30 leviers au service de l`acheteur public et privé

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Partie I
Introduction
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1
Les achats
Dans ce chapitre, nous proposerons une définition générique des achats.
Ensuite, nous aborderons les diverses présentations des achats. Enfin, nous en
donnerons différentes classifications possibles. Il est évident que ces diverses
classifications sont à prendre en considération selon deux paramètres
principaux : la taille de l’entreprise et son activité.
1.1 Définition des achats
Tous les articles, toutes les enquêtes le soulignent : les achats représentent
selon les données entre 50 et 60 % du chiffre d’affaires de l’entreprise. Les
calculs prennent en considération les comptes suivants du plan comptable :
– achats de matières premières et de marchandises (compte 60) ;
– autres charges externes et services extérieurs (comptes 61/62).
Mais si l’on adopte la définition suivante des achats : « Acquisition d’un
service ou d’un bien auprès d’un tiers moyennant une contrepartie en général
financière », on s’aperçoit qu’ils représentent alors une part beaucoup plus
importante. Il faut y intégrer les investissements qui se concrétisent presque
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4
30 leviers au services de l’acheteur
toujours par l’acquisition d’un bien et qui nécessitent souvent une prestation
complémentaire.
En allant plus loin dans le raisonnement, on peut considérer que les frais financiers sont la contrepartie d’un service rendu par un banquier. D’ailleurs, les
grandes entreprises négocient bien cette prestation. Il est rare toutefois que ce
soit le service achats qui s’en occupe.
En conséquence, les dépenses « achetées » peuvent être représentées par
l’équation suivante :
Dépenses achats =
Acquisitions de produits, matières et services
+ dépenses d’investissements
Le pourcentage, en regard du chiffre d’affaires, peut être beaucoup plus
important (70 à 80 % environ). Le poids des achats a tendance à augmenter
avec le retour des entreprises vers leur métier de base.
1.2 Présentation des achats
Les achats au sens large sont présentés de plusieurs façons :
1.2.1 Présentation classique : Coût, Qualité, Délai
Il est étonnant dans cette présentation, qui apparaît encore dans les cours
d’achat, que le délai soit traité à part. L’erreur est double car :
– d’une part, le respect du délai fait partie intégrante de la qualité demandée
à un fournisseur, au même titre que les règles de sécurité ou de
confidentialité ;
– d’autre part, le délai faisant partie du besoin n’est pas un critère d’attribution ou de choix. En effet, il est presque toujours fixé par le client.
1.2.2 Présentation étendue : Coût, Qualité, Délai, Service
Dans cette présentation, on considère dans l’achat une demande en qualité
(domaine technique sur le produit et l’équipement) et une demande sur les
aspects service. Pourquoi dans ce cas ne pas intégrer la notion de délai ?
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Les achats
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1.2.3 Présentation de la méthode OPERA® : Qualité et Coût
Dans la méthode OPERA®, on aborde le besoin par l’analyse fonctionnelle. En
conséquence, la qualité demandée prend en compte aussi bien les fonctions
techniques (dans le cas de l’achat d’un équipement ou d’un produit) que les
attentes vis-à-vis du fournisseur (délai, service…).
1.2.4 Présentation en triangle
Il semble intéressant d’introduire une nouvelle notion : le risque ou la criticité.
Un achat est donc une optimisation entre trois notions, selon ce schéma :
COÛT
QUALITÉ
RISQUE
Figure 1.1 Le triangle des achats
1.3 Les différents types d’achat
1.3.1 Par nature
• Achat de prestations (aucun échange d’éléments matériels)
On distingue deux types de prestations :
Prestations intellectuelles (PI – deux premiers exemples) et prestations de
service (PS).
a) communication,
b) formation,
c) nettoyage,
d) gardiennage…
• Achat de fournitures (éléments consommés ou revendus en l’état)
a) essence,
b) pièces de rechange,
c) sous-ensemble…
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6
30 leviers au services de l’acheteur
• Achats équipements (investissement)
a) machines outils,
b) matériel de manutention…
• Achats de travaux de construction (investissement)
a) bâtiment,
b) réparation…
1.3.2 Par origine de la demande
• Achats de production (achats servant directement à l’activité entreprise)
a) machines,
b) énergie,
c) maintenance…
• Achats hors production
a) immobilier,
b) déménagement,
c) accueil,
d) reprographie,
e) sécurité,
f) standard,
g) espaces verts,
h) logistique,
i) voyages…
Ces achats étaient souvent négligés pour deux raisons principales :
1. ils étaient considérés comme non stratégiques,
2. ils étaient dilués chez de nombreux donneurs d’ordre et les cumuls des
dépenses n’étaient pas toujours réalisés.
Ils sont maintenant plus étroitement surveillés avec parfois une tendance à trop
les massifier avec les conséquences perverses que cela comporte.
