Fiche de procédure : Aides financières élèves
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AIDES FINANCIERES ELEVES CG = comptabilité générale CB = comptabilité budgétaire PROCESSUS Echéances OBSERVATIONS FONDS SOCIAUX CB Réaliser un suivi rigoureux et régulier des créances élèves (repérer les difficultés des familles et les contacter) Tout au long de l’année PHASE ADMINISTRATIVE CB Installer la commission des fonds sociaux en conseil d’administration (dès l’installation du nouveau conseil d’administration en début d’année scolaire) et fixer le barème d’attribution des différentes aides CB Constitution des dossiers par les familles auprès du gestionnaire ou de l’assistante sociale Vérifier que toutes les pièces justificatives sont présentes CB Convocation de la commission (penser à anonymer les dossiers) CB Tenue de la commission : le dossier est présenté par la personne l’ayant constitué avec la famille CB Etablir un procès verbal de la commission signé par le chef d’établissement (justificatif de paiement pour l’agent comptable) CB Réponse écrite aux familles (montant de l’aide et montant de la créance restant due) CB Remplir les tableaux d’enquêtes du rectorat CB Informer le conseil d’administration du bilan qualitatif et quantitatif des aides versées aux élèves Début d’année scolaire Au moins une fois par trimestre Au moins une fois par an PHASE COMPTABILITE BUDGETAIRE CB CB Ouverture des crédits au budget en fonction de la notification du BOP 230 par le rectorat (après répartition par le CA du crédit accordé entre fonds social collégiens et lycéens / fonds social cantine,…) inscription au service VE en code activité 16 FS (pour les fonds sociaux collégiens et lycéens) ou 16FSC (pour les fonds sociaux cantine) Après chaque commission : réaliser les mandats réaliser les ordres de recette correspondants Transmettre les écritures à l’agence comptable (joindre une liste des élèves bénéficiaires visée par l’ordonnateur) BOURSES NATIONALES et REMISES DE PRINCIPE CB Distribution des dossiers de bourses aux élèves Rentrée scolaire Cette fiche présente une procédure type ; elle doit être adaptée à chaque situation dans les EPLE DAJ3 – 18 mars 2014 – Aides financières élèves 1/3 CB Réception des dossiers de la part des familles dans les délais Remise d’un accusé de réception à la famille si le dossier est complet CB Saisie des éléments dans GFE contrôler la saisie par une tierce personne CB Edition des notifications en double exemplaire Envoi d’un exemplaire aux familles Classement d’un exemplaire dans l’établissement Première quinzaine d’octobre Les rejets sont notifiés et motivés CB Edition de l’état global des boursiers Vérification et cohérence avec les droits constatés Transmission des états au service académique des bourses nationales CB Eventuellement, affectation manuelle des bourses aux élèves externes débiteurs CB Ecritures budgétaires : mandats et ordres de recette paiement des excédents de bourses et remises de principe après affectation sur les frais scolaires (joindre une liste des élèves bénéficiaires visée par l’ordonnateur) Vérification des coordonnées bancaires avec celles des responsables financiers A chaque constatation ou reconstatation Fin de trimestre A l’appui des mandats de bourses nationales en lycée, les listings émanant de l’autorité académique sont produits à l’appui des mandats Pour les lycées : CB l’établissement dispose des éléments justifiant le paiement des bourses aux élèves majeurs l’établissement doit détenir l’autorisation du responsable financier pour verser une bourse à un mineur de plus de 16 ans Ces justificatifs sont transmis à l’agent comptable CB Transmission des fichiers à l’agence comptable pour paiement Fin de trimestre CB Suivre les entrées / sorties / transferts d’élèves Tout au long de l’année CB Informer le conseil d’administration du bilan qualitatif et quantitatif des bourses et remises de principes versées aux élèves Au moins une fois par an PROCEDURES COMMUNES A TOUTES LES AIDES FINANCIERES ELEVES Etablir un tableau de suivi des aides accordées à chaque enfant CB CB Ex : tableau comportant les colonnes suivantes (par élève) : revenu fiscal, nombre de personnes dans le foyer, ressources par mois, bourses, situation de la famille, aides déjà accordées) A l’appui de chaque mandat, un état de ventilation entre les sommes affectées à l’hébergement et celles versées directement aux familles est réalisé Cet état est transmis à l’agent comptable Cette fiche présente une procédure type ; elle doit être adaptée à chaque situation dans les EPLE DAJ3 – 18 mars 2014 – Aides financières élèves 2/3 COMPTABILITE GENERALE Les vérifications et contrôles listés ci-dessous doivent être effectués avant le paiement, sur un échantillonnage représentatif d’élèves (notamment les nouveaux arrivants) Contrôles budgétaires et comptables : - cohérence entre l’état de liquidation des bourses et des opérations budgétaires (mandats et ordres de recettes) - vérification entre l’état de provisions de bourses et le solde du compte 4112 CG Paiement des bourses : - vérification des RIB des responsables financiers des élèves - justification des éventuelles différences entre le montant à payer aux familles figurant sur le bordereau des droits constatés et celui du fichier de paiement CG Cette fiche présente une procédure type ; elle doit être adaptée à chaque situation dans les EPLE DAJ3 – 18 mars 2014 – Aides financières élèves 3/3
