II Pourquoi implanter la gestion des risques?

LES PRATIQUES EXEMPLAIRES EN MATIÈRE DE
GESTION DES RISQUES
DANS LES SECTEURS PRIVÉ ET PUBLIC,
AU NIVEAU INTERNATIONAL
RAPPORT FINAL
Préparé pour
Présenté par
Le Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa (Ontario)
KPMG s.r.l.
Ottawa
Le 27 avril, 1999
06-74120/CMC/CC
Table des matières
Sommaire .................................................................................................................. 1
I
II
III
A.
Cadre de l’étude
1
B.
Les avantages à l’implantation de la gestion des risques
2
C.
Les pratiques exemplaires
3
D.
Les observations
6
E.
Conclusions
7
Cadre de l’étude ................................................................................................ 9
A.
L’objet de l’étude et les objectifs visés
B.
Le contexte et l’approche
A.
Les avantages
16
B.
État de la mise en œuvre de la gestion des risques
17
Les pratiques exemplaires ............................................................................... 18
B.
kpmg
10
Pourquoi implanter la gestion des risques? ..................................................... 16
A.
IV
9
L’intégration de la gestion des risques aux autres pratiques
de gestion
19
Approches, outils et techniques de mise en œuvre de la gestion
des risques
27
Observations et conclusions ............................................................................ 31
A.
Observations
31
B.
Conclusions
33
i
Table des matières
V.
Annexes
Annexe A :
Annexe B :
Annexe C :
Annexe D :
kpmg
Énoncé des travaux
Bibliographie
Guide d’entrevues
Critères d’évaluation de l’applicabilité des
exemplaires au gouvernement fédéral canadien
pratiques
ii
Sommaire
Ce sommaire des Pratiques exemplaires en matière de gestion des risques dans les secteurs privé
et public, au niveau international résume le cadre de l’étude, les meilleures pratiques ainsi que et
les observations et les conclusions de la présente étude.
A. Cadre de l’étude
La firme KPMG a été retenue pour identifier les pratiques exemplaires du secteur privé et du
secteur public au niveau international. Les objectifs de l’étude étaient d’identifier les pratiques
exemplaires en matière de gestion des risques, c’est-à-dire les stratégies, les approches, les
méthodes, les outils et les techniques utilisés, et la façon dont on pourrait les utiliser au sein du
gouvernement fédéral canadien. L’étude a été menée parallèlement à une autre étude sur les
pratiques exemplaires au sein des organismes canadiens du secteur privé et du secteur public,
effectuée par une autre firme de conseillers. Nos équipes ont travaillé en étroite collaboration
pour s’assurer d’avoir une même compréhension des exigences de l’étude et d’être en mesure de
présenter un sommaire coordonné.
L’étude porte sur les pratiques « exemplaires », soit celles particulièrement efficaces pour aider
une organisation à atteindre ses objectifs en matière de gestion des risques et qui représentent
aussi un intérêt pour d’autres organisations. L’étude met l’accent sur les pratiques de gestion des
risques qui ont été intégrées à d’autres pratiques de gestion, comme celles de la planification et
de la prise de décisions. Elle étudie également les stratégies de planification, de développement,
de mise en œuvre et de suivi de la gestion des risques.
Le tableau 1 illustre l’approche utilisée pour mener l’étude et ses quatre composantes : recherche
documentaire et contacts avec les bureaux de la firme KPMG à l’étranger; communiquer avec les
organisations pour connaître leur intérêt à participer à notre étude, entrevues et collecte des
données, puis analyse et rapport. Nous avons eu recours à notre réseau international de la KPMG
pour identifier les organisations dans les pays qui possèdent de bonnes pratiques de gestion
des risques.
Notre échantillon d’étude s’est composé de 228 publications pertinentes et des entrevues auprès
de dix-huit organisations provenant de l’Australie, l’Europe de l’Ouest (France, Allemagne,
Suède, Suisse, Royaume-Uni), la Nouvelle-Zélande, l’Afrique du Sud, Taïwan, et les États-Unis.
Les organisations provenant de l’Europe de l’Ouest, de l’Australie et de la Nouvelle-Zélande
représentent environ 80 p. 100 de notre échantillonnage. Ce dernier inclut douze organisations du
secteur privé et cinq du secteur public. Nous avons interviewé des entreprises dans les secteurs
d’activités suivants : industries de fabrication, mines et ressources naturelles, services financiers,
produits pharmaceutiques, technologie et communications, et services publics.
kpmg
1
Tableau 1
Approche
Recherche documentaire
préliminaire
Déterminer les
organisations
acceptables
Communiquer
avec les
organisations
pour connaître
leur intérêt à
participer
Obtenir des
renseignements
au moyen
d'entrevues
Analyse et
rapport
Contacts avec les bureaux
de la KPMG de l'étranger
Entrevues par
téléphone
Entrevues en
personne
Recherche de sélection
Guide d'entrevues
Lignes directrices
Recherche
documentaire
Objectifs de l'étude
B. Les avantages à l’implantation de la gestion des risques
Les organisations font état de nombreux avantages découlant de la gestion des risques. Ces
avantages sont, dans l’ensemble, reliés aux objectifs de l’organisation et aux pratiques de gestion.
L’avantage principal est d’atteindre les objectifs de l’organisme. Les autres avantages rapportés
sont une aide accrue à concentrer les énergies sur les priorités opérationnelles, un renforcement
du processus de planification et d’aide à la direction relativement à l’innovation. Les avantages
reliés à ce processus de gestion incluent : un changement culturel qui favorise une discussion
ouverte sur les risques et sur l’information comportant un potentiel de dommages; l’amélioration
de la gestion financière et opérationnelle en faisant en sorte que les risques soient adéquatement
considérés dans le processus de prise de décisions; et enfin l’accroissement de la
responsabilisation de la gestion.
kpmg
2
C. Les pratiques exemplaires
Le tableau 2 présente une vue d’ensemble des pratiques exemplaires. Le « moyeux », duquel
partent toutes les autres pratiques, c’est la philosophie organisationnelle. Toutes les pratiques
produisent un mouvement vers l’intégration de la gestion des risques au sein de l’organisation.
Les approches, les outils et les techniques constituent le point de contact avec la « route »,
c’est-à-dire l’orientation et les objectifs de l’organisation. Plusieurs pratiques sont interreliées.
Par exemple, les « équipes multidisciplinaires » ont besoin d’une « communication ouverte ».
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Tableau 2
Aperçu général des pratiques exemplaires
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Fonction d'ensemble
Aide à la vérification
interne
Objectifs
Source : KPMG
© KPMG
•
kpmg
Promotion d’une philosophie et d’une culture organisationnelles selon lesquelles
tout le monde est gestionnaire de risques : La pratique prédominante d’intégration
de la gestion des risques est, de loin, celle qui consiste à édifier une culture
organisationnelle dans laquelle tout le monde est gestionnaire de risques. Certaines
organisations considèrent que cet aspect était plus important que l’élaboration et la
promulgation de politiques et de procédures élaborées. Les employés qui prennent la
responsabilité de leurs actions et de leurs résultats deviennent des gestionnaires de
risques. Idéalement, les employés ont une compréhension intuitive des buts de
l’organisation et ils travaillent dans ce sens.
3
•
La haute direction et/ou les organismes de régie se font les champions de la
gestion des risques, définissent et communiquent les niveaux de risques
acceptables : La responsabilité de diriger la gestion des risques est placée à un niveau
élevé dans l’organisation. La haute direction (et/ou des organismes de régie, comme le
conseil d’administration) doivent être au courant de la gestion des risques et la
comprendre. La haute direction et le conseil diffusent, à l’interne comme à l’externe,
le message affirmant l’importance de la gestion du risque. Il est aussi important que
les autres gestionnaires, intéressés et employés voient l’implication de ces instances.
Certaines organisations ont établi des responsabilités particulières, dans le domaine
de la gestion des risques, pour le conseil d’administration et la haute direction. Le
conseil d’administration peut offrir des conseils sur la façon d’identifier les
principaux risques qui guettent l’entreprise, de s’assurer que les systèmes appropriés
soient mis en œuvre pour faire la gestion des risques, de s’assurer de l’intégrité des
systèmes de contrôle et de gestion, de définir les responsabilités et d’exercer un suivi
des risques les plus importants. La direction est responsable de la coordination de la
gestion des risques et de l’identification, de l’évaluation, du contrôle et du rapport des
risques. Le conseil d’administration ou la haute direction définissent, élaborent et
approuvent une politique en matière de risques. La politique sur les risques établit le
niveau de risque qu’une entreprise est prête à accepter. La politique pourrait
également énoncer les rôles, les responsabilités et les pratiques relativement à la
gestion des risques.
kpmg
•
L’établissement de canaux de communication ouverts : Une communication
ouverte est nécessaire au succès de la gestion des risques. Sans communication
ouverte, il est impossible à la gestion des risques d’être l’« affaire de chacun ». Les
gestionnaires ont besoin de canaux de communication directs vers le haut, vers le bas
et à travers leurs unités organisationnelles pour les aider à détecter les risques et à
prendre les mesures appropriées. L’information doit se partager.
•
L’utilisation d’équipes et de comités : Les équipes formelles et informelles
constituent un mécanisme auquel, selon les rapports, de nombreuses organisations ont
recours pour faire la gestion des risques. La constitution d’équipes fait ressortir la
dynamique qui se manifeste entre les disciplines, réunit des attitudes diverses face au
risque, et amène une nouvelle façon d’envisager les problèmes et les solutions. Elle
est perçue comme une façon d’amener des disciplines diverses à se concentrer sur des
objectifs communs.
•
L’utilisation d’un langage simple et ordinaire pour parler des risques d’affaires :
Un langage commun pour traiter des risques d’affaires permet aux gestionnaires de
communiquer avec des habitués de la salle de réunion ou de la salle des fournaises
en des termes que tous peuvent comprendre. Cet aspect est également important dans
les cas où on s’attend à ce que tous et chacun fassent de la gestion de risques. Les
concepteurs de ce processus doivent réaliser un équilibre entre la simplicité
et l’utilité.
4
kpmg
•
La mise sur pied d’une fonction de gestion des risques au niveau de l’entreprise :
De nombreuses organisations ont mis sur pied un centre responsable de la gestion des
risques. Certaines unités sont placées sous un Chef des risques qui définit des moyens
uniformes d’aborder la gestion des risques. En tant que champion du risque
organisationnel, ce chef a la responsabilité de faire preuve de leadership puis d’établir
et de maintenir une sensibilisation aux risques dans l’ensemble de l’organisation. Il
pourrait également fixer des objectifs en matière de contrôle des risques, établir un
cadre de gestion des risques et concevoir des façons de mesurer les risques.
•
La communication de la performance de la gestion des risques : Un petit nombre
d’organisations font rapport à la direction, aux actionnaires et aux parties prenantes
sur les risques et la performance en matière de gestion des risques. Par exemple, dans
une organisation, les gestionnaires des unités administratives doivent faire rapport
trois fois l’an au sous-comité du conseil d’administration sur les finances et les
risques. Les rapports décrivent les dix principaux risques des unités et la façon dont
on en fait la gestion.
•
La vérification interne et/ou le comité de vérification aident à la mise en œuvre
de la gestion des risques : La fonction de la vérification interne joue un rôle capital
dans la mise en œuvre de la gestion des risques dans l’ensemble d’une organisation.
