Assises juridiques de l`organisation, ses buts et sa

Université du Québec et ses
constituantes
Rôles et responsabilités des administrateurs
Clément Samson
Avocat
15 juin 2011
Québec | Trois-Rivières | Montréal
Affiliations internationales
Pannone Law Group
Lawyers Associated Worldwide
jolicoeurlacasse.com
Plan de la présentation
• Assise juridique de l’organisation, ses buts et sa gouvernance légale
• Rôles et responsabilités d’un administrateur
• L’éthique
• Les zones de responsabilité d’un conseil
• Les qualités d’un administrateur
• Un échange pratique
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Assises juridiques de
l’organisation, ses buts et sa
gouvernance légale
Les pouvoirs des trois niveaux
d’intervenants (Assemblée
ou conseil d’administration,
Comité exécutif et gestionnaires)
(Assemblée des gouverneurs, Constituantes et écoles et instituts)
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Assises juridiques de l’organisation,
ses buts et sa gouvernance légale
7. Les droits et les pouvoirs de l'Université sont exercés par l'assemblée
des gouverneurs, composée des personnes suivantes, qui en font
partie au fur et à mesure de leur nomination:
a) Le président de l'Université;
b) Le recteur de chaque université constituante;
c) Au plus quatre personnes nommées pour trois ans par le gouvernement, sur la
recommandation du ministre, parmi les directeurs généraux des instituts de
recherche et des écoles supérieures;
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Assises juridiques de l’organisation,
ses buts et sa gouvernance légale
d) Cinq personnes nommées par le gouvernement dont trois, nommées pour trois
ans, sont des membres du corps professoral des universités constituantes,
des écoles supérieures et des instituts de recherche désignés par le corps
professoral de ces universités, écoles et instituts, et deux, nommées pour
deux ans, sont des étudiants de ces universités, écoles et instituts désignés
par les étudiants de ces universités, écoles et instituts;
e) Sept personnes nommées pour trois ans par le gouvernement, sur la
recommandation du ministre, après consultation des groupes les plus
représentatifs des milieux sociaux, culturels, des affaires et du travail;
f)
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Une personne provenant du milieu de l'enseignement collégial, nommée pour
trois ans par le gouvernement, sur la recommandation du ministre.
Assises juridiques de l’organisation,
ses buts et sa gouvernance légale
15. L'administration courante de l'Université relève d'un comité exécutif
qui exerce en outre les autres pouvoirs qui lui sont conférés par
règlement de l'assemblée des gouverneurs.
(Article 40: équivalent pour les constituantes; Article 54, CA à
géométrie contenue dans les lettres patentes des instituts et écoles)
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Assises juridiques de l’organisation,
ses buts et sa gouvernance légale
16.1. L'assemblée des gouverneurs peut, par règlement, déléguer au
président, à un vice-président, au secrétaire général ou à tout membre
du personnel de l'Université du Québec le pouvoir d'autoriser les
dépenses et de passer des contrats en conséquence au nom de
l'Université.
Un tel règlement doit indiquer:
1° Le champ de compétence auquel s'applique la délégation;
2° Le montant de la dépense que peut autoriser le président, un viceprésident, le secrétaire général ou un membre du personnel;
3° Les autres conditions relatives à la délégation.
* (Article 40.1: équivalent pour les constituantes; loi muette pour les écoles et
instituts)
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Assises juridiques de l’organisation,
ses buts et sa gouvernance légale
QUIZZ - Quels sont les montants minimum et maximum qui décrivent la
responsabilité du comité exécutif de l’UQ?
1.2 Autorisation préalable du comité exécutif
L'autorisation préalable du comité exécutif est requise, lorsque la valeur de l’engagement de
l’établissement excède la somme de deux millions de dollars (2 000 000 $) mais n’excède pas
le montant de quatre millions de dollars (4 000 000 $) pour exercer les pouvoirs suivants :
a) conclure avec tout établissement d’enseignement ou de recherche, tout accord qu’il juge
utile à la poursuite de ses fins;
b) acquérir, posséder, louer, détenir, administrer et aliéner des biens par tous modes légaux et
à tout titre;
c) hypothéquer ses biens meubles ou immeubles pour assurer le paiement de ses emprunts
ou l’exécution de ses obligations;
(extrait du règlement 4)
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Assises juridiques de l’organisation,
ses buts et sa gouvernance légale
QUIZZ - Quels sont les contrats pour lesquels ils n’y a pas obligation de
demander l’autorisation à l’Assemblée des gouverneurs ou au comité
exécutif ?
