Banque de renseignements personnels du CHEO

Banque de renseignements personnels
Table des matières
Administration et gouvernement
Participation au conseil
3
3
Bureau d’affaires
Fiche de compte du patient
Facture du client et du fournisseur
Stationnement
4
4
4
5
Communication de l'entreprise
Images
6
6
Administration générale
Listes de contacts du service et horaire
7
7
Dossiers médicaux
Dossiers protégés par la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé
Dossiers de divulgations d'informations
8
8
9
Ressources humaines
Dossiers du personnel
Concours et recrutement des employés
Griefs et arbitrage
Programme de vérification des antécédents par la police
Registre de formation
Indemnisation des travailleurs et gestion des limitations fonctionnelles
10
10
11
11
12
12
13
Service d'information
Dossiers sur le système et sur l’administration des comptes
Demandes d'accès à l'information
14
14
1
Services de la bibliothèque
Dossiers relatifs à l’inscription des usagers
15
15
Santé et sécurité au travail et prévention des infections
Dossiers sur la santé et la sécurité au travail
Dossiers sur la prévention des infections
16
16
17
Relations avec les patients
Dossiers sur les relations avec les patients
18
18
Système de paie
Dossiers de paie des employés
Dossier sur les avantages sociaux
Dossiers de pension
Registre du livre de paie et traitement de la période de paie
Formulaires T4 et T4A, et cotisations au Régime de pensions du Canada
19
19
20
20
21
21
Pharmacie
Pharmacie : Ordonnances pour malade hospitalisé
22
22
Services de sécurité
Rapports de sécurité
Vidéosurveillance
Dossiers sur les cartes d'identité et sur la distribution de clés
23
23
24
25
Recherche
Comité d'éthique de la recherche
26
26
Services bénévoles
Bénévoles
Candidatures de bénévoles
27
27
27
2
Administration et gouvernement
Nom :
Participation au conseil
Emplacement :
Bureau administratif
Autorité juridique :
Loi sur les personnes morales (Ontario), art. 300
Renseignements
maintenus :
En totalité ou en partie : nom, courriel, nom de l'assistant, numéro de téléphone
de l'assistant, courriel de l'assistant, adresse à la maison, adresse à la maison,
numéro de téléphone à la maison
Utilisations :
Les renseignements sont utilisés pour documenter les membres des organismes
dirigeants de l'hôpital et pour créer des étiquettes d'adresse.
Utilisateurs :
Assistants des services corporatifs
Individus
dans la banque :
Directeurs issus du personnel et du public
Conservation et
élimination :
varié; voir la politique de conservation des dossiers du CHEO
3
Bureau d’affaires
Nom :
Fiche de compte du patient
Emplacement :
Dossier électronique, Directeur du bureau d’affaires
Autorité juridique :
Loi de l'impôt sur le revenu, paragr. 230 (1)
Renseignements
maintenus :
Renseignements personnels directs
En totalité ou en partie : nom, date de naissance, genre, statut matrimonial,
adresse, numéro de téléphone, numéro d’assurance-maladie, information
médicale
Utilisations :
Les renseignements sont utilisés pour l'administration, pour garder les dossiers à
jour.
Utilisateurs :
Personnel du bureau d’affaires
Individus dans la
banque :
Patients
Conservation et
élimination :
varié; voir la politique de conservation des dossiers du CHEO
Nom :
Facture du client et du fournisseur
Emplacement :
Dossier électronique, Directeur du bureau d’affaires
Autorité juridique :
Loi de l'impôt sur le revenu, paragr. 230 (1)
Renseignements
maintenus :
Renseignements personnels directs
En totalité ou en partie : nom, adresse, numéro de téléphone, relevé de paiement
(peut inclure débit, banque, carte de crédit, chèque ou autre type d'information
sur le paiement), services reçus, information sur le véhicule, correspondance
pertinente
Utilisations :
Les renseignements sont utilisés pour gérer les sommes recevables ou reçues
par l'hôpital de la part d'un individu.
Utilisateurs :
Personnel du bureau d’affaires
Individus dans la
banque :
Patients
Conservation et
élimination :
varié; voir la politique de conservation des dossiers du CHEO
4
Nom :
Stationnement
Emplacement :
Bureau d’affaires
Autorité juridique :
Loi sur les Hôpitaux publics, L.R.O., 1990
Renseignements
maintenus :
Renseignements personnels directs
En totalité ou en partie : coordonnées à la maison, numéro d'employé, et
information sur le véhicule
Utilisations :
Les renseignements sont utilisés pour gérer le service de stationnement.
