Procédures et priorisation prise en charge médicale de la clientèle
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Procédures et priorisation prise en charge médicale de la clientèle aire ambulatoire et aires civières Urgence sites de Hull et de Gatineau Direction des services communautaires et hospitaliers de santé physique Avril 2012 Révisé Juin 2013 Fonctionnement séquentiel aire ambulatoire Fonctionnement Kanban séquentiel situé l’aire ambulatoire (système de pigeonniers) 2 Résidents MD 7 4 Urgence B 39 MD Tâches INF Tâches INF Inhalo Spécialistes MD Tâches INF 5 6 Zone de nouveaux patients 62 MD Tâches INF MD Tâches INF 66 MD Tâches INF C 45 MD Tâches INF 63 MD 67 MD Tâches INF Tâches INF Zone de patients à revoir A 15 MD1 Tâches INF 3 MD1 MD2 MD2 MD3 MD3 Tâches INF Tâches INF Tâches INF Tâches INF Tâches INF 8 1. Le MD prêt à passer au prochain patient se dirige au kanban situé à l’aire ambulatoire. 2. Avant de prendre un patient le MD doit vérifier si un patient est dans la section URGENTE. S’il y a un dossier il traite celui-là en priorité. Dans l’exemple cidessus, le médecin se dirigerait dans l’aire B à la civière 39. 3. Lorsqu’il y a un dossier dans la section à revoir, le MD approprié doit le prioriser avant de prendre en charge un nouveau patient. Dans l’exemple cidessus, le médecin se dirigerait dans l’aire A civière 15. 4. Lorsqu’il n’y a pas de patient à revoir le MD prend un nouveau patient dans la section à voir (nouveau patient) en pigeant à droite de l’espace libre. En suivant l’exemple ci-dessus, le médecin se dirigerait vers le cube 66. 5. Lorsque le MD a terminé avec un patient ambulatoire, il place le dossier dans la case tâche infirmière. À l’aire civière, le médecin déposera le dossier dans la boîte à compléter. 2 Fonctionnement séquentiel aire ambulatoire 6. À l’aire ambulatoire, l’infirmière prend le dossier dans la section « tâche infirmière » à droite de l’espace vide alors qu’à l’aire civière elle prend le dossier dans la boîte à compléter. 7. L’infirmière place le dossier du prochain patient à voir à gauche de l’espace libre. 8. Lorsqu’un patient est prêt à être revu, ambulatoire ou civière, l’infirmière place le dossier ou la fiche indicatrice du patient dans la case du médecin appropriée, selon le ratio établi (voir tableau 2). Afin d’assurer le bon fonctionnement de ce système, il est indispensable de garantir la présence de personnels qualifiés en tout temps, notamment des médecins, infirmières et agentes administratives. Pour atteindre nos objectifs, le travail d’équipe est essentiel. Il appartient donc à l’équipe que chacun assume sa pleine responsabilité. La négligence d’une seule personne peut entraver le travail de toute l’équipe. Afin d’assurer le fonctionnement efficace du kanban, les rôles et responsabilités des principaux acteurs sont décrits ci-dessous. Rôle de l’infirmière à l’aire ambulatoire : Gère le kanban en respectant le maximum de 2 patients par médecin dans les cubes; S’assure que les dossiers antérieurs des patients appelés sont présents avant d’entre un patient dans le cube; Placer dans le kanban le dossier du patients pour le spécialiste, le résident ou l’inhalothérapeute; Complète la liste de vérification du retour des résultats; S’assure que tous les résultats du patient ambulatoire sont arrivés avant de faire revoir le patient par le médecin; Place dans le kanban les patients civières à revoir selon les indications de l’ASI; Place dans le kanban les prochains patients à revoir ambulatoire; S’assure que tous respectent le fonctionnement du kanban, en cas de conflit, se référer à l’ASI ; Place dans le kanban les nouveaux patients à voir selon le ratio de PEC médicale (voir tableau 3), en cas de doute, se référer à l’ASI; Faire revoir des patients orphelins s’il n’y a pas de patient à revoir en fin de quart de travail (7h, 15h et 23h); 3 Fonctionnement séquentiel aire ambulatoire S’assure d’une prise en charge stratégique afin d’éviter une surcharge infirmière; Avise l’assistante si un patient devient instable. Rôle de l’infirmière auxiliaire à l’aire ambulatoire : Prodigue des soins infirmiers en fonction de son champ de pratique et les activités réservées en vertu de la loi 90; Collabore avec l’infirmière en fonction des directives infirmières. 4 Fonctionnement séquentiel aire ambulatoire Rôle de l’ASI : Dans le présent processus, l’assistante est reconnue comme étant la leader de celui-ci. Elle gère les priorités terrain selon l’état des patients et la situation de l’urgence afin d’assurer un fonctionnement optimal. Avise l’infirmière à l’ambulatoire au moment où revoir les patients sans médecin admetteur ou en cas de dégradation de leur condition; Avise l’infirmière à l’ambulatoire des patients à revoir des aires civières selon l’échelle des priorités (voir tableau 1); Tableau 1 L’échelle de priorité selon le type de clientèle 1 2 3 4 5 6 7 Patient instable Clinique de suivi (répartie à 10h-11h-18h-19h-20h) À revoir avec possibilité de congé À revoir avec prise de décision (idéal même médecin) À revoir selon critères définis par médecin ou changement de condition du patient Patients à voir civières et ambulants selon le nombre de civières à voir (tableau