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Les achats
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1.3.3 Par classification comptable
– compte 60 ACHATS : stockés, non stockés, marchandises
– comptes 61 SERVICES EXTÉRIEURS
• sous-traitance générale,
• entretien et réparations,
• études et recherches…
– comptes 62 AUTRES SERVICES EXTÉRIEURS
• personnel extérieur
• transport…
– compte 68 AMORTISSEMENT
Presque tous les investissements sont liés à un processus achat.
1.3.4 Par fréquence
• Achats récurrents
Ils représentent les achats qui reviennent régulièrement au moins une fois l’an
soit sur le même site, soit dans l’entreprise globale, par exemple : gardiennage,
maintenance, consommables.
• Achats ponctuels
Ce sont principalement des investissements, par exemple : nouveau bâtiment, équipements spécifiques… Cela peut être également des prestations
ponctuelles : sous-traitance, conseil juridique.
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2
Les leviers en achat
Nous apporterons une définition des leviers et les spécificités de leur typologie. Sur trois tableaux, nous présenterons l’ensemble des 30 leviers avec
leurs caractéristiques principales.
2.1 Définition d’un levier
Moyens, sous la responsabilité de l’acheteur, qui permettent d’obtenir directement
ou indirectement des « économies » dans le cadre d’un processus achats.
Ces moyens sont bien sous la responsabilité de l’acheteur même si certains
dépendent en tout ou en partie de décisions émanant de la direction générale.
Des moyens comme le système d’Information n’ont pas été intégrés dans ce
panel car ils se situent au niveau global de l’entreprise.
Les leviers peuvent être classés selon différentes typologies : cela n’a pour
objectif que de donner une présentation synthétique de ces éléments.
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30 leviers au services de l’acheteur
2.2 Domaines d’action des leviers
a) entreprises/fournisseurs,
b) cahiers des charges,
c) processus et organisation.
Cette répartition est relativement délicate car certains outils pourraient très
bien se situer dans un autre domaine.
2.3 Phase du processus achat concernée
a) amont,
b) cahier des charges,
c) négociation,
d) contrat et suivi.
Nous avons volontairement simplifié en quatre phases. En effet, la phase
amont peut être divisée en deux grandes parties :
– émission du besoin,
– présélection des fournisseurs.
Pour la phase cahier des charges, on distingue trois parties importantes (voir
paragraphe sur méthode OPERA®) :
– analyse du besoin,
– rédaction du besoin,
– évaluation des offres.
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Les leviers en achat
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2.4 Objectif recherché
Pour l’acheteur, l’utilisation des leviers peut répondre à trois objectifs
principaux.
2.4.1 Faire des économies financières sur les montants achetés (EF)
Il est évident qu’il s’agit là d’un des principaux soucis de l’acheteur. Néanmoins, certains outils sont spécialement en adéquation avec cet objectif. On
peut citer par exemple l’analyse de la valeur ou la négociation.
2.4.2 Faire des économies sur le temps administratif (ET)
L’acheteur en général, et particulièrement l’acheteur public, se trouvent
confrontés à une importance croissante du travail administratif. Et les changements fréquents du Code des marchés publics ne risquent pas d’améliorer les
choses. En conséquence, l’acheteur court en permanence après le temps,
d’autant que souvent ses « clients » émettent des demandes dans des délais très
courts. Il est donc indispensable qu’il puisse économiser sur le temps pour
améliorer la qualité de sa prestation et faire ainsi des économies financières.
C’est à cet impératif que répondra un levier tel que documents standardisés.
2.4.3 Permettre l’utilisation d’autres leviers (L)
En effet, certains leviers n’apportent pas directement des économies financières ou de temps. Par exemple les courbes A/B/C n’apportent aucune
économie dans le processus achat, mais elles permettent de définir des leviers
qui seront adaptés à telle ou telle catégorie d’achat. Certains leviers peuvent
répondre à deux objectifs comme le fichier fournisseur. En effet ce dernier va
permettre à l’acheteur des gains de temps (ET) dans sa recherche au moment
de la consultation, mais il va également lui permettre de déterminer chez quel
fournisseur on pourrait mettre en place une démarche de progrès (L).
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30 leviers au services de l’acheteur
2.5 La nature du levier
On considère qu’il existe trois natures de levier sensiblement différentes.
2.5.1 Méthode
À ce stade, il convient de bien différencier deux termes :
– la démarche correspond à une manière de conduire un projet.
En conséquence, une démarche est définie par :
• un système organisationnel ;
• des méthodes d’études et d’analyse
– la méthode correspond à la manière de faire dans le cadre d’une étude.
Une méthode va, entre autres choses, nécessiter des outils. Une méthode est
définie selon quatre items :
• Les fondements : Pourquoi ?