Utilisateurs :
Personnel du bureau d’affaires
Individus dans la
banque :
Étudiants actuels et anciens, employés, sages-femmes, médecins
Conservation et
élimination :
varié; voir la politique de conservation des dossiers du CHEO
5
Communications
Nom :
Images
Emplacement :
Communications
Autorité juridique :
Loi sur les Hôpitaux publics, L.R.O., 1990
Renseignements
maintenus :
Photographie des personnes et des événements prise à l'hôpital, ou en lien avec
l'histoire personnelle ou avec des faits
Utilisations :
Les renseignements sont utilisés pour la promotion de l'hôpital dans des
publications internes et externes.
Utilisateurs :
Personnel de communication de l' hôpital
Individus dans la
banque :
Conservation et
élimination :
Employés, bénévoles, étudiants, sages-femmes, médecins et membres du public
qui assistent à des événements du CHEO
varié; voir la politique de conservation des dossiers du CHEO
6
Administration générale
Nom :
Listes de contact et horaire du service
Emplacement :
Liste disponible dans la plupart des services
Autorité juridique :
Loi sur les Hôpitaux publics, L.R.O., 1990
Renseignements
maintenus :
Renseignements personnels directs
En totalité ou en partie : coordonnées à la maison et numéro d'employé
Utilisations :
Les renseignements sont utilisés pour gérer les relations de travail.
Utilisateurs :
Gestionnaires
Individus dans la
banque :
Personnel
Conservation et
élimination :
varié; voir la politique de conservation des dossiers du CHEO
7
Dossiers médicaux
Nom :
Dossiers protégés par la Loi sur la protection des renseignements personnels sur
la santé
Emplacement :
Bureau des archives médicales
Autorisation légale :
Loi de 2004 sur la Protection des renseignements personnels sur la santé
Renseignements
maintenus :
Renseignements personnels directs
En totalité ou en partie : nom, adresse, numéro de téléphone, courriel, date de
naissance et genre
Renseignements personnels directs sur la santé
En totalité ou en partie : nom, adresse, numéro de téléphone, courriel, date de
naissance, numéro d’assurance-maladie, genre, information sur l'assurance
maladie, antécédents médicaux, mesures de la santé et résultats d'examen,
états de santé, résultats d'examens et diagnostics, dossier de vaccination,
traitements suivis, correspondance liée à l'individu et évaluations ou avis au sujet
de l'individu
Utilisations :
Les renseignements sont utilisés pour la mise à jour des dossiers des patients
traités à l'hôpital.
Utilisateurs :
Employés du service des archives médicales
Individus dans la
banque :
Patients
Conservation et
élimination :
varié; voir la politique de conservation des dossiers du CHEO
8
Nom :
Dossiers de divulgations d'informations
Emplacement :
Bureau des archives médicales
Autorité juridique :
Loi de 2004 sur la Protection des renseignements personnels sur la santé
Renseignements
maintenus :
Renseignements personnels directs
En totalité ou en partie : nom, adresse, numéro de téléphone, courriel, date de
naissance et genre
Renseignements personnels directs sur la santé
En totalité ou en partie : nom, adresse, numéro de téléphone, courriel, date de
naissance, numéro d’assurance-maladie, genre, information sur l'assurance
maladie, antécédents médicaux, mesures de la santé et résultats d'examen,
états de santé, résultats d'examens et diagnostics, dossier de vaccination,
traitements suivis, correspondance liée à l'individu et évaluations ou avis au sujet
de l'individu
Utilisations :
Les renseignements sont utilisés pour traiter les demandes de renseignements
personnels sur la santé.
