Success Story L’accessibilité aux soins passe par le numérique L’AZ Nikolaas a relevé le défi de relier ses 2 500 utilisateurs fixes, 1 300 utilisateurs mobiles, sept sites – cinq campus hospitaliers, un centre logistique et un immeuble administratif – via un WLAN et un réseau voix uniforme. Le centre de contact, les applications mobiles et d’UC rendent les médecins et les différents services facilement joignables entre eux, pour les patients et les familles. La mission La dispersion de ses bâtiments fait de l’AZ Nikolaas un hôpital fonctionnant en réseau, ses médecins et son personnel se déplaçant donc en permanence entre les sept sites. Dernièrement, l’institution a ressenti la nécessité de rendre les soins plus accessibles et plus performants. En cause: l’augmentation des consultations multidisciplinaires et des partenariats avec les hôpitaux des environs. Se rendant compte que l’accès aux médecins et aux services était largement insuffisant, la direction a profité du remplacement du système de téléphonie existant pour remédier à la situation. La solution • OpenScape Voice et OpenScape 4000 déployés sur sept sites • Combinés téléphoniques analogiques, numériques et IP • Centre de contact central pour l’accueil et la prise de rendez-vous • OpenScape UC, OpenScape Video et Web Collaboration • OpenScape Mobile pour smartphones, DECT pour les téléphones fixes • Un serveur OpenScape Alarm Response (OScAR) connecté aux systèmes d’appel des infirmiers • Déploiement d’une infrastructure WLAN sur sept sites • Contrat d’entretien complet 24/7 Les avantages L’AZ Nikolaas dispose d’un WLAN tourné vers l’avenir. Son environnement de communication permet aux médecins et aux services d’optimiser leur disponibilité tout en disposant des outils appropriés de collaboration web pour rapidement consulter d’autres collègues basés intra-muros ou dans les hôpitaux avec lesquels l’AZ Nikolaas collabore. L’UC, les applications mobiles et celles liées au centre de contact optimisent ainsi l’accessibilité des soins de santé, mission principale de l’hôpital. L’AZ Nikolaas, précurseur en matière d’efficacité des consultations L’AZ Nikolaas s’est donné pour mission d’offrir aux patients de la région densément peuplée du Waasland un accès à des soins de qualité. Ceci n’est pas possible sans une approche intégrant les récentes évolutions technologiques et la communication numérique. Dans ce cadre, les solutions d’Unify font office de colonne vertébrale numérique. L’asbl AZ Nikolaas a vu le jour en 2007, suite à la fusion de l’hôpital privé AZ Maria Middelares et de l’hôpital public AZ Waasland. Auparavant, ces deux hôpitaux étaient eux-mêmes déjà issus de la fusion de petits hôpitaux locaux du Waasland. Immédiatement, le groupe et ses sept sites sont devenus un lieu de référence pour les patients habitant entre « Avec Unify, nous avons décidé de transformer notre téléphonie en un instrument de communication efficace avec lequel nous remplissons mieux notre mission. » Stefan Van den Brouck, directeur général 2 Gand et Anvers. La consolidation de l’infrastructure immobilière s’achèvera par la construction d’un nouveau bâtiment aux abords de Saint-Nicolas, mais le groupe conservera une présence locale sous la forme d’un réseau de polycliniques externes bien développées. Accessibles partout et à tout moment C’est ainsi que Stefan Van den Brouck, directeur général, voit l’avenir: « Nous sommes issus d’une fusion et avons désormais atteint la maturité nécessaire pour remplir pleinement notre mission, à savoir, offrir des soins spécialisés, accessibles, orientés patients et de qualité supérieure. Dans le monde numérique d’aujourd’hui, l’infrastructure de communication détermine en grande partie l’accessibilité de nos soins. Nous voulons rester facilement accessibles aux patients et à leur famille, mais nous voulons également pouvoir travailler de manière transparente et efficace quel que soit le campus. Comme ils disposent de moyens de communication appropriés, les collaborateurs professionnels et les médecins peuvent facilement communiquer avec leurs collègues au sein de l’hôpital ou dans les réseaux externes de soins. C’est pourquoi nous avons opté pour une solution d’Unify qui transforme notre téléphonie en un outil de communication plus efficace pour mieux remplir notre mission. » WLAN et solutions mobiles pour chaque utilisateur Unify est notamment intervenu comme consultant pour définir l’infrastructure qui devait remplacer la téléphonie existante et se connecter au WLAN reliant les sept sites. « Leur proposition consistait en une mise à niveau transparente et peu coûteuse de notre communication », explique Pieter Van Delm, chef de projet et responsable réseaux. Le projet a déployé OpenScape Voice et un réseau voix tournant sur OpenScape 4000 reliant des terminaux analogiques, numériques ou IP, le tout à travers les sept sites; cette base a servi de plate-forme pour l’installation d’un centre de contact central destiné à l’accueil et aux prises de rendez-vous. OpenScape Mobile a apporté une solution pour les smartphones emmenés sur le site par les utilisateurs; les 247 