ANNEXE 1 : MEMENTO D`AIDE DE LA GRILLE FINANCIRE

SIEG – Memento d’aide de la grille financière
SIEG
Région Picardie
ANNEXE : MEMENTO D’AIDE DE LA GRILLE FINANCIERE
VERSION N°3
Le choix de la Région d’utiliser la forme du SIEG impose de respecter l’ensemble des obligations
communautaires liées à ce statut. Il s’agit d’éviter la requalification des actes de mandatement en aide
d’État.
En matière financière, les exigences tournent essentiellement autour de la mise en œuvre d’une
compensation couvrant intégralement, mais sans avantage, les coûts induits par la mise en œuvre
des obligations de service public.
Le respect de ces éléments doit s’imposer dès la candidature, qui est le premier acte de la procédure.
Cette annexe expose :
 les principes financiers du SIEG, qui doivent guider la rédaction de l’offre de candidature,
 le cadre de réponse attendu, ses paramètres,
 les futures modalités de règlement qui leurs sont associées.
Une première version des conventions cadre de mandatement, convention annuelle, annexe
financière et memento d’aide la grille financière a été transmise aux candidats.
Cette nouvelle version intitulée « Memento d’aide de la grille financière version 3 » ainsi que la « grille
financière version 3 » se substituent aux précédentes.
 Les candidats se fonderont sur ces dernières versions pour élaborer leur offre financière.
 Ils s’attacheront également à remplir « la grille financière version n°3 » en lieu et place de la
première version de la grille.
 Les conventions cadre de mandatement et annuelles seront modifiées ultérieurement pour
intégrer ces différentes évolutions.
1. Les principes financiers du SIEG
1.1 Le principe de la juste compensation des coûts nets
Le droit communautaire et son interprétation jurisprudentielle (arrêt « Altmark ») imposent le respect
de plusieurs critères cumulés afin d’éviter la requalification de la compensation d’un SIEG en aide
d’État :
 Le bénéficiaire doit être expressément chargé d’obligations de service public (OSP) ;
 La compensation doit être établie selon des paramètres de calcul établis en amont de son
versement ;
 La compensation ne doit engendrer aucune surcompensation ;
 La mission de service public doit avoir été confiée à l’issue d’une procédure de marché public
ou reposer sur une analyse des coûts correspondant à celle d’une entreprise moyenne, bien
gérée.
Les principes financiers du SIEG recherchent donc la stricte équivalence entre l’impact financier des
missions de service public pour l’opérateur et la compensation. Cette stricte équivalence couvre non
seulement les dépenses occasionnées pour l’opérateur, sur la base du fonctionnement d’une
« entreprise moyenne, bien gérée », mais aussi les recettes éventuellement tirées des droits exclusifs
conférés par le mandatement. La compensation vise donc une juste compensation des coûts nets du
SIEG.
En découlent plusieurs obligations pour l’opérateur mandataire:
 L’identification comptable du périmètre du SIEG,
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 La stricte imputation des dépenses constatées sur ce périmètre,
 La lisibilité des recettes principales et annexes du SIEG.
Il est rappelé qu’en cas de groupement le SIEG est appréhendé de manière unique par la Région au
travers de son mandataire. Néanmoins, les obligations relevées pèsent sur chacun des opérateurs
dudit groupement
1.2 Le périmètre des recettes et des dépenses pris en compte
Du périmètre du SPRF défini par la Région découle naturellement le périmètre des dépenses et des
recettes liées au SIEG.
