les bénéfices de la connectivité enfin mesurés!
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LES BÉNÉFICES DE LA CONNECTIVITÉ ENFIN MESURÉS! Retour sur la première étude d’impact menée au service de Pneumologie du CHU de Clermont-Ferrand 1 2 SOMMAIRE Les bénéfices de la connectivité 5 Rappel : La connectivité des appareils biomédicaux 7 Contexte du CHU de Clermont-Ferrand Le CHU, un précurseur en connectivité 9 Le service de pneumologie, un pilote de choix Du DPI à la connectivité 11 Etude de l’impact de la connectivité L’approche ethnographique 13 L’histoire d’un projet Pourquoi le choix des solutions de Capsule Technologie ? L’implémentation en pratique Méthodologie de l’étude Résultats Phase témoin : le métier d’infirmière 64% des constantes vitales enregistrées automatiquement Une exploitation accrue du dossier patient informatisé 9 minutes gagnées pour les patients Moins de stress, plus de disponibilité… L’équipe de pneumologie a adopté le Capsule Neuron Les bénéfices de la connectivité démontrés 9 9 9 11 11 13 15 17 17 19 21 23 25 27 3 4 LES BÉNÉFICES DE LA CONNECTIVITÉ Selon un rapport de mai 2013, 75% des hôpitaux français disposent ou sont en cours d’implémentation d’un Dossier Patient Informatisé (DPI).1 La mise en place progressive d’un DPI vise à répondre au besoin de partage de l’information patient par l’ensemble des acteurs de sa prise en charge. Le DPI assure la traçabilité de l’information et de toutes les actions effectuées. Pour les équipes soignantes, le DPI constitue une évolution technologique, organisationnelle et culturelle majeure qui améliorent la qualité des soins mais influent également sur la charge de travail infirmier.2 Conscient de cet impact sur les équipes soignantes, les équipes informatiques du CHU de Clermont-Ferrand ont initié une politique d’amélioration continue de la prise en charge des patients au travers de solutions innovantes telles que la connectivité. Permettant d’automatiser la remontée des signes vitaux depuis les appareils biomédicaux vers les dossiers patients, les solutions de connectivité optimisent les processus infirmiers. La société Capsule Technologie a été retenue lors de l’appel d’offres dédié afin de déployer ses solutions au sein du CHU. Comment les infirmières ont-elles vécu l’introduction des nouvelles technologies de connectivité ? Quels sont les bénéfices des solutions de connectivité pour les équipes soignantes et pour les patients ? Quels impacts pour l’adoption de l’informatisation ? C’est pour répondre à ces questions que pour la première fois en Europe, une étude a été menée afin de mesurer concrètement et objectivement l’impact de l’introduction de la connectivité sur le quotidien des infirmiers. 5 Direction Générale de l’offre de soins. Atlas 2013 des SIG. Mai 2013. Direction Hospitalière – Observatoire National de l’Emploi et des Métiers de la FPH. Etude prospective des métiers de la FPH. http://www.metiers-fonctionpubliquehospitaliere.sante.gouv.fr/ 1 2 6 RAPPEL : LA CONNECTIVITÉ DES APPAREILS BIOMÉDICAUX L’arrivée du Dossier Patient Informatisé implique l’enregistrement et l’importation de toutes les données et constantes du patient au sein des programmes informatiques. Or, les données produites par les moniteurs, les ventilateurs et autres appareils biomédicaux présents au chevet du patient, sont encore aujourd’hui régulièrement retranscrites manuellement par les infirmières dans le dossier patient. La connectivité des appareils biomédicaux a pour objectif d’envoyer les données issues des appareils biomédicaux directement dans le dossier patient sans aucune saisie manuelle ou recopie, et ce quel que soit la marque des appareils ou des systèmes DPI. Ainsi la problématique de la connectivité est double. Elle réside à la fois dans le manque d’interopérabilité des appareils biomédicaux entre-eux mais également dans la diversité des solutions DPI présents dans l’hôpital. La finalité étant d’optimiser et d’accroître la sécurisation des processus et la fiabilité des données tout en dégageant du temps infirmier pour une meilleure qualité de soins. 