Les fondements permettent d’appréhender les raisons qui ont amené à mettre
en place cette méthodologie. Cela permet d’en justifier l’application dans un
contexte donné.
• L’objet : Sur quoi ?
Pour être utilisée à bon d’escient, une méthode doit avoir un champ
d’application précisément défini.
• L’objectif : Vers quoi ?
L’utilisation d’une méthode se justifie par des objectifs à atteindre. Ils doivent
être clairement définis au départ.
• Les caractéristiques : Avec quoi ?
Chaque méthode dispose de ses propres spécificités qui doivent être connues
si l’on veut mettre en place les moyens nécessaires pour garantir le succès de
leur application.
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Les leviers en achat
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Parmi les leviers, on retrouve les trois méthodes d’expression fonctionnelle du
besoin :
– le Value Engineering (VE) ;
– la méthode OPERA® (OPtimisation Et Rationalisation des Achats) ;
– l’analyse de la valeur (AV).
2.5.2 Action
Une autre possibilité pour l’acheteur est de mettre en place des opérations qui
ne relèvent pas d’une méthode ou d’un outil précis. On peut citer par exemple
la négociation ou la mise en concurrence organisée.
2.5.3 Outil
Enfin, les outils sont les moyens pour faire une étude. Soit ils appartiennent
directement à des méthodes comme l’analyse fonctionnelle, soit ils sont indépendants comme la courbe A/B/C ou le TER (Tableau d’Évaluation des
Réponses).
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30 leviers au services de l’acheteur
2.6 La réactivité du levier
Ce terme exprime aussi bien la facilité de mise en place que la rapidité
d’impact sur l’entreprise. Il est évident qu’un levier comme l’analyse de la
valeur nécessite une préparation importante (formation, choix des thèmes) et
également un délai de réponse conséquent (une étude dure de 4 à 6 mois).
Par contre, des leviers comme les fichiers fournisseurs où la négociation ne
nécessite pas des délais importants de mise en place donnent rapidement les
résultats escomptés.
La réactivité est mesurée sur une échelle de 1 à 3.
Les 30 leviers seront répartis dans les 3 domaines. Ensuite, chaque fiche
synthétique présentera dans cet ordre :
a) objectif : OB avec EF = économies financières / ET = économies et temps
/ L = sert à d’autres leviers ;
b) nature : Na M. = méthode / A = Action / O = Outil ;
c) phase : Ph de 1 à 4 ;
d) réactivité : Re de 1 à 3.
Ensuite seront précisés les liens avec les autres leviers, les actions à mettre en
œuvre, les résultats attendus et les points développés dans la suite de la
présentation du levier.
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Les leviers en achat
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2.7 Synthèse des leviers de type I
Ce tableau synthétise les leviers dans le domaine Entreprise / Fournisseur
(tableau 2.1).
Tableau 2.1 Synthèse des leviers du domaine Entreprise / Fournisseur
Domaine I
Leviers
Ob
Na
Ph
Re
1 Marketing achats
EFT
A
1
**
2 Classification du portefeuille achat
en familles
L/ET
O
1
**
L
O
1
***
4 Benchmarking / Parangonnage
ETF
O
1/4
**
5 Optimisation du nombre
de fournisseurs
EFT
A
1/2
**
6 Mise en concurrence organisée
EF
A
1/2
***
7 Massification* (globalisation)
EF
A
1
**
8 Allotissement*
EF
A
1
**
9 Fichier du suivi des entreprises
(REX)
EFT
O
4
*
10. Planification des achats
EFT
A
3 Loi de Pareto et mesures
de criticité
Fournisseurs
et marché
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16
30 leviers au services de l’acheteur
2.8 Synthèse des leviers de type II
Ce tableau synthétise les leviers dans le domaine Cahier des charges
(tableau 2.2).
Tableau 2.2 Synthèse des leviers du domaine Cahier des charges
Domaine II
Leviers
Ob
Na
Ph
Re
1 Fonctionnement en groupe projet
EFT
A
1/2
***
2 Analyse détaillée des
spécifications (demande)
EF
A
1/2
***
L
A
2/3
**
4 Méthode OPERA
(Cahier des charges fonctionnel
CdCF)
ETF
M
2
**
5 Cotation fonctionnelle
EFT
O
2
**
6 TER : Tableau Évaluation
des Réponses
ETF
O
2/3
**
7 Analyse de la valeur
EF
M
1/4
*
8 Value engineering
EF
M
1
*
9 Démarche de progrès
EF
A
2/4
*
10 Négociation
EF
A
4
***
3 Analyse financière des offres
®
Cahier des
charges
et définition
du besoin
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Les leviers en achat
17
2.9 Synthèse des leviers de type III
Ce tableau synthétise les leviers dans le domaine Processus / Organisation
(tableau 2.3).
