Proposition de trame commune - Notice de demande de subvention

1
Proposition de trame commune : NOTICE D'INFORMATION RELATIVE A LA DEMANDE DE
SUBVENTION
A l'attention des demandeurs de subventions communautaires
PROGRAMMATION 2014-2020
CADRE REGLEMENTAIRE : PO < FONDS > DE < LA REGION >
PRESENTATION DU <FONDS> ET DE SES OBJECTIFS ; ORGANISME DE PAIEMENT DES BENEFICIAIRES
Présentation du <fonds> et de ses objectifs :
<Présentation du <fonds>
<Axes prioritaires>
Lepaiement des bénéficiaires :
<Modalités de paiement au bénéficiaire>
LA PROCEDURE D’ALLOCATION D’UNE AIDE EUROPEENNE ET CRITERES D’ELIGIBILITE
CONDITIONS D'OBTENTION ET MONTANT DE LA SUBVENTION
Qui peut demander une subvention ? Quelles sont les activités concernées ?
<à compléter >
Quelles sont les zones géographiques concernées par l’allocation de subventions communautaires ?
<à compléter >
Première proposition de
trame commune

2
Quels projets sont subventionnés, quelles dépenses du projet sont éligibles ?
<à compléter >
Critères d’éligibilité du projet : Le projet est dit éligible s’il répond aux conditions suivantes :
- Le projet contribue à au moins un des objectifs spécifiques du programme
- Le projet contribue à au moins un des objectifs opérationnels du programme
- Le projet permet une mutualisation au-delà du niveau régional
- Prise en compte des priorités transversales
- < valeur ajoutée spécifique au projet par fonds >
ATTENTION :
- Tout projet réalisé avant la date de dépôt de la demande d’aide ne pourra pas être subventionné.
- Une dépense est éligible si elle a été payée par les bénéficiaires entre les dates du 1er janvier 2014 et du 31
décembre 2020.
Durée d’engagement et délai de réalisation
Conservation du matériel acquis avec l’aide pour une durée minimum de 5 ans.
Les pièces justificatives du dossier doivent être conservées jusqu’au 31 décembre 20xx.
PROCEDURE DE DEMANDE DE DOSSIER
1. Où s’adresser pour être aidé dans le renseignement du dossier de demande de subvention
Veuillez-vous adresser au service <x> pour toute question et besoin d’appui à la complétude d’un dossier.
2. Compléter le dossier
Avant de déposer votre dossier < sur la plateforme / à l’adresse x>, assurez-vous :
-d’avoir renseigné l’ensemble des champs demandés,
-d’avoir joint l’exhaustivité des pièces demandées en complément du dossier,
-d’avoir pris connaissance des obligations du porteur de projet, le versement de la subvention étant
conditionnel au respect de ces obligations(voir encadrés ci-dessous).
-d’avoir signé la lettre de demande de subvention.
Eligibilité des dépenses: < à compléter >
Conformément au Décret d’éligibilité< xxx >, sont éligibles :
- les dépenses directement liées au projet (exemple : rémunération et frais de fonctionnement directs
telles que les frais de mission et prestations extérieures, etc.).
- les dépenses indirectes (frais généraux de fonctionnement) à condition qu’elles soient fondées sur des
coûts réels imputables à la mise en œuvre de l’opération concernée. Le calcul des frais s’effectue sur la
base des frais réels actualisés.
Ne sont notamment pas éligibles :
- Les frais financiers : intérêts débiteurs, agios, frais de change, autres frais purement financiers.
En revanche lorsque la mise en œuvre de l’opération nécessite l’ouverture d’un ou de plusieurs comptes
séparés et qu’il y a une clause explicite dans la convention, les frais bancaires y afférents sont éligibles
- La TVA, les impôts et taxes (impôts directs, charges sociales sur salaires et traitements) sauf s’ils sont
réellement et définitivement supportés par le bénéficiaire
- <…>

3
SUITE DE LA PROCEDURE
Une fois votre dossier déposé, le service instructeur vous enverra un accusé de réception du dossier de
demande d'aide.Par la suite, vous recevrez : soit un courrier vous indiquant que votre dossier de demande de
subvention est complet, soit un courrier vous informant des pièces manquantes à fournir.
Après analyse de votre demande et passage en comité de programmation évaluant l’opportunité de financer
ou non le projet, vous recevrez soit une décision juridique attributive de subvention (sous la forme d’une
convention ou d’un arrêté), soit une lettre vous indiquant que votre demande est rejetée, ainsi que les motifs
de ce rejet.
Si une subvention prévisionnelle vous est attribuée : Il vous faudra fournir au service instructeur vos justificatifs
de dépenses et remplir une demande de liquidation(= paiement). Si cela était prévu dans la décision juridique
attributive de subvention, vous pouvez demander le paiement d’un ou de plusieurs acomptes de subvention au
cours de la réalisation de votre projet.
Vous disposez de X anspour terminer votre projet.
Les pièces justificatives exigées lors des demandes de paiement < à compléter / amender au vu du décret
d’application 20014-2020 >:
Financement des instruments d’ingénierie financière
< Rappel du périmètre et référence à l’annexe à compléter le cas échéant >
Projets générateurs de recettes
< Rappel du périmètre et référence à l’annexe à compléter le cas échéant >
Règles encadrant les aides d'Etat
<Rappel du périmètre concerné (régime d’aide applicables, taux d’intervention de l’aide communautaire) et
référence à l’annexe à compléter le cas échéant >
Obligations relatives aux marchés publics
< Rappel du périmètre concerné (porteur, projet) et référence à l’annexe à compléter le cas échéant >

