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également la communication par procédure d'appel (online/self-service), ainsi que la
transmission de fichiers à un mandataire. L'art. 6 OLPD décrit la procédure de déclaration,
qui doit être faite par écrit et préalablement à la communication (l'art. 6, 3ème al., OLPD
prévoit la possibilité d'une déclaration globale). Quant aux exceptions, l'art. 7 OLPD prévoit
qu'il n'y a pas de déclaration lorsque des fichiers ne se rapportant pas à des personnes sont
transmis (recherche, statistique) et que les résultats sont publiés sous une forme ne
permettant pas d'identifier les personnes concernées. Il en va de même si des fichiers sont
communiqués dans des pays dotés d'une législation équivalente sans risque de
réexportation dans un Etat tiers qui n'en est pas doté, et que les fichiers communiqués ne
contiennent ni données sensibles, ni profils de la personnalité. Le Préposé fédéral établit et
tient à disposition de quiconque communique des données personnelles à l'étranger une
liste des Etats dotés d'une législation équivalente.
La sécurité des données (art. 7 LPD, 8, 9, 10, 11, 12, 20, 21, 22 et 23 OLPD)
Certains problèmes de protection des données peuvent être évités, si l'on prend, à temps,
les mesures de sécurité qui s'imposent. Les systèmes informatiques modernes requièrent
des mesures d'aménagement des lieux, empêchant à tout tiers non autorisé d'accéder aux
équipements informatiques. Des mesures techniques sont également nécessaires pour
prévenir les pannes (par exemple à la suite d'une coupure de courant) et, partant, la
destruction irrémédiable des données. Enfin, on veillera à ce que les données ne soient pas
accessibles à n'importe qui et à ce que les principes fondamentaux de la protection des
données soient respectés par des mesures organisationnelles, telles des procédures
d'identification des usagers, des évaluations périodiques des mesures de sécurité ou encore
la nomination d'un responsable de la protection des données au sein de l'entreprise.
Le droit d'accès (art. 8, 9, et 10 LPD, 1, 2, 13, 14 et 15 OLPD)
C'est un droit fondamental pour la personne concernée et l'institution-clé de la protection
des données. Ce n'est qu'ainsi que l'intéressé pourra faire valoir ses droits, en particulier
faire rectifier des données inexactes, en contester l'exactitude ou les faire le cas échéant
détruire. Ce droit a en outre un effet préventif certain. Même si les particuliers en feront
rarement usage, le seul fait, pour le maître d'un fichier, de connaître l'existence de ce droit
l'incitera à traiter correctement les données personnelles dont il aura vraiment besoin. Les
modalités de l'exercice de ce droit sont décrites à l'art. 1er OLPD. Il y est notamment prévu
que l'intéressé doit en règle générale faire valoir son droit par écrit en justifiant de son
identité (pièce d'identité, permis de conduire etc.). Certains organes fédéraux ont pour
habitude de fournir des informations par téléphone. L'OLPD n'exclut pas cette manière de
procéder, encore faut-il que la personne concernée y ait consenti et ait été identifiée. Les
renseignements requis doivent être dans la mesure du possible fournis dans les 30 jours
suivant réception de la demande. Afin que ce droit puisse être exercé par chacun,
indépendamment de sa situation financière, le législateur a prévu le principe de la gratuité
du droit d'accès (art. 8, 5e al. LPD). Une participation aux frais pourra exceptionnellement
être demandée par le maître du fichier lorsque le droit d'accès aura déjà été exercé dans les
12 mois précédant la demande sans modification non annoncée des données relatives à
l'intéressé. Idem si la communication des renseignements demandés occasionne un volume
de travail considérable. Le but de cette participation financière n'est pas de couvrir les frais,
mais de prévenir les abus. Le montant maximal a été fixé par le Conseil fédéral à 300francs.
Le maître de fichier public peut refuser ou restreindre la communication des renseignements
demandés si une loi le prévoit, les intérêts prépondérants d'un tiers l'exigent, un intérêt
public prépondérant le requiert (sûreté intérieure ou extérieure de la Confédération) ou le
déroulement d'une procédure d'instruction risque d'être compromis (art. 9 LPD). Le maître
de fichier privé peut également refuser ou restreindre le droit d'accès si une loi le prévoit, les
intérêts prépondérants d'un tiers l'exigent ou ses propres intérêts prépondérants le
requièrent, à condition que ces données ne soient communiquées à des tiers (art. 9 LPD).