Le versement des acomptes ou du solde de la subvention FEDER

INTERREG IV France-Suisse 2007-2013
Les obligations liées à l’octroi
d’une subvention FEDER
www.interreg-francesuisse.org
1.
2.
3.
4.
Modalités de versement du FEDER
Communication, publicité
Contrôle
Suivi et évaluation
www.interreg-francesuisse.org
1- Les modalités de versement du FEDER
2- Communication, publicité
3- Contrôle
4- Suivi et évaluation
Le versement des acomptes ou du solde de la subvention FEDER
intervient sur présentation des justificatifs des dépenses réalisées.
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Règles générales : ( cf. Décret du 13 septembre 2007 fixant les règles nationales d’éligibilité des dépenses
des programmes cofinancés par les fonds structurels pour la période 2007-2013)
❋ Transmettre les justificatifs par courrier et en version informatique (format PDF et Excel)
❋ Toute dépense non justifiée sera écartée de la liste des dépenses éligibles retenues pour l’acompte ou le
solde.
❋ Le mode de calcul utilisé (pour les frais de personnel par ex.) doit être indiqué explicitement, tel que présenté
lors du dépôt du projet, et en cohérence avec les justificatifs fournis.
❋ L’ensemble des justificatifs doit être produit par chaque partenaire du projet.
❋ Les dépenses sont à justifier au centime près.
❋ Chaque facture doit faire mention du projet.
Le récapitulatif des dépenses doit être signé par l’agent comptable ou le commissaire aux comptes ou l’expert
comptable
Versement des acomptes :
Le versement des acomptes est réalisé sur présentation d’un rapport technique (présentant le déroulement du
projet), de la copie des notifications de subvention des cofinanceurs et des pièces justifiant les dépenses
réalisées.
Versement du solde :
Le versement du solde de la subvention intervient après réalisation d’un rapport final réalisé conjointement par
les porteurs de projet français et suisse (modèle disponible sur le site www.interreg-francesuisse.org)
TABLEAU COUT DU PROJET en annexe 3.1 de la convention attributive de subvention FEDER
Coût du projet
Exprimé en HT
Exprimé en TTC (si non assujetti à la TVA)
Nature des dépenses
TTC)
1) et 2)
(HT) (si non assujetti à la TVA :
Coût de l’opération
Taux de change utilisé : 1€ =
France
(en €)
(en CH)
Etudes
10 000,00
15 000,00
Travaux d’infrastructures
80 000,00
120 000,00
Acquisition de matériel
20 000,00
30 000,00
1,50 CHF
Autres investissements (préciser)
………………………………….
………………………………….
Action de formation
5 000,00
7 500,00
Action de promotion
15 000,00
22 500,00
Personnel (poste(s) créée(s))
3)
Personnel (poste(s) mis à disposition)
Frais d'audit ou de comptabilité
Frais de révision ou de certification
60 000,00
90 000,00
120 000,00
180 000,00
1 000,00
1 500,00
5 000,00
7 500,00
1 000,00
1 500,00
4)
Communication, publicité sur le projet
Autres, dont frais généraux (à préciser, y compris en
pourcentage du coût total du projet) 5)
déplacement
Total des dépenses
mission réception
500,00
750,00
frrais de structure
1 000,00
1 500,00
318 500,00
477 750,00
INTITULE DU PROJET
Période : du 01/11/2008
Exprimé en HT
Exprimé en TTC (si non
assujetti à la TVA)
Nature des dépenses
TTC)
1) et 2)
au 31/01/20009
(HT) (si non assujetti à la TVA :
Dépenses prévues
Dépenses certifiées
Taux de change utilisé : 1€ =
Etudes
10 000,00
8 000,00
Travaux d’infrastructures
80 000,00
50 000,00
Acquisition de matériel
20 000,00
10 000,00
Action de formation
5 000,00
2 000,00
Action de promotion
15 000,00
500,00
60 000,00
20 000,00
120 000,00
40 000,00
1 000,00
0,00
5 000,00
1 000,00
Autres investissements (préciser)
………………………………….
………………………………….
………………………………….
