Avant la visite de monitoring

Formation Recherche Clinique OncoBasseNormandie
02/12/2013
MONITORING / SUIVI DES PATIENTS
Jean-Michel GRELLARD
ARC Coordinateur - Centre François Baclesse
02/12/2013
CFB
Quelques définitions
Cahier d’observation ou Case Report Form (CRF) : Document
quel que soit son support destiné à recueillir toutes les
informations requises par le protocole concernant les personnes
qui se prêtent à la recherche et devant être transmises au
promoteur.
Documents sources : Documents originaux, données et
enregistrements présentant un intérêt pour la recherche (par ex:
dossiers médicaux, compte rendu laboratoire …).
Toutes les informations rapportées dans un CRF doivent être
étayées par des documents sources.
Un document source idéal présente les caractéristiques
suivantes:
Il est indépendant du CRF
C’est un original et non une copie (plus facilement falsifiable)
Il est authentifié par une personne habilitée (date+signature)
Il est nominatif (identification du patient)
02/12/2013
CFB
Quelques définitions suite
Visite de monitoring : Visite effectuée régulièrement sur les
sites investigateurs par les ARCs ou les moniteurs afin de suivre
le déroulement de l’étude et s'assurer qu'elle est conduite
correctement et que les données sont recueillies et rapportées
conformément au protocole, aux procédures opératoires
standardisées, aux bonnes pratiques cliniques et aux dispositions
législatives et réglementaires en vigueur.
Elle peut être réalisée par:
Une CRO : Contract Research Organization; Prestataire privé
mandaté par le promoteur pour gérer tout ou partie de l’essai
(missions définies dans la convention).
Le Promoteur lui-même
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CFB
MONITORING
Intérêt : Il permet de détecter, corriger et prévenir les
erreurs (en particulier de transcription), les oublis, les
confusions, les fraudes. Il permet également de vérifier
la sécurité des personnes se prêtant à la recherche et
de contrôler les conditions de réalisation de l’essai.
La préparation d’un monitoring se déroule en 4 étapes:
Avant le démarrage de l’étude
Avant la visite de monitoring
Pendant la visite de monitoring
Après la visite de monitoring
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REGLES ET CONSEILS
Quelques règles:
Utiliser des stylos à encre noire
Dater et signer toutes les corrections
Toute copie des documents sources demandée par le promoteur doit être
systématiquement anonymisée. Rien ne doit permettre de remonter à l’identité
du patient.
Ne jamais antidater.
Quelques conseils:
Compléter les CRFs et quéries demandés dans le courrier pré-visite et revoir les
points restés en suspend avant le monitoring. Etre « UP TO DATE »
Attention aux ARCs promoteurs quelque fois mal formés à la recherche clinique,
à la prise en charge de la pathologie, à leur protocole. Etre vigilant et ne pas se
laisser influencer par certains ARCs (demander avis IP)
Se protéger en interne et en externe par des traces écrites. Nous ne vivons pas
chez les bisounours !
Ne pas hésiter à faire son propre rapport de monitoring (en cas de discordance
avec celui de l’ARC promoteur; trop de CRFs demandés/monitorés, fréquence
des monitorings …)
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CFB
Avant le démarrage de l’étude
L’organisation des monitoring sera précisée dans la
convention (qui le fait, à quel rythme).
L’ARC est mandaté par le promoteur ; sa compétence est
documentée. Sa mission impliquant la consultation des
données sources, il est soumis au secret professionnel.
L’ARC moniteur est
notamment responsable de la
transmission du guide de remplissage du cahier
d’observation aux centres investigateurs +/- de la
formation au remplissage du CRF.
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CFB
Avant la visite de monitoring
Le remplissage du CRF est une responsabilité de
l’investigateur principal. Il reste le garant de la qualité des
données. Par délégation, il autorise la gestion administrative de
l’essai à l’ARC (cf. feuille de délégation de tâches disponible
dans le classeur investigateur).
Rôle de l’ARC hospitalier:
Il complète le CRF « en temps réel »
Il est le garant de la qualité des données recueillies tout
au long de l’étude
Il détecte les déviations éventuelles au protocole
Il vérifie la déclaration des effets indésirables graves.
Il détecte les éventuels dysfonctionnements et les rattrape
Il vérifie les consentements éclairés, les addendum, et la mise
en conformité des documents réglementaires.
02/12/2013
CFB
Avant la visite de monitoring
(suite)
Dans tous les cas, l’ARC convient d’une réunion de travail avec l’IP, au cours de
laquelle, sont revus:
l’imputabilité des événements indésirables survenus pendant le traitement,
La réponse aux questions posées au cours du remplissage,
la traçabilité et la validation des informations dans le dossier source
(notamment lorsque l’examen clinique a été effectué par un interne, la visite
doit alors être validée et contre-signée par l’IP). la validation et la signature
des CRF,
la validation des évaluations tumorales.
