Microsoft Word - Community Event Guidelines.doc

Entente relative aux événements organisés par des tiers
Merci de choisir Déjeuner pour apprendre comme bénéficiaire de votre activité de financement. Le soutien
de la communauté contribue de façon importante à notre succès, et Déjeuner pour apprendre reconnaît les
efforts nécessaires à l’organisation et à la tenue d’un événement en son nom. Votre soutien aide à soutenir
des programmes scolaires de nutrition dans tout le pays, qui permettent aux enfants et aux jeunes de
réaliser leur plein potentiel dans la vie.
Veuillez lire les informations suivantes attentivement, et signer et renvoyer la présente entente à Déjeuner
pour apprendre pour approbation avant de commencer à planifier votre événement. Veuillez renvoyer le
présent formulaire par courriel à l’adresse [email protected] ou par télécopieur au 416 487-1837.
Si vous avez des questions ou désirez obtenir des précisions, veuillez communiquer avec Déjeuner pour
apprendre au 1 800 627-7922.
Informations sur l’événement
Nom de l’événement :
Description de l’événement :
Date de l’événement :
Heure de l’événement :
Lieu de l’événement :
Coordonnées de l’organisateur de l’événement :
Prénom :
Nom :
Organisation (s’il y a lieu) :
Adresse :
Ville : ______
________ Province : ____
Téléphone (maison) : ____
______________________
_ _______ Cellulaire : ____
Code postal : ____ _____________
Télécopieur :
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Adresse courriel : _____________
____
__________
Lignes directrices relatives aux événements organisés par des tiers
Ce que Déjeuner pour apprendre demande aux organisateurs d’un événement communautaire :

Veuillez communiquer avec Déjeuner pour apprendre pour inscrire de nouveaux événements ou nous
mettre à jour au sujet d’événements en cours. Il est important que nous soyons au courant de tous les
événements organisés en soutien à Déjeuner pour apprendre.

L’organisateur de l’événement a la responsabilité d’informer les commanditaires, les participants et le
grand public du fait que Déjeuner pour apprendre n’organise pas l’événement, mais qu’il en est le
bénéficiaire.
Déjeuner pour apprendre peut vous offrir l’aide suivante une fois votre événement approuvé par notre
bureau :

Conseil et expertise relativement à la planification d’événements

Inscription de l’événement sur notre page Web d’événements

Lettre de soutien qui authentifie l’événement/l’organisateur, à compter de la date d’inscription jusqu’à
la fin de l’événement

Quelques fournitures, telles que des brochures d’information, des autocollants et d’autre matériel
promotionnel

Présence d’un représentant de Déjeuner pour apprendre, lorsqu’approprié et disponible
Déjeuner pour apprendre ne peut offrir ce qui suit :

Financement ou remboursement des dépenses liées à l’événement

Listes de donateurs ou de commanditaires

Promotion ou publicité de votre événement, sauf sur la page Web d’événements

Présence garantie de membres du personnel ou de bénévoles à votre événement

Demande de licences de jeux, par ex. bingo, loterie, alcool, assurance

Prix, articles pour la vente aux enchères, récompenses

Reçus officiels pour des dons en argent ou en nature qui n’ont pas été directement reçus par Déjeuner
pour apprendre (voir également l’information concernant les reçus officiels)
Autres lignes directrices :

Toute publicité (y compris les communiqués de presse, le matériel imprimé ou promotionnel, etc.) pour
l’événement proposé doit être approuvée par Déjeuner pour apprendre avant d’être imprimée, publiée,
etc.

Un formulaire d’acceptation relatif au logo doit être rempli avant toute utilisation du logo de Déjeuner
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pour apprendre

Le nom et le logo de Déjeuner pour apprendre ne doivent pas être utilisés par un tiers ou pour un
événement communautaire de façon permanente, c’est-à-dire sur un site Web ou sur du matériel
promotionnel, à moins qu’une autorisation écrite ait été accordée au tiers par Déjeuner pour apprendre

L’organisateur de l’événement doit obtenir tous les permis, licences ou assurances nécessaires à son
événement et ne tient Déjeuner pour apprendre responsable d’aucun incident lié à l’événement
communautaire

Les organisateurs de l’événement ne communiqueront pas avec des commanditaires existants de
Déjeuner pour apprendre pour leur événement, à moins qu’ils aient reçu une autorisation écrite de
Déjeuner pour apprendre

Toutes les informations concernant les fonds et les reçus officiels (s’il y a approbation pour délivrer
des reçus), c’est-à-dire les coordonnées pour la délivrance de reçus, doivent être reçues par Déjeuner
pour apprendre dans les 30 jours suivant l’événement

Il est recommandé que l’organisateur de l’événement se familiarise avec les politiques relatives à la
délivrance de reçus de l’Agence du revenu du Canada au www.cra-arc.gc.ca/chrtsgvng/chrts/prtng/rcpts/menu-fra.html.

