Vade-mecum de l`adjoint gestionnaire en EPLE – 2016

Ministère de l’éducation nationale,
de l'enseignement supérieur et de la recherche
Direction générale des ressources humaines
École supérieure de l’éducation nationale,
de l'enseignement supérieur et de la recherche
Direction des affaires financières
Bureau de la réglementation comptable
et du conseil aux EPLE
VADE-MECUM
DE L'ADJOINT
GESTIONNAIRE
EN EPLE
ÉDITION
ACTUALISÉE
2016
© Toute reproduction totale ou partielle de ce document hors
éducation nationale est interdite sans autorisation / 2016

Vade-mecum de l'adjoint gestionnaire en EPLE – 2016
Ministère de l'éducation nationale -- DGRH ESENESR et DAF A3 2
REDACTEURS
COORDINATION
Frédérique AMOUROUX, ingénieure de formation, direction générale des ressources humaines,
Ecole supérieure de l’éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche (ESENESR).
GROUPE DE PILOTAGE DE LA PRESENTE EDITION
Serge AGUILERA, DAF A3, bureau de la réglementation comptable et du conseil aux EPLE
Bernard BLANC, adjoint gestionnaire et agent comptable, académie de Clermont-Ferrand
Catherine DUPERIER, DAF A3, bureau de la réglementation comptable et du conseil aux EPLE
Catherine GAGELIN, cheffe de bureau, DAF A3, bureau de la réglementation comptable et du
conseil aux EPLE
Hélène LAMBERTY, adjoint gestionnaire et agent comptable, académie de Bordeaux
Hélène LUCIANI, DAF A3, bureau de la réglementation comptable et du conseil aux EPLE
Anne NIVELET, adjoint gestionnaire et agent comptable, académie de Bordeaux
Hélène PEREZ, responsable du CAFA, académie de Nantes
Marc SAUTEL, adjoint gestionnaire et agent comptable, académie de Paris
Ont également contribué ponctuellement à cet ouvrage :
Bureau DAF A4, Bureau des opérateurs de l'enseignement scolaire
Bureau DGESCO B3-3, bureau des écoles et des établissements, de la vie scolaire, des relations avec
les parents d’élèves et de la réglementation
Bureau DGRH C2-1, bureau des personnels administratifs, techniques, sociaux et de santé
Sous-direction DGRH C1
Ce document n'est pas une nouvelle édition mais une version actualisée de l'édition de 2014.
Néanmoins, plusieurs fiches ont été profondément modifiées, d'autres supprimées. Cette version,
comme les éditions précédentes, garde l’esprit des éditions antérieures et de leurs précédents
rédacteurs.