Tableau 2.3 Synthèse des leviers du domaine Processus / Organisation
Domaine III
Processus
Organisation
Leviers
Ob
Na
Ph
Re
1 Organisation des acheteurs par
spécialité
L
A
1
*
2 Analyse processus / procédures /
A.V.A
ETF
M
1
*
3 Documents standard
EFT
O
1à4
**
4 Relevés d’activité acheteurs
ET/L
O
1à4
**
5 Moyens de traitement automatisé
des données
ETF/L
O
1à4
*
6 Internet
EFT
O
1à3
**
7 Système information
ET/L
O
1à4
*
8 Stratégies achat organisées
EF
A
1**
9 Conseil en achat
EFT
O
EFT/L
O
10 Formation
1à3
**
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Partie II
30 leviers : MAO
Méthodes
Actions
Outils
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3
Leviers de type I :
fournisseurs
1. Marketing achats
2. Classification du portefeuille achat en familles
3. Loi de Pareto et mesures de criticité
4. Benchmarking / Parangonnage
5. Optimisation du nombre de fournisseurs
6. Mise en concurrence organisée
7. Massification (globalisation)
8. Allotissement
9. Fichier de suivi des entreprises
10. Planification des achats
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Leviers de type I : fournisseurs
23
3.1 Levier I-1 – Marketing achats
Rechercher des fournisseurs (produits ou services)
OBJECTIF
L = sert pour autres leviers en fonction des besoins actuels ou futurs aux
conditions optimales pour l’entreprise.
EF = économies financières
X
ET
EF
ET = économies en temps L
NATURE
Méthode / Action / Outil
M
PHASE
1
Réactivité
De 1 à 3 *
*
Actions à mettre
en œuvre
O
A
X
2
3
Lien avec autres leviers
X
4
X
I-2, I-9
– Définition du champ de l’action marketing
(voir levier I-2).
– Réalisation de la démarche.
– Actualisation d’un fichier fournisseur en tenant
compte des retours d’expérience (I-9).
Résultats attendus
– Gains de temps pour acheteurs.
– Meilleure (pré) sélection des fournisseurs.
Points développés
– Présentation.
– Étapes de la démarche.
– Analyse de l’offre.
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24
30 leviers au service de l’acheteur
3.1.1 Présentation du marketing achat
L’acheteur peut être considéré en interne comme fournisseur (on parle bien des
clients internes) et comme client vis-à-vis de ses fournisseurs. On peut donc
résumer cette activité sous la forme du schéma ci-dessous :
SERVICES ACHAT
Marketing
Marketing
externe
interne
Informations
FOURNISSEURS
Besoin
SERVICES DE L'ENTREPRISE
Figure 3.1 Le triangle du marketing achat
Dans ce cas, on a une vue un peu statique du marketing achat. La définition de
M.-J. Sostenes nous permet d’en envisager une vision plus dynamique :
« Une démarche à la disposition de l’acheteur, qui lui permet de prévoir et
d’intervenir de façon active dans la relation d’échange avec le marché amont afin
d’adapter les besoins de l’entreprise aux possibilités du marché ou d’influencer
l’offre pour l’adapter à ses besoins dans l’intérêt de son entreprise. »
On retrouvera dans l’ouvrage beaucoup de leviers qui peuvent s’intégrer à
cette définition du marketing achat, et notamment l’analyse de la valeur.
3.1.2 Étapes de la démarche
Il est évident qu’une démarche de marketing achat est totalement différente
selon la situation dans laquelle l’acheteur se situe. Les deux extrêmes sont les
suivants :
– il est en position d’acheteur « famille », et il a tout un portefeuille à analyser sans
avoir à répondre à un besoin ponctuel. Il est certain que dans ce cas, sa démarche
sera plus globale et s’intégrera dans une prospective (voir levier III-1) ;
– il doit répondre à un besoin ponctuel et ce, en plus, dans un délai très court.
Dans ce cas sa démarche de marketing achat va être la plus succincte possible
et largement orientée vers une analyse des fournisseurs déjà existants.
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Leviers de type I : fournisseurs
25
Dans tous les cas, les grandes étapes d’une véritable démarche de marketing
achat sont :
– la segmentation portefeuille achat. Ce point est développé dans le levier
suivant. Cette phase concerne une démarche plus globale de marketing
achat et non une réponse à un besoin ponctuel ;
– l’étude du besoin de l’entreprise. On est soit dans une démarche prospective
soit, pour un besoin ponctuel, dans une démarche de Cahier des charges
fonctionnel (CdCF, voir levier II-4) ;
– l’analyse de l’offre que l’on peut diviser en deux parties :
• analyse du marché global ;
• analyse des entreprises.
– l’élaboration du fichier fournisseurs ;
– la recherche des ajustements possibles entre le besoin et l’offre (voir les
leviers en général).
À ce stade, nous développerons uniquement le point « analyse de l’offre ».