectué dans la plupart des cas de manière plutôt anarchique. En tout cas, en l'absence d'une réflexion stratégique globale. – Les objectifs immédiats laissaient peu de place à la recherche de cohérence globale. La pression et l'urgence conduisent à la réalisation d'applications informatiques permettant de résoudre des problèmes immédiats et locaux. – De la même manière, les renouvellements successifs de matériels informatiques trouvent leur origine non pas dans une réflexion approfondie mais plutôt dans la pression exercée par les offreurs de technologies. – Enfin, la rationalité mimétique (désir d'imiter des concurrents) s'est traduite par la réalisation successive d'applications informatiques perçues au départ comme des projets indépendants. Les difficultés constatées telles que les redondances d'information, les difficultés d'intégrer des applications entre elles ont amené les responsables de systèmes d'information à s'interroger sur la nécessité d'une réflexion préalable globale à même d'assurer la cohérence des systèmes d'information. – L'idée de planification de système d'information s'est donc progressivement imposée. Chaque projet d'informatisation doit être pensé dans une vision globale et en relation avec les systèmes d'information existant et suivant les fonctions qui leurs sont associés. Le 27/09/05 Pierre-Marie Guern 11 Concepts des SI Liens entre stratégie et systèmes d ’information Systèmes Com&Savoir Typologie des SI Management des SI • La logique de planification des systèmes d'information – La planification des systèmes d'information a pour objectif d'anticiper en étudiant les buts à atteindre par les mises en œuvre des futurs systèmes d'information. L'alignement stratégique des systèmes d'information consiste donc à déterminer le plan global que doit mettre en œuvre la direction des systèmes d'information. – Cette logique de planification peut être déclinée à l'aide de deux principaux outils. Le premier est appelé schéma directeur et permet de déterminer les grandes orientations à moyen et long terme. Le second est appelé étude d'opportunité, il met en évidence les nouveaux projets et vérifie la valeur ajoutée qui en découlent. Ce denier peut avoir un impact par effet retour sur le schéma directeur. Le 27/09/05 Pierre-Marie Guern 12 Concepts des SI Liens entre stratégie et systèmes d ’information Systèmes Com&Savoir Typologie des SI Management des SI • Schéma directeur des systèmes d ’information Objectifs et axes Rappel de la stratégie de l’entreprise : situation actuelle, organisation des processus, stratégiques (3/5 ans) changements de l’environnement. Objectifs stratégiques principaux : marchés, produits, politique de développement de l’entreprise (projets d’acquisition, fusion, alliances, développement géographique), évolution des processus. Bilan des systèmes Etats des principaux systèmes d’information servant de support à l’activité. Bilan des actuels capacités actuelles : technologie, matériels, logiciels, bases de données, télécommunications, hommes. Etats des insuffisances et des besoins actuels, anticipation des besoins futurs. Nouveaux projets Portefeuille de projets à développer et impact sur l’organisation. Evaluation des besoins en ressources : matériels, logiciels, bases de données, télécommunications, hommes. Planning de mise en Scénario d’évolution : planning détaillé des projets, évaluation des difficultés œuvre potentielles de mise en œuvre, plan d’accompagnement du changement, suivi des actions en cours. Ressources budgétaires Evaluation des budgets nécessaires. Estimation de la rentabilité des projets Financement. Le 27/09/05 Pierre-Marie Guern 13 Concepts des SI Liens entre stratégie et systèmes d ’information Systèmes Com&Savoir Typologie des SI • Le schéma directeur Son but est de déterminer le portefeuille de projets de l'organisation. Ce portefeuille de projets devra par la suite aider à définir un ou des scénarios cibles. Ceux-ci sont à décliner en croisant les orientations de l'organisation (objectifs et axes stratégiques) avec leur degré de faisabilité technique (maturité de l'organisation à informatiser tel ou tel processus). La matrice ci-dessous donne un exemple de matrice d'opportunité. Fort – Logistique amont, de Impact stratégique Suivi de distribution