En voici quelques exemples : l’animation d’ateliers d’auto-évaluation; le suivi et les
rapports sur la gestion des risques importants; la prestation de conseils; la
sensibilisation des gestionnaires à la gestion des risques; l’examen des processus de
gestion des risques; et une présence au comité de gestion des risques.
•
L’encadrement : L’encadrement est offert indirectement (au moyen de documents
tels qu’une « trousse d’outils ») ou directement (au moyen de conseils tels que des
services internes de consultation).
•
La formation en matière de gestion des risques : La formation en matière de
gestion des risques, placée dans le cadre du programme de formation d’une société,
aide à faire l’intégration du risque. Les domaines qui se prêtent à la formation sont,
notamment : les évaluations du risque, les pratiques exemplaires, les exigences
législatives, la sécurité, les objectifs de gestion des risques, la formation dans le
domaine de la sensibilisation aux risques afin de s’assurer que tous les gestionnaires
tiennent compte des risques.
•
Approches, outils et techniques de mise en œuvre de la gestion des risques : Les
organisations utilisent différentes approches, outils et techniques afin de gérer les
risques. Plusieurs d’entre elles ont élaboré des relevés des risques d’entreprise qui
aident l’entreprise à déterminer, comprendre et aborder les risques qui l’affectent.
L’utilisation d’un cadre à grande portée peut influencer une discussion sur les sources
et les genres de risques, soit, par exemple, les risques externes, économiques, risques
de marché, de crédit, risques reliés à l’information et aux ressources humaines, et
risques stratégiques. Cette façon d’aborder la question permet d’examiner les risques
sous l’angle d’une perspective multidisciplinaire. Les outils de modélisation, tels
que l’analyse par scénarios et les modèles prévisionnels, permettent aux gestionnaires
5
de gérer l’incertitude. En utilisant l’analyse par scénarios, les décideurs peuvent voir
la gamme des possibilités et également intégrer ces scénarios aux plans d’urgence de
l’organisation. Les techniques d’identification et d’évaluation des risques aident
les gestionnaires à déterminer les endroits où ils devraient porter leur attention et
investir leurs ressources. Ces techniques comprennent les ateliers, les questionnaires,
l’auto-évaluation, le balayage des risques et les gabarits d’évaluation. L’Internet et
l’Intranet servent de plus en plus à : promouvoir la sensibilisation aux risques et la
gestion des risques; obtenir de l’information sur les risques qui existent dans certains
domaines précis; communiquer avec les employés; partager l’information sur la
gestion des risques à travers les agences et communiquer les objectifs de gestion
des risques.
D. Les observations
À la suite de notre analyse des pratiques exemplaires, voici nos observations concernant la
gestion des risques :
kpmg
•
La gestion des risques, tout comme la fonction de contrôleur, est un état
d’esprit : Les gestionnaires devraient avoir conscience de la gestion des risques et
intégrer celle-ci à leurs autres pratiques de gestion. Les processus trop bureaucratiques
et trop complexes vont noyer la gestion des risques sous un flot d’éléments non
pertinents. Les gestionnaires ont besoin de flexibilité pour utiliser des techniques qui
sont pertinentes pour eux-mêmes et pour leurs opérations. Cependant, la technique
doit également permettre la synthèse des données et la comparaison des résultats des
unités opérationnelles au niveau de l’entreprise dans son ensemble. Il faut que des
spécialistes soient disponibles pour prêter assistance aux gestionnaires.
•
La gestion des risques et les fonctions éthiques de l’entreprise devraient
fonctionner de pair : Les renseignements que nous avons recueillis indiquent que les
programmes de gestion des risques et les programmes d’ordre éthique sont
étroitement apparentés. Par exemple, un code d’éthique écrit est un mécanisme de
communication des valeurs d’une organisation et des risques y afférents. Un code
d’éthique destiné aux employés du gouvernement est perçu comme un moyen de
sensibiliser les employés aux enjeux d’éthique ou aux risques affectant les valeurs
fondamentales de l’entité.
•
La gestion des risques est un processus dynamique : Au fur et à mesure que
changent les besoins et les risques opérationnels, de nouveaux processus ou outils de
gestion des risques sont nécessaires. La performance des organisations en matière de
gestion des risques doit également faire l’objet d’une surveillance et d’une
amélioration continues. Les évaluations des risques ne sont pas des opérations
strictement ponctuelles.
6
E.
•
De nombreux spécialistes fonctionnels joueront un rôle dans la gestion des
risques : L’examen que nous avons effectué des pratiques exemplaires indique que
de nombreux spécialistes fonctionnels auront un rôle à jouer dans la gestion des
risques. Ces spécialistes sont, notamment, les spécialistes en technologie de
l’information, ceux des ressources humaines, des communications et des finances.
•
La gestion des risques doit être appuyée par des ressources adéquates : La haute
direction doit s’engager à soutenir cette initiative en y consacrant les ressources
nécessaires. Il faudra investir dans les domaines suivants : la formation, le
développement des processus et des techniques, les systèmes de gestion et les groupes
de spécialistes.
Conclusions
Nous concluons que les pratiques exemplaires sont généralement applicables dans le contexte du
gouvernement fédéral. Le tableau 3 présente l’application des critères d’évaluation aux pratiques
exemplaires. Les pratiques sont compatibles avec l’orientation actuelle de la gestion des risques
au sein du gouvernement. La plupart de ces pratiques contribueront à l’amélioration de la
prestation du service. En faisant la gestion des risques, les gestionnaires ont plus de chances
d’atteindre leurs objectifs. Par conséquent, ils auraient de meilleures possibilités d’atteindre les
objectifs et les cibles de prestation de services. Des pratiques telles que la philosophie
organisationnelle, les canaux de communication ouverts, les équipes et les comités,
l’encadrement et la formation contribuent à un environnement de travail opportun. Ces pratiques
favorisent aussi l’innovation.
Ces pratiques facilitent effectivement la prise de décisions et la planification de la direction, mais
le lien avec une saine allocation des ressources est moins fort. Toutefois, les outils permettant de
représenter, de modéliser, d’identifier et d’évaluer les risques aident à concentrer les ressources
sur les risques les plus menaçants et, de cette façon, les ressources sont allouées dans les
domaines les plus critiques.
Il peut se dresser d’importants obstacles à la mise en œuvre des pratiques exemplaires qui
s’avèrent très différentes du statu quo. La plupart des ministères et organismes fédéraux
fonctionnent avec une structure organisationnelle traditionnelle comportant une hiérarchie définie
des rapports et de la gestion. Par conséquent, la mise en place d’une philosophie et d’une culture
voulant faire de tout le monde un gestionnaire des risques peut être une cible hors d’atteinte.
Parallèlement, les milieux actuels ne font pas bon accueil aux mauvaises nouvelles ou
aux canaux de communication ouverts. Les ministères et organismes fédéraux auront besoin
d’adopter des pratiques qui sont claires pour l’organisation et reliées aux avantages recherchés
par cette organisation. Il existe différentes façons d’implanter ces pratiques dans
les organisations.
kpmg
7
Critères d'évaluation
Pratiques exemplaires
Philosophie
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Leadership de la haute direction/du
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Tableau 3
Évaluation des pratiques
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gestionnaires de risques
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Canaux de communication ouverts
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Équipes et comités
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Langage simple, ordinaire
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Fonction de gestion des risques de
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Formation
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Cartographie des risques
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Outils de modélisation
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Techniques d'identification et
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conseil d'administration
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l'entreprise
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interne
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d'évaluation
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8
I
Cadre de l’étude
Ce chapitre résume le but de l’étude et les objectifs qu’elle visait. Nous fixons le contexte de
l’étude et décrivons l’approche suivie. Enfin, nous rendons compte de l’échantillon ayant fait
l’objet de l’étude.
A. L’objet de l’étude et les objectifs visés
Cette section décrit l’objet de l’étude et les objectifs qu’elle visait sur la question des pratiques
exemplaires en matière de gestion des risques qui ont cours, au niveau international, au sein des
organismes du secteur public et du secteur privé.
1.
Objet de l’étude
Le gouvernement fédéral canadien poursuit la mise en œuvre des recommandations du
rapport du Groupe de travail indépendant chargé de la modernisation de la fonction de
contrôleur dans l’administration fédérale du Canada. Ce rapport avait relevé quatre
éléments essentiels de la fonction moderne de contrôleur :
•
l’information sur la performance financière et non financière, historique et
prospective,
•
la gestion des risques,
•
les systèmes de contrôle,
•
l’éthique, les pratiques d’éthique et un système de valeurs.
La création et le maintien d’un environnement mature de gestion des risques constituaient
une des composantes névralgiques de l’approche recommandée par le comité. Pour
promouvoir un tel environnement, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), de concert
avec des ministères fédéraux et d’autres parties intéressées, est en train d’élaborer une
façon d’aborder la gestion des risques qui puisse aider les employés à mieux comprendre,
gérer et communiquer en matière de risques et de choix associés, c’est-à-dire, une approche
moderne et intégrée. Le résultat de ces travaux devrait prendre la forme d’une politique
générale qui établit le contexte de la gestion des risques au niveau fédéral, ainsi que
l’encadrement, les outils, les techniques et la formation, à l’usage des ministères fédéraux.
kpmg
9
Cette étude est l’une des quatre études simultanées qui contribuent à la recherche
documentaire sur les pratiques exemplaires dans le domaine de la gestion des risques. Elle
examine le secteur privé et le secteur public au niveau international.
2.
Objectifs et portée de l’étude
Le projet avait pour objectif de relever les pratiques exemplaires en matière de gestion des
risques, c’est-à-dire les stratégies, les approches, les méthodes, les outils et les techniques
utilisés, et la façon dont on pourrait les utiliser au sein du gouvernement fédéral canadien.
L’étude est menée simultanément en deux parties, par deux firmes différentes. La firme
KPMG a été retenue pour relever les pratiques exemplaires du secteur privé et du secteur
public au niveau international. Suivant les paramètres de l’étude, nous avons recueilli des
renseignements sur les pratiques exemplaires en Europe de l’Ouest (Royaume-Uni, France,
Allemagne, Suisse), en Australie, en Nouvelle-Zélande et aux États-Unis. Nous avons
également recueilli des renseignements provenant d’organisations de l’Afrique du Sud et de
Taïwan. Notre description des travaux apparaît à l’annexe A.
B. Le contexte et l’approche
Dans cette section, nous décrivons le contexte et l’approche de l’étude. Il est important de
comprendre ces deux dimensions parce qu’elles ont eu une influence sur les renseignements que
nous avons recueillis au cours de l’étude et que nous discutons ici.
1.
Le contexte
Comme il est indiqué plus haut, cette étude sur les pratiques internationales exemplaires a
été menée parallèlement à une autre étude sur les pratiques exemplaires au sein des
organismes canadiens du secteur privé et du secteur public, étude effectuée par une autre
firme de conseillers. Les paramètres de nos études respectives exigeaient de nous une
présentation coordonnée du sommaire de nos conclusions et de nos recommandations à
notre chargé de projets. C’est ainsi que, depuis le tout début du projet, nos équipes ont
travaillé en étroite collaboration pour s’assurer d’avoir une même compréhension des
exigences de l’étude, d’être en mesure de réaliser une intégration des renseignements
recueillis et de présenter un sommaire coordonné. Par exemple, nous avons défini la
« pratique exemplaire » et les éléments de la gestion des risques qui avaient un rapport
avec l’étude.
kpmg
10
Il est important de noter que l’étude ne fait pas l’inventaire de la gamme complète des
pratiques de gestion des risques.