Vade-mecum de l'adjoint gestionnaire en EPLE – 2016
Ministère de l'éducation nationale -- DGRH ESENESR et DAF A3 3
PREFACE SEPTEMBRE 2014
Le vade-mecum de l’adjoint gestionnaire, dont la précédente édition date de 2011, fait l’objet d’une
nouvelle édition en cette année 2014. Conçu pour être un guide immédiatement opérationnel et
néanmoins complet, à destination des professionnels du terrain, il se doit d’être précis et d’inclure les
plus récentes évolutions de la réglementation. Or, les deux dernières années écoulées ont vu le cadre
d’exercice de l’adjoint gestionnaire, et plus généralement celui de l’équipe de direction de l’EPLE,
profondément modifié par deux réformes importantes : l’une portant sur la gouvernance académique,
et l’autre sur le cadre budgétaire et comptable des établissements.
Le décret relatif à l’organisation académique est entré en vigueur le 1er février 2012. Ce texte rénove et
clarifie la répartition des compétences entre l’échelon académique et l’échelon départemental. Le
recteur voit son rôle renforcé, en ce sens qu’il peut, sur le territoire de son académie, prendre les
décisions dans l’ensemble des champs de compétences du ministre chargé de l’éducation nationale. Le
directeur académique des services de l’éducation nationale (DASEN), chef de service déconcentré
départemental, représente le recteur dans le département, participe à la définition de la stratégie
académique et la met en œuvre. Ce texte donne également un cadre réglementaire aux mutualisations
de services opérées avec la révision générale des politiques publiques puis la modernisation de l’action
publique : il crée des services en charge de la mutualisation et des services interdépartementaux.
L’activité quotidienne de l’adjoint gestionnaire est directement impactée par cette nouvelle
gouvernance, car elle intervient, par exemple, dans le domaine de la gestion administrative et
financière des bourses d’enseignement du second degré. Il importait donc que les différentes fiches
techniques de ce vade-mecum l’intègrent.
Le code de l’éducation a été modifié pour donner la base réglementaire nécessaire à la réforme du
cadre budgétaire et comptable des EPLE (RCBC). Précisé par l’instruction codificatrice M9.6 pour ses
aspects techniques, ce nouveau cadre budgétaire et comptable est entré en vigueur pour l’exercice
2013. En simplifiant la présentation et l’exécution budgétaire, il favorise le dialogue de gestion entre
l’ordonnateur et les administrateurs au sein de l’EPLE. En modernisant les moyens et les outils du
compte rendu de l’exécution budgétaire, il resserre le lien entre l’établissement et ses tutelles, au profit
d’un exercice responsable et efficient de l’autonomie. L’adjoint gestionnaire, qui seconde le chef
d’établissement dans ses fonctions de gestion financière, doit maîtriser parfaitement ce nouveau cadre,
pour en saisir les enjeux et les opportunités. Il pourra ainsi conseiller utilement l’ordonnateur, tant dans
la préparation que l’exécution du budget, ou encore dans la rédaction de son rapport de gestion, à
l’issue de l’exercice.
Ces évolutions et bien d’autres sont détaillées ci-après dans cette édition 2014 du vade-mecum de
l’adjoint gestionnaire. Cet important travail de mise à jour, qui a conduit à la réécriture complète de
nombreuses fiches, a été mené à bien depuis le printemps 2013 par un groupe de travail coordonné par
l’ESENESR et le bureau DAF A3. Je tiens ici à en remercier tous les membres, représentants de
l’administration centrale, des services académiques et des EPLE, pour leur disponibilité et leur
engagement dans ce travail de longue haleine. A mon sens en effet, ce vade-mecum de l’adjoint
gestionnaire ne lui est pas strictement réservé : les chefs d’établissement comme les représentants des
services académiques y trouveront des informations utiles et les bases d’une coopération encore plus
efficace, au bénéfice du système éducatif dans son ensemble.
Je vous souhaite une bonne lecture, et vous remercie pour votre implication dans l’exercice quotidien
de vos missions.

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Ministère de l'éducation nationale -- DGRH ESENESR et DAF A3 4
PRÉSENTATION
Initialement prévu pour accompagner la prise de fonction des nouveaux gestionnaires, en complément
des formations académiques d’adaptation à l’emploi et du tutorat, le présent document, fruit d’un
groupe de travail composé d'adjoints gestionnaires, d'agents comptables et de représentants des
services déconcentrés et centraux, vise à rapprocher la pratique du terrain de la réglementation. Il
s’adresse à l’ensemble des gestionnaires en fonction dans les EPLE.
Ce vade-mecum ne prétend pas à l’exhaustivité. Il rassemble des fiches synthétiques qui dressent un
panorama des activités qui vous incombent en tant qu'adjoint gestionnaire, en les resituant dans le
cadre institutionnel et juridique des EPLE. Certaines traitent ainsi des compétences clairement
transférées aux collectivités territoriales depuis la loi n°2004-809 du 13 août 2004 relative aux libertés
et responsabilités locales, mais dont la mise en œuvre, souvent déléguée par convention aux EPLE,
relève alors de votre autorité. Elles ont donc vocation à être adaptées aux spécificités locales, et il
appartient à chacun d'entre vous d’enrichir et de faire vivre ce document.
Le vade-mecum est utile à la pratique quotidienne de l'adjoint gestionnaire, un outil de formation pour
les nouveaux ainsi qu’une référence sur des sujets ponctuels. Il peut donc se lire de manière linéaire ou
plus efficacement être consulté autant que de besoin.
Ce document est articulé en sept grands thèmes :
I Le cadre institutionnel et juridique de l’EPLE,
II L'EPLE dans son environnement,
III Les ressources humaines,
IV Le budget : de la préparation à l'exécution,
V Les opérations financières et comptables,
VI La gestion matérielle,
VII L'accueil et le service de restauration et d'hébergement.
Au sein de ces chapitres, chacun des thèmes développés fait l’objet d’une ou plusieurs fiches
autonomes. Lorsque cela est nécessaire, une fiche dite « générique » présente les grandes parties et les
fiches du thème à venir. Ces fiches sont identifiées par une double numérotation : le premier chiffre
renvoie au chapitre, le second à la position de la fiche dans le chapitre. Ainsi la fiche II-12 est la
douzième fiche du chapitre II. De plus, le chapitre dans lequel s’insère la fiche est rappelé en tête de
page.
Chaque fiche est structurée de manière identique, autour des rubriques suivantes:
 C’est-à-dire
 Comment
 Attention
 Textes officiels
 Pour aller plus loin
D’autres rubriques ont pu être ajoutées à certaines fiches, suivant les nécessités.
Afin de faciliter les recherches, deux possibilités sont offertes :
- une recherche thématique, à l’aide du sommaire détaillé qui suit ce guide de lecture,
- une recherche alphabétique, grâce au glossaire situé à la fin.
Attention, la législation et la réglementation sont en évolution constante.
Il est important de vérifier fréquemment l'actualité des textes (marchés publics,
instruction M9.6, projet de loi sur la déontologie des fonctionnaires, …).

