Circulaire relative au nom des études, au papier à lettr

DÉCISIONS ET CIRCULAIRES RELATIVES AUX US ET COUTUMES
Article 32 Us: Circulaire relative au nom des études, au papier à lettres, aux brochures,
sites internet et autres publications
Le Recueil de l'Ordre contient de nombreuses circulaires relatives au nom des études, à leur
papier à lettres et autres publications. Vu l'ancienneté de certaines de ces circulaires et le
développement des pratiques des études quant à leur désignation et aux mentions figurant
sur les papiers à en-tête, le Conseil de l'Ordre a adopté des directives qui annulent et
remplacent les précédentes. Le principe fondamental demeure celui selon lequel le nom des
études, leur papier à lettres, leurs brochures, sites internet et autres publications doivent
refléter la réalité et respecter la transparence. Les désignations doivent être de nature à éviter
toute confusion dans l'esprit du public. En outre, le Conseil rappelle que même s'il s'agit de
notions abstraites et fluctuantes, bon goût et élégance devraient systématiquement orienter
les avocats dans leur politique de communication.
Le Conseil de l'Ordre pose dès lors les règles suivantes :
1. Nom des études
Lorsque l'étude utilise une dénomination, à la manière d'une raison sociale, c'est-à-dire un
nom ou un groupement de noms qui ne comprend pas tous les associés de l'étude, les règles
suivantes sont applicables :
a) Principe
Le nom de l'étude doit comporter le nom d'une ou plusieurs personnes physiques qui doivent
être avocats et avoir le statut d'associé, en Suisse ou à l'étranger, à l'exclusion de toute autre
dénomination, notamment des dénominations de fantaisie. La dénomination d'une étude par
les seules initiales des avocats est néanmoins admise. La désignation de l'étude peut être
complétée par une représentation graphique (logo).
b) Avocats décédés, n'ayant plus le statut d'associé ou ayant cessé leur activité
Le nom de l'étude peut comporter le nom d'un associé décédé, n'ayant plus le statut d'associé
ou ayant cessé son activité, pour autant que les conditions suivantes soient respectées :
– Au départ de l'un des associés, dont l'étude souhaite conserver le nom dans sa raison
sociale, celle-ci doit l'avoir indiqué pendant cinq ans au moins. Lorsque la raison sociale ne
porte plus que le nom d'associés sortis, elle ne pourra être conservée par l'étude que si l'un
au moins des associés exerçant encore dans l’étude revêt cette qualité depuis cinq ans.
– Une convention est passée avec l'associé dont le nom sera utilisé, en cas de retraite, ou
avec ses héritiers légaux, en cas de décès, accord en vertu duquel l'étude est expressément
autorisée, et elle seule, à utiliser ce nom;
– Un accord est conclu entre les associés pour régler l'usage du nom en cas de scission
ultérieure de l'étude et permettre la désignation de ceux des associés qui seront, le cas
échéant, autorisés à utiliser le nom de l'étude;
– En tout état, les accords garantissent une certaine continuité entre l'avocat dont le nom est
utilisé et l'étude qui en fait usage. Toute cession de ce droit à des tiers est évidemment
prohibée.
2. Papier à lettres
a) Principes de base
Outre la dénomination sociale, le papier à lettres ne doit comporter que le nom des personnes
qui travaillent dans l'étude. Le papier à lettres doit comporter une mention faisant apparaître
clairement qu'il s'agit d'une étude d'avocats. Le papier à lettres doit comporter la liste
exhaustive des associés actuels de l'étude, ou l'indication du moyen de se la procurer. Le nom
d'un associé décédé ou ayant quitté l'étude ne peut, en revanche, plus figurer sur cette liste,
sauf s'il est précédé d'une mention mettant en évidence le fait que l'associé en question ne fait
plus partie de l'étude. Le papier à lettres distinguera clairement les avocats inscrits à un
registre cantonal de ceux qui ne le sont pas et devra préciser à quel registre les premiers sont
attachés. L'indication des diplômes universitaires ou équivalents obtenus est admise. Le nom
des avocats stagiaires peut y figurer, de même que celui des clercs, avec indication de leur
qualité. Le nom d'un auxiliaire autre qu'avocat peut y figurer, à condition qu'il soit accompagné
de la mention de son titre ou de ses diplômes universitaires et que l'employé travaille
effectivement et régulièrement dans l'étude. La référence à des fonctions exercées ou ayant
été exercées par des membres de l'étude est admise dans la mesure où cette fonction est en
relation avec des activités judiciaires, juridiques ou ordinales, ou encore avec l'enseignement
du droit.