1.4 Exceptions
Malgré les articles 1.2 et 1.3 qui précèdent, ne requièrent pas l'autorisation de l'assemblée des
gouverneurs ni celle du comité exécutif :
i. les contrats d’approvisionnement en énergie;
ii. les contrats d’entretien ménager;
iii. les contrats avec une agence de sécurité;
iv. les contrats de fourniture de biens et de services d’un établissement financé
majoritairement par une subvention spécifique du gouvernement ou d’un
organisme gouvernemental;
v. les contrats de service;
vi. les marges de crédit bancaire.;
(extrait du règlement 4)
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Assises juridiques de
l’organisation, ses buts et sa
gouvernance légale
Les pouvoirs des organisations
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Assises juridiques de l’organisation,
ses buts et sa gouvernance légale
4. L'Université est une personne morale. Elle peut notamment:
a) adopter des programmes d'études et une nomenclature des grades, diplômes
ou certificats universitaires;
a.1) décerner tous grades, diplômes ou certificats universitaires;
b) recommander au ministre la création, en vertu de la présente loi, d'universités
constituantes, d'instituts de recherche ou d'écoles supérieures;
c) conclure, avec tout établissement d'enseignement ou de recherche, tout accord
qu'elle juge utile à la poursuite de ses fins;
d) faire sur son crédit des emprunts de deniers par tout mode reconnu par la loi et
spécialement par lettre de change, billet ou autre effet négociable;
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Assises juridiques de l’organisation,
ses buts et sa gouvernance légale
4. L'Université est une personne morale. Elle peut notamment : (suite)
e) hypothéquer ses biens meubles ou immeubles pour assurer le paiement de ses
emprunts ou l'exécution de ses obligations;
f) émettre des obligations ou autres titres ou valeurs et les vendre, échanger ou
hypothéquer;
g) (paragraphe abrogé);
h) acquérir, posséder, louer, détenir, administrer et aliéner des biens par tous
modes légaux et à tout titre;
i) placer ses fonds de toute manière jugée appropriée, soit en son nom, soit au
nom de fiduciaires;
j) accepter tout don, legs ou autre libéralité.
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Assises juridiques de l’organisation,
ses buts et sa gouvernance légale
31. Toute université constituante est une personne morale
Elle peut notamment exercer les mêmes pouvoirs que ceux qui sont
conférés à l'Université par les paragraphes c à j de l'article 4; l'exercice
des pouvoirs prévus aux paragraphes c à h dudit article est soumis aux
conditions fixées par règlement de l'assemblée des gouverneurs, lequel
peut requérir l'autorisation de l'assemblée des gouverneurs, du comité
exécutif ou du président.
Un règlement visé au deuxième alinéa entre en vigueur à la date de sa
publication à la Gazette officielle du Québec.
Tout contrat fait par une université constituante sans l'autorisation visée
au deuxième alinéa dans les cas où elle est requise, est sans effet.
(Article 53: Équivalent pour les instituts de recherche et écoles supérieures)
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Assises juridiques de l’organisation,
ses buts et sa gouvernance légale
17. L'assemblée des gouverneurs peut adopter des règlements
généraux, applicables aux universités constituantes, écoles supérieures
et instituts de recherche concernant:
a) la constitution d'organismes de régie interne au sein de ces
universités, écoles et instituts;
b) l'engagement du personnel;
c) la forme dans laquelle doivent être présentés les prévisions
budgétaires et les états financiers et les délais dans lesquels ils doivent
être transmis au président de l'Université du Québec;
d) la comptabilité, la vérification, les registres à tenir ainsi que les
rapports et les statistiques à fournir à l'Université du Québec;
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Assises juridiques de l’organisation,
ses buts et sa gouvernance légale
17. L'assemblée des gouverneurs peut adopter des règlements
généraux, applicables aux universités constituantes, écoles supérieures
et instituts de recherche concernant: (suite)
Ces règlements peuvent comporter des dispositions spécifiques
applicables à l'Université du Québec à Montréal, découlant notamment
de son statut d'université associée.
Ces règlements entrent en vigueur à la date de leur publication à la
Gazette officielle du Québec.
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Assises juridiques de l’organisation,
ses buts et sa gouvernance légale
42. Le conseil d'administration d'une université constituante peut, sous
réserve des dispositions de la présente loi et des règlements généraux
adoptés en vertu des articles 17 et 19, faire des règlements concernant:
a) La régie interne de l'université constituante;
b) La nomination et les fonctions des membres du personnel de
l'université constituante;
c) La gestion des biens de l'université constituante;
d) La durée du mandat des membres du comité exécutif et l'étendue de
ses pouvoirs.