antennes installées étendent la communication jusqu’à plus de 1 200 combinés DECT. « Si votre travail nécessite une certaine mobilité, vous recevez un combiné dès le premier jour. Et il ne vous quittera plus », sourit Pieter Van Delm. Le serveur OpenScape Alarm Response (OScAR) est connecté aux systèmes de localisation du personnel infirmier actuel, à la centrale incendie et au système de gestion du bâtiment. Un environnement de communication favorisant l’efficacité La solution avancée par Unify combine les Communications Unifiées (UC), OpenScape Video et Web Collaboration et c’est précisément ce qui a motivé le choix. Koen Neve, facility manager, souligne les piliers de l’approche UC qui ont fortement pesé dans la balance: l’application One Number, le support du centre de contact et les puissantes installations de collaboration basées sur le web. « Le résultat obtenu nous a permis de créer un environnement de communication favorisant l’efficacité. En tant que groupe hospitalier sousrégional réparti sur sept sites, notre fonctionnement repose fortement sur des réseaux longue distance reliant nos plates-formes de coopération clinique avec l’UZ Gent et d’autres hôpitaux. L’UC permet à nos médecins de démarrer rapidement des conférences web pour des discussions multidisciplinaires. D’autre part, l’application One Number nous permet d’améliorer de manière significative notre accessibilité en tant qu’hôpital et celle de nos médecins. Nous ne publions plus qu’un seul numéro et, grâce au centre de contact, nous dirigeons chaque appel vers le service ou le médecin souhaité. Les médecins déterminent eux-mêmes sur quel dispositif ils souhaitent être accessibles, tout en préservant la confidentialité de leurs numéros privés. L’UC et ses fonctionnalités nous permettent de mieux remplir notre mission mais aussi de nous profiler auprès des autres hôpitaux comme un précurseur. » « L’UC et ses fonctionnalités nous permettent de mieux accomplir notre mission mais aussi de nous profiler auprès des autres hôpitaux comme un précurseur. » Koen Neve, facility manager Met WLAN-integratie, (S)IPtelefonie en UC toepassingen zet AZ Nikolaas toegankelijke zorg voorop. 3 La numérisation des processus via le WLAN Pieter Van Delm souligne l’importance de l’infrastructure WLAN d’Unify. Un contrôleur central WLAN et 300 antennes placées sur les sept sites assurent de manière transparente et fiable la transmission des flux d’informations via les connexions en fibre optique. « Un processus qui à première vue peut paraître périphérique, tel que le catering, s’avère crucial au bon fonctionnement de notre organisation: si la nourriture est livrée trop tard, les soins doivent également être reprogrammés. Il est donc essentiel de disposer d’une communication rapide et claire sur un réseau fiable. Choix de repas des patients, commandes de production provenant des sept sites: tout est traité dans SAP qui envoie les instructions aux cuisines pour que chaque campus soit toujours livré à temps et correctement. » La numérisation des hôpitaux se poursuit à grande vitesse. La communication ne peut pas être négligée, estime Stefan Van den Brouck. Mais il sait par expérience que la communication numérique exige une nouvelle attitude au travail, un nouveau type de discipline et une envie de collégialité. « C’est comme si, en matière de numérisation, nous étions au départ d’un circuit et que nous nous apprêtions à le boucler à toute vitesse. » « La proposition d’Unify nous a permis de mettre à niveau la dimension ‘communication’ de notre organisation de manière transparente et peu coûteuse. » Pieter Van Delm, responsable réseaux À propos d’Unify Unify est l’une des principales entreprises de logiciels et services de communication au monde. Elle fournit des solutions de communication intégrées à environ 75 % des 500 plus grandes entreprises mondiales. Nos solutions regroupent une multitude d’équipements, de terminaux et d’applications au sein d’une seule et même plateforme facile à utiliser. Celle-ci permet aux équipes d’entretenir des conversations à la fois riches et efficientes. Cela résulte en une transformation du mode de communication et de collaboration de l’entreprise, renforçant par là même l’effort collectif, stimulant l’activité et améliorant les performances commerciales. Unify s’appuie sur un solide héritage caractérisé par la fiabilité de ses produits, l’innovation, le respect des normes ouvertes et la sécurité. unify.com Copyright © Unify Software and Solutions GmbH & Co. KG, 2016 Mies-van-der-Rohe-Strasse 6, 80807 München, Deutschland Référence: A31002-P3010-D101-2-7629 caractéristiques qui, dans des cas d’utilisation concrets, ne sont pas toujours applicables dans la forme décrite ou qui, en raison d’un développement ultérieur des produits, sont susceptibles d’être modifiées. Les caractéristiques particulières souhaitées ne sont obligatoires que si elles sont expressément stipulées dans les termes du contrat. La disponibilité et les spécifications techniques sont susceptibles de modification sans information préalable. 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