fiche appel du lendemain

Développer un
projet de chirurgie
ambulatoire pour
une amélioration
des pratiques
JIQHS 24 novembre 2009
Monique FABRE
Coordonnateur Général des Soins
Hôpital Joseph Ducuing
TOULOUSE
Le projet de chirurgie ambulatoire :
• Projet d’établissement
La chirurgie ambulatoire, un levier de développement important
dans la réalisation du projet d’établissement.
Situation initiale (jusqu’en 2008) : pas de prise en charge
spécifique du patient, pas de projet médical spécifique à la CA,
capacité d’accueil insuffisante.
SROS 3 invite au développement de la chirurgie ambulatoire
Enjeux
• Apporter un meilleur service à nos patients ambulatoires en
terme de qualité et de sécurité des soins.
• Renforcer l’excellence des pratiques professionnelles
tant médicochirurgicales que paramédicales et administratives .
• Développer globalement l’activité chirurgicale.
Ambitions à 9 mois
• Augmenter l’activité ambulatoire de façon significative par
la création d’une UCA de 9 places
• Améliorer les pratiques professionnelles : maîtrise du
parcours patient ambulatoire = parcours dédié
• Une démarche de conduite de changement engagée dès
le début du projet
• Une ambition clairement affichée et communiquée
à l’ensemble des professionnels
• Un groupe de travail pluridisciplinaire associant équipe
médicale, paramédicale et administrative : personnel volontaire
et reconnu
• Un appui et une aide précieuse de la MeaH tout au long du projet
Une ambition clairement affichée et communiquée :
la feuille de route
Avril
Mai
Juin
Juillet
Lancement
2008
Août
...
Jan
Fev
Mars
Avril
Mai
Juin
Juil.
2009
Diagnostic
Plan d’actions
Réunion
Lancement
Mise en œuvre
du plan d’action
Validation Plan
d’action
Évaluation
Inauguration
Communication
Enjeux
•
•
•
Apporter un meilleur service à nos patients ambulatoires en terme de qualité et de sécurité
Renforcer l’excellence des pratiques professionnelles tant médicochirurgicales que paramédicales et administratives
Développer globalement l’activité chirurgicale
Ambition à 9 mois
•
•
Augmenter l’activité ambulatoire
Maîtrise du parcours patient ambulatoire = parcours dédié
• Une démarche par étape et participative :
- phase diagnostique (mesure quantitative, autoévaluation
qualitative )
- phase mise en œuvre… dès le début mobilisation de
l’ensemble des acteurs
L’évaluation quantitative est mobilisatrice sur la
nécessité de changer
HDJ
1 nuit
2 nuits
169; 13%
707; 57%
Potentiel* total 1 258 séjours
382; 30%
Hypothèse MeaH - IVG- Cataractes
Moyenne
orthopédie
2:02
1:28
1:24
3:56
2:13
• En moyenne le patient
4:16
Préopératoire
digestif
2:01
0:30
5:45
Bloc
Post Opératoire
gynéco
endoscopie
0%
2:14
1:48
2:30
20%
1:20
40%
60%
ambulatoire séjourne 7h30
– 2h en préopératoire
2:58
– 1h30 au bloc
2:47
– 4h en post opératoire
80%
100%
L’évaluation qualitative en dynamique de groupe animée, une
discussion pluri-professionnelle vs décloisonnement
Hôpital Joseph Ducuing
Diagnostic réalisé en équipe projet le : 5 juin 08
Diagnostic Qualitatif Chirurgie Ambulatoire
Commentaires
Cadrage d'activité
1 Une liste d'actes réalisables en activité de chirurgie ambulatoire est définie
au sein de l'établissement
2 La liste d'actes de l'établissement réalisables en activité de chirurgie
ambulatoire est connue et appliquée par les chirurgiens
3 Les actes frontières sont identifiés ; leur prise en charge est définie
4 Les critères d'eligibilité du patient chirurgie ambulatoire sont définis
clairement et partagés
5 Les plages ambualtoires au sein du bloc (ou de l'UCA) sont définies
6 Les praticiens détenant les potentiels d'activité de chirurgie ambulatoire
sont identifiés
Pas de liste formalisé mais il existe une liste d'actes recensés à 0 nuits
Liste non formalisé mais faisable rapidement sur la base du recensement