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Rôles et responsabilités des
administrateurs
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Les obligations d’un administrateur
10. Le défaut, par un membre de l'assemblée des gouverneurs visé aux
paragraphes d), e) ou f) de l'article 7, d'assister au nombre de
séances déterminé par les règlements adoptés à cette fin par
l'assemblée des gouverneurs, met fin au mandat de ce membre.
35. Le défaut par un membre du conseil d'administration visé aux
paragraphes b) à f) de l'article 32 (Membres du conseil d’une
constituante excluant le recteur), d'assister au nombre de séances
déterminé par les règlements adoptés à cette fin par le conseil
d'administration, met fin au mandat de ce membre.
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Rôles et responsabilités des
administrateurs
Règle générale, en raison du voile corporatif, un administrateur n’est pas
tenu des gestes ou dettes d’une entreprise.
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Rôles et responsabilités des
administrateurs
Il existe toutefois deux exceptions:
• La responsabilité civile des administrateurs
• Les responsabilités découlant de l’application de différentes lois
québécoises ou fédérales (sans faute qualifiée)
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Rôles et responsabilités des
administrateurs
Les normes applicables : la loyauté et la diligence raisonnable
La loyauté: agir dans le meilleur intérêt de l’organisation
• Ne peut privilégier des choix qui ne sont pas dans l’intérêt de
l’organisation;
• Peut toutefois tenir compte des intérêts des autres parties si ces
intérêts ne vont pas à l’encontre de ceux de l’organisation;
• Obligation de divulgation d’informations utiles à l’organisation;
• Obligation de confidentialité.
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Rôles et responsabilités des
administrateurs
Les normes applicables : la loyauté et la diligence raisonnable (Suite)
La diligence raisonnable: agir avec prudence et soin raisonnable
• En tenant compte de l’expérience, de la compétence et du rôle de
chacun dans l’organisation;
• Fait les choix selon son bon jugement et avec les informations
données;
• Demande des informations supplémentaires nécessaires selon lui à la
bonne décision;
• Surveille et contrôle suivant les informations données.
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Rôles et responsabilités des
administrateurs
Quelques moyens positifs pour démontrer cette diligence raisonnable:
• « Nous étions raisonnablement satisfaits des réponses obtenues sur
ces questions vitales ! »
• « Nous étions satisfaits de la démonstration faite dans le document de
prise de décision en lien avec le risque survenu. »
• « Les experts engagés en regard de ce dossier nous ont rassurés en
regard du risque survenu. »
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Rôles et responsabilités des
administrateurs
Quelques éléments de diligence raisonnable par la négative:
• J’étais absent!
• J’avais à ce moment démissionné car je n’étais pas d’accord avec la
décision prise par le conseil
• J’avais dénoncé spécifiquement ce risque
• J’ai enregistré ma dissidence et on le constate au procès-verbal
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Rôles et responsabilités des
administrateurs
335. Le conseil d'administration gère les affaires de la personne morale
et exerce tous les pouvoirs nécessaires à cette fin; il peut créer des
postes de direction et d'autres organes, et déléguer aux titulaires de ces
postes et à ces organes l'exercice de certains de ces pouvoirs.
Il adopte et met en vigueur les règlements de gestion, sauf à les faire
ratifier par les membres à l'assemblée qui suit.
337. Tout administrateur est responsable, avec ses coadministrateurs,
des décisions du conseil d'administration, à moins qu'il n'ait fait consigner
sa dissidence au procès-verbal des délibérations ou à ce qui en tient lieu.
Toutefois, un administrateur absent à une réunion du conseil est
présumé ne pas avoir approuvé les décisions prises lors de cette
réunion. (extraits du code civil)
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Rôles et responsabilités des
administrateurs
En regard de l’expertise, si on se défend sur l’expertise d’un expert, celuici doit être de la profession qui permet pareille opinion et il doit détenir
l’expertise et la compétence requises:
•
•
•
•
•
•
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Les lois fédérales permettent de nous référer à des états financiers, lesquels
doivent être validés par un vérificateur
Pour qu’une dissidence soit enregistrée au procès-verbal, le secrétaire de la
réunion doit en être prévenu avant la fin de la réunion
Une abstention ne vaut pas dissidence
Les lois fédérales, un administrateur absent d’une réunion est réputé avoir
acquiescé à la décision s’il n’a pas par la suite manifesté sa dissidence
Une démission doit survenir dès les premiers signes d’une décision avec
laquelle l’administrateur doit être en désaccord
Une dénonciation ne peut être valable, suivant certaines lois, que si une
autorité d’encadrement a été saisie de l’inexactitude des données
Rôles et responsabilités des
administrateurs
Comment démontrer la diligence raisonnable?
