Literacy and Basic Skills Data Integrity Policy:

Politique d’intégrité des données sur l’alphabétisation et la formation
de base : collecte et saisie des données dans le SGC du SIEO
Nom de la politique :
Politique d’intégrité des données sur l’alphabétisation et la formation de base :
collecte et saisie des données dans le SGC du SIEO
Documents à l’appui :
Date d’entrée en vigueur :
Date de révision :
Approuvée par :
Objet
Les membres du personnel recueillent des données, y compris des renseignements personnels sur
les clients/apprenants, dès le premier contact avec le client/apprenant et jusqu’à ce que le dossier
de ce dernier soit fermé, envoyé aux archives et détruit. La politique générale de protection de la
vie privée et de collecte de données de l’organisation, (INDIQUER LE NOM DE LA POLITIQUE, S’IL Y
A LIEU), doit être suivie aux fins de la collecte, de la conservation, de l’archivage et de la
suppression des données. La présente politique porte plus précisément sur la collecte et la
conservation de renseignements sur les clients/apprenants qui seront versés dans le SGC du SIEO.
La présente politique n’a pas pour but de remplacer les lignes directrices du MFCU, le
Dictionnaire de données – alphabétisation et formation de base ou les guides de l’utilisateur du
SGC du SIEO.
La présente politique vise à :
o fournir des lignes directrices et des procédures pour s’assurer que les données sont
recueillies comme le MFCU le souhaite, avec les formulaires et ressources du MFCU et le
SGC du SIEO;
o fournir des procédures permettant de s’assurer que les données recueillies sont saisies
dans le SGC de façon cohérente et en temps voulu, conformément aux lignes directrices du
MFCU et aux activités du programme;
o fournir des directives claires afin que les données soient recueillies de la façon la plus
cohérente, sécurisée et précise possible à toutes les étapes de leur collecte et de leur
conservation, en tenant compte du fait qu’actuellement, certains aspects de la collecte de
données sont interprétés différemment selon la personne ou le programme.
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Vue d’ensemble de la politique
Le financement provincial, les fonds affectés aux programmes et les décisions sont (ou seront)
fondés sur les rapports du SGC du SIEO qui seront produits à partir des données saisies dans la
base de données. Pour que les données soient saisies de façon précise et sécurisée en temps
opportun, tous les membres du personnel qui participent à la gestion, à la collecte, à la saisie et à
la conservation des données sur les clients/apprenants doivent respecter les énoncés de principes,
instructions et procédures rattachés à la présente politique. Afin que seule la version la plus
récente de la politique soit employée, les membres du personnel sont priés de consulter le Wiki
des instructeurs d’AFB toutes les semaines pour vérifier s’il y a eu une mise à jour.
La présente politique sera mise à jour régulièrement, au moins deux fois par année, à l’initiative du
chef de programme.
La présente politique ainsi que les instructions, organigrammes et procédures connexes sont
fondés sur ce qui suit :
o Les instructeurs d’AFB doivent s’inscrire comme utilisateurs du SGC. Ils sont considérés
comme les responsables et les réviseurs de leurs apprenants.
o Les instructeurs d’AFB recueillent et consignent les données sur les clients et apprenants, et
les communiquent au commis à la saisie des données.
o Le commis à la saisie des données inscrit les apprenants, et il ouvre, met à jour et ferme tous
les plans de services dans le SGC du SIEO.
o Les instructeurs d’AFB impriment le sommaire du plan ou le plan d’apprentissage amélioré
de leurs apprenants une fois que ceux-ci ont un plan de services actif dans le SGC.
o Les instructeurs d’AFB saisissent les données de révision dans le SGC.
o Le chef de programme vérifie tous les mois les dossiers sur les apprenants et les plans de
services dans le SGC pour confirmer leur conformité et apporter les changements
nécessaires aux politiques, instructions et procédures.
Énoncés de principes
Admission
Chaque apprenant est invité à remplir (avec l’aide d’un membre du personnel) le formulaire
d’inscription du participant et à le signer aux deux endroits désignés avant l’ouverture d’un plan
de services dans le SGC. Le membre du personnel qui aide l’apprenant à remplir le formulaire se
reporte aux Directives pour remplir le formulaire AFB – Inscription du (de la) participant(e) en
s’assurant qu’il se sert de la version la plus récente.
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Gestion des dossiers
Le membre désigné du personnel d’AFB tient des dossiers précis et à jour de tous les services
rendus aux apprenants et veille à tenir tous les documents pertinents en tout temps. Ces
documents doivent être brefs, concis, objectifs et porter sur la participation des apprenants au
programme. Les membres du personnel doivent suivre les directives de gestion des dossiers des
apprenants afin que ces dossiers soient cohérents, complets et sécurisés (non compris dans la
boîte à outils).
Fin des activités de l’apprenant
Le membre désigné du personnel d’AFB tente de passer en entrevue en personne tous les
apprenants lorsqu’ils quittent le programme d’AFB ou au moment de la fin des activités. Si cela
n’est pas possible, il tente de communiquer avec l’apprenant au moment approprié. Le membre du
personnel remplit la page 1 du formulaire Fin d’activités et suivi, et consulte à cette fin les
Directives pour remplir le formulaire AFB – Fin d’activités et suivi en s’assurant qu’il dispose de la
version la plus récente.
Révisions
Le personnel d’AFB tente de communiquer avec les apprenants dont les activités ont pris fin dans
les trois semaines de leur révision prévue en fonction de la date de révision figurant dans le plan
de services. Le personnel d’AFB remplit la page appropriée du formulaire Fin d’activités et suivi, et
consulte à cette fin les Directives pour remplir le formulaire AFB – Fin d’activités et suivi en
s’assurant qu’il dispose de la version la plus récente.
Information et aiguillage
Le personnel d’AFB consigne les données d’information et d’aiguillage conformément à
l’organigramme de collecte de données pour le SGC du SIEO et aux directives sur la façon de
remplir le rapport sur les progrès de l’apprenant. Un organigramme sur l’information et l’aiguillage
est également à la disposition du personnel (la boîte à outils contient uniquement
l’organigramme).
Le personnel d’AFB consigne les données sur les recommandations selon les Directives pour remplir
le formulaire AFB – Fin d’activités et suivi et les directives sur la façon de remplir le rapport sur les
progrès de l’apprenant.
Les données d’information et d’aiguillage comprennent des évaluations, des données sur les
participants, des données sur les séances d’information et des données sur les listes d’attente pour
les clients.
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Les données sur les recommandations concernant l’apprenant comprennent des données sur
l’organisation ou particulier qui a dirigé l’apprenant vers le programme d’ABF, l’organisation vers
laquelle l’apprenant a été dirigé pendant qu’il recevait des services d’ABF et l’organisation vers
laquelle l’apprenant a été dirigé à son départ du programme d’ABF.
Les politiques de coordination des services avec d’autres fournisseurs de services et programmes
communautaires et les politiques d’aiguillage ne sont pas incluses dans la politique sur l’intégrité
des données car elles n’ont pas d’effet sur la collecte de données aux fins du SGC.
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