b) Bureaux secondaires
Est autorisée sur le papier à lettres la mention de plusieurs bureaux d'une étude d'avocats
lorsqu'elle exploite effectivement des bureaux, non seulement à Genève, mais également
ailleurs en Suisse ou à l'étranger. Un bureau secondaire peut être mentionné si l'étude
genevoise dispose de locaux distincts, avec son propre personnel, mais pas s'il s'agit d’un
simple bureau mis à sa disposition par une autre étude ou entreprise, dans lequel se rendent
occasionnellement l'un ou l'autre des avocats de l'étude genevoise.
c) Avocats étrangers
La mention des associés et collaborateurs étrangers, non inscrits à un registre cantonal, est
admise. Elle implique que les règles déontologiques suisses leur sont applicables, notamment
celles relatives à l'interdiction des conflits d'intérêts. L'avocat suisse ou étranger, titulaire d'un
brevet d'un autre pays et travaillant à Genève, soit seul, soit dans une étude avec des avocats
suisses ou étrangers, ou encore dans un cabinet étranger, ne peut faire état de son titre sans
indiquer le barreau auquel il se rattache. S'il est inscrit au registre des avocats de l'UE ou de
l'AELE, il pourra le mentionner.
d) Correspondants organiques
La mention d'un tel correspondant n'est, de manière générale, pas opportune, principalement
en raison du fait qu'elle peut constituer une tromperie, par rapport au public, dans la mesure
où elle pourrait être de nature à créer une illusion sur l'importance de l'étude. La mention d'un
correspondant organique est donc admise à condition que :
– La relation à un correspondant déterminé repose sur des bases contractuelles écrites;
– L'échange entre les différents correspondants soit réel, qu'il s'agisse d'échanges réguliers et
d'une importance non négligeable d'affaires, d'informations, ou encore de collaborateurs;
– La question des conflits d'intérêts entre les différentes études mentionnant leur
correspondant sur leur papier à lettres soit réglée à satisfaction;
La mention de correspondant devra clairement être indiquée sur le papier à lettres.
e) Réseau
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Les études pourront mentionner le nom et le site internet du réseau auquel elles appartiennent,
ainsi que les pays ou villes dans lesquels le réseau est présent, à l'exclusion du nom des
études ou des avocats qui sont affiliés au même réseau.
3. Directives sur les brochures d'étude et les sites internet
Les brochures et les sites internet sont soumis aux mêmes règles que celles régissant le papier
à lettres en ce sens qu'ils doivent refléter la réalité et ne pas être de nature à tromper le public.
Ils ne comporteront aucune information sur des clients spécifiques ou des dossiers traités ou
autres renseignements couverts par le secret professionnel. Ils précisent la date de leur
dernière mise à jour, de manière lisible.
Les cas particuliers qui ne seraient pas visés par la présente circulaire seront soumis au
Conseil de l'Ordre qui se déterminera sur la base de projets concrets.
(Circulaire du Conseil du 20 septembre 2006)
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Justice et publicité
Sur ce plan, le Conseil s’efforce de trouver un juste équilibre entre une évolution récente et
générale qui met l’accent sur le droit du public à l’information et le respect des règles
traditionnelles de notre profession. Au-delà de la publicité personnelle de l’avocat, les contacts
avec la presse posent toutefois le problème plus fondamental de la publicité de la justice ellemême. Nos intérêts professionnels passent ici au second plan, car la qualité même de la
justice ainsi que la protection de la sphère privée des justiciables sont alors en cause.