L’objectif recherché est la prise en charge de parcours d’accompagnement de qualité, pour tous les
bénéficiaires prescrits et sans participation financière de leur part. Aussi, sont donc exclus du
périmètre:
 les éléments financiers n’ayant pas trait à ces parcours (un parcours étant entendu comme un
bénéficiaire et l’ensemble des actions de prescription, de formalisation de projet, d’accès aux
pré-requis, et accompagnements spécifiques qui peuvent lui être attribués) ;
 les dépenses et recettes liées à l’hébergement et à la restauration de ces publics, pris en
charge par ailleurs par la Région.
o Les candidats indiqueront un prix unitaire pour le repas et la nuité et le cas échéant,
l’aide à la mobilité. La Région prendra en charge sur justificatifs les frais nets (après
déduction de la participation du stagiaire) jusqu’à hauteur du montant défini dans
l’annexe financière.
o Les modalités de valorisation pour les organismes bénéficiant de leurs propres
moyens de restauration et d’hébergement sont précisées en annexe.
Sont en revanche pris en compte pour l’analyse et le calcul du coût net, et donc de la compensation
tous les éléments de dépenses et de recettes liés directement ou partiellement à la mise en œuvre du
SIEG :



ces éléments peuvent concerner aussi bien du fonctionnement que de l’investissement ;
aucun élément de dépense ou de recette n’est rejeté a priori : c’est la réalité de son
rattachement au périmètre du SIEG qui doit être établie. Sont donc pris en compte :
o les dépenses et recettes directement imputables (à 100%) ;
o les dépenses (et recettes) partagées avec d’autres activités, uniquement à hauteur de
la consommation du SIEG. Il peut s’agir par exemple de frais d’exploitation (personnel
partagé), de structure, de siège ou d’investissements.
o D’une manière générale, les candidats s’attacheront autant que possible à avoir
recours à des dépenses directement imputables au SIEG pour garantir l’étanchéité de
son assiette financière.
L’opérateur mandataire devra présenter en recettes s’il y a lieu l’évaluation économique des
avantages concurrentiels éventuels issus de l’attribution de droits exclusifs et de droits
spéciaux associés au SIEG.
Concernant les coûts, sont pris en compte principalement :




les coûts directs d’exploitation : achats, personnel…
les coûts indirects d’exploitation : personnel administratif, frais de mobilier, etc.
les coûts d’investissement,
les coûts financiers.
Concernant les recettes, sont prises en compte l’ensemble des recettes associées au SIEG, dont
notamment:
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


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les produits de la vente des productions issues des formations,
les structures, personnels et équipement mis à disposition et valorisés (équivalent – salaires
ou loyers),
les éventuels gains supplémentaires sur les autres activités exercées découlant de
l’exclusivité du SIEG.
1.3 Contrôle et mise à disposition des informations
La compensation doit être vérifiable comptablement. Aussi, l’opérateur mandataire est tenu de
produire un rapport financier annuel de son activité de SIEG. Les informations présentées doivent être
fiables et de qualité.
Elles doivent reposer sur la présentation d’un compte annuel du SIEG attesté par le comptable de
l’opérateur (expert-comptable, commissaire aux comptes, comptable public). Celui-ci devra être
produit sous la forme de la grille simplifiée présentée ci-dessous. Il est du ressort de l’opérateur de
garantir la transparence de la comptabilité du SIEG, et donc d’en construire la structure analytique si
besoin.
Les éléments présentés dans la grille comptable seront étayés par des références directes aux
comptes certifiés de l’organisme dont le SIEG est une composante analytique.
Il est demandé à tout candidat de prévoir, s’il est retenue, l’obligation de garantir la piste d’audit des
éléments présentés, quelles que soient les modalités de contrôles mises en œuvre par la Région :
contrôle sur pièces, sur place, direct, délégué, etc. et ce pendant un délai légal de 10 ans. Cette
obligation pèse sur chacun des membres du groupement.
Pour finir, il est rappelé que le mandataire assume l’intégralité des corrections financières éventuelles
résultant des modifications d’éligibilité des dépenses.
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2. Le cadre financier d’analyse de la candidature
2.1 Individualisation des grilles :
La grille financière générale ainsi que les grilles détaillées qui y sont adjointes doivent être remplies
individuellement pour chaque Programme d’Actions Locales (PAL) et /ou les Parcours Sécurisés
Qualifiants (PSQ) tels que la Région les a décrits.