ci-dessus) Patients sans médecin admetteur à niveler sur 24h 5 Fonctionnement séquentiel aire ambulatoire Détermine le ratio à respecter quant au nombre de patients ambulatoires versus civières à voir selon l’échelle établie (voir tableau 2); Tableau 2 Ratio de la prise en charge médicale selon le nombre de civières non vues Nombre de patient sur civières non vues 1 2-3 4-5 6 et + Ratio PEC patient ambulant/ civière Selon ETG 3 ambulants pour 1 civière 3 ambulants pour 2 civières 1 ambulant pour 3 *civières* * Sera ajusté selon la période de rodage. S’assure que chacun des titres d’emploi réalisent les tâches à faire juste à temps; Indique au médecin où travailler en absence de travail; Avise l’infirmière de l’ambulatoire des patients sans médecin admetteur à voir, s’il n’y a plus de patient à revoir. Priorise les congés et les admissions à l’UHB avec le coordonnateur médical ou les urgentologues en absence du coordonnateur; S’assure d’une fluidité entre la réalisation et retour des résultats des examens demandés afin d’éviter l’accumulation en fin de quart; S’assure que les cas de psychiatrie soient vus une fois par 24 heures, s’ils n’ont pas été vus en consultation dans la journée. Plus spécifiquement : ASI - 7h30 Organise le déroulement des prochains 24 heures : o Priorise l’admission des patients sans médecin admetteur selon leur état ou leur durée moyenne de séjour; o S’assure d’une prise en charge stratégique des patients sans md admetteur (voir tableau 3); S’il y a des ajouts de patients sans médecin admetteur après 14h, ils seront vus le lendemain, sauf s’il y a dégradation de leur condition. 6 Fonctionnement séquentiel aire ambulatoire Tableau 3 Jour Soir Nuit Le nombre d’orphelin à placer selon les quarts de travail Min 2 max selon le nb de patient sans médecin admetteur total Min 2 selon le nb de patient sans médecin admetteur total +/- 2 (prendre les plus jeunes ou ceux qui ont moins de chance d’être admis) ASI – 15h30 et 23h30 L’assistante de soir et de nuit respecte le déroulement prévu par l’assistante de jour. Elle met à jour la liste des patients sans médecin admetteur et des patients observés dans l’objectif de faciliter l’organisation des prochains 24 heures. Rôle de l’infirmière et infirmière auxiliaire aux aires civières : Complète la liste de vérification du retour des résultats pour chaque examen demandé; S’assure que tous les résultats sont arrivés avant de faire revoir le patient par le médecin; Mettre à jour médurge manuellement en mettant le patient à revoir (en jaune); Respecter la séquence dans laquelle l’ASI décide de faire revoir le patient; Communique les besoins urgents ainsi que toutes détériorations de la condition du patient par téléphone à l’assistante afin de diminuer les interventions multiples auprès du médecin. 7 Fonctionnement séquentiel aire ambulatoire Rôle du médecin : Zone de nouveaux patients MD MD Tâches INF Tâches INF 66 MD Tâches INF 63 MD Tâches INF B 36 MD Tâches INF 62 MD Tâches INF Prend le dossier dans le kanban selon la séquence établie par l’infirmière; Replace le dossier dans le pigeonnier infirmière (si patient ambulatoire) en indiquant clairement les actions à compléter; Respecte en tout temps les consignes de l’ASI. La contacte et discute avec elle en cas de désaccord. Contacte l’assistante dans le cas où : le médecin décide de prioriser un patient, le médecin est en absence de travail ou bien pour toutes questions ou problématiques. En tout temps, un médecin est attitré à la salle de choc. Les autres médecins verront les patients au fur et à mesure selon le kanban (système de pigeonniers). Il n’y a pas d’aire désignée par médecin. 8 Fonctionnement séquentiel aire ambulatoire Cheminement de la clientèle à l’urgence Usager ambulant Civière intra hospitalière Ambulance Arrivée à l’urgence Triage Inscription Salle de choc (P1,P2) Infirmière. triage ASI ASI Gère les priorités de soins Avise md. attitré Infirmière Civières (P3,P4,P5) ASI Gère les priorités et assigne une civière ASI/ Infirmière ambulatoire Dicte quand le nouveau pts couché sera vu selon le tableau 2 Infirmière Infirmière ambulatoi ambulatoire Inf. re aux. ambulatoire Place le pts civière à voir/ revoir dans le kanban selon instruction ASI Prochain md disponible ou même md Prend dossier dans le pigeonniers et voit/revoit pts. ASI doit être avisé Infirmière civière Inf. aux. civière Légende Complète dossier et feuille des examens à faire et faits Infirmière civière Inf. aux. civière Mettre dans médurge pts à revoir lorsque tous les résultats sont arrivés ASI Détermine à inf. à l’ambulatoire quand pts sera revu selon charte établie Infirmière ambulatoire Ambulatoire (P2,P3,P4,P5) Infirmière ambulatoire Gère les priorités de soins/ STAT selon le tableau 1 et 2 Infirmière Infirmière ambulatoi ambulatoire re Inf. aux. ambulatoire Place le pts civière à voir/ revoir dans le kanban selon le tableau 1 Prochain md disponible ou même md Prend dossier dans le pigeonnier et voit/revoit pts. Infirmière ambulatoire Inf. aux. ambulatoire Infirmière ambulatoire Inf. aux. ambulatoire Complète dossier et feuille des examens à faire et faits Mettre pts à revoir lorsque tous les résultats sont arrivés Téléphone 9
