Avise_20140314_BAOpresta_v2.1
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GUIDE DE REFERENCEMENT ET DE SELECTION DES PRESTATAIRES Avril 2014 BOITE À OUTILS PRESTATAIRES │ guide de référencement et de sélection des prestataires Sommaire PROCEDURE DE GESTION DES PRESTATAIRES ....................................................................................... 3 1 Contexte ..................................................................................................................................................... 3 2 L’appel à manifestation d’intérêt ................................................................................................................. 4 2.1 Enjeux et objectifs de l’appel à manifestation d’intérêt .................................................................. 4 2.2 Procédure de l’appel à manifestation d’intérêt .............................................................................. 4 3 Procédures d’achat de prestation ............................................................................................................... 6 3.1 Définition du besoin ............................................................................................................................... 6 3.2 Rédaction du cahier des charges .......................................................................................................... 6 3.3 Mesures de publicité adaptées à l’achat ............................................................................................... 6 3.4 Assurer une mise en concurrence effective .......................................................................................... 7 3.5 Choisir l’offre la plus économiquement avantageuse ............................................................................ 7 3.6 Les suites de la procédure..................................................................................................................... 8 3.7 L’absence de mise en concurrence ....................................................................................................... 8 3.8 Les documents à conserver................................................................................................................... 8 4 Réalisation de la mission ............................................................................................................................ 8 5 Evaluation ................................................................................................................................................... 9 DESCRIPTION DES PROFILS RECHERCHES ET DES CRITERES D’ACHAT DE PRESTATIONS PAR LES DLA ............................................................................................................ Error! Bookmark not defined. 1 Compétences et profils transversaux ......................................................... Error! Bookmark not defined. 2 Compétences techniques et secteurs d’intervention les plus recherchés (mais non exhaustifs) ...... Error! Bookmark not defined. 2.1 Compétences techniques : ............................................................ Error! Bookmark not defined. 2.2 Secteurs d’activité : ........................................................................ Error! Bookmark not defined. 2.3 Conditions tarifaires : ..................................................................... Error! Bookmark not defined. LISTE DES OUTILS DISPONIBLES ............................................................................................................... 10 © DLA Tous droits réservés - Avril 2014 2 / 10 BOITE À OUTILS PRESTATAIRES │ guide de référencement et de sélection des prestataires PROCEDURE DE GESTION DES PRESTATAIRES 1 Contexte Les prestataires sont des acteurs clés de l’accompagnement DLA. Mobilisés dans le cadre du plan d’accompagnement, ils sont sélectionnés pour réaliser des missions de conseil, sur la base de leur expertise et de leur connaissance du fonctionnement des structures d’utilité sociale. Le DLA étant un dispositif public, les conditions de mobilisation des fonds publics nationaux ou européens doivent respecter les exigences de bonne gestion, notamment définies par les règlements européens et l’ordonnance de 20051. Plusieurs règles garantissent le respect de ces principes fondamentaux : - - - Choisir une offre répondant de manière pertinente au besoin : l’acheteur de la prestation doit déterminer avec précision la nature et l’étendue des besoins à satisfaire. L’offre choisie sera celle qui respectera ces exigences et qui aura pour objet exclusif de répondre aux besoins exprimés. En d’autres termes, l’acheteur évitera de