Depuis toujours, la publicité de la justice a été considérée comme une règle fondamentale de
la démocratie. Dès lors qu’ils sont souverains, les citoyens doivent contrôler l’exercice des
pouvoirs qu’ils délèguent. La publicité des débats, condition nécessaire de ce contrôle, doit
donc être respectée et la justice secrète doit rester le triste apanage des dictatures. Mais
contrôler un pouvoir n’est pas synonyme de l’exercer. Ultime recours contre les déviations de
l’institution judiciaire, l’opinion publique ne doit donc pas intervenir au stade de l’instruction ni
substituer ses appréciations aux décisions des magistrats compétents. Si ces évidences
doivent être rappelées, c’est qu’il arrive de plus en plus souvent que, sollicités par les médias,
les protagonistes du débat judiciaire jugent nécessaire de convaincre l’opinion publique du
bienfondé de leurs positions respectives. Ces interventions, réservées par l’art. 33 des Us et
Coutumes en ce qui concerne les avocats, peuvent certes s’avérer exceptionnellement
nécessaires. L’avocat ne doit toutefois jamais oublier que seules les règles de la procédure
judiciaire sont de nature à garantir un débat loyal, serein et réellement contradictoire. Il ne doit
pas perdre de vue non plus qu’un débat public, quelle qu’en soit l’issue, cause le plus souvent
un dommage irréparable à ceux qui en sont l’objet.
Toute intervention auprès des médias, même si elle permet d’obtenir un succès momentané,
risque de provoquer une réplique et entraîne ainsi un déplacement du lieu des débats qui
s’éloigne du Palais et se rapproche de la place publique. Il est donc indispensable que tous
les protagonistes du débat judiciaire fassent preuve de la plus grande réserve. Les médias,
interlocuteurs nécessaires lorsqu’il s’agit d’atteindre l’opinion publique, constituent en effet
aussi un pouvoir, qui obéit à ses propres règles et à sa propre logique. Leur mission, aussi
légitime et nécessaire que la nôtre, doit être reconnue et respectée. Mais nous ne devons
jamais permettre que notre complaisance ou notre empressement soumettent l’administration
de la justice à des influences qui porteraient atteinte à son indépendance et à la sérénité de
ses décisions.
(Circulaire, Bulletin N° 78, juillet 1984)
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Permanences juridiques
Sur le principe, il est admis de longue date que la création d’une permanence doit être saluée,
lorsqu’elle répond à d’incontestables besoins sociaux. Il y a cependant tout intérêt à ne pas
donner une interprétation trop large à la notion de « besoin »; il n’apparaît pas ainsi
indispensable que chaque quartier ou chaque commune dispose de «sa» permanence
juridique. En effet, ce qui distingue ces permanences d’une traditionnelle étude d’avocat, c’est
leur caractère de service public. Une multiplication excessive de ces officines créerait un esprit
de concurrence difficilement compatible avec l’idée même d’un service public.
Quant à l’application des principes, toute consultation «sociale» ne saurait évidemment être
revêtue du label « permanence ». Si la situation est claire pour les permanences médicales
que réglemente la loi en leur imposant notamment d’être ouvertes au public 24 heures sur 24
et sept jours par semaines, il n’en va pas de même pour la consultation juridique,
essentiellement différente de celle dispensée par un médecin. Le Conseil a donc estimé que,
pour ne pas être abusif, le recours à l’appellation de permanence n’intervient que lorsque des
consultations sont dispensées sans rendez-vous, quotidiennement, ou à tout le moins très
régulièrement, et en échange de prestations financières modiques, compatibles avec le
caractère de service social de telles entreprises. Toute extension du terme à d’autres formes
de consultations juridiques constitue, aux yeux du Conseil, un abus.
