Fiche de procédure : Aides financières élèves

DAJ3 – 18 mars 2014 – Aides financières élèves
Cette fiche présente une procédure type ; elle doit être adaptée à chaque situation dans les EPLE 1 / 3
AIDES FINANCIERES ELEVES
CG = comptabilité générale
CB = comptabilité budgétaire
PROCESSUS
Echéances
OBSERVATIONS
FONDS SOCIAUX
CB
Réaliser un suivi rigoureux et régulier des créances élèves
(repérer les difficultés des familles et les contacter)
Tout au long de
l’année
PHASE ADMINISTRATIVE
CB
Installer la commission des fonds sociaux en conseil
d’administration (dès l’installation du nouveau conseil
d’administration en début d’année scolaire) et fixer le barème
d’attribution des différentes aides
Début d’année
scolaire
CB
Constitution des dossiers par les familles auprès du gestionnaire
ou de l’assistante sociale
 Vérifier que toutes les pièces justificatives sont présentes
CB
Convocation de la commission (penser à anonymer les dossiers)
Au moins une
fois par
trimestre
CB
Tenue de la commission : le dossier est présenté par la
personne l’ayant constitué avec la famille
CB
Etablir un procès verbal de la commission signé par le chef
d’établissement (justificatif de paiement pour l’agent comptable)
CB
Réponse écrite aux familles (montant de l’aide et montant de la
créance restant due)
CB
Remplir les tableaux d’enquêtes du rectorat
CB
Informer le conseil d’administration du bilan qualitatif et
quantitatif des aides versées aux élèves
Au moins une
fois par an
PHASE COMPTABILITE BUDGETAIRE
CB
Ouverture des crédits au budget en fonction de la notification du
BOP 230 par le rectorat (après répartition par le CA du crédit
accordé entre fonds social collégiens et lycéens / fonds social
cantine,…)
 inscription au service VE en code activité 16 FS (pour les
fonds sociaux collégiens et lycéens) ou 16FSC (pour les fonds
sociaux cantine)
CB
Après chaque commission :
 réaliser les mandats
 réaliser les ordres de recette correspondants
Transmettre les écritures à l’agence comptable (joindre une liste
des élèves bénéficiaires visée par l’ordonnateur)
BOURSES NATIONALES et REMISES DE PRINCIPE
CB
Distribution des dossiers de bourses aux élèves
Rentrée scolaire

DAJ3 – 18 mars 2014 – Aides financières élèves
Cette fiche présente une procédure type ; elle doit être adaptée à chaque situation dans les EPLE 2 / 3
CB
Réception des dossiers de la part des familles dans les délais
 Remise d’un accusé de réception à la famille si le dossier est
complet
CB
Saisie des éléments dans GFE
 contrôler la saisie par une tierce personne
Première
quinzaine
d’octobre
CB
Edition des notifications en double exemplaire
 Envoi d’un exemplaire aux familles
 Classement d’un exemplaire dans l’établissement
Les rejets sont notifiés et motivés
CB
Edition de l’état global des boursiers
Vérification et cohérence avec les droits constatés
Transmission des états au service académique des bourses
nationales
A chaque
constatation ou
reconstatation
CB
Eventuellement, affectation manuelle des bourses aux élèves
externes débiteurs
CB
Ecritures budgétaires : mandats et ordres de recette
 paiement des excédents de bourses et remises de principe
après affectation sur les frais scolaires (joindre une liste des
élèves bénéficiaires visée par l’ordonnateur)
 Vérification des coordonnées bancaires avec celles des
responsables financiers
A l’appui des mandats de bourses nationales en lycée, les
listings émanant de l’autorité académique sont produits à l’appui
des mandats
Fin de trimestre
CB
Pour les lycées :
 l’établissement dispose des éléments justifiant le paiement des
bourses aux élèves majeurs
 l’établissement doit détenir l’autorisation du responsable
financier pour verser une bourse à un mineur de plus de 16 ans
Ces justificatifs sont transmis à l’agent comptable
CB
Transmission des fichiers à l’agence comptable pour paiement
Fin de trimestre
CB
Suivre les entrées / sorties / transferts d’élèves
Tout au long de
l’année
CB
Informer le conseil d’administration du bilan qualitatif et
quantitatif des bourses et remises de principes versées aux
élèves
Au moins une
fois par an
PROCEDURES COMMUNES A TOUTES LES AIDES FINANCIERES ELEVES
CB
Etablir un tableau de suivi des aides accordées à chaque enfant
Ex : tableau comportant les colonnes suivantes (par élève) :
revenu fiscal, nombre de personnes dans le foyer, ressources
par mois, bourses, situation de la famille, aides déjà accordées)
CB
A l’appui de chaque mandat, un état de ventilation entre les
sommes affectées à l’hébergement et celles versées
directement aux familles est réalisé
Cet état est transmis à l’agent comptable

DAJ3 – 18 mars 2014 – Aides financières élèves
Cette fiche présente une procédure type ; elle doit être adaptée à chaque situation dans les EPLE 3 / 3
COMPTABILITE GENERALE
Les vérifications et contrôles listés ci-dessous doivent être effectués avant le paiement, sur un échantillonnage
représentatif d’élèves (notamment les nouveaux arrivants)
CG
Contrôles budgétaires et comptables :
- cohérence entre l’état de liquidation des bourses et des
opérations budgétaires (mandats et ordres de recettes)
- vérification entre l’état de provisions de bourses et le
solde du compte 4112
CG
Paiement des bourses :
- vérification des RIB des responsables financiers des
élèves
- justification des éventuelles différences entre le montant
à payer aux familles figurant sur le bordereau des droits
constatés et celui du fichier de paiement