•
En premier lieu, l’étude porte sur les pratiques jugées « exemplaires », par
comparaison à des « bonnes » pratiques. Nous avons défini les « pratiques
exemplaires » comme une stratégie, une approche, une méthode, un outil ou une
technique particulièrement efficaces pour aider une organisation à atteindre
ses objectifs en matière de gestion des risques. Est également pratique
exemplaire celle que l’on prévoit avoir une valeur pour d’autres
organisations. Par exemple, une pratique qui a été particulièrement utile dans
l’établissement d’un encadrement aurait une valeur pour tout autre organisation
qui a pour responsabilité de faire de l’encadrement.
•
En second lieu, l’étude met l’accent sur les pratiques de gestion des risques qui
ont été intégrées à d’autres pratiques de gestion, comme celles de la
planification et de la prise de décisions. Elle étudie également les stratégies
de planification, de développement, de mise en œuvre et de suivi de la gestion
des risques. Plus précisément, nous avons relevé les pratiques exemplaires dans
trois secteurs :
–
l’intégration de la gestion des risques aux autres pratiques de gestion,
–
les outils d’intégration de la gestion des risques,
–
les principales disciplines et fonctions qui utilisent de la gestion des
risques.
Nous avons développé davantage sur ces secteurs dans notre guide d’entrevues.
Il s’ensuit donc que, même s’il existe de nombreuses autres « bonnes » pratiques dans une
organisation, nous n’en faisons pas rapport. Nous ne rendons pas non plus compte d’un
processus complet ou d’un système de gestion des risques.
kpmg
11
2.
L’approche
Le tableau I-1 illustre l’approche que nous avons utilisée pour mener l’étude.
Tableau I-1
Approche
Recherche documentaire
préliminaire
Déterminer les
organisations
acceptables
Communiquer
avec les
organisations
pour connaître
leur intérêt à
participer
Obtenir des
renseignements
au moyen
d'entrevues
Analyse et
rapport
Contacts avec les bureaux
de la KPMG de l'étranger
Entrevues par
téléphone
Entrevues en
personne
Recherche de sélection
Guide d'entrevues
Lignes directrices
Recherche
documentaire
Objectifs de l'étude
Nous avons abordé la question de la façon suivante :
•
kpmg
Recherche documentaire et contacts avec les bureaux de la KPMG à
l’étranger : Au début du projet, nous avons consulté la documentation
pertinente pour préparer une liste préliminaire des organisations étrangères qui
étaient reconnus comme de bons praticiens de la gestion des risques. Nous
avons eu recours à notre réseau international de la KPMG pour déterminer quels
étaient ces organisations (grâce à nos bureaux locaux), pour faire les
présentations, nous donner les noms de personnes qui peuvent nous ouvrir les
portes. Ces bureaux possèdent une vaste connaissance des organisations du
secteur public et du secteur privé de leur marché. C’est ainsi qu’ils peuvent être
au courant des organisations qui possèdent de bonnes pratiques de gestion des
risques. Nous avons ciblé des organisations de l’Europe de l’Ouest, de
l’Australie, de la Nouvelle-Zélande et des États-Unis. Nous avons également
retenu des organisations situées en Asie. En tout et pour tout, ce fut là la partie
la plus difficile de l’étude parce qu’il nous a fallu communiquer par-delà des
12
fuseaux horaires et faire face au problème des absences des bureaux. Nous
avons continué notre recherche documentaire à l’extérieur du Canada, pour
recueillir les renseignements sur les pratiques exemplaires. Là encore, nous
avons utilisé les ressources de nos bureaux de la KPMG situés à l’étranger pour
déterminer les publications qui pourraient nous intéresser et nous aider à les
obtenir. L’annexe B est la bibliographie des publications examinées pour la
présente étude. Nous avons examiné 228 publications provenant de l’extérieur
du Canada.
3.
•
Communiquer avec les organisations pour connaître leur intérêt à
participer à notre étude : Tout au long de ces étapes initiales du projet, nous
avons respecté les demandes de nos collègues internationaux des bureaux de la
KPMG à l’étranger. Par exemple, certains collègues préféraient communiquer
directement avec les organisations pour obtenir leur participation. Certains ont
également demandé à faire les entrevues en personne, en notre nom. Dans tous
les autres cas, nous avons communiqué directement avec les organisations et
fixé des entrevues par téléphone.
•
Obtenir des renseignements au moyen d’entrevues : Pour ce qui est des
entrevues que nous avons faites à l’extérieur du Canada, nous avons fait
parvenir à l’avance à nos interlocuteurs la documentation sur le contexte général
de l’étude et le Guide d’entrevues qui apparaît à l’annexe C. Pour nous assurer
que les entrevues réalisées par nos collègues étrangers correspondaient bien à
celles que nous faisions par téléphone depuis le Canada, nous avons fourni à ces
collègues des documents-guides, ainsi que la documentation d’appui et le guide
d’entrevues qu’ils devaient remettre aux contacts avant la rencontre.
•
Analyse et rapport : Nous avons fait une synthèse de nos entrevues et de notre
recherche documentaire approfondie pour relever les pratiques exemplaires et
les leçons apprises. Nous avons également effectué une évaluation préliminaire
pour déterminer dans quelle mesure les pratiques exemplaires sont applicables
au gouvernement fédéral canadien.
Applicabilité des pratiques exemplaires au secteur public canadien
Le cadre de référence de notre étude nous demandait de documenter les pratiques
exemplaires relevées et de faire des recommandations sur leur utilité et leur applicabilité
dans le contexte du gouvernement fédéral canadien. De concert avec l’autre firme, nous
avons préparé une liste de critères permettant d’évaluer l’applicabilité des pratiques
exemplaires au gouvernement fédéral canadien. L’ensemble final des critères, contenu à
l’annexe D, intègre les contributions d’un comité consultatif interne composé de
représentants de ministères. Dans la mesure du possible, nous avons évalué l’applicabilité
des pratiques en fonction de ces critères.
kpmg
13
4.
Échantillon de l’étude
Notre échantillon d’étude s’est composé comme suit :
•
des entrevues auprès de dix-huit organisations,
•
un examen de 228 publications pertinentes au sujet.
Nous sommes donc sûrs de la base sur laquelle nous nous appuyons pour déterminer les
pratiques exemplaires.
Les organisations auprès desquelles nous avons tenu des entrevues représentent l’Australie,
l’Europe de l’Ouest (France, Allemagne, Suède, Suisse, Royaume-Uni), la
Nouvelle-Zélande, l’Afrique du Sud, Taïwan et les États-Unis. Le tableau I-2(a) montre la
distribution selon le lieu. L’échantillon se compose surtout d’organisations de l’Europe de
l’Ouest, de l’Australie et de la Nouvelle-Zélande.
Tableau I-2(a)
Distribution des organisations selon le lieu
Taiwan
1
Afrique du Sud
1
6%
6%
États-Unis
2
38%
11%
Europe de l'Ouest
7
22%
Australie
4
17
%
Nouvelle-Zélande
3
kpmg
14
Douze des organisations proviennent du secteur privé et cinq du secteur public. Le
tableau I-2(b) montre la distribution des organisations selon l’industrie. Les organisations
du gouvernement fédéral représentent 28 p. 100 de l’échantillon (cinq organisations). Le
reste représente une variété d’industries : industries de fabrication, mines et ressources
naturelles, services financiers, produits pharmaceutiques, technologie et communications,
et enfin, services publics. Nous sommes satisfaits d’avoir réussi à obtenir un équilibre
solide de représentation géographique et industrielle dans le temps imparti pour l’étude.
Tableau I-2(b)
Distribution des organisations selon l’industrie
Services publics
1
Ressources naturelles
2
6%
Technologie et
communications
3
11%
17%
Soins de santé
1
6%
32%
Gouvernement
6
22%
6%
Fabrication
4
Services financiers
1
Nous avons trouvé, dans nos entrevues, que ces organisations du secteur public et du
secteur privé faisaient face à des problématiques semblables à celles du secteur public
fédéral au Canada : environnements de contraintes, pressions pour l’innovation et cultures
organisationnelles en changement.
Notre recherche documentaire approfondie nous a renseignés sur les pratiques exemplaires
ayant cours dans de nombreuses autres organisations. Une pratique rapportée dans une
publication est une « pratique exemplaire » selon la définition utilisée dans la présente
étude. Il est clair que la pratique est considérée efficace et avoir de la valeur pour d’autres
organisations si elle fait l’objet d’une discussion publique.
kpmg
15
II
Pourquoi implanter la gestion des risques?
Ce chapitre donne un aperçu des avantages découlant de l’implantation de la gestion des risques.
Nous discutons aussi, brièvement, de l’état de l’implantation dans les organisations.
A. Les avantages
Il existe certainement des arguments solides en faveur de l’implantation de la gestion des risques.
Voici, selon les rapports, une liste d’avantages découlant de cette pratique :
kpmg
•
Elle permet d’atteindre les objectifs de l’organisation.
•
Elle aide à concentrer les énergies sur les priorités de l’entreprise. En plus, elle permet
aux gestionnaires de concentrer leurs ressources sur les objectifs primaires. Les
ressources ne sont pas réorientées pour répondre à des problèmes. Cette pratique a
pour résultat d’accroître la confiance des actionnaires et des ministres. Prendre des
mesures pour prévenir et diminuer les pertes, plutôt que de ramasser les pots cassés
après coup, constitue une stratégie efficace de gestion des risques.
•
Elle favorise un changement culturel ouvert à la discussion des risques et de
l’information offrant un potentiel de dommages. La nouvelle culture tolère les fautes,
mais elle n’accepte pas qu’on cache les erreurs. Elle met également l’accent sur les
leçons à tirer de ses fautes.
•
Elle contribue à l’amélioration de la gestion financière et opérationnelle en faisant en
sorte que les risques soient adéquatement considérés dans le processus de prise de
décisions. L’amélioration de la gestion opérationnelle aura pour résultat une
prestation de services plus efficace et plus efficiente. En prévoyant les problèmes, les
gestionnaires peuvent avoir de meilleures chances de réagir et de prendre les mesures
nécessaires. L’organisation sera capable de livrer la marchandise en fonction des
services qu’elle promet.
•
Elle renforce le processus de planification et la façon d’aider la direction à déceler les
perspectives profitables.
16
•
Elle accroît la responsabilisation de la gestion, à court terme. À plus long terme, elle
accroît les capacités de gestion d’ensemble.
•
Elle fait accroître la valeur (commentaire du secteur privé).
B. État de la mise en œuvre de la gestion des risques
Cette section traite brièvement de l’état de la mise en œuvre de la gestion des risques, y compris
sa portée et sa définition.
1.
La portée de la gestion des risques
Toutes les organisations que nous avons interviewées ont toujours pratiqué une forme
quelconque de gestion des risques; par exemple, la gestion des risques dans des disciplines
particulières comme les finances. Certaines de ces organisations ajoutaient plus de
substance à leurs processus en place. Environ un tiers d’entre elles s’intéressaient
maintenant à implanter la gestion des risques pour traiter des risques d’affaires ou des
risques organisationnels.
Les pratiques tirées de la recherche documentaire portaient sur l’implantation de la gestion
des risques d’affaires et des risques disciplinaires.
L’intérêt envers l’implantation de la gestion des risques va en augmentant.
2.
La définition des risques
Dans la plupart des cas, les risques sont perçus comme étant toute chose ou tout événement
qui pourrait empêcher une organisation de réaliser ses objectifs.