Quant à l’avocat qui crée une telle permanence, il doit encore, pour se conformer aux usages
et à la déontologie, ne pas s’en servir essentiellement pour capter au profit de son cabinet
privé une clientèle attirée dans un premier temps à la permanence en raison même de son
caractère social. Il s’ensuit que toute permanence exploitée comme le cabinet secondaire
d’une étude crée l’apparence, pour son promoteur, d’une violation des Us et Coutumes et
même de la loi sur la profession d’avocat. L’activité au sein d’une permanence peut en effet
très rapidement susciter des griefs portant non seulement sur la violation des dispositions
relatives à la publicité, mais encore sur l’obligation d’indépendance, de préservation des
conflits de mandats ou de protection du secret professionnel, pour ne citer que les plus
fréquents. En d’autres termes, il ne suffit pas de recevoir sans rendez-vous, même
institutionnellement, pour pouvoir intituler son étude «permanence »; et lorsque cette
appellation est en soi légitime, un soin tout particulièrement attentif doit être voué au respect
des normes légales et coutumières qui régissent l’activité des avocats en toutes circonstances.
(Circulaire, Bulletin N° 3, mars 1987)
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Correspondance entre avocats et détenus
Il a été constaté, à quelques reprises, que les avocats qui s’adressent à leurs clients détenus
omettent de faire figurer clairement, au dos de leurs courriers, l’indication complète de leurs
identité et qualités. Bien qu’elles soient apparemment contraires aux règles déontologiques
relatives à la publicité, ces précisions sont pourtant indispensables. Il s’agit en effet :
– d’attirer l’attention du magistrat par lequel transite le courrier (une mention sur le seul recto
de la lettre peut passer inaperçue au premier tri);
– de faire ressortir que le courrier émane d’un avocat et qu’il s’agit bien de l’avocat constitué,
ou du maître de stage du stagiaire (de simples initiales préimprimées sont insuffisantes).
(Circulaire du Conseil, Bulletin N° 13, décembre 1991)
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Lettres d’avocat à des personnes détenues
Dans un arrêt rendu le 28 février 1995, le Tribunal fédéral a reconnu que le droit de
correspondre librement avec son avocat ne s’appliquait pas qu’au seul avocat d’ores et déjà
constitué pour la défense de l’inculpé, mais bien à toute correspondance d’avocat.
Brièvement résumés, les faits de la cause sont les suivants. Une personne détenue avait
désigné une avocate pour sa défense. En cours de procédure, cette personne s’est adressée,
par lettre, à un autre avocat pour obtenir un avis. Tant la lettre au détenu que la réponse de
l’avocat ont été ouvertes par le juge d’instruction lequel a déclaré qu’il n’entendait pas modifier
la pratique selon laquelle le contrôle du juge d’instruction s’étend à la correspondance
échangée entre le prévenu et un avocat qui n’est pas chargé de sa défense. Le Tribunal fédéral
a admis le recours interjeté par le détenu. On peut extraire de l’arrêt les considérants suivants
:
«Constitue une atteinte disproportionnée au secret de la correspondance le refus de
transmettre le courrier adressé par une personne détenue pour l’exécution de sa peine à un
avocat au seul motif que celui-ci ne serait pas chargé de sa défense dans une procédure
pénale ou administrative (ATF 119 la 509 consid. 4a). Bien qu’à première vue l’interception et
le contrôle du courrier de l’accusé avant son acheminement à l’avocat puisse paraître une
mesure moins grave que le refus pur et simple de transmettre ce courrier, il n’en demeure pas
moins que dans ce cas aussi, le secret de la correspondance n’est plus garanti. Or, la faculté
de pouvoir correspondre librement avec un avocat doit être d’autant mieux assurée lorsque,
comme en l’espèce, le détenu n’a pas encore été renvoyé en jugement. La garantie effective
des droits de la défense consacrés aux art. 4 Cst. et 6 CEDH exige en effet que l’accusé puisse
correspondre sans entrave avec un avocat; il importe peu à cet égard que celui-ci ne soit pas
(encore) chargé de sa défense : le détenu peut souhaiter consulter un autre avocat en vue
d’un changement de défenseur ou pour requérir son avis au sujet de la procédure. Dans sa
détermination du 12 janvier 1995, le Collège des juges d’instruction dit redouter que les
détenus n’abusent de ce droit, en apposant sur toute lettre adressée à des tiers la mention
qu’il s’agirait d’un courrier destiné à un avocat. Un tel risque de collusion - toujours possible ne doit pas être exagéré. L’autorité peut en effet, au regard de la liberté personnelle et des
droits consacrés par la Convention, exiger du prévenu qu’il adresse son courrier à un avocat
désigné comme tel et inscrit au barreau; elle a aussi la possibilité de contrôler le courrier qui
serait adressé, sous la mention «avocat», à des personnes ne portant pas ce titre ou ne
figurant pas au tableau officiel de la profession. Cela devrait suffire pour limiter le risque de
collusion dans toute la mesure du possible. Au demeurant, on ne saurait admettre à la légère
qu’un avocat, en tant qu’auxiliaire de la justice, prête la main à des actes délictueux ou
contraires à la déontologie (cf. ACEDH Campbell, cité, par. 52).»
