Gestion et rendu des opérations FSE

Gestion et rendu des
opérations FSE
Rencontre avec les CFA
Jeudi 17 janvier 2013
La conduite de
l’opération: les étapes
 Dépenses déclarées fondées sur les coûts réels justifiés et
liés à l’opération (pas de coûts forfaitaires)
 Traçabilité des dépenses et des ressources
 Actions d’information et de publicité de l’intervention
communautaire et sur tous les supports
 Rendu systématique financier et opérationnel des actions
 Soumission aux contrôles éventuels et participation aux
travaux d’évaluation du programme.
 Suivi des participants
 Obligation d’archivage et de conservation de toutes pièces
justificatives juridiques, financières et physiques de l’opération
jusqu’au 31/12/2021.
La remise du bilan
 Transmission du compte-rendu à la Région dans les dates
conventionnelles et validées par la personne habilitée.
 Dépenses en rapport avec la durée de l’action et acquittement
avant la date de transmission du bilan.
 Pièces annexes jointes au compte-rendu.
 Utilisation obligatoire du compte rendu type.
Le contenu du bilan
de
l’opération FSE :
Rappels et éléments
nouveaux
Bilan des réalisations
Description des réalisations physiques :
compte rendu d’activité
Les annexes du compte rendu = supports de la
description de l’opération :
 Description des réalisations effectuées quels que soient leur
nature, les moyens humains et matériels mis en œuvre, le
nombre de bénéficiaires (éviter les copier/coller avec le dossier
de demande de subvention ou de solde de l’année précédente).
 Nécessité d’expliquer les écarts entre les éléments
prévisionnels et réalisés ainsi que les résultats de l’action
(évolution du nombre des abandons, efficacité des dispositifs de
soutien, etc.).
Lors de la vérification, il vous sera demandé des échantillons de pièces
(listes de bénéficiaires, dossiers individuel de suivi, etc.). L’objet de ces
demandes est de s’assurer de la cohérence des éléments déclarés avec les
preuves d’exécution de l’action.
Bilan des réalisations
Description des réalisations physiques : le
recensement des participants
Le recensement des participants consiste à :
 Conserver les éléments de preuve de la participation des
bénéficiaires aux sessions collectives de formation ou
dans les dispositifs de suivi individuel.
 Collecter
les
caractéristiques
individuelles
des
participants pour renseigner les indicateurs qualitatifs et
quantitatifs D1 et D2. Il faut systématiquement la liste
des participants aux actions (problème d’individualisation
pour certaines actions).
Lors de la vérification, il vous sera demandé des échantillons de pièces
(listes de bénéficiaires, dossiers individuels de suivi, etc.). L’objet de ces
demandes est de s’assurer de la cohérence des éléments déclarés avec les
preuves d’exécution de l’action.
Bilan des dépenses
directes :
Personnel
 Indiquer l’identité des personnes intervenant, le temps de travail
sur l’opération, le coût horaire en fonction du type d’intervention,
le nombre d’heures total travaillées.
 Faire figurer le salaire brut et les charges patronales figurant sur
les bulletins de salaires de décembre de l’année.
 Transmettre la DADS, l’accord de temps de travail applicable
dans le CFA et y joindre un note explicative détaillant le mode de
calcul des coûts horaires valorisés dans le bilan selon la typologie
des actions (face-à-face pédagogique, heures conventionnelles)
 Joindre la totalité des bulletins de paie du mois de décembre ou
du dernier bulletin de paie (départ en cours d’année).
 Déterminer le temps total d’activités sur la base de toutes
les heures effectuées dans l’année (y compris les heures
supplémentaires)
Bilan des dépenses
directes :
Personnel
ELEMENTS NOUVEAUX A FOURNIR
(circulaire DGEFP du 29 juin 2012)
Tenir à disposition, pour toutes les activités d’enseignement,
les preuves du temps passé par les formateurs, par les
moyens suivants :
- L’extrait de logiciels de suivi de temps détaillant par jour, les
heures affectées au projet (extraction des emplois du temps)
Ou
Les feuilles d’émargements
Ou
L’état récapitulatif par jour ou demi-journée pour la durée de
l’opération, daté et signé de façon hebdomadaire ou à défaut
mensuellement par la personne intervenant et son supérieur
hiérarchique.
Ces pièces seront demandées sur la base d’un échantillon a
minima de 20 % des heures effectuées.