Il s’ensuit donc, pour ces organisations, que la gestion des risques n’a rien à voir avec le fait
d’être « hostile au risque ». La gestion des risques ne vise pas à éviter les risques. Elle se
concentre sur l’identification, l’évaluation, le contrôle et la « maîtrise » des risques. La
gestion des risques veut également dire qu’on tire profit des perspectives profitables et
qu’on prend des risques sur la base d’une décision informée et d’une analyse des résultats.
kpmg
17
III
Les pratiques exemplaires
Ce chapitre rend compte des pratiques exemplaires que nous avons relevées dans notre recherche
documentaire et nos entrevues. Nous les présentons en deux catégories : l’intégration de la
gestion des risques aux pratiques de gestion, et les approches, outils et techniques de la gestion
des risques.
Le tableau III-1 présente une vue d’ensemble des pratiques exemplaires. Le « moyeux », d’où
découlent toutes les autres pratiques, c’est la philosophie organisationnelle. Prises comme un
tout, toutes les pratiques produisent un mouvement vers l’intégration de la gestion des risques au
sein de l’organisation. Les outils et les techniques constituent le point de contact avec la
« route », c’est-à-dire l’orientation et les objectifs de l’organisation.
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mat
For
En
ca
dr
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Tableau III-1
Aperçu général des pratiques exemplaires
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La
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m
si
Fonction d'ensemble
Aide à la vérification
interne
Objectifs
Source : KPMG
© KPMG
kpmg
18
A. L’intégration de la gestion des risques aux autres pratiques de
gestion
Cette section rend compte des pratiques exemplaires d’intégration de la gestion des risques aux
pratiques de gestion.
1.
Promotion d’une philosophie et d’une culture organisationnelles selon
lesquelles tout le monde est gestionnaire de risques
La pratique prédominante d’intégration de la gestion des risques est, de loin, celle qui
consiste à édifier une culture organisationnelle dans laquelle tout le monde est gestionnaire
de risques. Certaines organisations ont dit que cet aspect était plus important que
l’élaboration et la promulgation de politiques et procédures élaborées. La gestion des
risques fait partie intégrante de la philosophie de gestion. Les employés qui prennent la
responsabilité de leurs actions et de leurs résultats deviennent des gestionnaires de risques.
Idéalement, les employés ont une compréhension intuitive des buts de l’organisation et ils
travaillent dans ce sens. Une organisation a noté que la culture avait pris naissance dans les
rangs des employés, pour éventuellement se propager jusqu’à l’étage de la haute direction.
Voici quelques exemples de cette pratique :
•
L’installation de miroirs dans les salles de repos, qui rappellent aux employés
qu’ils « sont en face de la personne responsable de la sécurité ».
•
L’injection, dans la culture, d’un « sens d’excellence » qui encourage les gens à
chercher des solutions aux problèmes et à parler honnêtement des points où ils
ont besoin d’aide.
•
La participation de tout le personnel aux activités de gestion des risques au
moyen de comités et de réunions tenues à différents lieux de travail.
Il arrive parfois que la culture doive être développée. Voici quelques pratiques dans ce
domaine :
kpmg
•
Mise sur pied du département de la gestion des risques comme centre
d’excellence pour répandre les procédures et les pratiques de la gestion des
risques à la grandeur de l’organisation. Le but visé est d’encourager les
employés à être chacun son gestionnaire des risques, le département de la
gestion des risques jouant alors le rôle de soutien.
•
Recrutement en fonction de l’attitude au lieu de l’expérience, pour être en
mesure d’offrir un service hors pair à la clientèle. Cette mesure aide à la gestion
des risques reliés à la clientèle.
•
Mise en vigueur de pénalités. Un gouvernement a instauré un délit de « meurtre
institutionnel » conçu pour punir les directeurs de sociétés qui auraient négligé
de corriger des pratiques dangereuses qui sont la cause de pertes de vies.
19
•
Mise sur pied d’initiatives de reconnaissance et de récompenses qui encouragent
les employés à faire la gestion des risques.
•
Mise en vigueur de programmes de rémunération qui découragent l’excès de
prise de risques. Par exemple, certains courtiers en valeurs calculent maintenant
la rémunération des courtiers selon une formule qui compare leurs profits à ceux
d’une norme de référence qui reflète les rendements du marché dans son
ensemble. Dans une autre organisation, on se sert d’un « indice de viabilité »
pour calculer les boni de la haute direction. L’indice est calculé en prenant le
coût de l’électricité, les résultats atteints en matière d’action positive et la
performance technique de l’usine, des lignes de transmission et du réseau.
•
L’évaluation du rendement des employés en matière de gestion des risques, au
moyen du processus d’évaluation du rendement.
•
Définition de la gestion des risques comme faisant partie des exigences
applicables à tous les postes de gestion.
•
Renforcement de l’éthique et des valeurs soit en publiant un code d’éthique,
soient en communiquant la teneur au moyen de cours, de réunions ou d’ateliers.
L’avantage d’une culture de gestion des risques, selon les rapports, est que les organisations
peuvent changer plus rapidement et peuvent faire la gestion des risques de façon
plus efficace.
2.
La haute direction et/ou les organismes de régie se font les champions
de la gestion des risques, définissent et communiquent les niveaux de
risques acceptables
La responsabilité de direction de la gestion des risques est placée à un niveau élevé dans
l’organisation. C’est également un outil permettant d’intégrer la gestion des risques à la
culture. Le soutien de la haute direction (et/ou des organismes de régie, comme le conseil
d’administration) est essentiel. Au point de départ, la haute direction et le conseil
d’administration doivent être au courant de la gestion des risques et la comprendre. Il existe
de nombreuses façons, pour les hauts dirigeants, de prendre part à la gestion des risques.
Mais, quelle que soit la façon, le rôle de la haute direction et du conseil d’administration
dans la diffusion, à l’interne comme à l’externe, du message affirmant l’importance de la
gestion des risques, est à la base de tout. Il est aussi important que les autres gestionnaires,
intéressés et employés voient la participation de ces instances. La gestion des risques n’est
pas qu’un article de discussion pour comités de gestion siégeant à huis clos.
kpmg
20
Voici quelques façons utilisées par la haute direction et les conseils d’administration pour
mener des initiatives de gestion des risques :
•
Le groupe de gestion des risques se place sous l’égide de la haute direction pour
s’assurer que le message de gestion des risques soit adopté par ceux qui relèvent
directement de celle-ci.
•
Le chef de la direction a assisté à toutes les réunions de mise en œuvre des
processus de gestion des risques. Le chef des finances de l’organisation fut le
premier haut dirigeant à élaborer un plan d’action pour un point émanant d’un
atelier sur les risques.
•
La haute direction consacre une journée de son processus de planification
stratégique annuelle pour définir et quantifier les risques à un niveau stratégique.
•
Les hauts dirigeants siègent à un comité de contrôle interne et sont chargés de
doter leurs chefs de départements de mécanismes de contrôle interne appropriés.
•
On a demandé aux membres du conseil d’administration de penser à un risque
qui les tenait en éveil la nuit. Puis, on les a chargés de superviser la gestion de
ce risque.
•
Un comité de supervision de la sécurité, organisme auxiliaire du conseil
principal de direction, produit des rapports mensuels de performance en
matière de santé, de sécurité et d’environnement à l’intention du conseil
d’administration.
•
Le conseil autorise les nouveaux dossiers commerciaux, lesquels doivent
comprendre une analyse des risques.
•
Un conseil (externe) a fixé les paramètres dont se sert l’équipe d’évaluation des
risques.
Certaines organisations rapportent qu’elles ont établi des responsabilités particulières, dans
le domaine de la gestion des risques, à l’intention du conseil d’administration et la haute
direction. Le conseil d’administration peut offrir des conseils sur la façon d’identifier les
principaux risques qui guettent l’entreprise, de s’assurer que les systèmes appropriés soient
mis en œuvre pour faire la gestion des risques, de s’assurer de l’intégrité des systèmes de
contrôle et de gestion, de définir les responsabilités et d’exercer un suivi des risques les
plus importants. La direction est responsable de la coordination de la gestion des risques et
de l’identification, de l’évaluation, du contrôle et du rapport des risques. Le plus important,
c’est que le conseil d’administration, ou la haute direction définisse, élabore et approuve
une politique en matière de risques.
kpmg
21
Le message principal de la politique sur les risques, c’est le niveau de risques qu’une
entreprise est prête à accepter. La politique pourrait également énoncer les rôles, les
responsabilités et les pratiques relativement à la gestion des risques. Les gestionnaires ont
besoin d’une direction claire quant à la tolérance aux risques. Cette direction doit venir de
l’organisme de régie ou de la haute direction. Les ateliers constituent une autre façon de
communiquer les niveaux de tolérances.
3.
L’établissement de canaux de communication ouverts
Les pratiques rapportées démontrent qu’une communication ouverte est nécessaire au
succès de la gestion des risques. Par exemple, les équipes se fient à la communication pour
gérer les risques et atteindre leurs objectifs. Également, beaucoup rapportent que la
communication ouverte est une façon d’intégrer facilement la gestion des risques aux
processus en vigueur. Si la communication est inexistante, il est impossible à la gestion des
risques d’être « l’affaire de chacun ». Les gestionnaires ont besoin de canaux de
communication directs vers le haut, vers le bas et à travers leurs unités organisationnelles
pour les aider à détecter les risques et à prendre les mesures appropriées. De nouvelles
structures, fondées sur une information plus ouverte, sont en train de remplacer les
structures traditionnelles de l’organisation et leurs relations hiérarchiques définies.
L’information doit se partager.
Voici des exemples de bonnes communications ouvertes :
kpmg
•
Utilisation de l’Intranet pour communiquer les efforts déployés par
l’organisation et faire participer tous les employés à la gestion des risques.
L’Intranet sert également à communiquer les objectifs fixés.
•
Nomination de gestionnaires dont la seule tâche consiste à communiquer aux
employés les risques auxquels ils sont exposés.
•
La tenue de réunions trimestrielles d’un comité de gestion des risques pour
examiner et discuter à quel point l’organisation est exposée et les mesures de
protection qui sont prises.
•
L’utilisation de la fonction gestion des risques pour communiquer les objectifs
poursuivis.
•
La promotion d’une sensibilisation aux questions de gestion des risques au
moyen de rapports mensuels, trimestriels et annuels. Les rapports mettent
l’accent sur les secteurs qui ont besoin de l’aide du groupe de gestion des
risques.
•
Des présentations faites à la haute direction et/ou à l’organisme de régie sur le
processus de gestion des risques.
•
Encouragement à ce que les employés discutent des erreurs commises.
22
4.
L’utilisation d’équipes et de comités
Les équipes formelles et informelles constituent un mécanisme auquel, selon les rapports,
de nombreuses organisations ont recours pour faire la gestion des risques. Les équipes ont
été mentionnées dans nombre de situations, comme la gestion des risques financiers, les
projets de construction, l’indemnisation des travailleurs, la santé et la sécurité, l’assurance,
la gestion des contrats, les transports, la gestion de trésorerie, la gestion de projets, le
développement de nouveaux produits. La constitution d’équipes fait ressortir la dynamique
qui se manifeste entre les disciplines, réunit des attitudes diverses face au risque, et amène
une nouvelle façon de penser les problèmes, les bonnes perspectives, les stratégies et les
solutions. Elle est perçue comme une façon d’amener des disciplines diverses à se
concentrer sur des objectifs communs, dont l’un est celui qui vise à minimiser les risques.