(Circulaire, Lettre du Conseil N° 12, juin 1995)
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A la suite de diverses informations parvenues à la permanence de l’Ordre des avocats et des
premiers renseignements obtenus par le numéro de téléphone 111, le Conseil de l’Ordre a
appris qu’une permanence juridique avait été créée par l’étude de Mes X et Y à leur adresse.
Mes X et Y ont été interpellés et ont expliqué dans une lettre ce qui suit:
– la permanence juridique a été créée le 1er août 1992 et organisée en parallèle avec l’étude
de Me X et Y. Elle est ouverte chaque jour de 8 h. 30 à 18 h. 30 et les associés de l’étude,
selon les disponibilités d’horaire, répondent aux personnes qui les sollicitent, avec ou sans
rendez-vous;
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– l’idée d’une permanence spécialisée dans les questions consuméristes est venue de Me X
qui est spécialiste en la matière, dès lors que ce domaine juridique est sous-exploité,
notamment en raison des faibles valeurs litigieuses en cause;
– la consultation est payée Frs. 100.– et dure de 40 à 50 minutes. Aucun dossier n’est ouvert
et les avocats ne disposent pas toujours du nom de la personne qui consulte et rarement de
son adresse. Il arrive que les clients reviennent et prient les avocats d’intervenir alors comme
avocats proprement dits.
Par courrier complémentaire, Mes X et Y ont encore annoncé que les consultations étaient
peu nombreuses, largement inférieures à celles de la permanence de l’Ordre et s’élevaient à
4 à 5 par semaine. Ils ont également précisé que:
– les locaux de la permanence ne sont pas distincts de ceux de l’étude auxquels il est accédé
par la même porte palière;
– la comptabilité de la permanence constitue une rubrique de la comptabilité générale de
l’étude et il n’existe pas de confusion de compte;
– les adresses de la permanence et de l’étude sont semblables, toutefois deux lignes de
téléphone sont réservées aux appels à destination de la permanence auxquels il est répondu
«permanence juridique» ;
– sur une année normale il y avait environ 200 personnes qui consultaient la permanence,
dont environ 25% seraient clients potentiels de l’étude.
Il y a lieu de déterminer si la permanence juridique est compatible avec les articles 8, 10 al. 1
et 2, 11 al. 3, 12 et 14 de la loi sur la profession d’avocat, ainsi qu’aux articles 1 al. 1, 3 al. 1,
7 et 32 des Us et Coutumes. Il s’agit là des dispositions sur l’indépendance de l’avocat, sur la
sollicitation de clientèle et la publicité, sur le secret professionnel qui peuvent être mises en
cause à l’occasion de l’exploitation d’une permanence juridique par des avocats. Les normes
de l’Ordre qui font l’objet de la jurisprudence publiée au bulletin N° 3 de mars 1987 sont sans
doute délicates à interpréter. On peut toutefois considérer que Mes X et Y ont agi de bonne foi
en créant la permanence juridique, encore que comme membres de l’Ordre on aurait pu
attendre d’eux, en raison même des difficultés d’interprétation de la jurisprudence, qu’ils
consultent le Conseil pour s’assurer que la permanence juridique était bien compatible avec
la loi et les règles de déontologie. Mes X et Y remplissent sans aucun doute un besoin en
dispensant des consultations dans les litiges de consommateurs avec une compétence
certaine au vu des fonctions de Me X. Mais tout besoin n’est pas nécessairement un besoin
social et ne justifie pas nécessairement une permanence qui implique un service assuré
quotidiennement et sans rendez-vous.