Bilan des dépenses
directes :
Personnel
ELEMENTS NOUVEAUX A FOURNIR
(circulaire DGEFP du 29 juin 2012)
Dépenses des personnels liées aux autres activités (médiation,
TIC) déterminées sur la base d’un pourcentage
La justification des temps doit être réalisée
selon les principes
suivants:
- Pour les personnes affectées en totalité sur l’opération :
- le temps d’activité est justifié sur la base d’une fiche de poste ou
lettre de mission
- un bilan d’activité de l’action permettant de faire le lien entre la fiche
de poste et l’opération.
- Pour les personnes affectées partiellement sur l’opération, les
éléments de preuve sont identiques à ceux des personnels
enseignants (voir paragraphe A1). La compilation des heures doit
permettre de justifier le pourcentage inscrit dans les bilans.
Ces justificatifs sont à transmettre avec le bilan
d’exécution.
Bilan des dépenses
directes :
frais de déplacement
Défraiement direct des formateurs : Il faut
conserver :
-
Tous les ordres de missions nominatifs, précisant l’objet du
déplacement et le lieu ainsi que les états de frais le tout dûment
signé et classé par formateur,
-
Tous les justificatifs (tickets, factures) à attacher à chaque état de
frais,
-
Les preuves validant le calcul des indemnités kilométriques (copie
de la carte grise des véhicules et du barème appliqué),
- Extrait de la comptabilité retraçant précisément ce type de frais de
déplacements des agents,
- Preuve de l’acquittement des dépenses.
Bilan des dépenses
directes :
frais de déplacement
Valorisation des coûts des véhicules des CFA : Il
faut conserver
-
Copie des factures de location, de carburants et d’entretien des
véhicules valorisés au bilan,
-
Les carnets de bords sur lesquels doivent a minima figurer :
l’identité des personnes qui réalisent le déplacement, les distances
effectuées, la date et son objet,
-
Pour les véhicules affectés en totalité aux déplacements, la copie
des notes de services ou tout autre document précisant
l’affectation spécifique du véhicule aux visites,
-
Pour les véhicules non affectés spécifiquement aux visites, décrire
les clefs de répartition utilisées pour déterminer le coût valorisé.
-Extrait de la comptabilité retraçant ce type de frais de déplacements
Les justificatifs de frais de déplacement seront
sollicités sur la base d’un échantillon.
Bilan des dépenses
directes :
Les visites en
entreprises
- Enliasser par formateur, les comptes rendus de visite ou à défaut,
mettre en place un système permettant de les repérer aisément,
- N’inscrire dans les visites réalisées que celles ayant fait l’objet d’un
compte rendu complet, dûment signé du formateur et de l’entreprise,
- Transmettre, systématiquement, la liste des visites effectuées et
valorisées (nom apprenti, section, formateur ayant réalisé la visite,
date de la visite, les nom et adresse de l’entreprise visitée
(département et hors département),
- Déterminer le coût des visites sur la base des heures
conventionnelles, 2 heures visite départementale et 3 heures visite
hors département.
Bilan :
La publicité du financement
communautaire
Les opérateurs sont astreints d’assurer l’information
de l’intervention financière du FSE :
 auprès des bénéficiaires
(courriers, feuilles d’émargements, dossiers individuels de suivi,
etc.)
du grand public
(article de presse, support électronique – site internet, blog,
plaquette d’information, etc.).
Plus d’infos sur :
www.europe-centre.eu/fr
rubrique « ressources »
Bilan :
La publicité du financement
communautaire
Exemple d’utilisation de logo pour les opérateurs
Cette action est cofinancée par l’Union européenne
Union européenne
Insérer une phrase explicative dans les documents ou support de
communication relatif à la mise en œuvre du projet et à destination du
public et bénéficiaire du projet :
« Ce projet, « Descriptif/dénomination du projet », va être OU est
cofinancé par l’Union européenne. L’Europe s’engage en Région Centre
avec le Fonds social européen (FSE) au titre de l’Objectif
« Compétitivité Régionale et Emploi » – 2007-2013 ».
Archivage
Stockage de l’ensemble des pièces du dossier pour faciliter le contrôle
et assurer la vérification.
Les documents suivants doivent être archivés et
regroupés dans un dossier unique:
 Demande de subvention et ses annexes, les courriers ou mail de
demandes de compléments, la convention et ses annexes, les lettres
de notification.
 Demande de solde et ses annexes.
 Les documents de réalisation physique de l’opération.
 Les documents de justification des
communiqués aux services de la Région.

dépenses
dont
ceux