7 8 CONTEXTE DU CHU DE CLERMONT-FERRAND LE CHU DE CLERMONT-FERRAND, UN PRÉCURSEUR EN CONNECTIVITÉ Partenaire historique de Capsule Technologie, le CHU de ClermontFerrand a été le premier établissement français à lancer un appel d’offre exclusivement dédié à la connectivité. L’HISTOIRE D’UN PROJET En 2006, la Direction informatique du CHU de Clermont-Ferrand a initié le passage au dossier informatisé avec deux éditeurs de logiciels: Philips Healthcare pour la réanimation en soins intensifs et McKesson pour les services de soins généraux. Conscient de l’importance de la connectivité, les équipes informatiques s’étaient alors rapprochés de Capsule Technologie afin de s’appuyer sur un interlocuteur unique, et ce, quel que soit le dossier patient informatisé implémenté. Ainsi les services de Réanimation du CHU ont été équipés des solutions de connectivité Capsule. POURQUOI LE CHOIX DES SOLUTIONS DE CAPSULE TECHNOLOGIE ? Capsule Technologie est le leader historique des solutions de connectivité. Ses solutions sont implémentées dans plus de 1 250 hôpitaux à travers le monde. Capsule a une expertise éprouvée dans la mise en place de ses solutions et ce quelques soit le DPI et les appareils biomédicaux grâce à des partenariats forts avec plus de 30 éditeurs de dossiers patient et plus de 660 appareils biomédicaux issus de l’ensemble des fabricants d’appareils. 9 10 LE SERVICE DE PNEUMOLOGIE, UN PILOTE DE CHOIX Le service de Pneumologie a été choisi comme service pilote pour l’implantation des solutions de connectivité. C’est dans ce service qui compte 17 infirmières diplômées d’Etats (IDE) et 17 aides-soignantes que l’étude a été réalisée. Composé de 35 lits, le service de Pneumologie prend en charge les patients atteints de maladies pulmonaires diverses : asthme, BPCO*, syndrome d’apnées du sommeil, allergies (abeille, guêpe, graminées, pollens, alimentaire, médicamenteuse), oncologie thoracique,… La durée moyenne de séjour oscille entre 1 semaine et 15 jours. DU DPI À LA CONNECTIVITÉ En 2009-2010, le service de Pneumologie fut le premier service à implémenter la solution Crossway version 7.1 de McKesson qui offre une prise en charge informatisée des patients, depuis les fonctions administratives et prise des rendez-vous jusqu’à la gestion médicale sur le dossier de soin et la prescription. Après le déploiement de Crossway de McKesson, le service de Pneumologie fut à nouveau choisi pour être pilote des outils de connectivité. L’IMPLÉMENTATION EN PRATIQUE 3 Smartlinx Neuron reliés à un appareil de pression non invasive (dinamap) ont ainsi pris place au sein du service de Pneumologie. Ils permettent de collecter, valider et envoyer automatiquement les données associées – constantes vitales relevées - vers le dossier de soins informatisé, directement depuis la chambre du patient. 11 * BPCO : Broncho Pneumopathie Chronique Obstructive 12 ETUDE DE L’IMPACT DE LA CONNECTIVITÉ L’APPROCHE ETHNOGRAPHIQUE Co-meet, institut indépendant spécialisé dans les études marketing qualitatives et quantitatives, a été mandaté par Capsule Technologie pour étudier l’impact des solutions de connectivité sur le personnel soignant en soins généraux. L’objectif était de comprendre comment l’introduction de la connectivité, au cœur des enjeux de la numérisation de l’hôpital, pouvait également influer sur le quotidien des infirmières. Cette étude pré- et post- implantation des solutions de connectivité a été dirigée par un ethnologue. Cette approche ethnographique d’immersion réalisée au sein du service de Pneumologie a permis d’être au plus proche des pratiques des personnels soignants et de ne pas perturber le travail et le quotidien des infirmières. L’étude a été menée auprès des infirmières volontaires et avec l’accord des patients. L’équipe de Co-meet a donc suivi le plus discrètement possible le personnel du service afin de relever les évolutions avant et après l’installation du Capsule Neuron. 