Utilisateurs :
Employés du service des archives médicales
Individus dans la
banque :
Conservation et
élimination :
Patients, sages-femmes, médecins, avocats et autres parties autorisées à
demander des renseignements personnels sur la santé d'un autre individu
varié; voir la politique de conservation des dossiers du CHEO
9
Ressources humaines
Nom :
Dossiers du personnel
Emplacement :
Ressources humaines
Autorité juridique :
Loi sur les Hôpitaux publics, L.R.O., 1990
Renseignements
maintenus :
Renseignements personnels directs
En totalité ou en partie : nom, date de naissance, coordonnées et coordonnées
de la personne à contacter en cas d'urgence, statut matrimonial et information
pertinente, plus proche parent, coordonnées du bénéficiaire, citoyenneté ou
statut d'immigration, numéro d’assurance sociale, numéro d'employé ou
d'étudiant, renseignements sur la formation, renseignement sur la recherche,
antécédents professionnels, mesure du rendement, information sur les mesures
disciplinaires, information sur les griefs, vérification d’antécédents criminels,
assiduité, renseignements financiers, renseignement sur l’invalidité, antécédents
médicaux, photographies, description physique, lettres de recommandation,
commentaires et avis
Utilisations :
Les renseignements sont utilisés pour gérer les relations de travail de
l'embauche jusqu'à la cessation d'emploi, en vertu des conventions collectives et
des prescriptions juridiques, ainsi que pour entrer en contact ou pour effectuer un
rapport.
Utilisateurs :
Personnel autorisé des ressources humaines
Individus dans la
banque :
Employés et personnes à contacter en cas d'urgence
Conservation et
élimination :
varié; voir la politique de conservation des dossiers du CHEO
10
Nom :
Concours et recrutement des employés
Emplacement :
Ressources humaines
Autorité juridique :
Loi sur les Hôpitaux publics, L.R.O., 1990
Renseignements
maintenus :
Renseignements personnels directs
En totalité ou en partie : nom,vcoordonnées, genre, état matrimonial,
admissibilité à travailler au Canada, numéro d'employé ou d'étudiant,
renseignement sur la formation, renseignement sur l'emploi, offres d'emploi, état
du groupe désigné, statut du contrat, affiliation syndicale, évaluation des
étudiants, lettres de recommandation, commentaires et avis
Utilisations :
Les renseignements sont utilisés pour gérer le procédé d'embauche, pour
maintenir les dossiers à jour.
Utilisateurs :
Personnel des ressources humaines
Individus dans la
banque :
Employés éventuels et employés
Conservation et
élimination :
varié; voir la politique de conservation des dossiers du CHEO
Nom :
Griefs et arbitrage
Endroit :
Ressources humaines
Autorité juridique :
Loi de 1995 sur les Relations de travail, L.O. 1995, c.1, art. 48.
Renseignements
maintenus :
Renseignements personnels directs
En totalité ou en partie : nom, coordonnées, genre, statut matrimonial,
admissibilité à travailler au Canada, numéro d'employé ou d'étudiant,
renseignement sur la formation, renseignement sur l'emploi, offre d'affiliation
syndicale, commentaires et avis
Utilisations :
Les renseignements sont utilisés pour répondre aux griefs des employés.
Utilisateurs :
Personnel des ressources humaines et des relations de travail
Individus dans la
banque :
Employés qui ont un grief
Conservation et
élimination :
varié; voir la politique de conservation des dossiers du CHEO
11
Nom :
Programme de vérification des antécédents par la police
Emplacement :
Ressources humaines
Autorité juridique :
Loi sur les services aux personnes atteintes d'un handicap de développement —
R.R.O. 1990, règlement 272, alinéa 13(1) K, Rapport no 8 du comité du
développement économique (article 6) {Vérification des antécédents par la police
et processus d'embauche}.
Renseignements
maintenus :
Renseignements personnels directs
En totalité ou en partie : nom, date de naissance, genre, adresse, numéro de
téléphone, courriel
Utilisations :
Les renseignements sont utilisés pour aider à déterminer les qualifications des
candidats reçus pour des postes au sein de l'hôpital.
Utilisateurs :
Personnel des ressources humaines
Individus dans la
banque :
Employés, étudiants, bénévoles
Conservation et
élimination :
varié; voir la politique de conservation des dossiers du CHEO
Nom :
Registre de formation
Emplacement :
Ressources humaines
Autorité juridique :
Loi sur la santé et la sécurité au travail, L.R.O., 1990, c. O.1, art. 25.
Renseignements
maintenus :
Renseignements personnels directs
En totalité ou en partie : nom, genre, date de naissance, adresse, numéro de
téléphone, antécédents professionnels, antécédents de formation (y compris les
certificats), renseignements sur les examens et les résultats, et le formulaire
d'employé
Utilisations :
Les renseignements sont utilisés pour l'administration; maintenir à jour le dossier
de formation du personnel sur les compétences techniques et spécialisées.