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Ministère de l'éducation nationale -- DGRH ESENESR et DAF A3 5
SOMMAIRE
Rédacteurs...................................................................................................................................................................2
Préfaceseptembre2014...............................................................................................................................................3
Présentation.................................................................................................................................................................4
Sommaire.....................................................................................................................................................................5
Laprisedefonctiondel'adjointgestionnairesousl’angledumanagement:principesclefs.........................................10
Référentieldepassationdeserviceentreadjointsgestionnaires................................................................................13
Internet:sourced’informations.................................................................................................................................17
Lecalendrierdel'adjointgestionnaire........................................................................................................................19
CHAPITREI:LECADREINSTITUTIONNELETJURIDIQUE..............................................................................................26
I‐01Lesystèmeéducatif:fichegénérique...................................................................................................................27
I‐02Déconcentrationetdécentralisationdanslesystèmeéducatif..............................................................................29
I‐03Del'administrationcentraleàl'EPLE....................................................................................................................31
I‐04Lesrelationsaveclescollectivitésderattachement..............................................................................................36
I‐05Lesstructuresdel'EPLE:l'équipededirection......................................................................................................38
I‐06Lechefd’établissement,lechefd’établissementadjointetledirecteurdelaSEGPA...........................................40
I‐07L’adjointgestionnaireetl'agentcomptable..........................................................................................................42
I‐08Leconseillerprincipald'education,ledirecteurdeleguéauxformationsprofessionnellesettechnologiques
(DDFPT)etlepréfetdesétudes...................................................................................................................................47
I‐09Leconseild'administration..................................................................................................................................49
I‐10Lacommissionpermanente.................................................................................................................................53
I‐11Lesautresinstances.............................................................................................................................................56
I‐12Lecadredefonctionnement:projetd'établissementetcontratd'objectifs..........................................................62
I‐13Lesrelationsaveclacollectivitéderattachement:laconvention.........................................................................64
I‐14Lespartenaires....................................................................................................................................................66
I‐15Lesactesadministratifsdel'EPLE:fichegénérique...............................................................................................68
I‐16Lesrèglesformellesrégissantlesactesadministratifs...........................................................................................69
I‐17Elaborationettransmissionpardem’act..............................................................................................................70
CHAPITREII:L'EPLEDANSSONENVIRONNEMENT.....................................................................................................71
II‐01Lesstructuresmutualiséesdegestionetdeformation:fichegénérique..............................................................72
II‐02Lesgroupementscomptables..............................................................................................................................73
II‐03Lesgroupementsdecommandes........................................................................................................................78
II‐04Lesservicestechniquescommuns.......................................................................................................................80
II‐05LesGRETA(EPLEemployeur)...............................................................................................................................81
II‐06LeGIP:partenairedel'EPLE................................................................................................................................83
II‐07Lesautresstructures:lesdispositifspérietparaéducatifsouextrascolaires(écoleouverte)..............................86
II‐08Lesassociationspartenaires................................................................................................................................87
II‐09Lesassociations:leursrelationsavecl'EPLE........................................................................................................90