Une liste faite sur la frontière des actes externes sur la base des exigences
règlementaire de facturation
Pas de consensus interne clairement défini et partagé entre médecin
Bien organisé et possible sur les actes IVG et l'endoscopie (volume
important) pour les autres spécialités à voir au cas le cas (programmé tous
les jours fonction de l'heure de sortie)
RAS
Commentaires
Programmation Opératoire
7 Il existe un agenda de prise de Rv opératoire des praticiens commun pour
la spécialité
8 Les périodes d'indisponibilités de ressources du bloc (et UCA), connues à
l'avance, sont communiquées régulièrement aux chirurgiens et secrétaires
de consultation (régulation des Rv opératoires en consultation)
RAS
9 Le Rv avec l'anesthésiste est systématiquement pris dès la fin de
consultation du praticien
10 Le RV opératoire est validé en fonction du Rv pour consultation avec
l'anesthésiste
11 La secrétaire de consultation valide avec le cadre de bloc (et UCA) le RV
opératoire
12 A la sortie de sa consultation, le patient connaît sa date de consultation pré
anesthésique (CPA) et sa date d'admission
RAS
Fait sur le prévisionnel mais un outil non partagé avec les chirurgiens : des
rajouts pas toujours maitrisés. Pas de visibilité du programme opératoire CT à
LT
Prévoir dans la cellue de supervision bloc une meilleure prise en compte du
moyen terme
Rendre visible en consultation le programme opératoire
RAS
cf ci-dessus q8
RAS
Remettre le patient au centre
de la réflexion
0%
Prise de Rv
20%
40%
Délai d’ attente au standard télépho nique
Qualité de l’ accueil au standard télépho nique
Qualité de l’ info rmatio n délivrée au standard télépho nique
A ccueil secrétariat médical
Info rmatio n par le chirurgien
Consultation
Médicale
Info rmatio n par l’ anesthésiste
Délai d’ attente au secrétariat médical
Info rmatio n remise sur les co nditio ns de prise en charge
Info rmatio ns sur la co nduite à tenir avant l’ interventio n

Info rmatio ns sur la préparatio n cutanée
Pré admission
Délai d'attente au bureau des ho spitalisatio ns
A ccueil au bureau des ho spitalisatio ns
Info rmatio n au bureau des ho spitalisatio ns

Conditions
d’hospitalisation
A ccueil dans le service
Délais de prise en charge par l'équipe
P résentatio n et identificatio n du perso nnel
Info rmatio n délivrée par l'équipe
Environnement
Respect de l’ intimité
Transfert vers le bloc
P ro preté de la chambre
P ro preté des lo caux
Respect des ho raires prévus

Prise en charge
bloc
P rise en charge par les brancardiers
A ccueil
Info rmatio n
Délai de prise en charge à l'arrivée au blo c o pérato ire

Post opératoire et
sortie
P rise en charge de la do uleur par l'équipe so ignante
So ins pro digués par l'équipe so ignante
Info rmatio n sur les so ins de suite
Délais d'attente
Satisfait
Non Satisfait
nsp
60%
80%
100%
• Une méthodologie appuyée par une approche
processus :
parcours patient de la prise de Rdv chirurgie jusqu’à sa
sortie d’hospitalisation au plan du flux d’information et du
flux physique, construction d’un référentiel de pratiques
organisationnelles
Macro processus « Parcours
Patient Ambulatoire»
Pré-admission
Patient
Consultation
Hospitalisation
Livret Accueil
Patient
Ambulatoire
Non
Bloc
Unité de Chirurgie
Ambulatoire
Sortie
Hospitalisation
Conventionnelle
Séjour
Patient
Ambulatoi
re?
Bloc
Opératoire
Séjour
SSPI
Imagerie,
Laboratoire
Fiche de
programmation
bloc
Oui
DPA
Programme
Opératoire
Non
Transfert H
Hospitalisation
Conventionnelle
DPA
Dossier
de sortie
DPA
Dossier Patient
Ambulatoire
Oui
Archives
Schéma des fonctions à
implanter et des flux
Flux Patient Entrée
Sortie
Flux Patient Hospitalisé
Flux Internes de Personnels ou d’information
Espaces Accueil
Secrétariat
UCA
Bloc WC
Bureau
Responsable
médical UCA
et cadre UCA
public
