Globalisation des commandes de médicaments
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Pharmacie (2304) Tableau de bord pharma® Préparateurs Globalisation Médicaments Date de création 14/04/2011 1 J.Laplanche 04/2011 Pharmacie (2304) Tableau de bord pharma® Préparateurs Globalisation Médicaments Date de création 14/04/2011 J.Laplanche Table des matières 1 Accès à la console en Globalisation » ....................................................................................................................... 3 1.1Présentation de la console en « Globalisation » ............................................................................... 3 1.1.1Les icônes .................................................................................................................................... 3 1.2 Renseignement des critères de recherche ....................................................................................... 4 1.3 La recherche des produits à dispenser ............................................................................................. 7 2 Génération d’une demande ....................................................................................................................................... 10 2.1Vérification des prises ..................................................................................................................... 10 2.2 La génération de la demande ......................................................................................................... 11 3 Gestion des demandes générées par la globalisation ....................................................................................... 12 3.1 Accès à l’écran de gestion des demandes .................................................................................... 12 3.2 Visualiser le contenu d’une demande ............................................................................................ 13 4 Résumé : dispenser pour un service en quelques clics .................................................................................... 15 2 04/2011 Pharmacie (2304) Tableau de bord pharma® Préparateurs Globalisation Médicaments Date de création 14/04/2011 J.Laplanche 1 Accès à la console en Globalisation » Aller dans le menu « Dispensations », section « Console de dispensation », puis cliquer sur l’onglet « Globalisation ». 1.1Présentation de la console en « Globalisation » 1.1.1Les icônes 3 04/2011 Pharmacie (2304) Tableau de bord pharma® Préparateurs Globalisation Médicaments Date de création 14/04/2011 J.Laplanche Barre d’icônes horizontale Lancer la recherche Fiche CIO Accès aux modèles de dispensation Accès aux prescriptions Stock armoire Verrouiller l’application Fiche produit Quitter Fiche Thériaque ou BCB Barre d’icônes verticales Accès à l’historique de dispensation du produit Dispenser les patients Editer les prescriptions Accès à la vérification des prises Imprimer le plan de cueillette Imprimer le plan de cueillette détaillé par patient Ajouter un produit à dispenser 1.2 Renseignement des critères de recherche La première étape est de sélectionner le service, puis le modèle de dispensation. Pour cela, il faut entrer le code du service (cadre rouge dans la capture ci-dessous), pour l’unité Magnan ce sera le 4208, puis choisir le modèle de dispensation dans la fenêtre qui s’ouvre (cadre bleu dans la capture cidessous). Soit une dispensation de médicament, soit une dispensation de DM. Remarque : Si un seul modèle de dispensation de globalisation existe, il sera sélectionné par défaut, la fenêtre de sélection du modèle n’apparaît pas. 4 04/2011 Pharmacie (2304) Tableau de bord pharma® Préparateurs Globalisation Médicaments Date de création 14/04/2011 J.Laplanche Après avoir sélectionné le modèle de dispensation, les champs du haut (nom du modèle et nom du service) sont automatiquement remplis en fonction des informations du modèle de dispensation. 5 04/2011 Pharmacie (2304) Tableau de bord pharma® Préparateurs Globalisation Médicaments Date de création 14/04/2011 J.Laplanche Les dates sont définies suivant les jours de dispensation et le mode d’interdispensation définis dans le modèle de dispensation. Important : Vérifier les dates de globalisation. Il faut que la globalisation prenne en compte les besoins pour les jours qui séparent la commande que l’on va traitée et la prochaine. Exemple : Magnan, 2 livraisons par semaine, le mardi et le vendredi. Je prépare ma commande le mardi matin, je vérifie bien que la date de mardi est bien rentrée. Je dispense jusqu’à Vendredi, ainsi je vérifie que la date de Vendredi est bien renseignée dans la 2éme case (voir exemple ci-dessous). Dans la case « réajusté le » j’insère la date du jour. Enfin, je note l’heure de 9h00 afin de prendre en compte pour le vendredi les prises du matin (enregistrées par défaut à 8h00 sur le logiciel Pharma) 6 04/2011 Tableau de bord pharma® Pharmacie (2304) Préparateurs Globalisation Médicaments Date de création 14/04/2011 J.Laplanche Vous pouvez alors lancer la recherche avec l’icône 1.3 La recherche des produits à dispenser On va rechercher les quantités nécessaires