Il a été établi que la permanence juridique ne se distingue pas véritablement de l’étude
d’avocats de Mes X et Y dans la mesure où :
– les locaux ne sont pas distincts de ceux de l’étude et le client y accède par la même porte
palière. Le client peut ainsi consulter comme client de la permanence ou comme client de
l’étude et des confusions sont inévitables au gré de l’évolution du dossier. Dans un premier
temps, le client peut partir de l’idée qu’il consulte la permanence mais il peut très rapidement
se trouver client de l’étude sans qu’il y ait une délimitation suffisante et cela tant du point de
vue du client que du point de vue des avocats, même si le client en est dûment averti;
– le tarif des honoraires pour la permanence et pour les avocats n’est pas le même mais il
peut y avoir une confusion dans l’esprit du client suivant qu’il consulte la permanence ou les
avocats;
– le papier à lettres et le numéro de fax ne distinguent pas la permanence de l’étude;
– le client de la permanence peut devenir client de l’étude et il n’est pas possible de déterminer
lors du premier contact s’il y a lieu d’établir un dossier et de veiller à ce que les avocats ne
soient pas en conflit d’intérêts. Le conflit d’intérêts doit être préservé d’ores et déjà au stade
de la consultation surtout si elle est de nature à aboutir à une procédure, encore que le conseil
relatif à une situation de fait n’engendre pas nécessairement des informations qui pourraient
servir l’adversaire;
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– la permanence est une source de clientèle pour Mes X et Y et ils concèdent avec franchise
qu’environ 25% des clients de la permanence sont des clients potentiels de l’étude.
Même sans intention maligne, Mes X et Y se trouvent de par l’organisation de la permanence
en contradiction avec les règles de la profession au titre de la loi et des Us et Coutumes
rappelés ci-dessus. Le Conseil ne peut admettre que les membres de l’Ordre constituent des
permanences juridiques, même spécialisées dans des domaines particuliers, qui puissent
ainsi être considérées comme un moyen de solliciter de la clientèle et une source indirecte de
profits même modestes. La permanence juridique est exploitée actuellement comme s’il
s’agissait d’un cabinet secondaire. Il est loisible à Mes X et Y de dispenser des conseils
juridiques aux consommateurs sur base d’un tarif réduit sans exploiter une véritable
permanence juridique au sein de leur étude. Dans la mesure où Mes X et Y entendent exploiter
une véritable permanence juridique, celle-ci doit être organisée de manière indépendante et
séparée de leur étude comme un service public. Cette séparation implique des locaux, des
comptes, un papier à lettres, des lignes de téléphone et de fax, etc. distincts de leur étude afin
d’éviter à la clientèle une quelconque confusion sur le point de savoir si elle consulte la
permanence ou leur étude. La permanence doit être assurée par des avocats à disposition
journellement et il n’a pas été établi que Mes X et Y puissent satisfaire à cette condition,
compte tenu de leurs activités usuelles d’avocats qui impliquent souvent une présence hors
de l’étude et particulièrement au Palais de Justice. Enfin, la permanence ne doit pas apparaître
comme la carte de visite d’une étude en vue de constituer une clientèle car elle créerait une
grave inégalité avec des études qui rendent aussi des services sociaux en prodiguant parfois
des consultations à tarif réduit sans constituer une permanence à des fins publicitaires.
Par ces motifs, et en application des articles 8, 10 al. 1 et 2, 11 al. 3, 12 et 14 de la loi sur la
profession d’avocat, 1 al. 1, 3 al. 1, 7 et 32 des Us et Coutumes, le Conseil de l’Ordre des
avocats décide :
1. Il est constaté que la permanence juridique n’est pas indépendante de l’étude d’avocats de
Mes X et Y.
2. Il est enjoint à Mes X et Y d’opérer une séparation entre la permanence juridique et leur
étude selon les considérants ci-dessus s’ils entendent continuer à dispenser des conseils
juridiques au titre de la permanence juridique.
3. Il n’est prononcé aucune sanction à l’encontre de Mes X et Y.
(Décision du 26 janvier 1994)
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