En cas d’annulation de l’événement, veuillez en aviser Déjeuner pour apprendre au moins un jour
avant l’événement

À tout moment et pour toute raison, Déjeuner pour apprendre a le droit de demander à l’organisateur
de l’événement communautaire ou au tiers de cesser d’utiliser le nom Déjeuner pour apprendre en lien
avec l’événement, et l’organisateur de l’événement communautaire ou le tiers doit tout mettre en
œuvre pour respecter cette demande

Déjeuner pour apprendre se garde le droit d’examiner les états financiers et les contrôles internes de
l’événement à la demande de ses auditeurs

Déjeuner pour apprendre n’assume aucune responsabilité légale ou financière à un événement
communautaire

Déjeuner pour apprendre n’est responsable d’aucun dommage ou accident survenu à une personne
ou à un bien lors d’un événement communautaire
Lignes directrices relatives aux événements organisés par des tiers – Reçus officiels
Il est très important que vous compreniez les règles relatives à la délivrance de reçus officiels AVANT de
planifier votre événement. Les exigences en matière de délivrance de reçus sont nombreuses et prennent du
temps. Vous pouvez décider finalement que, si seul un reçu officiel d’un petit montant peut être délivré, mieux
vaut ne pas en offrir.
Vous avez la responsabilité de communiquer les décisions concernant la délivrance de reçus officiels aux
participants de l’événement. Par conséquent, veuillez vous assurer que vous avez discuté de votre situation
en profondeur avec un représentant de Déjeuner pour apprendre et que vous savez ce que vous pouvez ou
non offrir.
Lignes directrices relatives à la délivrance de reçus officiels :
Déjeuner pour apprendre doit adhérer à toutes les règles et réglementations de l’Agence du revenu du
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Canada (ARC) afin de conserver le statut d’organisme de bienfaisance. Nous nous réservons le droit d’auditer
les documents relatifs à tout événement afin de garantir le respect des exigences de l’ARC.
Déjeuner pour apprendre ne délivrera des reçus officiels que pour le montant des dons réels reçus par le
bureau de Déjeuner pour apprendre. Les reçus officiels ne peuvent être délivrés pour les fonds utilisés pour
couvrir les coûts de l’événement ou pour d’autres dépenses administratives engagées par l’organisateur.
Déjeuner pour apprendre est autorisé à délivrer un reçu officiel à des particuliers qui font un don sans
recevoir un article ou un bénéfice tangible en retour. Les bénéfices tangibles comprennent notamment un
souper, de l’alcool, une chance de faire une offre sur des articles mis aux enchères, du divertissement, du
stationnement, etc. Les reçus officiels sont délivrés pour des dons de 20 $ et plus, pourvu que le donateur
satisfasse aux conditions susmentionnées.
Des reçus officiels seront délivrés pour les événements communautaires :

Sous réserve que le bureau reçoive une déclaration montrant tous les revenus et les dépenses liés à
l’événement

Sous réserve que l’organisateur de l’événement s’assure que le montant d’argent recueilli après les
dépenses est suffisant pour couvrir le montant d’argent pour lequel des reçus ont été demandés

Sous réserve que toutes les autres conditions de l’ARC aient été respectées
Note : Les reçus officiels datant de l’année de votre événement ne sont délivrés que si tout l’argent et toute
l’information sont reçus d’ici le 31 décembre de l’année en question.
Les reçus officiels ne seront pas délivrés :

Pour l’achat de billets d’entrée, de droits de jeu ou d’articles mis aux enchères

Pour des dons en nature faits à un événement

Pour des services donnés, comme l’embauche d’un humoriste ou d’un encanteur pour un événement

Pour la commandite, étant donné que de la publicité ou de la promotion (un bénéfice tangible) est
reçue en retour du paiement

Pour des chèques-cadeaux donnés par la personne produisant le chèque-cadeau
Note : Les commanditaires et les autres entreprises faisant une contribution peuvent recevoir une lettre de
don d’entreprise comme preuve de leur contribution. Souvent, un reçu officiel pour activités de bienfaisance
n’est ni requis ni approprié pour ce groupe de donateurs.
Veuillez signer ci-dessous pour indiquer que vous avez lu et accepté les lignes directrices relatives aux
événements organisés par des tiers.
Nom de la personne-ressource pour l’événement :
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Signature :
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Date :
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