la qualité Ordonnancement des fabrications Gestion commerciale Gestion des contrats Faible Management des SI d’achat des matières premières Facile Le 27/09/05 Faisabilité Pierre-Marie Guern Complexe 14 Concepts des SI Liens entre stratégie et systèmes d ’information Systèmes Com&Savoir Typologie des SI Management des SI • Le schéma directeur – L'impact stratégique du système d'information est évalué en fonction de la stratégie que l'organisation entend se doter. Si l'internationalisation représente un des axes stratégiques, la gestion des circuits de distribution ainsi que la gestion et le suivi de la qualité représentent des points essentiels à sécuriser (figure 11). La gestion de la qualité permet de sécuriser les clients sur les nouveaux produits. La gestion des circuits logistiques permet d'assurer la livraison des produits dans les délais requis dans les zones géographiques adéquates. – La faisabilité tient compte à la fois des aspects techniques associés aux systèmes d'information à déployer mais également des aspects organisationnels. En effet, si l'acquisition d'un progiciel pour informatiser la gestion commerciale paraît être simple à réaliser , la maturité et la définition des fonctionnalités à couvrir peut encore être mal définie. Le projet peut donc très rapidement se complexifier. Le 27/09/05 Pierre-Marie Guern 15 Concepts des SI Urbanisation des systèmes d ’information Systèmes Com&Savoir Typologie des SI Management des SI • Emergence d'une nouvelle approche – Les technologies de l'information ont traditionnellement été mobilisées pour améliorer l'efficience des tâches et des activités des entreprises. Les systèmes d'information étaient considérés comme un élément de déclinaison de la stratégie de l'entreprise : les choix effectués en matière de systèmes d'information dépendaient des choix stratégiques de l'entreprise. On assiste aujourd'hui à un renversement de la logique dans la mesure où les systèmes d'information sont désormais au cœur de la stratégie (Reix, 2000). Ils sont considérés comme un élément qui influence les choix stratégiques. L'entreprise cherche à obtenir un avantage concurrentiel durable et défendable en mobilisant les systèmes d'information. Pour illustrer notre propos, nous citons quelques exemples : • Peut-on utiliser les technologies de l'information pour augmenter les barrières à l'entrée dans notre secteur ? • Peut-on utiliser les technologies de l'information pour réduire les coûts des clients et/ou des fournisseurs ? • Peut-on utiliser les technologies de l'information améliorer la connaissance de nos clients ? Le 27/09/05 Pierre-Marie Guern 16 Concepts des SI Urbanisation des systèmes d ’information Systèmes Com&Savoir Typologie des SI Management des SI • Pré-requis – Le concept d'urbanisation des systèmes d'information s'inscrit dans les notions d'urbanisation développées pour l'aménagement et le développement des cités. L'urbanisation des systèmes d'information doit être entendue comme " une démarche visant à simplifier et à rendre plus réactifs les systèmes d'information en les désimbriquants et en les rendant plus modulaires. L'urbanisation est une réponse à la complexité " (Berdugo, Mahl et Jean, p. 56, 2003). – Selon Berdugo, Mahl et Jean, les principes directeurs de l'urbanisation sont les suivants : • Principe de découplage par découpage du système d'information globale en plusieurs systèmes dont les couvertures fonctionnelles sont plus restreintes et autonomes, ce qui permet d'effectuer des économies dans leur gestion. L'autonomie permet d'inclure la vision des systèmes dans des dynamiques d'évolution qui leur sont propres. • Principe de mutualisation qui se traduit par la réutilisation des composants de certains systèmes à d'autres systèmes informatiques. • Principe de subsidiarité, où celui-ci permet de définir les fonctions et informations nécessaires au plus prêt des processus opérationnels en permettant des temps de réaction les plus courts possibles. • Et enfin le principe de cohérence qui conduit à formaliser des référentiels et des structures normalisées par processus métiers, et qui permet de faire évoluer le système d'information en fonction du métier et en cohérence avec la nature des objets manipulés. Le 27/09/05 Pierre-Marie Guern 17