4
√Les pièces relatives aux dépenses :
- les copies des factures acquittées (mention portée sur chaque facture par le fournisseur) ou accompagnées
d’une attestation de paiement visée par leur comptable public ou le commissaire aux comptes certifiant
exactes payées et décaissées les dépenses présentées ;ou pour les maîtres d’ouvrages privés les copies des
factures accompagnées des relevés de compte bancaire du maître d’ouvrage faisant apparaître les dates
de débits correspondants.
- Pour les dépenses de personnel : bulletins de salaires, ou le journal de paie.Fournir également les feuilles
de temps passé.
- les fiches de frais de déplacement et justificatifs associés (billets train, …)
- Dépenses indirectes de fonctionnement:Grand livre des comptes et Déclaration Annuelles des Données
Sociales si les frais indirects calculés au réel (sauf si forfaitisation à 20%)
- Pour les dépenses de prestations de service : Convention de prestation qui définit clairement l'objet et le
prix de la prestation ; preuves du respect de la mise en concurrence
- Pour les dépenses en nature :Attestation de la structure certifiant la mise à disposition à titre gratuit pour
la réalisation de l'opération ; fiches de temps et bulletins de paie (pour la mise à disposition des
personnes) ;quittance de loyer (pour la mise à disposition d'un local)…
- Attestation de non subventionnement public en cas d’achat de bien amortissables
< à compléter >
√Les pièces attestant de la réalité du projet :
-CR de réunion, rapports, études,
-Pour les formations : feuilles d'émargement,
< à compléter >
√Les pièces relatives aux cofinancements :
- Les justificatifs signés de l’ensemble des cofinanceurs (arrêtés, conventions, décisions) si non produits lors
du dépôt du dossier de demande ;
- État récapitulatif des cofinancements perçus visé par le comptable public ou le commissaire aux comptes
(modèle en annexe 3) ou pour les maîtres d’ouvrages privés un extrait des relevés bancaires faisant
apparaître les ressources correspondantes.
√Les pièces relatives aux recettes perçues, le cas échéant
√Les pièces relatives à la publicité : photos, Cdrom, articles de presse, etc.
√ L’attestation de début et de fin de travaux (au solde).
En cas de choix du versement de l’aide sur une base forfaitaire
<Conditions de mise en œuvre et justificatifs dans le cas d’une subvention allouée sur une base forfaitaire >
Coûts directs :
Coûts indirects :
Dépenses en nature :

5
CONTROLES ET CONSEQUENCES FINANCIERES SI VOUS NE RESPECTEZ PAS VOS ENGAGEMENTS
Les engagements du porteur de projet sont indiqués dans le dossier de demande de subvention (paragraphe 8-
OBLIGATIONS DU PORTEUR DE PROJET).
1. Le contrôle porte sur tous les renseignements fournis et sur vos engagements
Avant chaque versement (acompte et solde), le service instructeur réalise un « contrôle de service fait ». Il
s’agit de vérifier l’exactitude des éléments indiqués dans votre demande d’aide, les justificatifs de réalisation,
le respect des engagements et attestations sur l’honneur que vous avez pris.
Ce contrôle sur dossier peut être complété par un « contrôle sur place » (dont vous serez informé) afin de
s’assurer notamment de la réalité des investissements ou des prestations et du respect des obligations de
publicité.
En cas d’anomalie constatée, le service instructeur vous en informe et vous met en mesure de présenter vos
observations.
ATTENTION : Le refus de contrôle, la non-conformité de votre demande ou le non-respect de vos
engagements peuvent entraîner les sanctions suivantes : l’administration peut décider de mettre fin à l’aide
et exiger le reversement partiel ou total des sommes déjà versées.
2. Points de contrôle
Vous devez conserver tout document permettant de reconstituer le temps de travail consacré au projet et aux
actions qui le composent et de justifier les dépenses engagées.
Les justificatifs correspondants à vos engagements et attestations sur l’honneur devront être fournis.
Les contrôles sont effectués sur les éléments suivants :
- Montant total du projet et montant éligible ;
- Justification des dépenses réalisées : justificatifs conformes, acquittés et « repérés » comptablement ;
- Respect du calendrier ;
- Décision des co-financeurs ;
- Respect du plan de financement conventionné ;
- Respect des seuils réglementaires ;
- Respect des obligations d’information et de publicité ;
- Vérification physique de la réalité et de la conformité des investissements.
3. Modification du projet, du plan de financement, des engagements.
Vous devez informer le service instructeur régulièrement de l’avancement de l’opération, et respecter le
calendrier relatif à la remontée des factures et autres justificatifs certifiés de dépenses ainsi qu’aux autres
indicateurs d’objectifs de réalisation et indicateurs de suivi du déroulement du projet.
En cas de modification du projet, vous devez impérativement en informer le service instructeur dans les plus
brefs délais.
De même, en cas d’abandon du projet, vous devez impérativement en informer le service instructeur dans les
plus brefs délais.
Attention : En cas d’irrégularité ou de non-respect de vos engagements, le remboursement partiel ou total des
sommes versées sera exigé, majoré d’intérêts de retard et éventuellement de pénalités financières, sans
préjudice des autres poursuites et sanctions prévues dans les textes en vigueur.
Dans le cas où, dans les 5 ans suivant la réalisation de l’opération, une modification importante affecterait la
nature ou les conditions de mise en œuvre de l’opération, ouprocurait un avantage indu au bénéficiaire ou à un
tiers etrésultait soit d’un changement d’affectation sans autorisation ou d’un changement dans la propriété de
l’objet de la subvention, soit de l’arrêt ou du changement de localisation d’une activité productive, le
reversement partiel ou total des sommes versées sera exigé.