Salon
Attente
Bloc
Opératoire
Espaces
Encadrement
Espaces
Hébergement
Chambre
Individuelle
Chambre double
Espaces supports
Local
décontamination
Salle soins
Locaux logistiques




Local linge propre
Local « sale »
Local ménage
Local stockage
consommables
Office alimentaire
Locaux personnels
 Salle repos
 Bloc WC
PROCESSUS DE MANAGEMENT
«MANAGEMENT DE LA
QUALITE/GESTION GLOBALE DES
RISQUES/EVALUATION»
COORDINATION DES VIGILANCES
CARTOGRAPHIE DES
PROCESSUS
PRE-ADMISSION
HOSPITALISATION
DES
PARCOURS DU PATIENT
« GESTION DES
RESSOURCES
HUMAINES »,
« FORMATION »
SEJOUR
«PILOTAGE
INSTITUTIONNEL»
BLOC
«MANAGEMENT DES
RESSOURCES
FINANCIERES»
SEJOUR
er
PRISE 1
RENDEZ-VOUS
3
CONSULTATION
PROCESSUS « IMAGERIE »,
« LABORATOIRE »
2
PRO C ES SU S DE RE ALI S ATI O N
PRE-ADMISSION
ACCUEIL A L’HJD
ACCUEIL ET
INSTALLATION DANS
LE SERVICE
D’HOSPITALISATION
1
3
3
PHASE PREOPERATOIRE
DANS LE SERVICE
3
3
3
3
PHASE PRE-PEROPERATOIRE AU
BLOC
PHASE POSTOPERATOIRE EN
SSPI
3
3
PHASE POSTOPERATOIRE
DANS LE
SERVICE
2
PARCOURS DU PATIENT CHIRURGICAL
3
STERILISATION
SERVICES
TECHNIQUES
KINESITHERAPIE
1
ECONOMAT
LINGERIE
INFORMATIQUE
DIETETICIENNE
INDICATEURS D’ACTIVITE
SERVICE
SOCIAL
DIM
2
BIOMEDICAL
COMEDIMS
CIRCUIT DU
MEDICAMENT
ET DES DM
PROCESSUS
« SORTIE »
BRANCARDAGE
HYGIENE
INDICATEURS DE PROCESSUS
HOTELLERIE
ENTRETIEN
DES
LOCAUX
• Une dynamique de projet favorisant la valorisation
des différents acteurs par des résultats visibles et
pérennes à court terme , pensée dès le début du projet :
– approche itérative et progressive des solutions
– visibilité forte des travaux menés tout au long du projet : étapes
respectées,
points
d’avancement
régulier
performance, …, éviter l’effet « tunnel »
avec
mesure
de
Amélioration des pratiques:principaux points
de gestion à maitriser
Prise en charge
du patient
Pré-Admission
Hospitalisation
Principaux points de
gestion à maitriser…
 Prises de RV
 Information du patient (
patient est acteur)
 Identité et données de prise en
charge du patient
 Qualification du type de
prise en charge / critères
d’éligibilité
 Données descriptive
d’intervention et matériels
 Planification /
programmation opératoire
 Appel de la veille ( hre
d’intervention)
 Gestion des lits
 Gestion des effectifs
 Accueil / vérification du patient
 Dossier patient instruit et
disponible
 Respect de la
programmation opératoire
… pour l’intérêt
du Patient
 Hygiène
 Rapidité d’accès
aux soins
… pour l’intérêt de
l’Etablissement
 Attractivité
 Développement de l’activité
(T2A)
 Traçabilité
 Qualité de la prise
en charge
 Facturation / recouvrement
 Qualité de vie
 Adéquation des ressources à
l’activité
 Qualité des soins
 Sécurité
 Hygiène
 Adéquation des ressources à
l’activité
 Optimisation de la structure
 Traçabilité
 Sécurité
Amélioration des pratiques :principaux
points de gestion à maitriser
Prise en charge
du patient
Intervention
Sortie
Principaux points de
gestion à maitriser…
… pour l’intérêt
du Patient
… pour l’intérêt de
l’Etablissement
 Vérification du patient
 Programmation opératoire
(staff de bloc, absences,
coordination ressources)
 Pilotage de la performance
 Gestion des équipements et
DMP
 Qualité des soins
 Sécurité
 Hygiène
 Optimisation de l’utilisation
des ressources coûteuses
 Traçabilité
 Sécurité
 Hygiène
 Disponibilité médicale pour
l’autorisation de sortie ( score
de chung)
 Dossier de sortie complet
 Courrier de sortie envoyé au
praticien
 Facturation / recouvrement
 Informations et
documents
complets en temps
réel
 Réduction du
séjour
 Traçabilité
 Facturation
 Développement de l’activité
 Suivi et
réajustement si
besoin / douleur
 Sécurité et qualité
des soins
 Continuité des soins
 Démarche qualité , évaluation
des pratiques
 Appel du lendemain
Comment mesurer ?
Comment évaluer les pratiques?