Les équipes sont source d’équilibre. Également, les équipes répandent la préoccupation
envers la gestion des risques comme un pollen qui alimente toutes les parties de
l’organisation, plutôt que rester la préoccupation d’une seule fonction ou discipline. Alors
que la pratique consistant à former des équipes est considérée être une « pratique
exemplaire », il n’existe pas de pratique commune concernant la composition de l’équipe.
La composition d’équipes formelles de gestion des risques se présentait sous les
formes suivantes :
kpmg
•
Professionnels de la gestion hiérarchique, de la trésorerie, de la vérification, de
la conformité, des relations publiques, des ressources humaines et de la gestion
des risques.
•
Équipes de gestion des risques particuliers à chacun des secteurs suivants :
contrôle de la gestion des contrats, santé et sécurité, assurance, transports et
gestion de la trésorerie.
•
Équipes pluridisciplinaires pour le développement de projets et de produits.
•
Dotation des équipes de gestion de certains individus possédant diverses
attitudes face au risque.
•
Un comité interdisciplinaire de gestion des risques touchant toutes les fonctions,
composé de représentants des unités opérationnelles et du trésor ou des finances,
des ressources humaines et de la gestion des risques.
•
Un groupe de direction de la stratégie de gestion au sein duquel toutes les
principales fonctions sont représentées.
•
Un comité de gestion des risques composé des chefs de divisions.
23
Dans d’autres cas, on encourage diverses disciplines à travailler ensemble, comme,
par exemple :
•
Le groupe de vérification, le chef des finances, la haute direction et le trésor.
•
Un département de réclamations d’indemnisation des travailleurs, un
département médical, un département d’éthique de la société, de la sécurité, des
ressources humaines et du département juridique assumant conjointement des
responsabilités en matière de gestion des risques.
•
Un coordonateur des réclamations travaillant en étroit rapport avec le
département des ressources humaines.
•
Une équipe de spécialistes en contrôle des pertes et de responsables des
réclamations disponibles pendant les projets de construction.
•
Une équipe de projet composée de la vérification interne, des finances et du
contrôle, et un comptable agréé qui joue le rôle de soutien à l’auto-évaluation
des risques effectuée par les gestionnaires.
Les équipes offrent une perspective plus large et examinent les risques et les conséquences
sous divers angles. Pour pouvoir fonctionner, les équipes ont besoin d’une communication
ouverte.
5.
L’utilisation d’un langage simple, ordinaire, pour parler des risques
d’affaires
Pour intégrer la gestion des risques aux autres processus de gestion, il faut que la
terminologie soit facile à comprendre pour les gestionnaires. Les approches devraient
également être simples à comprendre et à utiliser. En élaborant un langage commun pour
traiter des risques d’affaires, les gestionnaires peuvent communiquer avec des habitués de
la salle de réunion ou de la salle des fournaises en des termes que tous peuvent comprendre.
Cet aspect est également important dans les cas où on s’attend à ce que tous et chacun
fassent de la gestion de risques. Les façons d’aborder la gestion des risques et les processus
doivent être simples pour être acceptées par les responsables de la gestion des affaires. Des
organisations nous ont rapporté que des outils complexes, intellectuels s’étaient avérés
infructueux. D’autres nous ont mis en garde à l’effet que les approches doivent aussi avoir
la flexibilité suffisante pour rester intelligibles à travers les unités opérationnelles. Même si
le processus doit rester simple et utile à travers ces unités, il ne faudrait pas qu’il soit trop
simplifié. Les concepteurs de ce processus doivent réaliser un équilibre entre la simplicité
et l’utilité.
kpmg
24
6.
La mise sur pied d’une fonction de gestion des risques au niveau
de l’entreprise
De nombreuses organisations ont mis sur pied un centre de responsabilités destiné à la
gestion des risques. Certaines unités sont placées sous un Chef des risques, qui définit des
moyens uniformes d’aborder la gestion des risques. En tant que champion du risque
organisationnel, ce chef a la responsabilité du leadership, d’établir et de maintenir une
sensibilisation aux risques dans l’ensemble de l’organisation. Il pourrait également fixer
des objectifs en matière de contrôle des risques, établir un cadre de gestion des risques et
concevoir des façons de mesurer les risques. Ces gestionnaires des risques de haut niveau
doivent posséder de fortes capacités de persuasion. Le gestionnaire des risques doit traiter
des risques d’affaires et non seulement des risques assurables. Ainsi, son importance va en
s’accentuant au sein de l’organisation.
7.
La communication de la performance de la gestion des risques
Un petit nombre d’organisations font rapport à la direction, aux actionnaires et aux parties
prenantes sur les risques et la performance en matière de gestion des risques. En voici
quelques modèles :
8.
•
Le département du contrôle interne présente chaque année deux rapports au
président. Ces rapports communiquent les résultats du suivi des risques. Chaque
division opérationnelle doit préparer un rapport annuel sur les résultats de son
suivi à l’intention du département de contrôle interne.
•
Les gestionnaires des unités administratives doivent faire rapport trois fois l’an
au sous-comité du conseil d’administration sur les finances et les risques. Les
rapports décrivent les dix principaux risques des unités et la façon dont on en
fait la gestion.
•
Les gérants offrent des avis au conseil d’administration sur les risques de
leurs entreprises, et les principaux actionnaires et parties prenantes ont leur mot
à dire.
La vérification interne et/ou le comité de vérification aident à la mise en
œuvre de la gestion des risques
La fonction de la vérification interne joue un rôle capital dans la mise en œuvre de la
gestion des risques dans l’ensemble d’une organisation. En voici quelques exemples :
kpmg
•
l’animation d’ateliers d’auto-évaluation,
•
le suivi et les rapports sur la gestion des risques importants,
•
la prestation de conseils,
•
la sensibilisation des gestionnaires à la gestion des risques,
25
9.
•
l’identification de risques critiques et la préparation de « mandats de
surveillance » à leur égard,
•
le suivi de la conformité dans des domaines d’importance capitale, comme les
exigences législatives,
•
l’examen des processus de gestion des risques,
•
la communication des objectifs de gestion des risques,
•
une présence au comité de gestion des risques.
L’encadrement
L’encadrement est une pratique importante permettant l’intégration de la gestion des
risques. L’encadrement est offert indirectement (au moyen de documents) ou directement
(par des conseils). En voici quelques exemples :
•
Un document d’orientation à l’intention des ministères d’un gouvernement qui
préparent des projets de construction dans le secteur public. Les « Exigences
essentielles de l’acquisition de services de construction » intègrent la gestion de
la valeur et des risques à la gestion de projet.
•
Une trouse à outils destinée aux sociétés d’État. La trousse permet aux sociétés
de faire elles-mêmes l’évaluation de leur position par rapport aux pratiques
exemplaires. Il les aide également à viser l’adoption de pratiques exemplaires en
se servant des stratégies d’amélioration génériques.
•
Des services internes de consultation offerts par l’unité de gestion des risques.
•
Un forum de gestionnaires. Les gestionnaires sont capables d’identifier leurs
problèmes et leurs risques. Le forum permet le partage des pratiques
exemplaires. Des mesures sont proposées pour gérer les risques. Le fait que tous
les gestionnaires hiérarchiques sont maintenant conscients des risques et des
mesures à prendre constitue un autre avantage.
•
Une agence législative, qui fait à la direction de l’agence, des recommandations
visant la réduction des risques. Ces recommandations se sont avérées efficaces
dans d’autres agences.
10. La formation en matière de gestion des risques
La formation en matière de gestion des risques, placée dans le cadre du programme de
formation d’une société, aide à faire l’intégration de la gestion des risques. Les domaines
qui se prêtent à la formation sont, notamment : les évaluations du risque, les pratiques
exemplaires, les exigences législatives, la sécurité, les objectifs de gestion des risques, la
formation dans le domaine de la sensibilisation aux risques, et ce, pour s’assurer que tous
les gestionnaires tiennent compte des risques.
kpmg
26
B. Approches, outils et techniques de mise en œuvre de la gestion
des risques
1.
Relevés des risques d’entreprise
Les organisations sont en train d’élaborer des relevés des risques d’entreprise pour
déterminer quels sont les principaux risques d’entreprise qui menacent l’organisation. Cette
activité aide l’organisation à comprendre et absorber les risques qui l’affectent. La direction
doit quantifier l’ampleur des risques et mesurer leur impact potentiel. L’utilisation d’un
cadre à grande portée permet de tenir compte de différents genres de risques possibles lors
de l’inventaire des risques. L’utilisation d’un cadre peut avoir une influence sur une
discussion portant sur les sources et les genres de risques, soit, par exemple, les risques
externes, économiques, risques de marché, de crédit, risques reliés à l’information et aux
ressources humaines, et risques stratégiques. Cette façon d’aborder la question permet
d’examiner les risques sous l’angle d’une perspective multidisciplinaire.
Voici quelques exemples de cette pratique :
•
Dresser une liste des divers risques d’entreprise. Les risques sont ensuite
répartis en quadrants en fonction de leur haute ou faible probabilité de se
produire et de la gravité plus ou moins importante de la perte qui en résulterait.
•
Élaborer une carte des risques tenant en une seule feuille de papier. La carte
donne une évaluation comparative de tous les risques opérationnels, financiers,
aléatoires et stratégiques auxquels l’organisation doit faire face. En comparant
les risques sur une seule matrice de gravité et de fréquence, les hauts dirigeants
peuvent voir un portrait complet de tous les risques qui menacent la compagnie
et les relations qu’ils ont entre eux.
•
Élaborer une « grande matrice des risques ». Elle prend en compte les
menaces les plus dommageables qui se dressent devant l’entreprise. La haute
direction et le conseil d’administration peuvent s’en servir pour la prise
de décision.
La simplicité est un trait sous-jacent de ces approches.
2.
Les outils de modélisation
Les outils de modélisation permettent aux gestionnaires de gérer l’incertitude. L’analyse par
scénarios et les modèles prévisionnels en sont les outils de prédilection. Voici quelques
exemples de l’utilisation de ces outils de modélisation :
•
kpmg
En utilisant l’analyse par scénarios, les décideurs peuvent voir la gamme des
possibilités et considérer des changements qu’ils auraient autrement ignorés.
Ces scénarios peuvent également être intégrés aux plans d’urgence de
l’organisation. Les scénarios peuvent être documentés et les analyses peuvent
être faites à l’aide d’un logiciel de tableur sur ordinateur.
27
•
En se servant de l’analyse statistique et des techniques de valeur à risque,
les gestionnaires peuvent estimer la variabilité des pertes futures. Ils mesurent
les répercussions d’une perte possible sur les gains ou le flux monétaire et se
servent également d’analyse de sensibilité, de vérification des stress et de divers
genres de simulation.
•
Les modèles financiers qui font une simulation dynamique des divers risques
financiers et de l’impact de divers scénarios sur les portefeuilles de dettes et de
capitaux propres.
•
Prévoir les risques dans le processus de production, lesquels pourraient être
cause de défectuosités dans le produit, puis déterminer les points où ils
pourraient être contrôlés.
•
Évaluer les risques techniques à l’étape du développement des nouveaux
produits en identifiant, tôt au cours du projet, les erreurs susceptibles de se
produire dans le processus de fabrication. Cette mesure donne le temps de réagir
aux conséquences.