• Par un procès-verbal suffisamment détaillé
• Par la présentation d’un rapport écrit d’un expert
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Rôles et responsabilités des
administrateurs
Les responsabilités statutaires originent d’un grand nombre de lois
• Il y a même des lois où il s’agit de responsabilité de nature stricte
(aucune défense possible)
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Rôles et responsabilités des
administrateurs
Extraits du Règlement général de l’Université du Québec:
• 8.1 Responsabilité personnelle
« Toute dépense et tout engagement comportant une dépense (…)
entraînent la responsabilité personnelle de ceux qui les ont fait ou permis
et ne lient pas l’Université… »
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Rôles et responsabilités des
administrateurs
Indemnisation et disculpation des administrateurs
• A. L’Université reconnaît et accepte que les membres de l’assemblée
des gouverneurs et du comité exécutif (…) ont accepté leur poste (…)
à la condition expresse que chacun d’eux ainsi que ses héritiers (…)
soient (…) protégés et dédommagés à même les fonds de l’Université
contre :
1.
Tous frais, charges et dépenses, quel qu’ils soient que ledit
administrateur encourt relativement à toute action, poursuite ou
procédure intentée (…) contre lui (…)
• B. Aucun administrateur ni dirigeant de l’Université actuellement en
fonction ne sera responsable:
1.
30
Des actes, des négligences ou défauts, de tout autre administrateur ou
dirigeant ou employé
Rôles et responsabilités des
administrateurs
Police d’assurance (Sommaire des garanties, 31 mai 2010 au 31 mai
2011)
• Définition d’assuré
• La définition d’assuré est étendue pour inclure les personnes suivantes:
•
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Les officiers, administrateurs, employés, préposés, professeurs, chargés de
cours, chercheurs, bénévoles et toute autre personne œuvrant pour l’Assuré
désigné (…)
Rôles et responsabilités des
administrateurs
Police d’assurance (suite)
• Activités / Risques assurés
• Toutes les activités et tous les lieux appartenant à l’Assuré, loués ou
utilisés par l’Assuré et toutes les opérations de l’Assuré (…)
• Garanties / Montants de garanties applicables par certificat émis
• Responsabilité civile pour dommages corporels et matériels par sinistre:
2 000 000 $
• (…)
• Montant global par période d’assurance : 25 000 000 $
• (…)
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L’éthique
33
L’éthique
3. L'Université a pour objet, dans le respect de la liberté de conscience
et des libertés académiques inhérentes à une institution universitaire,
l'enseignement supérieur et la recherche; elle doit notamment, dans le
cadre de cet objet, contribuer à la formation des maîtres.
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L’éthique
12.1. Un membre de l'assemblée des gouverneurs autre que ceux visés
par les paragraphes e et f de l'article 7, ne peut, sous peine de
déchéance de sa charge, avoir un intérêt direct ou indirect dans une
entreprise qui met en conflit son intérêt personnel et les devoirs de ses
fonctions. Toutefois, cette déchéance n'a pas lieu si cet intérêt lui échoit
par succession ou par donation, pourvu qu'il y renonce ou en dispose
avec diligence.
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L’éthique
(Suite de l’article 12.1 de la Loi)
Un membre de l'assemblée des gouverneurs visé par les paragraphes e)
et f) de l'article 7 qui a un intérêt direct ou indirect dans une entreprise qui
met en conflit son intérêt personnel et celui de l'Université du Québec
doit, sous peine de déchéance de sa charge, le dénoncer par écrit au
président et s'abstenir de participer à toute délibération et à toute
décision portant sur l'entreprise dans laquelle il a cet intérêt ou à toute
séance au cours de laquelle son intérêt est débattu.
(Article 37.1: équivalent pour les constituantes)
(Article 54.1: équivalent pour les instituts de recherche et écoles supérieures)
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L’éthique
12.2. Le membre de l'assemblée des gouverneurs visé au paragraphe d
de l'article 7 et qui est également membre du personnel de l'Université du
Québec, d'une université constituante, d'un institut de recherche ou d'une
école supérieure, doit quitter toute séance pendant la durée des
délibérations et du vote sur toute question concernant les négociations
relatives à la convention collective ou au contrat collectif de travail en
tenant lieu qui le régit ou qui régit d'autres membres du personnel de
l'Université du Québec, d'une université constituante, d'un institut de
recherche ou d'une école supérieure. Un membre du personnel de
l'Université du Québec, d'une université constituante, d'un institut de
recherche ou d'une école supérieure doit quitter toute séance pendant la
durée des délibérations et du vote sur toute question dans laquelle il a un
intérêt personnel et distinct.