• Tableau de bord suivi activité UCA
+ 20% d’activité
• Tableau de bord indicateurs de délais , qualité de soins et
organisationnelle = collecte quotidienne par la secrétaire de
l’UCA et analyse mensuelle par la responsable qualité
• Cette dynamique doit être poursuivie : amélioration continue
Pré-admission
Consultation médicale
120%
120%
100%
97%
98%
100%
100%
93%
100%
100%
100%
80%
80%
60%
40%
Très satisf + Satisf
60%
Peu Satisf+insatisf
40%
Très satisf + Satisf
Peu Satisf+insatisf
20%
20%
3%
2%
7%
0%
Accueil
secrétariat
médical
6%
Délai d'attente au
bureau des
hospitalisations
Information par Information par Délai d'attente Informations Informations Informations
le chirurgien l'anesthésiste au secrétariat remises sur les sur la conduite
sur la
conditions de à tenir avant
préparation
prise en
l'intervention
cutanée
charge
100%
Informations au
bureau des
hospitalisations
100%
95%
100%
80%
80%
60%
40%
20%
Accueil au bureau des
hospitalisations
120%
100%
99%
98%
1%
Transfert vers le bloc
Conditions d'hospitalisation dans le service d'UCA
100%
3%
0%
0%
0%
0%
0%
120%
99%
97%
94%
0%
2%
Très satisf + Satisf
60%
Peu Satisf+insatisf
40%
Très satisf + Satisf
Peu Satisf+insatisf
20%
1%
0%
Respect de
l'intimité
120%
Respect des horaires Prise en charge par les
prévus
brancardiers
Post-op et sortie
100%
100%
99%
99%
100%
80%
Très satisf + Satisf
60%
Peu Satisf+insatisf
40%
20%
0%
0%
0%
Délai de prise Présentation et Informations
en charge par identification délivrée par
l'équipe
du personnel
l'équipe
5%
0%
0%
1%
1%
0%
Prise en charge Soins prodigués Informations sur Délai d'attente
de la douleur
par l'équipe
les soins de
par l'équipe
soignante
suite
soignante
Exemple de résultats obtenus
Activité
Délai préopératoire
= 2h02
Délai postopératoire
= 3h56
Réduction du délai
préopératoire et
post opératoire
Qualité
organisationnelle
Pas de dossier
patient ambulatoire
100 % des patients
ambulatoires ont un
dossier spécifique
Processus
Pas de dossier
patient ambulatoire
Mise en place d’un
dossier patient
ambulatoire
Délai préopératoire
– 49 mn
Délai postopératoire
– 60 mn
Passeport
Ambulatoire et Livret
d’accueil en place
• Passeport Ambulatoire en place : diagramme de suivi du patient, grille score de
•
Chung, fiche de surveillance anesthésiste per-opératoire, fiche de liaison UCA-Bloc,
procédure de l'appel de la veille, procédure pour l'appel du lendemain
Livret d'accueil en place : déroulement du séjour, recommandation pour l’anesthésie
ambulatoire et recommandations médicales (SFAR), consentement du patient,
ordonnances standardisées, prescription de bilan et antiseptique, plan d’accès à l’UCA
et de consignes d’hygiènes au futur opéré
Qualité
organisationnelle
Pas d’information
spécifique amont
pour le patient
ambulatoire
100 % des patients
ambulatoires
informés sur la
préparation cutanée
100 % des patients
ambulatoire appelés
la veille et le
lendemain et
informés
formellement de la
préparation cutanée
Processus
Pas de dossier
patient ambulatoire
Mise en place d’un
dossier patient
ambulatoire
Script Appel de la
veille
Script Appel du
lendemain
Fiche préparation
cutanée
• Fiche appel de la veille et fiche appel du lendemain intégrées au Passport
•
ambulatoire : la secrétaire de l’UCA appelle sur un créneau horaire entre 16h et 18h. Les
patients programmés le lundi seront appelés le vendredi. L’appel du lendemain a été
décidé : une infirmière appelle sur un créneau horaire entre 10h et 12h avec l’accord du
patient. Si le lendemain est un samedi, le patient sera appelé le lundi avec consignes
d’appel des urgences (cf livret d’accueil) qui route l’information vers le chirurgien si
nécessaire.
Fiche sur la préparation cutanée intégrée au Livret d'accueil
En conclusion, travailler sur les pratiques
professionnelles
• Pourquoi ?... c’est toujours « du plus et du mieux »
– Pour le patient : qualité / rapidité d’accès au soins , qualité des soins, sécurité, hygiène,
nutrition, …
– Pour l’établissement, c’est la pérennité et la recherche de l’Excellence : attractivité,
plus de T2A (activité), meilleure gestion des données patients (traçabilité), plus de
professionnalisme, meilleure utilisation des ressources (adéquation de coût à l’activité),
plus de sécurité et d’hygiène,…
• Comment ?... c’est avant tout une histoire d’hommes et de
femmes
– C’est mobiliser en donnant du sens
– C’est motiver / impliquer dans le dialogue, l’échange, la responsabilisation, la
valorisation des acteurs sur les progrès
– C’est travailler sur la culture et les relations interpersonnelles
– C’est manager avec des convictions et une forte volonté
– C’est s’engager dans l’amélioration continue , au-delà d’un projet, en pilotant la
performance avec des indicateurs de performance adaptés
Merci pour votre attention