Dans le cas, où la candidature de l’organisme porte sur plusieurs programmes ou parcours, il est
nécessaire de remplir le nombre de grilles et annexes correspondantes (une annexe par lot).
Par simplicité de lecture et par convention, les coûts mentionnés dans la grille financière et dans ce
mémento comme correspondant au SIEG ne doivent retracer que les coûts liés aux prestations faisant
l’objet d’un mandatement direct avec octroi de droits spéciaux. Dans le cas où l’organisme assurerait
d’autres prestations liées au service public régional de formation mais n’entrant pas dans le cadre de
la présente procédure (AcTIF civique, Apprentissage, autres actions qualifiantes), les coûts de ces
prestations devront figurer dans les coûts globaux de structure (servant de base de calcul aux charges
réparties).
2.2 Présentation du cadre financier
Le cadre financier de la candidature sert à la fois de cadre à la détermination de la compensation
selon les principes ci-dessus, mais aussi au dialogue compétitif préalable au mandatement effectif.
Pour cette raison, la Région a choisi de privilégier un cadre budgétaire homogène et surtout
fonctionnel. Il allie les trois principes clefs de l’approche régionale du volet financier du SIEG :
 Sincérité : le cadre de la grille budgétaire est le même que la grille comptable et devra être
attesté par le comptable de l’opérateur ;
 Fonctionnalité : le cadre est structuré par groupe de dépenses en fonction de leur sensibilité à
la variation du volume des parcours ;
 Efficacité : le cadre permet de travailler des coûts unitaires par parcours, et d’associer
éventuellement leurs évolutions à des clauses de réfaction/revoyure.
Le cadre financier de la candidature a été établi selon une approche simple : les mandataires
potentiels doivent se positionner sur un volume prévisionnel de parcours par lot. Il subsiste des
inconnues issues de la dépendance au volume de prescription et de l’obligation d’accueil de tout
bénéficiaire. Néanmoins, les volumes de parcours indiqués dans l’Appel à candidatures doivent servir
de cadre à l’établissement de l’offre.
Celle-ci reposera donc sur des éléments variables :
 les dépenses d’exploitation liées au nombre effectif de bénéficiaires (appelés Groupe 1),
 mais aussi sur des éléments fixes annuellement, déterminés par le volume anticipé de
bénéficiaires (charges de personnel, dites Groupe 2, et charges de structure, dites Groupe 3).
Il est attendu du budget qu’il fasse ressortir les coûts unitaires associés aux postes de dépense.
La Région souhaite une présentation des offres ventilant les postes de charges et de produits dans
les groupes 1 à 3. Tout candidat le désirant est susceptible d’apporter des améliorations (plus
détaillées) à cette présentation, tant qu’il en respecte l’homogénéité du cadre et les principes.
Les groupements doivent présenter une grille unique. La compensation est attribuée pour l’ensemble
du SIEG au mandataire du groupement.
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Mandataire / Partenaire
1. Synthèse par groupes de dépenses et coût moyen
Lot n°
Lieu
Type de parcours (PAL/PSQ)
Volume de parcours (en unités)
Volume horaire du parcours moyen (en heures)
Budget
Budget total du candidat
en €
Budget du SIEG
en €
Compte certifié
Compte analytique attesté
Dépenses (a)
Groupe 1 : Charges et achats d’exploitation*
Groupe 2 : Dépenses de personnel**
Groupe 3 : dépenses de structure***
Recettes (b)
Recettes annexes d’exploitation
Personnel mis à disposition
Équipements, locaux mis à disposition
Bénéfices tirés des droits spéciaux et exclusifs
Autres recettes
Coût net (a-b= compensation)
0
Coûts
unitaires en
€/parcours
-€
-€
-€
-€
-€
-€
-€
-€
-€
-€
-€
0
#DIV/0!
#DIV/0!
