fiche de poste - OPH de Joinville-le-Pont

Joinville-le-Pont l’Habitat - OPH Joinville-le-Pont 94
MAJ AOUT 2014
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LE PROFIL DU POSTE EST SUSCEPTIBLE D’EVOLUER DANS LE TEMPS EN FONCTION DES BESOINS DU SERVICE
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FICHE DE POSTE
INTITULE DE POSTE : ASSISTANT(E) TECHNIQUE
RATTACHE : au Service Patrimoine
POSITION DANS L’ORGANIGRAMME :
LIEU DE TRAVAIL : 2 Boulevard de l’Europe – 94340 Joinville-le-Pont
TEMPS DE TRAVAIL : 100%
POSITION DANS LA STRUCTURE :
 Relation hiérarchique : Responsable du service patrimoine.
 Relations fonctionnelles :
1 / Internes : les gestionnaires et techniciens
les gardiens d’immeubles et agent d'entretien
2/ Externes : les locataires et les copropriétaires
les entreprises et les fournisseurs
les maitres d'œuvre
les assureurs et les experts
les bureaux de contrôle, les coordonateurs SPS...
TYPE DE CONTRAT : CDI
REMUNERATION: selon expérience
PRISE DE FONCTION : dès que possible
DEFINITION :
Interlocuteur privilégié des résidants, il/elle réceptionne les appels de la ligne téléphonique dédiée
aux réclamations techniques locatives (Allo Joinville Habitat), les traite et les suit jusqu’à leur clôture.
Il/elle saisit et présente des documents (notes, courriers ou rapports) pour le service. Trie, dépouille,
classe des documents. Transmet ou filtre les communications téléphoniques et assure le premier
niveau de contact et de renseignement entre le service et l'extérieur.
Assiste le service dans l'élaboration et la passation des marchés publics. Gère le planning des congés
du service patrimoine et assure le remplacement des gardiens. Assiste le service dans la gestion des
sinistres.
Agents
techniques
Chargé(e)s de
résidences
Gardiens
et Employé(e)s
d’immeubles
Responsable du service patrimoine
Assistant(e)
Technique
Directeur Général

Joinville-le-Pont l’Habitat - OPH Joinville-le-Pont 94
MAJ AOUT 2014
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LE PROFIL DU POSTE EST SUSCEPTIBLE D’EVOLUER DANS LE TEMPS EN FONCTION DES BESOINS DU SERVICE
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MISSIONS :
Traitement des réclamations locatives et parties communes :
 Saisit la réclamation et la transmet à la régie ou à la société concernée pour traitement.
 Relance le Chargé de résidences sur le suivi de la réclamation jusqu'à clôture de celle-ci.
 Etablit un état mensuel des réclamations en attente.
 Renseigne le locataire ou copropriétaire sur l'avancement du traitement de sa réclamation.
Secrétariat :
 Gère le secrétariat courant du service (gestion des appels téléphoniques, rédaction de
courriers, tri et classement des documents et dossiers, gestion des rdv et des agendas).
 Procède à toutes recherches sur les dossiers en cours (avancement, règlements, ...).
 Renseigne les locataires ou copropriétaires sur les différentes procédures.
Assistance à l’élaboration et la passation des marchés publics :
 Assure en collaboration avec le responsable patrimoine et/ou la chargée des marchés le
montage des dossiers.
 Assiste le service dans les tâches administratives liées aux marchés (publicité, réception des
offres, convocation CAO, communication avec les entreprises…etc).
Gestion des absences et de l'astreinte :
 Gère les congés du service patrimoine.
 Gère le remplacement des gardiens (congés ou arrêt maladie) par la société de ménage.
 Etablit le planning d'astreinte du Patrimoine.
Gestion des Sinistres :
 Assiste dans la gestion administrative des sinistres multirisques et établit la déclaration à la
compagnie, suit le dossier jusqu’au règlement définitif par l’assurance.
Manifestions et événements ponctuels :
 Participe à l’organisation et à la préparation des manifestations et différents éventements liés au
service et/ou à l'office.
Cette liste n’est ni exhaustive ni limitative.
L’assistant(e) technique pourra, selon les besoins, assurer des tâches transverses.
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COMPETENCES :
Savoirs faire (minimum requis) :
 Maitriser les outils bureautiques (word, excel, outlook,...)
 Connaître le vocabulaire bâtiment courant
 Maîtrise rédactionnelle
Savoir être :
 Sens des priorités
 Sens critique et analytique
 Avoir le sens du service client et de la diplomatie
 Avoir de la ténacité
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PROFIL DE RECRUTEMENT :
Bac+2 minimum en assistanat ou expérience équivalente
Expérience dans le domaine de la gestion des réclamations locatives
Connaissances techniques exigées