Les éventuels dysfonctionnements
L’ARC s’assure des possibilités d’accueil au sein de l’Unité (ordinateur à
disposition) et de la disponibilité de l’IP ce jour là (environ 10 à 15 minutes pour la
visite de monitoring).
Au préalable, l’ARC a mis à disposition sur le poste réservé au monitoring, les
CRFs (Case Report Forms) demandés, les documents sources du patient et
dossiers infirmiers disponibles, le classeur investigateur et les autres documents
spécifiques.
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CFB
Pendant la visite de monitoring
Le monitoring se déroule en 2 étapes:
1ère étape:
L’ARC promoteur consulte les CRFs des patients inclus, les dossiers patients, le classeur
investigateur.
L’ARC promoteur vérifie :
Le remplissage des CRFs : existence et cohérence des données requises par rapport aux
documents sources
L’existence du consentement daté et signé conformément aux BPC ;
L’existence d’un dossier médical suffisamment documenté ;
Les données manquantes pour le critère d’évaluation principal, le résultat des examens clés ;
Le respect des dates des visites et examens prévus par le protocole ;
La déclaration et le suivi des évènements indésirables graves ;
La conformité de l’administration du traitement par rapport au protocole, et les traitements
associés ;
Le respect des règles d’inclusion (éligibilité) ;
Le respect du bras de traitement
La mise à jour du dossier investigateur si documents nouveaux ou modifiés (enregistrer les
documents manquants ; noter les changements dans l’équipe).
A la pharmacie, il contrôle le stock des produits fournis par le promoteur, les conditions de
stockage, le renouvellement des traitements, l’existence d’une ordonnance nominative de
dispensation des traitements, la comptabilité des traitements retournés (si nécessaire).
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Pendant la visite de monitoring
(suite)
2ème étape:
L’ARC promoteur travaille avec l’ARC hospitalier:
L’ARC promoteur informe de toute erreur, omission ou donnée illisible
dans les cahiers d’observations. Les corrections, ajouts ou suppressions
sont effectués, datés, argumentés si nécessaire et paraphés par l’ARC
ou par l’investigateur ou un membre de son équipe autorisé.
Les quéries en suspens, les SAEs non déclarés sont complétés.
Tous les problèmes rencontrés sont abordés, les documents
réglementaires mis à jour.
Il est très important que l’ARC promoteur puisse rencontrer l’investigateur
principal (IP) afin de discuter de l’avancée de l’essai et de tous les problèmes
rencontrés (tolérance, adaptations de doses, évaluation tumorale, non
respect du protocole ou des BPC …). Réponse médicale indispensable
notamment au niveau des imputabilités.
L’ARC promoteur sert de lien entre l’IP et le promoteur.
02/12/2013
CFB
Après la visite de monitoring
Ranger et classer les dossiers et documents de l’étude.
Après réception du rapport de monitoring, mettre en place des
actions correctrices si nécessaires (signature d’addendum au
formulaire d’information patient, révision des examens de
surveillance…).
Information des participants à l’étude en cas de nouvelle
importante sur l’étude, en cas de problèmes rencontrés (à faire
avec l’IP).
Mise à jour des documents réglementaires.
02/12/2013
CFB
SUIVI DES PATIENTS
L’investigateur principal est responsable du déroulement de l’essai, conformément au
protocole. Il est responsable de toutes les décisions médicales et non médicales prises
dans le cadre de l’essai. Il ne peut modifier la prise en charge du patient sans
l’autorisation du promoteur, sauf en cas de danger immédiat pour la personne se
prêtant à la recherche.
La faisabilité de l’étude doit être correctement évaluée en amont afin de déterminer si
vous avez une équipe capable de gérer l’essai conformément aux exigences du
protocole.
Pour un suivi correct des patients, l’IP et son équipe (ARC, IDE…) doivent :
Mettre à disposition les dernières versions des protocoles, synopsis et autres documents de
l’étude
Tracer l’inclusion du patient et son suivi dans le cadre de l’essai dans son dossier médical
Mettre en place des documents pour un suivi correct des patients
Anticiper les examens et procédures spécifiques du protocole (renouvellement de traitement,
examens centralisés, ordonnances et examens spécifiques, pharmacocinétiques … )
Pour un suivi optimal du patient dans un essai thérapeutique, l’investigateur doit
absolument être secondé par du personnel de recherche clinique (IDE, ARC …)