Personnel (poste(s) créée(s))
3)
Personnel (poste(s) mis à disposition)
Frais d'audit ou de comptabilité
Frais de révision ou de certification
4)
Communication, publicité sur le projet
Autres, dont frais généraux (à préciser, y compris en
pourcentage du coût total du projet) 5)
1 000,00
350,00
mission réception
500,00
150,00
frrais de structure
1 000,00
350,00
318 500,00
132 350,00
déplacement
Total des dépenses
Décalaration certifiée sincère et conforme
Le
à
Signature et cachet de l'agent comptable (ou commissaire aux comptes)
Récapitulatif des factures acquittées
Demande de paiement n° :
Intitulé du projet :
N° du projet (cf. convention) :
Période : du 01/11/2009
au 31/01/20010
Nom du partenaire :
Date de la
facture
Postes de dépenses
Intitulé de la facture
(nom du prestataire et nature de la
dépense)
Numéro de
facture (ou
de renvoi)
Date de
règlement
Numéro
de mandat
Etudes
Etude sur les justificatifs des
dépenses
10/01/10
cabinet STC
1
15/01/10
Etude des paiements
15/12/09
STC Etudes
2
03/01/10
Montant total
de la facture
Montant retenu
au titre du projet
8 000,00
8 000,00
32010
5 000,00
5 000,00
42010
8 000,00
8 000,00
50 000,00
50 000,00
Infrastructures
Réalisation d'un pont
18/12/09
STC BTP
3
12/01/10
52010
25 032,19
25 032,19
Aménagement des abords
02/12/09
BTP STC
04/01/00
15/12/09
62010
24 967,81
24 967,81
58 000,00
58 000,00
TOTAL
Décalaration certifiée sincère et conforme
Le
à
Signature et cachet de l'agent comptable (ou du commissaire aux comptes)
Récapitulatif des factures acquittées
Justificatifs à fournir :
Chaque facture doit faire mention du projet (par le fournisseur ou mention manuscrite du
bénéficiaire accompagnée de son cachet).
- Les factures doivent être acquittées : mention portée sur chaque facture par le fournisseur
mais également par la production de pièces comptables de valoir probante, soit :
* pour les opérateurs publics : copie des factures accompagnées d'une
attestation de paiement délivrée par leur comptable public,
* pour les opérateurs privés : les factures certifiées payées, mention portée sur
chaque facture ou sur un état récapitulatif, par un commissaire aux comptes ou un expertcomptable ou accompagnées de relevé de compte bancaire de l'opérateur faisant apparaître
les débits correspondants;
- Pour les dépenses d'amortissement, produire la facture initiale;
- En cas de marchés publics : fournir les justificatifs relatifs à la publicité de l'offre, le cahier des
clauses et indiquer la méthode de sélection.
Récapitulatif des frais de personnel
Intitulé du projet :
Demande de paiement n° :
N° du projet (cf. convention) :
Période : du 01/11/2009
au 31/01/20010
Nom du partenaire :
Salaire brut + charges
salariales comprises
Mois
Nom et Prénom
Poste
(+ traitements accessoires
prévus aux conventions
collectives ou contrat de
travail)
Coût horaire
(en €/h)
Nombre
d'heures
travaillées
Nombre
d'heures
consacrées
au projet
Coût imputé au
projet
Personnel mis à disposition
novembre
décembre
Martin Elise
assistante
janvier
novembre
décembre
Durand Pierre
Ingénieur
janvier
4267,99
28,14
134
50
1407,00
4267,99
28,14
134
50
1407,00
4292,26
28,3
134
60
1698,00
6221,50
41,02
134
100
4102,00
6198,75
40,87
134
110
4495,70
6216,95
40,99
134
90
3689,10
5626,96
37,10
134
80
2968,00
5628,47
37,11
134
80
2968,80
5626,96
37,1
134
Personnel recruté pour le projet
novembre
décembre
Dupont Marie
chargée de mission
coordination du projet
janvier
Le
à
Signature et cachet de l'agent comptable (ou du commissaire aux comptes)
90
3339,00
TOTAL
26 074,60
Observations
Récapitulatif des frais de personnel
Justificatifs à fournir :
- Bulletins de salaires ou journal de paie ou déclaration annuelle des
données sociales;
- Relevé d'heures affectées au projet pour chaque personne affectée au
projet visé par le responsable hiérarchique ou application de la clé de
répartition établie lors du dépôt du dossier;
Vérifier la concordance entre le tableau et les justificatifs fournis.