•
Accumuler l’expérience des projets passés et en faire une extrapolation pour
servir de synthèse de l’impact possible des risques d’un projet particulier.
Certains outils, comme l’analyse par scénarios, la modélisation, l’analyse des risques
techniques, peuvent largement s’appliquer aux domaines de la gestion. D’autres, comme les
modèles financiers, s’appliquent moins bien à d’autres disciplines.
3.
Techniques d’identification et d’évaluation des risques
Les techniques d’identification et d’évaluation des risques aident les gestionnaires à
déterminer les endroits où ils devraient faire porter leur attention et leurs ressources.
Aucune de ces techniques ne l’emporte sur les autres.
Les voici :
kpmg
•
Les groupes de remue-méninges. Les employés de plusieurs unités de
l’entreprise se rencontrent pour faire un remue-méninges sur certaines questions.
•
Les ateliers. Les organisations commencent à élaborer des ateliers centrés sur
les risques, menés par des animateurs, qui aident le personnel opérationnel à
déterminer ses objectifs et à les classer par ordre de priorité, puis à identifier et à
évaluer les risques. Les dirigeants qui y participent devraient généralement
toucher une variété de secteurs.
28
kpmg
•
Les questionnaires. Les unités opérationnelles doivent remplir des
questionnaires sur les objectifs et les risques. Par exemple, les gestionnaires
peuvent chaque année faire une mise à jour des risques et des progrès accomplis
dans leur gestion.
•
L’auto-évaluation. Les gestionnaires font leur auto-évaluation avec le soutien
de la vérification, des finances et d’un comptable de l’extérieur.
•
Auto-évaluation de contrôle. Cette technique offre l’assurance qu’à un point
final, l’objectif de l’entreprise sera atteint, compte tenu des contrôles et des
risques. Des ateliers orientés sur les risques aident les gestionnaires
opérationnels à déterminer leurs objectifs et à en établir les priorités.
•
Les filtres. Les risques sont évalués en regard de quatre filtres : fonction non
essentielle, faible impact, risque bien géré, et faible probabilité de se produire.
•
Les diagrammes « Boston Squares ». Ces outils servent à représenter
graphiquement l’impact et la gravité des risques.
•
Le balayage rapide des risques. Il s’agit d’une technique de présentation des
risques (coût, moment, spécifications, etc.) d’une façon telle que ceux-ci
peuvent être facilement comparés les uns aux autres en termes de probabilité et
de conséquences. Elle est particulièrement utile dans les projets.
•
La matrice d’évaluation de la capacité des fournisseurs. Cette matrice sert à
faire une évaluation d’ensemble de la capacité d’un fournisseur potentiel de
livrer avec succès les services ou produits spécifiés dans un contrat. Elle tient
compte des éléments suivants : l’histoire et le développement de l’entreprise du
fournisseur, l’arrière-plan juridique et la structure du capital, les éléments
critiques de performance du contrat, la direction et les employés, l’engagement,
les imprévus et le contentieux; la viabilité financière.
•
La matrice d’évaluation. La matrice consiste en une série de questions
couvrant les éléments de gestion des risques et les contrôles internes. Elle
comprend aussi des descriptions de pratiques exemplaires.
•
Les gabarits d’identification des risques. On attribue des gabarits aux unités
de l’entreprise. Ces gabarits les aident à identifier et à évaluer les risques dans le
cours de leur processus de planification des opérations.
•
Les évaluations de risques de « bas en haut ». Les gestionnaires des
opérations identifient et évaluent les risques. Ceux-ci sont ensuite agglomérés au
niveau de l’entreprise toute entière.
29
4.
•
Le modèle de valeur au risque (VAR) et le modèle au pire. Ces modèles
servent à évaluer les risques. Le modèle (VAR) examine les pertes possibles en
valeur d’un poste ou d’un portefeuille au cours d’une certaine période basée sur
des facteurs du marché. Elle permet la comparaison simultanée des tendances
des fluctuations de la monnaie, par exemple.
•
Établissement des priorités entre les risques. Sur la base de leur classement,
les risques sont abordés.
L’Internet et l’Intranet
L’Internet et l’Intranet servent de plus en plus à la gestion des risques. On s’en sert pour
promouvoir la sensibilisation aux risques et la gestion des risques, pour obtenir de
l’information sur les risques qui existent dans certains domaines précis, et pour
communiquer les objectifs de gestion des risques.
kpmg
30
IV
Observations et conclusions
Ce chapitre fait le résumé de nos observations et conclusions, suite à l’examen que nous avons
fait des pratiques exemplaires.
A. Observations
Nous offrons les observations qui suivent concernant la gestion des risques, observations tirées
de notre analyse des pratiques exemplaires.
1.
La gestion des risques, tout comme la fonction de contrôleur, est un
état d’esprit.
Il est possible de sensibiliser les gestionnaires à l’existence des risques et à la gestion des
risques. La gestion des risques peut être enseignée et être renforcée. Toutefois, la gestion
des risques atteint son maximum d’efficacité lorsque les gestionnaires et les employés sont
au diapason de la gestion des risques. La gestion des risques ne s’impose pas. Les
gestionnaires devraient être conscientisés au sujet de la gestion des risques et intégrer
celle-ci à leurs autres pratiques de gestion. Il faut tenir compte des risques au moment de la
prise de décisions. Les gestionnaires sont plus susceptibles d’accepter la pratique si elle est
positionnée comme une activité de gestion normale. Les processus trop bureaucratiques et
trop complexes vont noyer la gestion des risques sous un flot d’éléments non pertinents. Il
faut atteindre un équilibre entre la flexibilité et l’uniformité. Les gestionnaires ont besoin
de flexibilité pour utiliser des techniques qui sont pertinentes pour eux-mêmes et pour leurs
opérations. Cependant, la technique doit également permettre la synthèse des données et la
comparaison des résultats d’unités opérationnelles au niveau de l’entreprise générale. Il faut
que des spécialistes soient disponibles pour prêter assistance aux gestionnaires.
2.
La gestion des risques et les fonctions d’ordre éthique de l’entreprise
devraient fonctionner de pair.
Les renseignements que nous avons recueillis indiquent que les programmes de gestion des
risques et les programmes traitant de l’éthique sont étroitement apparentés. Par exemple, un
code d’éthique écrit est un mécanisme de communication des valeurs d’une organisation et
des risques y afférents. Un programme d’éthique destiné aux employés du gouvernement
est perçu comme un moyen de sensibiliser les employés aux enjeux d’ordre éthique ou aux
risques d’affecter les valeurs de l’entité. Les gestionnaires de risques pourraient être de plus
en plus appelés à collaborer avec la fonction éthique pour comprendre et résoudre les
risques reliés à l’information. Une autre organisation a également rapporté qu’une initiative
d’éthique de fonctionnement a révélé des dangers reliés à l’information qui découlent d’une
kpmg
31
« culture du secret ». Les politiques et les normes internes n’étaient pas écrites ou
communiquées aux employés de façon uniforme. Le gestionnaire de l’éthique a travaillé
avec la fonction de gestion des risques pour élaborer des étapes ayant pour but d’éviter, à
l’avenir des infractions aux normes. De nombreuses composantes d’un programme
d’éthique de l’entreprise visent à l’amélioration des flux d’information de l’organisation.
Ces derniers comprennent les programmes généraux de communication, l’engagement de la
haute direction et la communication des valeurs et principes de l’organisation, et le suivi
des pratiques opérationnelles. Nous avons déjà dit que les communications et les flux
d’information constituent une pratique fondamentale de la gestion des risques.
3.
La gestion des risques est un processus dynamique.
Au fur et à mesure que changent les besoins et les risques opérationnels, de nouveaux
processus ou outils de gestion des risques sont nécessaires. Par exemple, l’usage accru de
l’Internet peut être source de risques et peut, en même temps, être un outil de gestion des
risques. Les pratiques doivent continuellement s’adapter à un environnement en évolution.
La performance des organisations en matière de gestion des risques doit également faire
l’objet d’une surveillance et d’une amélioration continues. Les employés et les
gestionnaires doivent être informés des changements qui surviennent. Les évaluations de
risques devraient être révisées au fur et à mesure que les circonstances changent. Il ne s’agit
pas d’une opération strictement ponctuelle et « jetable ».
4.
De nombreux spécialistes fonctionnels joueront un rôle dans la gestion
des risques.
L’examen que nous avons effectué des pratiques exemplaires indique que de nombreux
spécialistes fonctionnels auront un rôle à jouer dans la gestion des risques. Ces spécialistes
sont, notamment, les spécialistes en technologie de l’information, ceux des ressources
humaines, des communications et des finances.
Les spécialistes de la technologie de l’information ont (T.I.) toujours eu une préoccupation
envers la gestion des risques. Ils ont eu l’occasion de faire la gestion de risques de projets
de T.I. Maintenant, leur rôle peut être en expansion pour offrir un soutien de spécialistes
aux spécialistes et aux gestionnaires de la gestion des risques. Au fur et à mesure que les
nouvelles technologies sont acceptées (p. ex., l’Internet, le commerce électronique), les
spécialistes de la T.I. seront appelés à aider les autres à comprendre les risques possibles
associés aux opérations de même qu’à la technologie, et à faire face à ces risques. Ils
contribueront à l’identification, à l’évaluation et à la gestion des risques là où se trouvera
une composante technologique. Ils seront des membres de première importance des équipes
et des comités.
Les spécialistes de la technologie de l’information seront également appelés à mettre sur
pied des systèmes de gestion des risques. Ces systèmes comprennent notamment des
logiciels de modélisation, des systèmes de surveillance des risques et des systèmes de suivi
de la performance en matière de gestion des risques.
kpmg
32
Les spécialistes des ressources humaines seront appelés à concevoir des mécanismes
appropriés à l’évaluation du rendement des gestionnaires dans leur gestion des risques.
Ils seront également appelés à faire la conception de stratégies d’apprentissage et de
programmes de formation. Ils pourront également être invités à participer à la gestion
du changement et à des initiatives visant à opérer un changement dans la culture
de l’organisation.
Les spécialistes des communications auront un rôle à jouer dans l’établissement des canaux
de communication appropriés. Ils seront probablement appelés à participer aussi à la
production de rapports sur les risques et sur le rendement en matière de gestion des risques.
Les spécialistes des finances auront un rôle à jouer dans l’identification et l’évaluation des
implications financières de divers scénarios lorsque les gestionnaires dressent des modèles
de l’incertitude.
5.
La gestion des risques doit être appuyée par des ressources adéquates.
La mise en œuvre de la gestion des risques exige des ressources. Il faudra investir dans les
domaines suivants : la formation, le développement des processus et des techniques, les
systèmes de gestion, les groupes de spécialistes. La haute direction doit s’engager à soutenir
cette initiative en y consacrant les ressources nécessaires.
B. Conclusions
Cette section présente nos conclusions concernant l’applicabilité des pratiques exemplaires au
gouvernement fédéral canadien. Le Tableau IV-1 présente l’application des critères d’évaluation
aux pratiques exemplaires.
Voici ce que nous montre ce tableau :
kpmg
•
Toutes les pratiques sont largement applicables au-delà de la protection des biens et
des personnes. Elles conviennent à toute gestion des risques opérationnels. Par
conséquent, les pratiques sont compatibles avec l’orientation actuelle de la gestion
des risques au sein du gouvernement.
•
La plupart de ces pratiques contribueront à l’amélioration de la prestation du service.