choisir des prestations superflues qui auront notamment pour effet de peser sur le coût final. Respecter le principe de bonne utilisation des deniers publics : l’acheteur de la prestation gère des deniers publics. Il doit être très vigilant quant à leur destination. Il veillera donc à choisir une offre financièrement raisonnable et cohérente avec la nature de la prestation. Ne pas contracter systématiquement avec un même prestataire lorsqu’il existe une pluralité d’offres potentielles susceptibles de répondre au besoin : cette troisième règle invite l’acheteur de la prestation à effectuer une veille épisodique, en suivant sa doctrine interne, afin de ne pas contracter avec le même opérateur. Afin de garantir la qualité et la fiabilité de ces achats de prestation, une procédure homogène de sélection des prestataires, est proposée. Elle comprend deux étapes : La première étape consiste en la réalisation d’un appel à manifestation d’intérêt organisé au niveau régional, permettant de référencer les prestataires La seconde étape consiste en l’achat de prestation à proprement parlé, dans le cadre du plan d’accompagnement Le présent guide vise à accompagner les chargés de mission DLA régionaux, responsables de la mise en place des appels à manifestation d’intérêt sur leurs territoires, en lien avec les chargés de mission DLA départementaux. 1 Ordonnance n° 2005-649 du 6 juin 2005 relative aux marchés passés par certaines personnes publiques ou privées non soumises au code des marchés publics. © DLA Tous droits réservés - Avril 2014 3 / 10 BOITE À OUTILS PRESTATAIRES │ guide de référencement et de sélection des prestataires 2 L’appel à manifestation d’intérêt Le référencement est une étape obligatoire pour un prestataire afin d’être potentiellement destinataire des cahiers des charges et pouvoir ainsi effectuer des missions auprès des structures d’utilité sociale dans le cadre du DLA. Les prestataires intéressés doivent se référencer directement auprès du DLA régional de la région où ils souhaitent intervenir et suivre la procédure proposée. Le référencement est valable pour la durée de la convention cadre triennale 2014-2016. L’appel à manifestation d’intérêt répond également au besoin de publicité sur l’achat de prestations dans le cadre du DLA. 2.1 Enjeux et objectifs de l’appel à manifestation d’intérêt L’appel à manifestation d’intérêt a pour objectif le référencement de cabinets-conseil, de consultants et de réseaux, fédérations ou coordinations associatives, associations et point d’appui à la vie associative pouvant mener des missions de conseil et d’appui au changement auprès de dirigeants de structures d’utilité sociale employeuses accompagnées par les DLA. Leurs compétences techniques et leur(s) champ(s) d’activité seront identifiés par les DLA d’une région qui pourront ainsi les solliciter lors des appels à compétences restreints réalisés pour chaque dossier d’accompagnement sur leur territoire. 2.2 Procédure de l’appel à manifestation d’intérêt Avec l’appui des chargés de mission DLA départementaux, les DLA régionaux organisent un Appel à Manifestation d’Intérêt (A.M.I.). Celui-ci est librement accessible sur Internet (site internet du DLA régional ou de sa structure porteuse, sites spécialisés) et/ou dans la presse locale, afin d’en assurer la publicité. Plusieurs étapes doivent être respectées pour mettre en place un appel à manifestation d’intérêt. Le schéma suivant reprend les principales étapes à suivre et actions à engager pour ce faire : Organiser l’appel à manifestation d’intérêt à l’échelle d’une région 1. Organiser le comité de référencement Définir les participants Définir les instances Définir la fréquence 2. Organiser des critères de référencement et de déréférencement : prendre appui sur la liste des critères proposée et l’adapter aux attentes des participants du comité de sélection (lien outil 4) 3. Définir un dossier de candidature : prendre appui sur le modèle proposé en annexe du guide de référencement et l’adapter attentes © DLA Tous droits réservésaux - Avril 2014 des participants du comité de sélection (lien outil 3) Lancer un appel à manifestation d’intérêt Sélectionner et référencer les prestataires 1. Présenter le DLA, ses objectifs et ses principes d’intervention (lien outil 1) 1. Instruire les demandes de référencement dans le cadre du comité de référencement 2. Présenter l’organisation du DLA sur le territoire régional (lien outil 2) 2. 3. Mettre à disposition le dossier de candidatures et les principaux textes de référence (lien outil 3) Communiquer la liste des prestataires retenus à l’ensemble des parties prenantes du dispositif en région (membres du comité de pilotage). 