Récapitulatif des frais de déplacement
Intitulé du projet :
Demande de paiement n° :
N° du projet (cf. convention) :
Période : du 01/11/2009
au 31/01/20010
Nom du partenaire : STC
Pour déplacement en voiture
Date de la
mission
19/01/09
Lieu
Motifs
réunion porteurs de
projets
Besancon
Moyen de transport
véhicule de service
Nombre de kms
parcourus
Coût
kilométrique
50
0,22
Coût
déplacement
Autres frais
(péage,
stationnement, …
Coût imputé au
projet
11,00 €
4,30 €
15,30 €
TOTAL
Décalaration certifiée sincère et conforme
Le
à
Signature et cachet de l'agent comptable (ou du commissaire aux comptes)
15,30
Récapitulatif des frais de déplacement
Justificatifs à fournir :
- Ordre de mission mentionnant le motif du déplacement, justificatif attestant
de la présence effective (compte-rendu de réunion, fiche de présence, …);
- Factures ou titres de transport;
- Barème des indemnités kilométriques appliqué (copie du règlement
intérieur, arrêtés, décrets, ...).
Récapitulatif des frais de mission
Demande de paiement n° :
Intitulé du projet :
N° du projet (cf. convention) :
Période : du 01/11/2009
au 31/01/20010
Nom du partenaire : STC
Date de la mission
15/01/10
Lieu
Besançon
Motifs
Nombre de repas, nuitées
Numéro de
renvoi
Coût
Réunion porteurs de projets
10
1-2
80,00 €
TOTAL
Décalaration certifiée sincère et conforme
Le
à
Signature et cachet de l'agent comptable (ou du commissaire aux comptes)
80,00
Récapitulatif des frais de mission
Justificatifs à fournir :
- Ordre de mission mentionnant le motif du déplacement;
- Justificatif attestant du lien entre le déplacement et le projet (invitation,
ordre du jour);
- Factures acquittées;
- Pour les dépenses de restauration : invitation et nom et qualité des
personnes présentes.
1- Les modalités de versement du FEDER
2- Communication, publicité
3- Contrôle
4- Suivi et évaluation
Engagement par voie de convention, à garantir la publicité de l’aide européenne
attribuée au porteur de projet.
Le respect de cette obligation est vérifié. Il conditionne les versements du FEDER
et peut valoir, en cas de négligence, remboursement du FEDER déjà perçu.
La publicité pour la participation fédérale est également exigée par la
Confédération suisse.
Communication / publicité
Comment respecter cette obligation ?
Pour tous les projets :
Apposez les éléments obligatoires* sur tout document et support d’information et de
communication, à l’extérieur ou auprès des bénéficiaires de l’opération
Affichez, grâce à des supports appropriés, la participation européenne au
financement de votre projet, dans vos locaux et/ou sur le lieu de réalisation de votre
projet (affiches, kakémonos, banderoles, drapeaux, autocollants…)
* Eléments et mentions obligatoires sur tout support relatif au projet :
• Drapeau et mention de l’Union européenne
• Mention du fonds concerné en toutes lettres : Fonds européen de développement régional
• Drapeau et mention de la Confédération suisse
• Le bénéficiaire indique clairement que l’opération qu’il réalise a été sélectionnée dans le cadre du
Programme de coopération territoriale européenne INTERREG IV France-Suisse 2007-2013
Communication / publicité
Si votre projet bénéficie de plus de 500.000 euros de financements
publics et porte sur l’achat d’un objet physique ou sur le financement
de travaux d’infrastructure ou de construction :
Dès le début des travaux placez un panneau d’affichage temporaire, présentant sur
au moins 25% de sa surface, le descriptif et la dénomination de l’opération, avec les
éléments obligatoires.
Après les travaux (au plus tard six mois après l’achèvement de toute opération),
remplacez ce panneau par une plaque explicative permanente, visible et de taille
significative, comportant, à minima, les éléments obligatoires sur 25% de sa surface.