13 14 MÉTHODOLOGIE DE L’ÉTUDE Les objectifs de l’étude sont de mesurer l’impact des solutions de connectivité sur le personnel soignant, et plus particulièrement pour les infirmières afin d’identifier des bénéfices mesurables pour l’hôpital : économie de temps infirmier, amélioration du bien-être de l’infirmière, amélioration de la traçabilité et de la qualité des soins. Le but de l’étude est également de proposer une méthode reproductible pour que d’autres hôpitaux puissent mesurer concrètement le retour sur investissement « ROI » des solutions. La méthodologie s’appuyait donc sur la mesure de données chiffrables avant et après installation de la solution capsule : • Temps de prise des constantes • Temps moyen de la retranscription des constantes dans le dossier patient avec un focus sur les différents modes opératoires du Dinamap à CrossWay • Temps de latence entre prise de constante et la saisie • Temps de saisie dans le dossier patient • Nombre de constantes saisies au sein du dossier • Les constantes relevées L’attention a été portée à la prise de constantes car la connectivité agit au niveau de la remontée automatique des constantes. 15 16 RÉSULTATS Phase témoin : le métier d’infirmière La première phase de l’étude a permis de dégager quelques constats sur les contraintes rencontrées par les infirmières. • La gestion du temps : Le facteur temps est un impondérable. Dès leur prise de fonction à 6h, c’est une course contre la montre. Prendre les constantes vitales des patients, gérer les prescriptions, faire le point avec le médecin, gérer les à-cotés et entretenir la relation avec chaque patient… tant de missions qui doivent s’articuler dans un lapse de temps très court afin que toutes les équipes soignantes puissent fonctionner en cadence sans être ralenties. • La multiplication des tâches fastidieuses : L’arrivée de l’informatique même si elle est perçue comme bénéfique a apporté son lot de tâches rébarbatives. Les différentes saisies à effectuer dans le DPI engendrent une frustration des équipes et le sentiment de perdre du temps, temps qui pourrait être consacré au soin des patients. • La fatigue physique : En moyenne, les infirmières parcourent jusqu’à 10 km par jour tout en poussant de 2 à 3 chariots différents de poids et de volumes importants obligeants à faire certaines manœuvres dans les couloirs pour pouvoir arriver à bon port. Cette gestion des différentes contraintes engendre une mise à jour du dossier patient non instantanée et peut aussi être à l’origine d’erreurs de saisie lors notamment des diverses retranscriptions. Les infirmières avouent volontiers qu’elles exercent un métier riche et dense. Elles apprécient particulièrement la relation patient ou les actes techniques (prise de sang, changement de gripper ou de pansements). A l’inverse, elles constatent aussi que le temps de soin et le contact patient se délitent notamment à cause de la multiplication de la charge de travail et de tâches administratives 17 ou de saisie qu’elles considèrent comme rébarbatives. 18 64% des constantes automatiquement vitales enregistrées Premier succès : En quelques semaines d’utilisation, les équipes soignantes ont pris en main le nouveau dispositif et l’utilisent naturellement dans leur quotidien. Facile à transporter, le Smartlinx Neuron vient s’intégrer parfaitement au workflow sans alourdir l’équipement que porte les infirmières. Présent au-dessus de l’appareil de pression non invasive, il rentre facilement dans les chambres des patients et son utilisation devient spontanée. Au bout de quelques semaines, près de 64% des constantes vitales sont désormais renseignées via le Smartlinx Neuron. Alors que les équipes de soins gèrent d’ores et déjà plus d’une quinzaine de machines différentes, l’arrivée d’un nouveau dispositif n’était pas forcément vécue de manière très enthousiaste, et pourtant... Après une prise en main rapide, le succès est au rendezvous. Les infirmières de l’équipe de Sandrine Braud ont adopté le dispositif et certaines avouent d’ailleurs qu’elles ne peuvent plus s’en passer. Cette remontée des données via les solutions de connectivité a un double avantage : • Une remontée en « temps réel » : Le temps de latence entre la prise des constantes vitales et la saisie dans le dossier patient pouvait aller jusqu’à 16’48 avant l’arrivée des solutions de connectivité. Avec le Smartlinx Neuron, la remontée est quasiment instantanée, assurant ainsi un suivi de chaque patient en temps réel pour l’ensemble de l’équipe soignante. • Un taux d’erreur réduit : Plus d’erreur de retranscription, plus de perte de données, les constantes vitales sont récupérées automatiquement depuis l’appareil de pression non invasive, complétées, validées et transmises directement depuis le chevet du patient au sein du DPI. L’infirmière peut se recentrer sur le soin 19 apporté au patient. 