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% SIEG
% Budget
candidat
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Principes de regroupement des comptes
*Groupe 1 : il s’agit de l’ensemble des dépenses d’exploitation liées aux prestations de formalisation et mise en œuvre des parcours, à l’exception des
charges de personnel interne ou externe: achats, services extérieurs, impôts, charges de gestion courante…
**Groupe 2 : il s’agit de l’ensemble des charges de personnel interne ou externe relatives au SIEG, en distinguant les personnels pédagogiques des
personnels administratifs et support.
***Groupe 3 : il s’agit de l’ensemble des dépenses de structure que pourraient susciter le SIEG : quotes-parts d’investissement ou dotation aux
amortissements, frais financiers, loyers, et autres frais de structure…
2.3 Paramètres à renseigner
L’annexe « grille financière » comporte plusieurs onglets à renseigner par le candidat.
Liste des onglets
1
2
3
4
5
6
7
8
9



A remplir par le candidat
Synthèse
Détail des clés de répartition
Charges d'exploitation
Charges de personnel
Charges de structure
Recettes
Restauration, hébergement, mobilité
Ventilation des comptes par groupe
Liste des PJ de dépenses FSE
X
X
X
X
X
X
X
Les onglets 1, à 6 portent sur la valorisation des parcours.
L’onglet 7 sur la valorisation des dépenses de restauration, d’hébergement et d’aide à mobilité
dont peuvent bénéficier certains stagiaires.
Les onglets 8 et 9 constitue des annexes informatives destinés à faciliter le suivi financier en
phase opérationnelle.
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Dans chaque onglet, les cases grises sont à renseigner.
Dans l’onglet « Synthèse », les cases de la colonne « Budget SIEG » se remplissent automatiquement
par renvoie aux onglets correspondants.
Les investissements réalisés ou les immobilisations utilisées pour le SIEG sont pris en compte dans
les charges de structure sous la forme d’amortissement et d’intérêts financiers.
3. Règlement : justificatifs, versement, révision
3.1 Principes de versement
La Région envisage d’effectuer le mandatement des sommes sous la forme d’une avance, puis
d’acompte et enfin d’un solde. En cas de groupement, le mandataire sera le destinataire des
versements, charge à lui de les reventiler entre les membres du groupement.
-
une 1ére avance de 35 % du montant de la compensation totale annuelle prévue dans la
convention annuelle.
un acompte de 35% sur production d’un bilan financier intermédiaire visé par le comptable du
mandataire et présenté selon la grille financière jointe en annexe 2 ainsi que de la liste des
bénéficiaires représentant un minimum de 2/3 des parcours prévus,
le solde sur présentation de la liste finale des bénéficiaires et d’un rapport financier annuel de
son activité de SIEG. Les informations fiables et de qualité doivent reposer sur un compte
annuel du SIEG attesté par le comptable de l’opérateur (expert-comptable, commissaire aux
comptes, comptable public). Celui-ci devra être produit sous la forme de la grille financière
simplifiée.
Le mandataire est tenu de garantir la transparence de la comptabilité du SIEG, et donc d’en construire
la structure analytique.
Les éléments présentés dans la grille comptable seront étayés par des références directes aux
comptes certifiés de l’organisme dont le SIEG est une composante analytique. Ces éléments doivent
pouvoir être mis sans restriction à disposition de la Région lorsqu’elle en fait la demande.
3.2 Détermination du montant de la compensation définitive
La Région déterminera le montant de la compensation définitive versée au mandataire en appliquant
la démarche suivante :
a. Réception du compte financier du SIEG présentant le total des dépenses effectuées
sur le SIEG, minorées des éventuelles recettes, sous la forme de la grille budgétaire
de l’annexe financière.
b. Vérification du respect du nombre total d’ « équivalent parcours »
 Le mandataire ne peut engager plus de parcours sur une année que le
nombre prévu dans la convention pour ce lot.
c. Vérification du respect de l’enveloppe financière totale
 Le mandant ne peut verser un montant supérieur à celui prévu au budget du
SIEG.
d. Vérification du respect des coûts unitaires par parcours
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 Le mandant ne peut verser plus que le montant prévu pour la moyenne des
parcours, figurant en annexe 2 .
e. Vérification du respect de l’éligibilité des dépenses
 La compensation ne peut porter que sur des dépenses éligibles au SIEG et
traçables comme telles. de manière identique aux procédures FSE, les
dépenses non éligibles sont retranchées de la base de compensation.