3. Informer les prestataires des choix effectués 4. Pour tous les prestataires retenus, indiquer le référencement dans Enée Activités. (lien outil 9) 4 / 10 4. L’information concernant l’appel à manifestation d’intérêt sera diffusée via le site internet du DLA régional et/ou ceux des DLA départementaux et partenaires du dispositif en région. BOITE À OUTILS PRESTATAIRES │ guide de référencement et de sélection des prestataires Organiser le comité de référencement La composition et le fonctionnement du comité de référencement relèvent d’une décision partagée entre les opérateurs régionaux (DLAR et DLAD) et les pilotes régionaux et locaux. Le comité de pilotage régional devra acter la composition du comité de référencement et le fonctionnement proposés, dont il sera in fine le garant (de ce fait, le comité de référencement informera le comité de pilotage régional des décisions prises en matière de procédures, de prestataires référencés et le cas échéant déréférencés). Le comité national de suivi propose d’inclure dans le comité de référencement les pilotes du DLA (régionaux et locaux), les chargés-ées de mission DLA et les directeurs-trices des structures porteuses. Toutefois, cette proposition devra être adaptée pour garantir au final un fonctionnement efficace et conforme aux spécificités territoriales et aux contraintes des parties prenantes (notamment en matière de disponibilité). Le comité de référencement peut correspondre à un espace de travail spécifique ou être un temps ad hoc dans le cadre d’un comité de pilotage, un comité d’appui ou un InterDLA. Il peut tout aussi être dématérialisé via les outils collaboratifs mis en place à travers Enée Ressources (pages régionales) ou tout autre support proposé par les DLA régionaux. Organiser les critères de référencement/déréférencement des prestataires La liste des critères de référencement et de déréférencement présentée dans le guide des procédures est une synthèse de critères déjà retenus dans certaines régions. Elle sert de base de travail à partir de laquelle le DLA régional peut faire des propositions aux pilotes et DLA départementaux. Certains critères peuvent être revus par le comité de sélection et d’autres peuvent être proposés. Outil : critères de référencement et de déréférencement des prestataires Définir un dossier de candidature Un dossier type de candidature est proposé aux DLA régionaux dans la boîte à outils prestataires. Ce dossier est une trame que les DLA régionaux peuvent adapter localement en fonction des besoins et attentes non couvertes par le modèle proposé. Outil : Dossier de candidature Présenter le DLA et son organisation en région Une trame de présentation du DLA vient reprendre les objectifs du dispositif, ses principales étapes d’intervention ainsi que ses principes fondateurs. Elle est mise à la disposition des DLA régionaux dans le cadre de la boîte à outils. En complément, il apparaît pertinent de présenter l’organisation territoriale du DLA sur le territoire régional. Pour ce faire, les DLA régionaux peuvent prendre appui sur la trame disponible dans la boîte à outils. Outil : Présentation du DLA Outil : Présentation de l’organisation du DLA en région Utilisation d’Enée activités pour le référencement régional des prestataires Pour référencer les prestataires retenus dans le cadre du comité de sélection, les DLA régionaux doivent utiliser l’outil Enée. Une notice d’utilisation est mise à la disposition pour référencer et mettre à jour les © DLA Tous droits réservés - Avril 2014 5 / 10 BOITE À OUTILS PRESTATAIRES │ guide de référencement et de sélection des prestataires données liées aux prestataires. Cette notice présente également les extractions possibles qui peuvent servir à animer le référencement sur les territoires. Outil : Notice d’utilisation d’Enée sur le volet prestataire 3 Procédures d’achat de prestation Une fois les prestataires référencés dans le cadre de l’appel à manifestation d’intérêt, une nouvelle procédure de sélection s’ouvre. Les prestataires référencés ne sont pas destinataires de tous les appels à compétences réalisés par les structures porteuses de DLA (départemental ou régional). Ils seront sollicités sur la base d’une liste restreinte ad hoc pour chaque appel à compétences, liste constituée à la discrétion de la structure porteuse du DLA. 3.1 Définition du besoin L’achat est destiné à satisfaire un besoin. La définition précise du besoin est un préalable indispensable, quels que soient le montant du marché, sa nature, la récurrence de l’achat, ou la procédure suivie. Ces besoins, une fois analysés et bien définis (montant et caractéristiques des prestations), se traduisent par la sélection de la procédure à suivre et des modalités de mise en concurrence adaptées. 