20 Une exploitation informatisé accrue du dossier patient L’arrivée du Neuron a permis d’augmenter de près de 56% le nombre de données renseignées dans Crossway pendant la semaine de l’étude. En regardant sur une plus longue période, cette hausse est à nuancer. En effet, en comparant sur 3 mois avant et après, la hausse est moins élevée mais néanmoins significative : +9% de données renseignées avec l’arrivée du Neuron. Au-delà de la quantité de constantes saisies, les informations statistiques fournies par les équipes informatiques ont permis de démontrer que certaines valeurs qui n’étaient pas renseignées avant la mise en place des solutions de connectivité étaient maintenant quasiment systématiquement renseignées dans le DPI. Il s’agit notamment de l’échelle de douleur EVA qui peut facilement être renseigné sur le Neuron. Ces données illustrent l’importance de la facilité d’usage des dispositifs pour améliorer l’appropriation des outils informatiques. 21 22 9 MINUTES GAGNÉES POUR LES PATIENTS En mesurant l’ensemble des éléments relatifs à l’intégration des données au sein du dossier patient, depuis la prise des constantes jusqu’à la saisie des données dans le DPI, on constate que chaque infirmière gagne près de 9 minutes par journée. A l’année, cela correspond à 4,7 jours de travail par infirmière, soit presque une semaine à temps plein ! Un véritable gain de temps ainsi mesuré. ‘‘Avec le Neuron, le temps passé à la saisie des constantes vitales est largement réduit et le risque de d’erreur lors de la retranscription écarté. La plupart des constantes vitales étant directement envoyées au dossier patient, je suis donc moins stressée et je peux ainsi être davantage vigilante au bien-être des patients’’indique une infirmière du service. 23 24 MOINS DE STRESS, PLUS DE DISPONIBILITÉ… L’ÉQUIPE DE PNEUMOLOGIE A ADOPTÉ LE CAPSULE NEURON Le Capsule Neuron a été jugé ergonomique, ludique et utile par les infirmières. Sandrine Braud, Cadre de santé du service de pneumologie, considère que l’arrivée des solutions de connectivité permet aux infirmières de son équipe d’avoir une prise en charge plus globale des patients notamment grâce à la vision plus généraliste de l’ensemble des constantes. De plus, l’ensemble des membres de l’équipe considère l’arrivée du Capsule Neuron comme un véritable atout, un avantage pour la qualité des soins. La journée de travail semble être moins stressante et les infirmières pensent avoir plus de temps pour gérer leur relation avec leurs patients. 25 26 LES BÉNÉFICES DÉMONTRÉS DE LA CONNECTIVITÉ Le Capsule Neuron est perçu comme un véritable atout pour les équipes soignantes. Gain de temps, fiabilité, traçabilité sont les maîtres mots ressortis de cette étude. Première de ce type en Europe, cette étude a été mené afin d’être reproductible dans d’autres services, d’autres hôpitaux. Elle a permis de démontrer que la connectivité est un accélérateur de l’adoption des dossiers patients informatisés. La simplicité d’usage du Capsule Neuron permet en effet l’intégration des données patient de façon plus ludique, plus rapide, en plus grand nombre et sans erreur. D’un point de vue sécurité et qualité des soins, la connectivité a permis d’assurer une meilleure traçabilité de l’état du patient et ainsi faciliter la prise en charge. L’autre effet de la connectivité est le gain de temps pour les infirmières. Dans un service tel que celui de Clermont-Ferrand, c’est 4,7 jours par an et par infirmière qui peuvent être ainsi consacrés au bien être des patients ! La solution Capsule a été conçue avec et pour les soignants ce qui explique sa facilité de prise en main et son ergonomie. Elle accompagne ainsi chaque jour les infirmiers pour devenir un véritable outil indispensable. De plus, étant donné que la solution de connectivité s’intègre parfaitement aux workflow infirmiers et aux équipements en place (ou à venir), elle répond aussi aux besoins des équipes informatiques, du médicales et des médecins. 