En faisant la gestion des risques, les gestionnaires ont plus de chances d’atteindre
leurs objectifs. Par conséquent, ils auraient de meilleures possibilités d’atteindre les
objectifs et les cibles de prestation de services.
•
Un grand nombre de pratiques contribuent à un environnement de travail stimulant.
Ce sont : la philosophie organisationnelle, les canaux de communication ouverts, les
équipes et les comités, l’encadrement et la formation.
•
L’innovation est soutenue. Toutefois, ce sont, au tout premier chef, les pratiques
« douces » (philosophie, communications, équipes et Internet) qui contribuent à ce
besoin parce qu’elles créent un milieu ouvert à la discussion et au brassage des idées.
En plus, elles ont une tolérance aux erreurs.
33
•
Ces pratiques facilitent effectivement la prise de décisions et la planification de la
direction. Toutefois, le lien avec une saine allocation des ressources est moins fort.
Toutefois, les outils permettant de représenter, de modéliser, d’identifier et d’évaluer
les risques se portent vraiment sur les risques les plus menaçants. De cette façon, les
ressources sont allouées là où elles sont d’une importance le plus critique.
•
Les pratiques s’appuient facilement sur les connaissances et sur les leçons apprises
existant dans l’organisation. L’expérience de la gestion et des employés est une
composante de l’identification et de l’évaluation des risques. Pareillement, un grand
nombre de ces pratiques ont des liens horizontaux dans l’organisation et s’intègrent
bien au cadre de gestion.
•
Seules deux des pratiques possèdent un cadre de responsabilité et de régie clair et
susceptible d’application : le leadership de la haute direction ou du conseil
d’administration et la performance en matière de communications.
•
Seules quatre des pratiques exemplaires montrent une communication avec les
intéressés et une participation de leur part.
Nous concluons que les pratiques exemplaires sont applicables au contexte du gouvernement
fédéral, compte tenu des critères selon lesquels elles ont été évaluées. Toutefois, il peut se dresser
d’importants obstacles à la mise en œuvre des pratiques exemplaires qui s’avèrent très différentes
du statu quo. La plupart des ministères et organismes fédéraux fonctionnent avec une structure
organisationnelle traditionnelle. Il y existe une hiérarchie définie des rapports et de la gestion. Par
conséquent, la mise en place d’une philosophie et d’une culture voulant faire de tout le monde un
gestionnaire des risques peut être une cible hors d’atteinte. Pareillement, les milieux actuels ne
font pas bon accueil aux mauvaises nouvelles ou aux canaux de communication ouverts.
kpmg
34
Critères d'évaluation
Pratiques exemplaires
Philosophie
l'effet
kpmg
que tous et
Internet/Intranet
chacun
organisationnelle
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Leadership de la haute direction/du
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Communication de la performance
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Tableau IV-1
Évaluation des pratiques
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gestionnaires de risques
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Canaux de communication ouverts
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Équipes et comités
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Langage simple, ordinaire
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Fonction de gestion des risques de
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Formation
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Cartographie des risques
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Outils de modélisation
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Techniques d'identification et
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conseil d'administration
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
l'entreprise

interne




d'évaluation


35
V
Annexes
kpmg
36
Annexe A
Énoncé des travaux
Les travaux dont la liste suit s’appliquent aux parties a) et b) de la portée des travaux et tiendront
compte des renseignements disponibles auprès du SCT, comme le travail déjà effectué par la
Division des normes de gestion financière lors de la préparation des documents sur la Stratégie
de gestion des risques financiers et le Guide de gestion des risques opérationnels. Il en est de
même pour le Cadre d’évaluation pour la modernisation de la fonction de contrôleur, préparé par
le Bureau de la modernisation de la fonction de contrôleur.
kpmg
1.
Recherche documentaire : le contractant identifiera et examinera ce qui s’est publié
sur les pratiques de gestion des risques, dans le cadre qui convient à la portée du
projet a) ou b).
2.
Identification des pratiques exemplaires : le contractant identifiera les compagnies et
organisations qui semblent utiliser des approches innovatrices ou des pratiques
exemplaires pour faire la gestion des risques.
3.
Recherche orientée : Des renseignements supplémentaires seront recueillis sur les
stratégies, les approches, les méthodes, les outils et les techniques en usage dans les
compagnies et organisations identifiés à l’étape 2 au moyen d’entrevues, d’entrevues
en direct, et/ou de demandes de documentation.
4.
Rédaction du rapport : Le contractant documentera les pratiques exemplaires
identifiées sous la forme d’une ébauche de rapport et d’un rapport final et fera des
recommandations quant à l’utilité et à l’applicabilité de celles-ci dans le contexte du
gouvernement fédéral canadien.
37
Annexe B
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Annexe C
Guide d’entrevues
Les pratiques exemplaires en matière de gestion des
risques
Nous vous remercions sincèrement d’avoir bien voulu participer à cette importante étude. Le
présent document décrit l’étude et les domaines que nous aimerions discuter avec vous.
A. Toile de fond de l’étude
Le gouvernement fédéral du Canada a récemment lancé un projet visant à offrir aux ministères
fédéraux des conseils sur les outils, les techniques et les pratiques de gestion des risques. En fin
de compte, cette démarche aidera les employés du gouvernement à mieux comprendre, gérer et
communiquer les risques (et les choix qui s’y rattachent) auxquels ils font face dans le domaine
de la prestation de services aux Canadiens.
Le Secrétariat du Conseil du Trésor a retenu les services de la firme KPMG Canada pour relever
les pratiques exemplaires de la gestion des risques qui ont cours dans les organisations du secteur
privé et du secteur public d’autres pays. L’étude porte principalement sur les pratiques de gestion
des risques qui ont été intégrées aux processus de gestion, de planification et de prise de
décisions d’une organisation. Elle s’intéresse également aux stratégies servant à la planification,
au développement, à la mise en œuvre et au suivi de la gestion des risques.
Les pratiques de gestion des risques ne sont pas toutes des « pratiques exemplaires ». Une
« pratique exemplaire » de la gestion des risques est une stratégie, une approche, une méthode, un
outil ou une technique qui s’est avéré particulièrement efficace pour aider une organisation à
atteindre ses objectifs de gestion des risques. Une pratique exemplaire en est également une
qu’on prévoit avoir de la valeur pour d’autres organisations. Par exemple, une pratique qui a
été particulièrement utile pour établir un encadrement aurait de la valeur pour toute autre
organisation qui a pour responsabilité d’offrir un encadrement.
kpmg
53
Nous recueillons présentement des renseignements sur les pratiques exemplaires dans trois
domaines :
•
l’intégration de la gestion des risques aux autres pratiques de gestion,
•
les outils qui permettent l’intégration de la gestion des risques,
•
les principales disciplines et fonctions qui utilisent la gestion des risques.
Nous ne nous attendons pas à ce que votre organisation ait des pratiques exemplaires dans tous
les domaines décrits ci-dessus et développés dans la section B. Il peut exister de nombreuses
autres « bonnes pratiques ». Mais nous aimerions nous concentrer sur les « pratiques
exemplaires » de votre organisation. Nous sommes également à la recherche des « leçons
apprises » de pratiques qui se sont avérées plus difficiles que d’abord prévues au départ. Nous
vous poserons quelques questions touchant la façon générale d’aborder la gestion des risques
dans votre organisation, pour pouvoir être en mesure de comprendre le contexte qui entoure ces
pratiques exemplaires.
Les renseignements que vous nous fournirez concernant vos opérations resteront confidentiels.
Notre rapport porte d’abord sur les pratiques, et non pas sur les organisations. Nous aimerions
obtenir votre permission de mentionner le nom de votre organisation comme participant à
cette étude. Même si vous préférez garder l’anonymat, nous apprécions votre participation à
cette étude.
B. Les pratiques exemplaires possibles
Nous avons dressé ci-dessous une liste de certaines pratiques dans chacun des domaines qui
serait d’un intérêt commun. Il peut exister d’autres pratiques que nous n’avons pas relevées et qui
pourraient aider votre organisation à faire la gestion des risques ou à atteindre ses objectifs.
Même si la pratique ne semble pas s’insérer dans la structure définie ci-dessous, vous nous
obligeriez à nous en faire part quand même. En fin de compte, une pratique exemplaire est une
pratique qui peut avoir quelque valeur pour une autre organisation dans la gestion des risques.
1.
L’intégration de la gestion des risques aux pratiques de gestion
Il s’agit de pratiques d’intégration de la gestion des risques aux pratiques de gestion de
votre organisation. Par exemple, il s’agirait notamment de pratiques visant à s’assurer :
kpmg
•
que les objectifs et les avantages de la gestion des risques soient définis et
communiqués à l’ensemble de l’organisation;
•
qu’il y ait partage des responsabilités en matière de gestion des risques et
stimulation de l’engagement, à chacun des niveaux d’administration de
l’organisation et au niveau de son organe de régie;
54
•
que les risques de l’ensemble de l’organisation soient déterminés et évalués pour
soutenir les processus de gestion (planification, allocation des ressources et prise
de décisions);
•
que la gestion des risques soit réalisée au moyen d’une série de stratégies
couvrant la gamme suivante :
•
–
dans le cas des risques qui peuvent être directement contrôlés,
diminution des risques au moyen d’un système interne de contrôle (et
de l’amélioration continue de ce système de contrôle);
–
dans le cas des risques auxquels on ne peut s’attaquer que de façon
indirecte, en influençant indirectement les risques, par le partage ou
le partenariat;
–
dans le cas des risques qui échappent au contrôle ou à l’influence, en
les assumant et en les tenant sous surveillance.
que la gestion des risques fasse l’objet d’un suivi et qu’il existe une
communication et des rapports adressés à la haute direction, aux organes de
régie et aux principaux intéressés.
L’annexe A présente davantage de détails sur ces pratiques.
2.
Les outils d’intégration de la gestion des risques à l’organisation
Les outils sont généralement utilisés pour intégrer la gestion des risques à une organisation.
Voici quelques exemples d’outils qui pourraient être d’intérêt commun :
kpmg
•
La conceptualisation et la définition des sources des principaux risques
d’affaires de l’organisation. Elle sert d’outil de communication et
d’établissement des rapports pour l’organisation. Cet outil mène à une
compréhension commune du contexte de risques d’une organisation, ce qui
encourage ensuite une analyse et une communication uniformes et cohérentes
des risques.
•
L’établissement d’une politique de gestion des risques (ou un outil de
communication de nature analogue) pour définir l’approche d’ensemble de
l’organisation vis-à-vis la gestion des risques, les responsabilités, les structures
hiérarchiques et les examens périodiques.
•
L’identification d’un « Champion du risque » qui peut faire preuve de leadership
envers les initiatives de gestion des risques.
•
L’utilisation de groupes de travail, de projets pilotes et de conseillers.
55
3.
•
La publication de lignes directrices, la mise sur pied de programmes de formation
et perfectionnement de moniteurs pour aider les employés et les équipes de travail
locales à faire la gestion de leurs risques.
•
La création de votre propre norme ou l’utilisation d’une norme existante, comme
celle du Conseil canadien des normes (CSC) Q850/97 Risk Management:
Guideline for Decision-Makers.
•
L’utilisation d’outils automatisés (logiciel) qui peuvent aider à faire l’analyse
des risques.
•
La définition des paramètres d’entreprise concernant les concepts de risques,
comme la probabilité et la gravité.
