fiche de poste - OPH de Joinville-le-Pont
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Joinville-le-Pont l’Habitat - OPH Joinville-le-Pont 94 FICHE DE POSTE INTITULE DE POSTE : ASSISTANT(E) TECHNIQUE RATTACHE : au Service Patrimoine POSITION DANS L’ORGANIGRAMME : Directeur Général Responsable du service patrimoine Chargé(e)s de résidences Assistant(e) Technique Agents techniques Gardiens et Employé(e)s d’immeubles LIEU DE TRAVAIL : 2 Boulevard de l’Europe – 94340 Joinville-le-Pont TEMPS DE TRAVAIL : 100% POSITION DANS LA STRUCTURE : Relation hiérarchique : Responsable du service patrimoine. Relations fonctionnelles : 1 / Internes : les gestionnaires et techniciens les gardiens d’immeubles et agent d'entretien 2/ Externes : les locataires et les copropriétaires les entreprises et les fournisseurs les maitres d'œuvre les assureurs et les experts les bureaux de contrôle, les coordonateurs SPS... TYPE DE CONTRAT : CDI REMUNERATION: selon expérience PRISE DE FONCTION : dès que possible DEFINITION : Interlocuteur privilégié des résidants, il/elle réceptionne les appels de la ligne téléphonique dédiée aux réclamations techniques locatives (Allo Joinville Habitat), les traite et les suit jusqu’à leur clôture. Il/elle saisit et présente des documents (notes, courriers ou rapports) pour le service. Trie, dépouille, classe des documents. Transmet ou filtre les communications téléphoniques et assure le premier niveau de contact et de renseignement entre le service et l'extérieur. Assiste le service dans l'élaboration et la passation des marchés publics. Gère le planning des congés du service patrimoine et assure le remplacement des gardiens. Assiste le service dans la gestion des sinistres. MAJ AOUT 2014 1 _____________________ LE PROFIL DU POSTE EST SUSCEPTIBLE D’EVOLUER DANS LE TEMPS EN FONCTION DES BESOINS DU SERVICE Joinville-le-Pont l’Habitat - OPH Joinville-le-Pont 94 MISSIONS : Traitement des réclamations locatives et parties communes : Saisit la réclamation et la transmet à la régie ou à la société concernée pour traitement. Relance le Chargé de résidences sur le suivi de la réclamation jusqu'à clôture de celle-ci. Etablit un état mensuel des réclamations en attente. Renseigne le locataire ou copropriétaire sur l'avancement du traitement de sa réclamation. Secrétariat : Gère le secrétariat courant du service (gestion des appels téléphoniques, rédaction de courriers, tri et classement des documents et dossiers, gestion des rdv et des agendas). Procède à toutes recherches sur les dossiers en cours (avancement, règlements, ...). Renseigne les locataires ou copropriétaires sur les différentes procédures. Assistance à l’élaboration et la passation des marchés publics : Assure en collaboration avec le responsable patrimoine et/ou la chargée des marchés le montage des dossiers. Assiste le service dans les tâches administratives liées aux marchés (publicité, réception des offres, convocation CAO, communication avec les entreprises…etc). Gestion des absences et de l'astreinte : Gère les congés du service patrimoine. Gère le remplacement des gardiens (congés ou arrêt maladie) par la société de ménage. Etablit le planning d'astreinte du Patrimoine. Gestion des Sinistres : Assiste dans la gestion administrative des sinistres multirisques et établit la déclaration à la compagnie, suit le dossier jusqu’au règlement définitif par l’assurance. Manifestions et événements ponctuels : Participe à l’organisation et à la préparation des manifestations et différents éventements liés au service et/ou à l'office. Cette liste n’est ni exhaustive ni limitative. L’assistant(e) technique pourra, selon les besoins, assurer des tâches transverses. -------COMPETENCES : Savoirs faire (minimum requis) : Maitriser les outils bureautiques (word, excel, outlook,...) Connaître le vocabulaire bâtiment courant Maîtrise rédactionnelle Savoir être : Sens des priorités Sens critique et analytique Avoir le sens du service client et de la diplomatie Avoir de la ténacité -------PROFIL DE RECRUTEMENT : Bac+2 minimum en assistanat ou expérience équivalente Expérience dans le domaine de la gestion des réclamations locatives Connaissances techniques exigées MAJ AOUT 2014 2 _____________________ LE PROFIL DU POSTE EST SUSCEPTIBLE D’EVOLUER DANS LE TEMPS EN FONCTION DES BESOINS DU SERVICE