27 28 UN SUCCÈS D’ÉQUIPE Pour garantir à la fois le succès de l’implémentation et de la prise en main du Capsule Neuron, Capsule a noué un véritable partenariat avec la DSI et les équipes soignantes du service de pneumologie. Ce projet a ainsi permis de fédérer ces deux services autour d’objectifs communs : l’importance de l’intégration de la connectivité pour l’optimisation du DPI pour plus de sécurité informatique et une meilleure prise charge des patients. De la réflexion à la mise en place de la solution, Capsule Technologie a su être présent auprès de la DSI pour travailler à la coordination de l’intégration des systèmes biomédicaux avec le système d’information de McKesson. Ils ont ensuite accompagné l’équipe soignante du service de pneumologie dans la prise en main du Capsule Neuron. Au vu des résultats obtenus, le CHU de Clermont-Ferrand entend poursuivre le déploiement du dossier patient informatisé et envisage l’implémentation des solutions de connectivité de Capsule. 29 A PROPOS DE... CENTRE HOSPITALIER UNIVERSITATIRE DE CLERMONT-FERRAND Le CHU de Clermont-Ferrand a cinq missions principales : le soin (15 pôles répartis sur trois sites principaux : le CHU GabrielMontpied, le CHU Estaing, le CHU Hôpital Nord) ; l’enseignement (convention avec l’Université d’Auvergne dans les filières de médecine, pharmacie, chirurgie dentaire et maïeutique), la recherche (gérée par la Délégation à la recherche clinique et à l’innovation), la formation des professionnels paramédicaux et maïeutiques (10 écoles et instituts de formation) et la prévention (Comité de liaison alimentation et nutrition – CLAN, Comité de lutte contre les infections nosocomiales – CLIN, ...). Le CHU regroupe 7 000 agents au service du patient (5 795 personnels non médicaux, 532 médecins, 504 internes et 744 étudiants). Contact: Benjamin Héraut – Chargé de communication et des missions culturelles [email protected] CO-MEET Co-meet est une société d’études et de conseil créée en 2007 étendant les frontières du Research Marketing au Consumer Connect, pour accompagner les marques tant dans leur processus de création que dans leurs solutions de mesure et de compréhension du consommateur. Nous assistons à la conjonction entre des entreprises saturées d’informations sur leurs marchés, et des consommateurs de plus en plus infidèles, acteurs de leur consommation, complexes à saisir, à capter, à émouvoir, à intéresser, avec qui entretenir des liens durables. 30 CAPSULE TECHNOLOGIE Capsule, leader en solutions de connectivité pour appareils biomédicaux, permet de relier n’importe quel appareil biomédical à n’importe quel système d’information. La solution de connectivité SmartLinx Medical Device Information SystemTM est le premier système d’information dédié aux dispositifs médicaux tourné vers le patient. Elle permet aux hôpitaux et aux établissements de santé de réduire leurs coûts et d’augmenter leur productivité. Fondée en 1997, la société a établi au fil des ans de nombreux partenariats avec les principaux fabricants d’appareils médicaux et fournisseurs de systèmes d’information. Capsule est présent dans plus de 1700 hôpitaux répartis sur 37 pays. Les solutions Capsule sont disponibles en ligne sur le site marchand de l’UGAP, www.ugap.fr. Site internet : www.capsuletech.fr Contact: Sarah Wolff - Chargée de communication internationale [email protected] - +33 1 84 17 12 88 31 DES BÉNÉFICES POUR L’ENSEMBLE DE L’HÔPITAL INFIRMIÈRES Plus de temps à consacrer au soin des patients ÉQUIPES INFORMATIQUE Meilleure adoption du dossier patient informatisé MÉDECINS Une meilleure traçabilité pour une décision médicale facilitée Capsule Tech, SAS 9 Villa Pierre Ginier, 75018, Paris, France Téléphone : +33 1 84 17 12 88 www.capsuletech.fr 32