Utilisateurs :
Personnel des ressources humaines
Individus dans la
banque :
Employés, étudiants, bénévoles
Conservation et
élimination :
varié; voir la politique de conservation des dossiers du CHEO
12
Nom :
Indemnisation des travailleurs et gestion des limitations fonctionnelles
Emplacement :
Ressources humaines
Autorité juridique:
Loi sur les Hôpitaux, L.R.O., 1990; Loi de 1995 sur les Relations de travail
Renseignements
maintenus :
Renseignements personnels directs
En totalité ou en partie : nom, date de naissance, coordonnées à la maison,
statut matrimonial et information pertinente, numéro d’assurance sociale, numéro
d'employé, renseignement sur l'emploi, renseignement sur une rente d'invalidité
de longue durée, renseignement sur les réclamations à la santé et sécurité au
travail et à la commission des assurances, renseignements financiers
Utilisations :
Les renseignements sont utilisés pour gérer les réclamations et les avantages
sociaux, pour faire le suivi des demandes et pour la planification du retour au
travail.
Utilisateurs :
Personnel des ressources humaines et personnel autorisé
Individus dans la
banque :
Employés, personnes à charge et bénéficiaires
Conservation et
élimination :
varié; voir la politique de conservation des dossiers du CHEO
13
Service d’information
Nom :
Dossiers sur le système et sur l’administration des comptes
Emplacement :
Système d’information (SI)
Autorité juridique :
Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990
Renseignements
maintenus :
Renseignements personnels directs
En totalité ou en partie : nom, nom d’utilisateur, mot de passe, coordonnées à la
maison, numéro d’employé
Utilisations :
Les renseignements sont utilisés pour créer des comptes de téléphone et des
comptes courriel et Internet pour les étudiants, le personnel, les sages-femmes
et les médecins, pour gérer les autorisations d’accès, pour répondre aux
demandes des usagers, pour enquêter sur les incidents, pour produire des
rapports d’appels interurbains et pour communiquer.
Utilisateurs :
Personnel qui gère le SI
Individus dans la
banque :
Étudiants actuels et anciens, bénévoles, personnel, sages-femmes, médecins
Conservation et
élimination :
varié; voir la politique de conservation des dossiers du CHEO
Nom :
Demandes d’accès à l’information
Emplacement :
Bureau de l’accès à l’information
Autorité juridique :
Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP)
Renseignements
maintenus :
Renseignements personnels directs
En totalité ou en partie : nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel,
relevé de paiement, objet de la demande, divers types de renseignements
personnels selon les documents demandés
Utilisations :
Les renseignements sont utilisés pour traiter les demandes d’accès et les
corrections apportées aux demandes de renseignements personnels ou pour
enquêter sur les plaintes d’atteinte à la vie privée en vertu de la LAIPVP.
Utilisateurs :
Agent chargé de l’accès à l’information et aux renseignements personnels,
coordonnateur de l’accès à l’information
Individus dans la
banque :
Personnes qui soumettent une demande
Conservation et
élimination :
varié; voir la politique de conservation des dossiers du CHEO
14
Services de la bibliothèque
Nom :
Dossiers relatifs à l’inscription des usagers
Emplacement :
Bibliothèque
Autorité juridique :
Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990
Renseignements
maintenus :
Renseignements personnels directs
En totalité ou en partie : nom, coordonnées, numéro d’employé et
renseignements sur l’emploi
Utilisations :
Les renseignements sont utilisés pour gérer les prêts à la bibliothèque.
Utilisateurs :
Personnel de la bibliothèque
Individus dans la
banque :
Employés, étudiants, bénévoles, médecins, familles des patients, public
Conservation et
élimination :
varié; voir la politique de conservation des dossiers du CHEO
15
Santé et sécurité au travail et prévention des infections
Nom :
Dossiers sur la santé et la sécurité au travail
Emplacement :
Service de la santé et la sécurité au travail
Autorité juridique:
Loi sur la santé et la sécurité au travail / Loi sur la sécurité professionnelle et
l’assurance contre les accidents du travail
Renseignements
maintenus :
Renseignements personnels directs
En totalité ou en partie : nom, date de naissance, coordonnées à la maison,
statut matrimonial et familial et renseignements, numéro d’employé,
renseignements sur l’emploi, renseignements médicaux
Autre
Correspondance
Utilisations :
Les renseignements sont utilisés pour que l’hôpital respecte ses responsabilités
en matière de santé et sécurité sur les lieux de travail et de questions relatives à
la santé et sécurité au travail.