Les disciplines et les fonctions qui font la gestion des risques
Il existe de nombreuses disciplines et fonctions spécialisées qui font la gestion des risques
à un niveau opérationnel. Les pratiques utilisées pour intégrer la gestion des risques à ces
disciplines et fonctions spécialisées (et, par là, à l’ensemble de l’organisation) sont
d’intérêt commun.
Voici quelques exemples de ces disciplines et fonctions :
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Planification
Vérification
Gestion de projets
Finances
Sécurité
Assurance et gestion des actifs
Protection de l’environnement
Gestion des déchets dangereux
Gestion du matériel
Gestion immobilière
Technologie de l’information
Conseiller juridique
Ressources humaines
Intangibles (par ex., achalandage)
Surveillance de la conformité et contrôles d’application
Prestation de services
L’étude s’intéresse au processus de gestion qui sert à mettre sur pied et à implanter une
gestion spécialisée des risques au sein d’une fonction donnée, mais pas aux détails de la
pratique spécialisée telle qu’elle se pratique.
kpmg
56
C. Guide d’entrevues
Voici les questions que nous aimerions discuter avec vous concernant les pratiques exemplaires
de votre organisation en matière de gestion des risques.
1.
2.
Aperçu général et contexte de la gestion des risques
1.
Quelle définition votre organisation donne-t-elle du risque dans le contexte de
son environnement d’affaires?
2.
Votre organisation a-t-elle un objectif général de gestion des risques qui guide
les activités de gestion des risques de la direction?
3.
Les objectifs et les valeurs associés à la gestion des risques représentent-ils une
nouvelle façon de faire dans votre organisation?
4.
Quels sont les avantages de la gestion des risques pour votre organisation?
(Pensez aux éléments suivants : la communication pour obtenir des
engagements, l’amélioration de la valeur pour les parties prenantes ou
l’atteinte des objectifs, la mesure de l’amélioration de la gestion, le soutien
accordé à la responsabilisation et à la régie, le renforcement du processus de
planification et de prise de décisions (comme la communication ou la synergie),
l’amélioration de la confiance des parties prenantes, les rendements mesurables
sur les investissements).
L’intégration de la gestion des risques au sein des pratiques de gestion
de votre organisation
Y a-t-il certaines pratiques exemplaires ou des leçons tirées (des obstacles renversés) dont
vous aimeriez nous faire part, en gardant à l’esprit les éléments que nous avons définis dans
la section B1 ci-dessus, et dans les composantes de la gestion des risques (voir p. 67), ou
toute autre pratique d’intégration.
1.
Pouvez-vous décrire, à grands traits, la façon dont votre organisation définit les
objectifs et les valeurs qui se rattachent à la gestion des risques, et comment elle
les communique dans l’organisation?
2.
Votre organisation possède-t-elle une politique formelle de gestion des risques?
3.
Quels sont les grands traits ou les messages principaux véhiculés par celle-ci?
(Pensez aux éléments suivants :




kpmg
les objectifs/principes,
les opportunités et la prise de risques,
la couverture des risques,
la tolérance face au risque et les limites du risque,
57


l’existence d’un milieu de travail favorable (c’est-à-dire, tolérance
des erreurs),
l’intégration de la gestion des risques aux autres processus de gestion.
4.
De quelle façon les tolérances au risque sont-elles établies et gérées
(c’est-à-dire, au niveau d’ensemble de l’organisation ou au niveau local)?
5.
Pouvez-vous décrire en termes généraux la façon dont votre organisation
reflète un partage des responsabilités de gestion des risques et favorise
l’implication de la régie et les organes administratifs de votre organisation?
6.
Quelles sont les responsabilités des organes de régie de votre organisation (par
ex., le conseil d’administration, les comités de la haute direction, les ministres,
etc.) et de la haute direction en matière de gestion des risques? Sont-ils tenus
responsables? Dans l’affirmative, comment?
7.
Comment la responsabilité en matière de gestion des risques se répand-elle à
travers l’organisation (par ex., à travers les niveaux de la gestion et de
l’administration, à tous les employés)? De quelle façon les personnes sont-elles
tenues responsables?
8.
Les risques importants sont-ils communiqués aux parties prenantes? Dans ce
cas, à quelle cadence, et dans quel contexte? Qui est chargé de ces
communications avec les parties prenantes?
9.
a)
Pouvez-vous décrire, en termes généraux, de quelle façon votre
organisation identifie et évalue les risques qui touchent l’ensemble de
l’organisation?
9.
b)
Une fois les risques identifiés, comment cette information sert-elle de
support au processus de gestion (planification, allocation de
ressources et prise de décision)?
10.
Quelles techniques et méthodes sont utilisées pour identifier et évaluer les
risques? (Pensez aux éléments suivants :




11.
kpmg
les genres de risques,
la façon dont ils sont cernés,
la façon dont ils sont quantifiés,
la façon dont ils sont classés par priorités).
Les techniques et les méthodes sont-elles faciles à comprendre et à utiliser par
les gestionnaires? (Pensez à : l’utilisation du langage ordinaire et à la
convivialité).
58
kpmg
12.
Les résultats de l’évaluation sont-ils intégrés aux processus de gestion en place
(par ex., planification, allocation des ressources et prise de décisions)? De
quelle façon?
13.
L’évaluation tient-elle compte du point de vue des parties prenantes quant au
risque et aux coûts d’opportunité d’un risque qu’on n’a pas pris?
14.
Dans quelle mesure la gestion des risques a-t-elle soutenu le changement et les
virages culturels survenus dans votre organisation?
15.
Pouvez-vous décrire, dans les grandes lignes, de quelle façon votre
organisation gère ou réduit les risques au moyen d’un système interne de
contrôle et d’autres stratégies?
16.
Vos stratégies ou processus de gestion du risque ont-ils changé? De
quelle façon?
17.
Les parties prenantes, les clients, fournisseurs ou autres organismes externes
font-ils partie de votre processus de gestion des risques? Comment?
18.
Pouvez-vous décrire, dans les grandes lignes, de quelle façon votre
organisation exerce une surveillance sur le processus de gestion des risques
et de quelle façon elle communique et fait rapport, à ce sujet, à la haute
direction, à l’organisme de régie et aux principales parties prenantes?
19.
Le succès obtenu dans l’atteinte des objectifs de gestion des risques fait-il
l’objet d’un suivi et est-il mesuré?
20.
Votre organisation se sert-elle d’une structure ou d’un support particuliers pour
faire ses rapports sur la gestion des risques?
21.
Quel est le rôle de la vérification interne dans votre programme de gestion des
risques? (Pensez aux éléments suivants : surveillance de la conformité,
conformité et offre d’amélioration ou de conseils de pratiques exemplaires,
pratiques exemplaires, méthodes, etc.)
59
3.
L’implantation de la gestion des risques dans votre organisation
Y a-t-il certaines pratiques exemplaires ou des leçons tirées (des obstacles renversés)
dont vous aimeriez nous faire part, en gardant à l’esprit les pratiques dont nous avons
dressé une liste dans la section B2 ci-dessus, et dans les composantes de la gestion des
risques (v. p. 67), ou toute autre pratique d’implantation? Avez-vous des exemples
d’outils qu’on ne devrait pas utiliser?
4.
1.
Pouvez-vous décrire, dans les grandes lignes, de quelle façon votre
organisation implante la gestion des risques? (Reportez-vous aux outils
décrits à la Section B).
2.
Y a-t-il certains outils qui ont été particulièrement efficaces? Pourquoi?
Les disciplines et fonctions de la gestion des risques
1.
Existe-t-il des disciplines et des fonctions qui, au sein de votre organisation,
font la gestion des risques à un niveau opérationnel? Quelles sont-elles?
2.
Y a-t-il des pratiques exemplaires et les leçons tirées (les obstacles
renversés) associés au processus de gestion qui ont servi à établir et à
implanter la gestion des risques dans ces disciplines et fonctions?
Existe-t-il des documents que vous pourriez nous remettre pour nous aider à comprendre
vos pratiques de gestion des risques?
Pouvons-nous vous rappeler si nous avons besoin d’éclaircissements ou de détails sur vos
réponses?
Y a-t-il des articles ou des publications que vous avez trouvés particulièrement utiles dans
vos activités de gestion des risques? (Liste)
kpmg
60
Les composantes de la gestion des risques
La présente apporte des précisions sur les pratiques d’intégration de la gestion des risques aux
pratiques de gestion d’une organisation.
Ces pratiques devraient faire en sorte que :
•
les objectifs et les avantages de la gestion des risques soient définis et communiqués
dans l’ensemble de l’organisation :
–
–
–
–
•
Qu’il existe un partage des responsabilités de gestion des risques et de stimulation de
l’engagement à chaque niveau administratif de l’organisation et au niveau de son
organisme de régie :
–
–
–
•
la portée : genres de risques,
l’identification des risques,
l’évaluation de la probabilité de fréquence et d’impact,
la quantification et le classement par priorités.
Que le système interne de contrôle et son amélioration continue serve à atténuer ou à
gérer les risques :
–
–
–
–
kpmg
le rôle et les responsabilités,
la régie,
l’engagement.
Que les risques qui s’étendent à l’ensemble de l’organisation soient identifiés et évalués
de façon à servir de soutien aux processus de gestion (planification, allocation des
ressources et prise de décision) :
–
–
–
–
•
la tolérance au risque et ses limites
l’opportunité et la prise de risques,
la couverture du risque,
l’intégration aux processus de gestion.
le cadre de contrôle (ex., CoCo, COSO, etc.),
les stratégies visant à mitiger directement les risques tout en poursuivant
les opportunités qui se présentent,
les stratégies visant à influencer indirectement ou à partager les risques par
des partenariats, de l’assurance, etc.,
les décisions d’accepter les risques échappant au contrôle ou à l’influence,
et de simplement améliorer la surveillance et la fréquence des rapports,
tout en mettant en place des plans d’urgence,
62
–
•
Que la gestion des risques fasse l’objet d’une surveillance et qu’il y ait communication
et rapports destinés à la haute direction, à l’organe de régie et aux principales parties
prenantes :
–
–
–
–
kpmg
la réévaluation continue des risques résiduels, ajoutée à la mise à jour
continue des stratégies.
la qualité de l’information,
la communication,
la vérification interne et externe,
les rapports : à la haute direction, à l’organe de régie, aux parties prenantes
externes.
63
Annexe D
Critères d’évaluation de l’applicabilité des pratiques
exemplaires au gouvernement fédéral canadien
kpmg
•
Susceptible de s’appliquer largement, au-delà de la protection des biens et
des personnes
•
Stimule un milieu de travail favorable
•
Appuie l’innovation
•
Améliore la prestation du service; p. ex., l’efficacité, l’efficience
•
Améliore l’accès au gouvernement et à ses services
•
Facilite la prise de décisions de la direction
•
Fait la promotion d’une saine allocation des ressources
•
Facile à comprendre et à utiliser (langage ordinaire, convivial pour l’utilisateur)
•
Aide les gestionnaires à comprendre le contexte et les implications des risques
•
Montre la communication avec les intéressés et leur participation
•
Facilite les virages culturels et la gestion du changement
•
S’appuie sur les connaissances existantes et les leçons tirées dans l’organisation
•
Tient compte des coûts d’opportunité
•
Possède un cadre de responsabilité et de régie clair et facile d’application
•
Fait une utilisation efficace des ressources de vérification et d’évaluation
•
Établit des liens horizontaux dans l’organisation
•
S’intègre bien au cadre de gestion, aux processus et aux pratiques déjà en place.
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