1- Les modalités de versement du FEDER
2- Communication, publicité
3- Contrôle
4- Suivi et évaluation
 Le niveau le plus élevé de l’exigence communautaire
 Un double objectif :
- sanctionner d’éventuelles irrégularités
- corriger les erreurs systémiques (procédures)
=> le point d’orgue d’une démarche de qualité exemplaire s’agissant d’une
politique publique (bonnes pratiques).
Le bénéficiaire s'engage à se soumettre à tout contrôle sur pièces et sur place
effectué par l’autorité de gestion ou par toute autorité mandatée par l’autorité de
gestion ou encore par les autorités de contrôle nationales et communautaires.
Il s'engage à tenir une comptabilité séparée du projet ou à utiliser une codification
comptable adéquate.
Il s'engage à conserver les pièces (ou leur copie s'il s'agit d'un bénéficiaire doté d'un
comptable public) jusqu’en 2021.
Le contrôle auprès des bénéficiaires du FEDER est mis en œuvre à plusieurs
niveaux
Le contrôle de service fait (contrôle de premier niveau)
Contrôle : la réalité, la régularité et l’éligibilité des dépenses
Comment : examen des factures acquittées / pièces probantes de valeur équivalente
Quand : pour chaque paiement d’un acompte ou du solde FEDER
Qui : STC  porteurs de projets
Forme : certificat de service fait
Il est réalisé systématiquement pour chaque dossier. Les certificats de service fait, contresignés
par l’autorité de gestion, sont transmis à l’autorité de certification qui procède au paiement dans
les 15 jours.
Le contrôle d’opérations
Contrôle approfondi :
Comment :
Quand :
Qui :
Sur qui :
Forme :
- conformité des projets
 à la stratégie du PO
 à la convention attributive du FEDER
 aux objectifs et actions prévues
- suffisance de l’instruction
- conformité des dépenses déclarées
- conformité du versement FEDER
sur place
selon plan annuel de contrôle déterminé par la CICC à partir d’un échantillon
statistique (+ éventuellement échantillon complémentaire)
unité contrôle Région Franche Comté, agissant directement pour le compte de
la Commission Interministérielle des Coordinations des Comptes (CICC)
porteurs de projet français
(chef de file bénéficiaire + un de ses partenaires français + STC + SE)
rapport de contrôle soumis à procédure contradictoire avec validation préalable
de la CICC
Les contrôles d’opérations effectués au titre de l’échantillon statistique annuel,
portant sur la tranche de dépenses déclarées à la Commission durant l’année N,
sont effectués au premier semestre de l’année N + 1.
Ils sont réalisés sur place, sur la base des documents et des données conservés par
le bénéficiaire et permettent d’établir un taux d’erreur.
Le taux d’erreur résultant des contrôles d’opération est un des deux éléments
retenus pour permettre à l’autorité d’audit de déterminer le niveau d‘assurance
donné par le fonctionnement du système (l’autre élément est la note résultant des
audits de système).
Au-delà de 2% de taux d’erreur, la Commission européenne peut suspendre le
versement du FEDER.
Les sanctions
A tout niveau de contrôle
- en cas d’irrégularité (non conformité)
 remboursement partiel ou total du FEDER
- en cas d’irrégularité grave (fraude)
 remboursement total du FEDER + signalement à l’Office européen de Lutte
Anti Fraude
- en cas d’erreur systémique (fonctionnement insuffisant du dispositif de
gestion)
 suspension du FEDER jusqu’à correction
1- Les modalités de versement du FEDER
2- Communication, publicité
3- Contrôle
4- Suivi et évaluation
Le bénéficiaire s'engage à informer régulièrement l’autorité de gestion de
l'avancement du projet (coupures de presse, rapports intermédiaires,…).
Il s'engage à lui communiquer toute modification du projet qui conduirait à une
modification du plan de financement (variation de 10% tolérée entre types de
dépenses) ou de la nature du projet.
En cas d'abandon du projet, le bénéficiaire s'engage à informer l’autorité de gestion.
Le bénéficiaire participe, par ailleurs, à l'évaluation et au suivi stratégique du
programme. A cet effet, il s’engage à renseigner les indicateurs de réalisation et de
résultat mis en place pour le projet (dans le rapport final d’exécution)