Utilisateurs :
Personnel du service de santé et sécurité au travail et médecins
Individus dans la
banque :
Employés, étudiants, bénévoles, sages-femmes, médecins
Conservation et
élimination :
varié; voir la politique de conservation des dossiers du CHEO
16
Nom :
Dossiers sur la prévention des infections
Emplacement :
Service de la prévention des infections
Autorité juridique :
Loi sur la protection et la promotion de la santé, L.R.O. 1990, c. H.7, article 5, 25
Renseignements
maintenus :
Renseignements personnels sur la santé
En totalité ou en partie : nom, numéro d’hôpital, renseignements médicaux, y
compris les résultats des examens en laboratoire
Utilisations :
Les renseignements sont utilisés pour l’établissement des rapports, des
diagnostics et des traitements, pour les statuts d’isolement et pour le suivi et
l’acheminement des patients.
Utilisateurs :
Personnel du service de la prévention des infections, médecins
Individus dans la
banque :
Conservation et
élimination :
Personnes dont le résultat en laboratoire démontre qu’elles sont porteuses d'un
micro-organisme
varié; voir la politique de conservation des dossiers du CHEO
17
Relations avec les patients
Nom :
Dossiers sur les relations avec les patients
Emplacement :
Bureau des relations avec les patients
Autorité juridique :
tous
Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990; Loi sur l’excellence des soins pour
(Projet de loi 128)
Renseignements
maintenus :
Renseignements personnels directs
En totalité ou en partie : nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel,
avis
Autre
Correspondance et autres documents à l’appui
Utilisations :
Les renseignements sont utilisés pour enquêter sur les plaintes et pour les
régler.
Utilisateurs :
Consultant en relation avec les patients, directeurs et gestionnaires impliqués
dans les enquêtes
Individus dans la
banque :
Conservation et
élimination :
Patients ou tout autre plaignant, employés, étudiants, bénévoles, sages-femmes,
médecins
varié; voir la politique de conservation des dossiers du CHEO
18
Système de paie
Nom :
Dossiers de paie des employés
Emplacement :
Gestionnaire du système de paie
Autorité juridique :
Loi de 2000 sur les normes d’emploi, c. 41, article 15; Loi sur les
assurances, L.R.O. 1990, c. I.8, sarticle 300; Régime des pensions du Canada,
L.R.C., 1985, c. C-8, a.
Renseignements
maintenus :
Dossiers liés à l’historique de paie des employés (renseignements sur les taux
de salaire, les heures de travail, les absences signalées, les saisies-arrêts, les
modifications du taux de salaire et les retenues salariales choisies et obligatoires
pour chaque employé
Renseignements personnels directs
En totalité ou en partie : nom, adresse, genre, numéro d’assurance sociale, date
de naissance, numéro de téléphone. adresse courriel, numéro d’employé,
antécédents professionnels, exonération fiscale, numéro de compte bancaire,
renseignements médicaux at autre correspondance
Utilisations:
Les renseignements sont utilisés pour des fins administratives, pour le calcul et
pour la gestion de la paie.
Utilisateurs :
Personnel affecté à la paie
Individus dans la
banque :
Employés, étudiants
Conservation et
élimination :
varié; voir la politique de conservation des dossiers du CHEO
19
Nom :
Dossiers sur les avantages sociaux
Emplacement :
Gestionnaire du système de paie
Autorité juridique :
Loi de 2000 sur les normes d’emploi, c. 41, article 15; Loi sur les
assurances, L.R.O. 1990, c. I.8, sarticle 300; Régime des pensions du Canada,
L.R.C., 1985, c. C-8, a.
Renseignements
maintenus :
Renseignements personnels directs
Nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, numéro d’employé,
antécédents professionnels, renseignements médicaux
Autre
Correspondance, contrat, relevé de paiement
Utilisations:
Les renseignements sont utilisés pour des fins administratives, pour maintenir les
dossiers.
Utilisateurs :
Employés du Bureau de la paie, ressources humaines
Individus dans la
banque :
Employés
Conservation et
élimination :
varié; voir la politique de conservation des dossiers du CHEO
Nom :
Dossiers de pension
Emplacement :
Bureau de la paie
Autorité juridique :
Loi sur l’assurance-emploi
Renseignements
maintenus :
Renseignements personnels directs
Nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, numéro d’employé,
numéro d’assurance sociale, renseignements sur les prestations, antécédents
financiers et professionnels, renseignements fiscaux.