3.2 Rédaction du cahier des charges L’information sur l’achat à effectuer prend la forme d’une note ou d’un cahier des charges, qui doit comporter au minimum les informations suivantes : L’identité et les coordonnées du commanditaire La nature et/ou l’objet des prestations envisagées (défini dans l’étape précédente) La procédure de sélection (documents à fournir, délais de réponses, etc.) Les modalités de sélection de l’offre : o Les critères o Leur pondération La détermination des délais de procédure est libre tant que le délai déterminé permet aux prestataires de proposer une offre. Les modalités de transmission des candidatures ou des offres sont également libres. La transmission peut être effectuée par voie électronique. Outil : le modèle de cahier des charges 3.3 Mesures de publicité adaptées à l’achat Les règles de transparence sont respectées en majeure partie, si les moyens de publicité utilisés ont permis aux prestataires potentiels d’être informés et ont abouti à une diversité d’offres suffisante pour garantir une réelle mise en concurrence. L’appel à manifestation d’intérêt permet de satisfaire ces conditions. © DLA Tous droits réservés - Avril 2014 6 / 10 BOITE À OUTILS PRESTATAIRES │ guide de référencement et de sélection des prestataires Ainsi, pour l’achat de la prestation d’accompagnement, il est proposé de procéder de la manière suivante : Pour les achats inférieurs à 15 000 € HT, l’envoi du cahier des charges à 3 prestataires identifiés dans la base de référencement (voir étape de l’AMI) Pour les achats supérieurs à 15 000 € HT, une diffusion plus large de la demande est nécessaire. Ainsi, la publication d’un cahier des charges apparait utile (site internet / presse locale ou spécialisée), en plus de l’envoi du cahier des charges à des prestataires potentiels préalablement identifiés. 3.4 Assurer une mise en concurrence effective L’effectivité de la mise en concurrence sera jugée sur les critères suivants : Le délai laissé aux candidats pour la remise de leur offre, c’est-à-dire : o Un temps suffisamment long : tout dépend de l’objet et de la complexité de la demande o Un temps identique pour tous les candidats potentiels : la demande doit leur avoir été envoyée de manière concomitante Une information précise aux candidats potentiels sur o Les documents à fournir : forme de la réponse, proposition technique, CV, devis, etc. o Les renseignements à donner dans la réponse, afin notamment d’évaluer leur expérience Une information précise sur : o La nature des critères : ils doivent être objectivables / mesurables o Leur pondération : cela permet de classer les offres selon leur intérêt au regard de la demande La mention de la possibilité ou non, pour l’acheteur, de recourir à la négociation, et selon quels critères 3.5 Choisir l’offre la plus économiquement avantageuse Ce choix peut s’effectuer : • sur une comparaison des offres, selon les critères notés définis dans le cahier des charges • sur une comparaison des prix demandés aux différents candidats pour retenir l’offre dont le montant est le moins élevé. Vous pouvez vous appuyer sur ce seul critère si le marché le justifie Il est important d’utiliser le modèle de grille d’analyse des offres. Elle vise à vérifier l'adéquation entre les réponses aux consultations et le cahier des charges et donne des points de repère pour évaluer les réponses les unes par rapport aux autres. Cet outil permet de repérer : • si les enjeux de la commande ont été bien compris par le prestataire • les apports qualitatifs réalisés dans l'offre • le respect des coûts et délais • les moyens mobilisés pour réussir la mission (humains, techniques…). Il permet également d’avoir une vue d’ensemble des propositions et des notes obtenues par chaque prestataire potentiel. Il est le support d’aide à la décision. Outil : le modèle de grille de sélection © DLA Tous droits réservés - Avril 2014 7 / 10 BOITE À OUTILS PRESTATAIRES │ guide de référencement et de sélection des prestataires 3.6 Les suites de la procédure Une fois le choix du prestataire arrêté, il faut communiquer au plus vite la réponse aux candidats : L’information aux candidats non retenus est prioritaire : cette information contient idéalement les motifs pour lesquels l’offre n’a pas été retenue. Le cas échéant, des informations complémentaires pourront être communiquées aux candidats qui en font la demande. La décision d’acceptation de l’offre doit être communiquée au candidat retenu. Par la suite, il est fortement recommandé de contractualiser avec le prestataire, afin de préciser les droits