(Article 37.2: équivalent pour les constituantes)
(Article 54.2: équivalent pour les instituts de recherche et écoles supérieures)
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L’éthique
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Les zones de responsabilité
d’un conseil
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Les zones de responsabilité d’un
conseil
• Respect et assumation de la mission, des valeurs et des buts de
•
•
•
•
•
•
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l’organisation
Gestion stratégique
Gestion de la performance
Encadrement de la direction générale
Gestion des risques
Relations avec les mandants et les partenaires par une communication
stratégique
Fonctionnement interne
Les zones de responsabilité d’un
conseil
Un bon processus de gestion de risque permet d’identifier les risques, de
les évaluer et d’en diminuer la gravité par des mesures de mitigation. Par
conséquent, le risque d’être déclaré responsable peut être minimisé par
un travail diligent préalable de tous les risques de l’organisation et de
l’encadrement nécessairement en vue de cette mitigation.
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Les zones de responsabilité d’un
conseil
De façon pratique, pour établir une bonne gestion du risque, il convient
de se poser la question en regard de gens qui ont des attentes envers
vous:
•
Le gouvernement
•
Les employés
•
Les retraités
•
Les étudiants
•
Les organismes du milieu
•
Les fournisseurs
•
Les différents mandataires
•
Le public en général
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Les qualités d’un administrateur
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Les qualités d’un administrateur
Les bons administrateurs possèdent les qualités suivantes :
• Intégrité
• Bon jugement
• Perspective
• Courage lié à l’authenticité
• Volonté et la capacité d’apprendre
• Capacité de s’exprimer correctement
• Capacité d’écoute
• Fiabilité
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Les qualités d’un administrateur
Un bon administrateur doit avoir les qualités comportementales
suivantes :
• Capacité d’exposer ses opinions
• Volonté et capacité d’écouter
• Capacité de poser des questions
• Souplesse
• Fiabilité
45
Un échange pratique
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Un échange pratique
 Le CA et le gestionnaire ne respectent pas leurs rôles
 Le président ne gère pas le temps et n’optimise pas le travail du
CA
 Un CA obnubilé par la compétence des gestionnaires
 Les problèmes de déontologie
 Le CA est un parlement
 Le CA est composé d’administrateurs qui ne comprennent pas
leur rôle
 Le risque mal identifié saute dans la figure des membres du CA
(Relève de MO, communication nulle, problèmes financiers…)
 Le contrôle de l’information par les gestionnaires
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Un échange pratique
 Le CA ne se donne pas de vision
 La mobilisation amoindrie du CA provoque des problèmes de
quorum
 L’information donnée au CA est trop nombreuse, est trop peu
ou n’est pas fidèle
 L’absence de confidentialité
 L’absence de comités (suggestions de la loi: de vérification, de
RH et de gouvernance et éthique) pour approfondir une
question
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Un échange pratique
 DES TRUCS POUR LES PRÉSIDENTS
 Un ordre du jour approprié
 Une préparation adéquate de la réunion du CA
 Des tours de table pour les cas qui nécessitent la mobilisation
 L’évaluation des membres du CA
 Le huis clos et les rencontres informelles
 La formation
 Le partage sur les valeurs de l’organisation
 Des documents de prise de décision de deux ou trois pages
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Un échange pratique
 DES TRUCS POUR TOUS LES MEMBRES
 Avoir une bonne réglementation de délégation qui définit
clairement les rôles
 Oser poser des questions
 Éviter l’aveuglement en se préparant adéquatement
 Faire preuve de bon jugement
 Avoir le courage d’enregistrer sa dissidence
 Bien tenir les procès-verbaux
 En exercer un suivi
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Un échange pratique
 DES TRUCS POUR TOUS LES MEMBRES
 Avoir recours aux experts
 Faire attention aux réserves contenues dans les documents de
prise de décisions
 Bien gérer les conflits d’intérêts
 Traiter efficacement les dénonciations
 Prendre le temps (ne pas « subir » les décisions de dernières
minutes)
 Conserver des notes et les documents en lien avec les
décisions les plus importantes
 Suivre une bonne formation sur des sujets vitaux
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Clément Samson
Avocat
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