pour répondre aux besoins issus des prescriptions. Donc, une fois que l’on a cliqué sur , voici, étape par étape, ce que fait le logiciel : 1) Recherche des patients : a. Mise à jour du « Reliquat non réservé » de l’armoire de service. On entend par « Reliquat non réservé », les quantités de produit dispensées mais non administrées. Par exemple, si on a dispensé 8 comprimés alors que 6 seulement sont utilisés pour honorer les prescriptions des patients, nous enregistrons un « Reliquat non réservé » de 2 comprimés. Des produits peuvent passer du « Reliquat réservé » (qui sont réservés pour honorer les prescriptions des patients) en « Reliquat non réservé » dans plusieurs cas : 7 04/2011 Pharmacie (2304) Tableau de bord pharma® Préparateurs Globalisation Médicaments Date de création 14/04/2011 J.Laplanche Si une prescription a été arrêtée avant terme ou si des prises n’ont pas été administrées, alors les produits sont placés dans le « Reliquat non réservé ». - Si un patient est sorti, alors toutes ses prises depuis sa sortie sont annulées et placés dans le « Reliquat non réservé ». - Si un patient est passé dans un autre service les produits sont placés dans le « Reliquat non réservé » b. Sélection de toutes les prescriptions des patients : - Ayant un séjour ouvert durant la période sélectionnée, - Etant actuellement dans l’UFR ou l’UFH recherchée (dépend du paramétrage), - Ayant des prescriptions actives durant la période sélectionnée, - Dont les produits sont dispensables en globalisation (cf. fiche produit), - Dont les produits ne sont pas des traitements persos, - Dont les patients et les produits correspondent aux critères du modèle de dispensation sélectionné (type de produits, présence au livret, gestion des stupéfiants, gestion des T2A, chambres des patients), - 2) Détection de toutes les prises « administrables » comprises dans la période sélectionnée. 3) Les quantités nécessaires pour honorer les prescriptions sont globalement sommées : il s’agit de la quantité visible dans la colonne « Qtés nécessaires prescription » de la fenêtre de globalisation. 4) Récupération de tous les manques de l’armoire de service, on liste tous les produits dont le « Reliquat non réservé » est négatif ce qui indique que l’on a pioché dans la dotation. 5) Les quantités à dispenser sont alors arrondies suivant le paramétrage ( arrondi à l’entier supérieur ou au blister). 8 04/2011 Pharmacie (2304) Tableau de bord pharma® Préparateurs Globalisation Médicaments Date de création 14/04/2011 J.Laplanche Enfin, nous obtenons la liste des produits à dispenser : Les informations contenues dans ce tableau sont (de gauche à droite) - Le fait que le produit soit demandé pour réapprovisionner l’armoire de service (icône ), - Le fait que le produit soit demandé pour honorer des prescriptions (icône ), - Le numéro du produit, - Le nom du produit avec la forme, le dosage… (selon paramétrage) - Le rappel de la dotation du service pour ce produit (les lignes en rouge permettent de voir rapidement quels sont les produits hors dotation), - Le reliquat non réservé : les quantités de produits présents dans l’armoire et qui ne sont pas réservés pour honorer les prescriptions des patients, - Le reliquat réservé : Les quantités de produits présents dans l’armoire et qui sont réservés pour honorer les prescriptions des patients, - Les quantités nécessaires pour les prescriptions : ce qui doit être dispensées pour que le service dispose des quantités de produits nécessaires pour honorer les prescriptions, 9 04/2011 Pharmacie (2304) Tableau de bord pharma® Préparateurs Globalisation Médicaments Date de création 14/04/2011 - J.Laplanche La demande : les quantités qui seront réellement délivrées au service. Cette valeur est modifiable manuellement par le préparateur. - Attention, dans le cas où les quantités sont réellement aberrantes : Le problème se représentera à chaque dispensation. Il vous faut supprimer temporairement le produit de la liste, trouver d’où vient le problème, le corriger et relancer la globalisation. Vous pouvez vérifier le détail du calcul avec l’icône ou l’icône . Les principaux problèmes sont : Les erreurs de prescription (ex. utilisation d’ampoules de glucose de 10 ml au lieu des poches de 1 L, erreurs d’unités, erreur de saisie), Les problèmes d’équivalence des unités de doses (ex. tube de 0 applications qui entraînerait une commande en tube correspondant au nombre d’applications). 2 Génération d’une demande 2.1Vérification des prises Pour chaque produit présent dans la liste des produits à dispenser et lié à une prescription, vous pouvez vérifier, prise par prise, la quantité à dispenser en sélectionnant le produit en question puis en cliquant sur l’icône . L’écran suivant s’ouvre : 10 04/2011 Pharmacie (2304) Tableau de bord pharma® Préparateurs Globalisation Médicaments Date de création 14/04/2011 J.Laplanche On y trouve pour chaque prise, de gauche à droite : - Le nom, prénom et numéro de dossier du patient - Le nom du produit - La date d’administration prévue - L’heure d’administration prévue - L’état de la prise (en fonction de la validation des prises par les infirmières) - La quantité de produit à administrer au patient - La quantité de produit déjà dispensée On rappelle en bas les totaux des quantités à administrer et des quantités déjà dispensées. Vous pouvez ainsi contrôler le calcul des quantités à dispenser. 