3.3 Principes de versement du solde
Le versement du solde sera effectué sur présentation des comptes-rendus d’activité et du rapport
financier comprenant la grille attestée.
C’est au moment du solde que peuvent intervenir les réfactions :
 En cas de coût net inférieur à la compensation versée, la Région ajuste le solde à la baisse ou
procède, le cas échéant, à la reprise de compensation à hauteur du trop-versé constaté;
 En cas de coût net supérieur à la compensation, la Région verse le solde manquant à hauteur
du différentiel entre les acomptes et la compensation initialement prévue, après vérification de
la réalité et de l’éligibilité des dépenses. Dans la pratique la Région souhaite que ce cas de
figure ne puisse concerner que le groupe 1 de dépense, parce qu’il est sensible à la variation
de la volumétrie des parcours (voir ci-dessous).
A ce stade, seuls les éléments financiers sont pris en compte pour le versement du solde.
La Région se réserve à terme la possibilité d’introduire des obligations supplémentaires de service
public (axes de démarche qualité, objectifs de sorties positives vers la qualification, objectifs de
qualification…) qui pourront alors donner lieu à la prise en compte d’indicateurs non directement
financiers au moment du solde.
3.4 Les éléments justificatifs
Au moment de la présentation du compte, la Région devra pouvoir disposer de la grille analytique cidessus renseignée et attestée, en appui sur les éléments comptables de l’opérateur.
Ceux-ci seront au maximum étanches entre le compte principal et le compte SIEG, et auront le moins
recours possible aux ventilations analytiques de charges et de recettes. Seront préférés des
justificatifs de dépenses et de recettes simples, avec une piste d’audit tracée, permettant de remonter
du compte analytique attesté à la facture ou au titre, via le compte d’exploitation certifié : bulletins de
salaire, factures acquittées. En cas de groupement, la Région aura besoin de la grille analytique
attestée du groupement, appuyée sur l’ensemble des justificatifs émanant de chacun des membres du
groupement pour leur part respective.
Dans les cas où subsisterait une dimension analytique, les clefs de répartition utilisées seront à
présenter à la Région avec le candidature. Les candidats s’attacheront à présenter :
 D’une part les périmètres retenus pour les clefs de répartition subsistantes : postes de
dépenses et de recettes concernés, explication de l’impossibilité de flécher les dépenses ;
 D’autre part les principes retenus : sur quels ratios sont établies les clefs (surfaces, heures
effectuées, volume de parcours, de chiffre d’affaire, etc.) et pour quels motifs.
 Enfin, les valeurs retenues(en montant brut inscrits dans la grille, et en pourcentage
d’imputation).
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La Région se réserve le droit de faire porter la discussion sur tout ou partie de ces ventilations
analytiques au vu des impacts constatés et des risques qu’elles font porter à la juste compensation.
3.5 Possibilités de révision du volet financier
Le volet financier pourra être révisé chaque année selon la volonté de la Région.
Celle-ci souhaite déjà indiquer qu’elle déclenchera une révision systématique de l’assiette budgétaire :
 en cas de dépassement du budget de plus de 5% sur les groupes 2 et 3 de dépenses ;
 lorsque le coût unitaire du parcours dépassera de 15% le coût unitaire moyen pondéré
constaté l’année précédente sur l’ensemble des mandataires du SIEG.
Puisque les impacts liés à la volumétrie des parcours effectués sont essentiels dans la mise en œuvre
de ces processus financiers, la Région souhaite pouvoir disposer tous les mois des informations
volumétriques sur les parcours entrés.
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