et obligations de chacun, notamment au regard du FSE, ainsi que les modalités de paiement. Pour cela, le modèle de contrat de prestation proposé par l’Avise peut être mobilisé. Outil : le modèle de contrat de prestation 3.7 L’absence de mise en concurrence L’absence de concurrence doit rester exceptionnelle et vous devez pouvoir justifier que celle-ci est impossible ou inutile au regard de l’objet du marché, de son montant ou du faible degré de concurrence dans le secteur considéré. Dans le cas où les règles de mise en concurrence ne sont pas respectées et que cela ne sera pas justifié, les dépenses d’achat correspondantes pourront être corrigées, sur la base des préconisations de la Commission européenne. 3.8 Les documents à conserver Il est obligatoire de conserver tous les documents justifiant qu’une mise en concurrence adéquate a été effectuée (l’historique des différentes étapes qui ont conduit au choix du prestataire) et d’être en mesure de les communiquer, afin de respecter les principes de traçabilité et de transparence. Liste des éléments à conserver : Cahier des charges Mesures de publicité (envoi aux candidats potentiels / Preuve de la publication) Offres des prestataires Grille d’analyse des offres Réponses aux candidats non retenus Notification du marché au prestataire retenu Contrat de prestation ou bon de commande A chaque étape de la procédure et à chaque choix effectué, vous devrez vous poser la question : comment justifier mon choix en cas de contestation. 4 Réalisation de la mission Dans la mesure du possible, le lancement de la mission pourra s’effectuer au cours d’une réunion tripartite avec la structure bénéficiaire, l’opérateur DLA (départemental ou régional) et le prestataire afin d’éclaircir et de cadrer les modalités de la mission (enjeux, problématiques, objectifs, méthodologie). Une convention tripartite (DLA/association/prestataire) est éditée et précise les modalités opérationnelles de la mission et les engagements de chacun. © DLA Tous droits réservés - Avril 2014 8 / 10 BOITE À OUTILS PRESTATAIRES │ guide de référencement et de sélection des prestataires Le prestataire conventionné s’engage : - A informer régulièrement le DLA de l’avancement de sa mission (a minima, envoyer une note à miparcours par voie électronique). Si au cours de sa mission, le prestataire pressent une réorientation nécessaire de son étude ou une inefficience de son action par rapport à des contraintes externes, il devra immédiatement en informer le DLA pour prise de décision rapide (réorientation, suspension, arrêt de l’accompagnement). - A organiser un temps de restitution de la mission réalisée associant systématiquement les responsables de la structure concernée et le chargé de mission DLA départemental ou régional. La restitution est conduite par le prestataire, sur la base d’un rapport final en version numérique et/ou papier (pièce indispensable pour procéder au versement du solde). La restitution a pour objet de présenter de façon synthétique le travail réalisé, d’échanger sur la situation de la structure après l’intervention et sur les perspectives de mise en œuvre des préconisations. - A respecter, tout au long de sa mission, le cahier des charges, les délais, les objectifs généraux du dispositif et les clauses de la convention tripartite. Le prestataire ne peut pas sortir du cadre de la mission prescrite par le DLA, pour répondre à une demande directe de la structure, sans demander l’autorisation à l’opérateur DLA par écrit ou par voie électronique. Toutes demandes devront être motivées. 5 Evaluation Une fois la prestation réalisée, une enquête de satisfaction est adressée par le DLA départemental ou régional à l’association bénéficiaire pour évaluer les modalités d’intervention, son déroulement, les compétences du prestataire, les résultats de l’intervention, l’impact et la durabilité de l’intervention. Dans sa mission de suivi des structures accompagnées, le DLA peut réaliser un « diagnostic de suivi postaccompagnement » qui vise notamment à mesurer l’impact des missions et identifier les nouveaux besoins d’accompagnement. © DLA Tous droits réservés - Avril 2014 9 / 10 BOITE À OUTILS PRESTATAIRES │ guide de référencement et de sélection des prestataires LISTE DES OUTILS DISPONIBLES - Outil 1 : Présentation du DLA Outil 2 : Présentation du DLA en région Outil 3 et 3.1 : Dossier de candidature (format word et excel) Outil 4 : Critères de référencement et de déréférencement Outil 5 : Grille d’analyse des besoins Outil 6 : modèle de cahier des charges Outil 7 : Grille de sélection Outil 8 : Modèle de convention Outil 9 : Notice Enée © DLA Tous droits réservés - Avril 2014 10 / 10