2.2 La génération de la demande Une fois la liste des produits validée et modifiée si nécessaire, il suffit de cliquer sur l’icône générer la demande de dispensation. pour Lors de la génération d’une demande voici, étape par étape, ce que fait le logiciel : 1) Création de la demande. 11 04/2011 Pharmacie (2304) Tableau de bord pharma® Préparateurs Globalisation Médicaments Date de création 14/04/2011 J.Laplanche 2) Enregistrement de la date de dispensation sur le modèle utilisé, elle sera prise en compte lors de la prochaine dispensation. Exemple : si la période de dispensation va du lundi 12h jusqu’au jeudi 11h59, lors de la prochaine dispensation on proposera automatiquement de dispenser à partir du jeudi 12h00. 3) Enregistrement des consommations patient. 4) Suppression des données temporaires enregistrées. 5) Impression du plan de cueillette (automatique ou non selon le paramétrage). 3 Gestion des demandes générées par la globalisation 3.1 Accès à l’écran de gestion des demandes Pour gérer ces demandes, il faut aller dans la partie « Disp. Globale » de la console de dispensation. Vous obtiendrez l’écran suivant : 12 04/2011 Pharmacie (2304) Tableau de bord pharma® Préparateurs Globalisation Médicaments Date de création 14/04/2011 J.Laplanche Barres d’icônes horizontales : Accès aux modèles de dispensation Accès à la dispensation globale Stock armoire Verrouiller l’application Fiche produit Quitter Barres d’icônes verticales Imprimer le plan de cueillette Ajouter un produit à dispenser Ajouter un commentaire à la dispensation Validation de la dispensation Pour sélectionner la demande à traiter, il faut cliquer sur l’icône ci-dessus). (entouré de rouge sur la capture 3.2 Visualiser le contenu d’une demande Après avoir cliqué sur l’icône , apparaît la fenêtre suivante au niveau de laquelle vous pouvez sélectionner la demande à traiter. Vous verrez ici les demandes issues de la globalisation et les demandes en cours de traitement issues des demandes de services. Pour visualiser le contenu d’une demande en cours, double-cliquer sur la ligne correspondante pour visualiser le contenu de la demande. Si une demande de service est en cours de traitement par la pharmacie, le message suivant apparaîtra : 13 04/2011 Pharmacie (2304) Tableau de bord pharma® Préparateurs Globalisation Médicaments Date de création 14/04/2011 J.Laplanche Vous aurez alors la possibilité de fusionner la demande issue de la globalisation avec la demande de service, vous pourrez ainsi déclarer que tous les produits ont été envoyés en même temps dans le service. La fenêtre listant les produits ainsi que les quantités demandés apparaît. Les informations de ce tableau sont, de gauche à droite : - Le code du produit - Le nom du produit avec la forme, le dosage… (selon paramétrage) - Les quantités à dispenser (celles indiquées dans la demande issue de la globalisation) - Les quantités dispensées Dans cette dernière colonne, vous pouvez modifier les valeurs et ainsi indiquer les quantités de produits réellement dispensées. 14 04/2011 Pharmacie (2304) Tableau de bord pharma® Préparateurs Globalisation Médicaments Date de création 14/04/2011 J.Laplanche Lors de la validation de la dispensation voici, étape par étape, ce que fait le logiciel : 1) Décrémentation du stock de la pharmacie. 2) Incrémentation du stock de l’armoire de service. 3) Enregistrement des surplus de dispensation en prévision des prochaines dispensation. Exemple : on dispense un blister de 10 comprimés alors qu’il en faut seulement 6 au vu des prescriptions, on enregistre un surplus de 4 comprimés. 4) Mise à jour des données relatives aux administrations : a. Toutes les administrations pour lesquelles les produits ont été dispensés à l’instant sont listées. b. Chacune d’entre elles est notée comme « dispensée ». Cela évitera de pouvoir dispenser la prise une seconde fois. 5) Suppression des données temporaires enregistrées. 6) Edition du plan de cueillette (selon le paramétrage) 4 Résumé : dispenser pour un service en quelques clics Résumé d’utilisation : 1) Lancement la recherche des produits après avoir sélectionné le service et le modèle de dispensation, 2) Sélection du mode de dispensation : « Armoire seule », « Prescriptions seules » ou « Armoire + prescriptions » 3) Vérification des dates et heures de dispensation, à modifier si nécessaire 4) Affichage de la liste des produits en cliquant sur l’icône 5) Vérification des quantités demandées, modifications si nécessaire. 6) Génération de la demande (icône ). 7) Passage à l’écran de gestion des demandes (partie ) 8) Recherche de la demande précédemment générée (icône ) 9) Vérification des quantités à dispenser, modification si nécessaire 10) Validation de la dispensation globale (icône 15 ) 04/2011 Pharmacie (2304) Tableau de bord pharma® Préparateurs Globalisation Médicaments Date de création 14/04/2011 16 J.Laplanche 04/2011