Utilisations:
Les renseignements sont utilisés pour administrer les droits à pension et pour
fournir une planification financière.
Utilisateurs :
Employés du Bureau de la paie, ressources humaines
Individus dans la
banque :
Employés
Conservation et
élimination :
varié; voir la politique de conservation des dossiers du CHEO
20
Nom :
Registre du système de paie / traitement de la période de paie
Emplacement :
Bureau de la paie
Autorité juridique :
Loi sur l’impôt-santé des employeurs, L.R.O. 1990, c. E.11, article 12; Régime
des pensions du Canada, L.R.C., 1985, c. C-8, article 24; Loi sur
l’assurance-emploi, 1996, c. 23, article 87; Loi de l’impôt sur le revenu, L.R.C.
1970-71-72, c. 63, article 230.
Renseignements
maintenus :
Dossiers liés à l’administration et au traitement du salaire et du paiement des
frais des employés, pendant les périodes de paie régulières
Renseignements personnels directs
En totalité ou en partie : nom, adresse, sexe, salaire brut, salaire net, déductions,
détails sur les heures travaillées et les heures payées, numéro d’assurance
sociale, date de naissance, numéro de téléphone, adresse courriel, numéro
d’employé, antécédents professionnels, exonération fiscale, numéro de compte
bancaire, renseignements médicaux
Utilisations:
Les renseignements sont utilisés à des fins administratives, pour fournir des
renseignements à l’agence des douanes et du revenu du Canada, ainsi que des
renseignements relatifs aux exigences de vérification, en matière de paie.
Utilisateurs :
Employés du Bureau de la paie, ressources humaines
Individus dans la
banque :
Employés
Conservation et
élimination :
varié; voir l’index de conservation des dossiers du CHEO
Nom :
Formulaire T4 et T4A et cotisations au Régime de pensions du Canada
Emplacement :
Copie papier, gestionnaire, système de paie
Autorité juridique :
Loi de l’impôt sur le revenu, article 230 (1); Règlement de l’impôt sur le
revenus, article 5800
Renseignements
maintenus :
Renseignements personnels directs
Nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, numéro d’employé,
antécédents financiers et professionnels
Utilisations:
Les renseignements sont utilisés à des fins administratives, pour maintenir les
dossiers.
Utilisateurs :
Employés du Bureau de la paie
Individus dans la
banque :
Employés
21
Conservation et
élimination :
varié; voir l’index de conservation des dossiers du CHEO
22
Pharmacie
Nom :
Ordonnances pour malades hospitalisés
Emplacement :
Service de pharmacie
Autorité juridique :
Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O. 1990; Loi de 2004 sur la protection des
renseignements personnels sur la santé, L.O. 2004
Renseignements
maintenus :
Renseignements personnels directs
En totalité ou en partie : nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel,
date de naissance, genre
Renseignements personnels directs sur la santé
En totalité ou en partie : nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel,
date de naissance, numéro d’assurance-maladie, genre, renseignements sur
l’assurance-maladie, antécédents médicaux, mesures prises pour la santé et
résultats d’examen, état de santé, résultats d’évaluation et diagnostics, dossiers
de vaccination, antécédents de traitement, correspondance, évaluations ou
opinions à propos de l’individu
Utilisations:
Les renseignements sont utilisés à des fins administratives, pour maintenir les
dossiers.
Utilisateurs :
Employés, étudiants, sages-femmes, médecins
Individus dans la
banque :
Patients
Conservation et
élimination :
varié; voir la politique de conservation des dossiers du CHEO
23
Services de sécurité
Nom :
Rapports de sécurité
Emplacement :
Logiciel sécurisé, livres de notes, recours à toute forme de force
Autorité juridique :
Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990
Renseignements
maintenus :
Renseignements personnels directs
En totalité ou en partie : nom, adresse, numéro de téléphone, date de naissance,
genre, numéro d’employé, pseudonymes, numéro de permis de conduire,
renseignements financiers, renseignements médicaux, antécédents
professionnels, renseignements juridiques, antécédents criminels, nature de
l’incident ou de la plainte, résumé de l’incident, numéro de dossier, numéro
d’incident de la police, images, enregistrements audio, nom de l’officier,
déclarations des témoins, notes
Utilisations :
Les renseignements sont utilisés pour enquêter sur les incidents de sécurité et
pour maintenir un environnement sécuritaire.
Utilisateurs :
Agents de sécurité, coordonnateurs de la sécurité, coordonnateurs suppléants,
gestionnaires
Individus dans la
banque :
Public, patients, employés, bénévoles, étudiants, sages-femmes, médecins
Conservation et
élimination :
varié; voir la politique de conservation des dossiers du CHEO
24
Nom :
Vidéosurveillance
Emplacement :
Bureau des services de protection
Autorité juridique :
Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990
Renseignements
maintenus :
Renseignements personnels directs
Images vidéo des personnes qui entrent dans l’hôpital ou qui utilisent les
installations de l’hôpital
Utilisations :
Les renseignements sont utilisés pour enquêter sur les incidents liés à la sûreté
ou à la sécurité.
Utilisateurs :
Service de protection, personnes autorisées qui sont impliquées dans les
enquêtes
Individus dans la
banque :
Public, patients, employés, bénévoles, étudiants, sages-femmes, médecins
Conservation et
élimination :
varié; voir la politique de conservation des dossiers du CHEO
25
Nom :
Dossiers sur les cartes d’identité et sur la distribution de clés
Emplacement :
Bureau des services de protection
Autorité juridique :
Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O., 1990
Renseignements
maintenus :
Renseignements personnels directs
En totalité ou en partie : nom, coordonnées à la maison, numéro d’employé,
photographies
Utilisations :
Les renseignements sont utilisés pour administrer et pour assurer le contrôle de
l’accès.
Utilisateurs :
Employés des services de protection
Individus dans la
banque :
Employés, bénévoles, étudiants, sages-femmes, médecins
Conservation et
élimination :
varié; voir la politique de conservation des dossiers du CHEO
26
Recherche
Nom :
Comité d’éthique de la recherche
Emplacement :
Bureau d’éthique de la recherche, chercheurs
Autorité juridique :
Règlement sur les instruments médicaux, DORS/98-282; Lignes directrices sur
les dossiers relatifs aux essais cliniques (GUIDE-0068) de Santé Canada, 2006
Renseignements
maintenus :
Renseignements personnels directs
Tous les noms ou certains noms des chercheurs, coordonnées, opinions de
tierces parties à propos des individus impliqués dans le projet, opinions
personnelles
Utilisations :
Les renseignements sont utilisés pour déterminer l’autorisation du comité
d’éthique de la recherche avec des participants humains, y compris les essais
cliniques.
Utilisateurs :
Bureau d’éthique de la recherche, membres du comité d’éthique de la recherche
Individus dans la
banque :
Conservation et
élimination :
Employés, étudiants, sages-femmes, médecins, participants éventuels aux
recherches
varié; voir la politique de conservation des dossiers du CHEO
27
Services bénévoles
Nom :
Bénévoles
Emplacement :
Électronique, Services bénévoles
Autorité juridique :
Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O. 1990
Renseignements
maintenus :
Renseignements personnels directs
En totalité ou en partie : nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel,
genre, âge, antécédents professionnels, langues parlées, références, études,
vérification des antécédents criminels, formation, prix, coordonnées en cas
d’urgence, périodes de travail, postes occupés, notes de performance, notes
d’entrevue, lettres de référence, tests de dépistage de la tuberculose
Utilisations:
Les renseignements sont utilisés à des fins administratives, pour maintenir les
dossiers.
Utilisateurs:
Directeur, coordonnateurs des services bénévoles, adjoints administratifs, y
compris les bénévoles
Utilisateurs :
Bénévoles
Conservation et
élimination :
varié; voir la politique de conservation des dossiers du CHEO
Nom:
Candidatures de bénévoles
Emplacement :
Électronique, Services bénévoles
Autorité juridique :
Loi sur les hôpitaux publics, L.R.O. 1990
Renseignements
maintenus :
Renseignements personnels directs
En totalité ou en partie : nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel,
genre, âge, antécédents professionnels, langues parlées, références
Utilisations:
Les renseignements sont utilisés à des fins administratives, pour maintenir les
dossiers.
Utilisateurs:
Directeur, coordonnateurs des services bénévoles, adjoints administratifs, y
compris les bénévoles
Utilisateurs :
Bénévoles
Conservation et
élimination :
varié; voir la politique de conservation des dossiers du CHEO
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