Xerox DocuShare CPX – Gestionnaire de contenu d`entreprise et de

Xerox DocuShare CPX – Gestionnaire de contenu d’entreprise et
de processus d’affaires
Intégrer le contenu, les personnes et le processus
d’affaires, ou généré par eux, parce
qu’elle privilégie les règles de contenu
intuitives à une programmation et une
configuration informatique intensives.
Ainsi, DocuShare CPX permet
à l’entreprise de tirer profit du
contenu qui alimente ses fonctions
transactionnelles – contrats, factures,
demandes et formulaires – et améliore
son efficacité et sa flexibilité, comme
jamais auparavant.
DocuShare CPX va encore plus
loin dans la gestion des processus
d’affaires en fournissant une large
palette d’interfaces pour télécharger
en amont des images numérisées.
Cela permet aux organisations de
rapidement capturer des documents
papier et de les intégrer dans des
processus automatisés pour un contrôle
de bout en bout de l’information.
Ces fonctions avancées de gestion de
contenu, d’imagerie et de processus
permettent à ceux qui en ont la charge
d’établir facilement les processus
d’affaires centrés sur les documents
et de les lier à la stratégie plus
large de l’entreprise en matière de
gestion de documents, de contenu et
d’enregistrements. DocuShare CPX
soutient l’automatisation d’un certain
nombre de besoins critiques en matière
de GCE, tels que capture d’image,
gestion de document, travail collaboratif,
automatisation de contenu, mais aussi
gestion des enregistrements et de la
conformité — faisant découvrir ainsi aux
entreprises, pour un prix abordable, un
nouveau niveau de flexibilité de GCE.
Les applications de la gestion de
contenu d’entreprise (GCE) aident
les organisations à contrôler leur
information en automatisant les
processus, en réduisant les copies
de contenu et en s’assurant que les
bonnes personnes reçoivent les bonnes
données pour réagir plus vite et
prendre les meilleures décisions.
Cependant, arriver à contrôler de
gigantesques volumes de documents,
qu’ils soient papier ou numériques,
ne contribue qu’en partie à
l’accroissement de la productivité
dans l’entreprise. L’atteinte du plus
haut niveau de réactivité passe par
l’automatisation de la circulation des
documents au sein de l’organisation,
de leurs interactions et de leurs
modifications par les équipes et les
gestionnaires de processus d’affaires.
Des factures aux contrats en passant
par les rapports, les approbations
et les communications par courriel,
l’information contenue dans les docu-
ments est la courroie de transmission
des processus transactionnels de
l’entreprise qui sont au coeur de ses
fonctionnements quotidiens et de sa
productivité. Automatiser, de façon
proactive, cette information de valeur
rend l’entreprise plus fluide, plus
responsable et plus compétitive.
Relever le prochain défi de la
gestion de contenu d’entreprise
Xerox DocuShare CPX est une appli-
cation Web évolutive, basée sur le Web,
qui offre un riche éventail fonctionnel
pour mettre en oeuvre une gestion de
processus d’affaires avec un minimum
de formation et de soutien des services
informatiques. Cette application d’avant-
garde permet aux gestionnaires de
processus d’automatiser facilement
la gestion ou la révision du contenu
passant au travers de processus
Fiche de produit
DocuShare cPX
Pour plus d’information, composez le 1 800 735-7749
ou rendez-vous sur docushare.xerox.com

Lundi 16 avril 2007
Réunion d'Equipe11:00 AM - 12:00 lmaître
14:00 PM - 16:00 Atelier Design mmarcelet
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Accélérer les processus d’affaires centrés sur les documents de
valeur supérieure
DocuShare CPX élargit le centre de technologie DocuShare à un ensemble de fonctions avancées qui permettent aux organisa-
tions de vite mettre en place un travail collaboratif plus rapide et plus efficace, de devenir plus efficientes et d’assurer le meilleur
accès à l’information en tout point de l’entreprise.
DocuShare CPX en action —
Automatiser les processus de
recrutement
Il est possible de personnaliser DocuShare
CPX pour l’adapter à la façon dont l’infor-
mation circule dans son organisation, ce
qui permet de rationaliser facilement les
processus de circulation de documents.
Ce qui l’illustre le mieux, c’est l’acceptation,
la confirmation de bonne réception, l’examen
et la recommandation en interne de
candidatures spontanées ou de CV.
DocuShare CPX peut automatiquement :
Accepter des candidatures accompagnées
de CV en les numérisant vers une collection
DocuShare désignée - que ce soit depuis
des stations de numérisation, un serveur
de télécopie, ou un courriel - et générer
automatiquement un accusé de réception
par courriel au postulant, et même lancer
la reconnaissance optique de caractères
(OCR) sur le contenu du CV pour que des
recherches précises puissent être lancées
et que des correspondances puissent être
faites entre l’expérience du candidat et les
demandes de poste.
Faire parvenir les candidatures aux départe-
ments en cours de multiples recrutements
Distribuer les candidatures au département
et au personnel voulu pour qu’elles soient
prises en considération, après révision et
approbation
Résumer les objectifs, l’expérience, ou les
études des nombreux candidats dans un
seul et même rapport de présentation, mis à
jour automatiquement
Placer la candidature et le CV dans une collec-
tion d’entretiens, si l’entretien est accordé
Déplacer la candidature et le CV dans une
collection d’attente, en cas de rejet, et
envoyer une réponse par courrier au candidat
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Management), leader sur
le marché, capable de
garantir, dès le premier
jour de son installation,
une plus grande
productivité personnelle
à chaque utilisateur.
Fonctionnalités de
bibliothèque centrale
de contenu telles que
le contrôle de version,
l’extraction/archivage,
le routage et l’approbation
pour une gestion
de document et une
collaboration ad-hoc plus
facile
Facilité d’accès et ergo-
nomie pour l’utilisateur
par n’importe quel navigateur Web
standard sachant utiliser une simple
connexion Internet — pas besoin de
logiciel client spécialisé
Incorporation rapide de contenu de
sources variées grâce au gestionnaire
d’ingestion de contenu qui supporte les
divers types de contenu et les flux des
travaux sophistiqués
Archivage numérique de haute
performance avec une capacité de plus de
350 images par minute en mode continu
Accès « Invité » et « Lecture seule »
ouvrant la publication d’information sur
le Web aux éléments externes et internes
Contrôle, requêtes et rapports pour une
plus grande sécurité et une mise en
conformité
Indexation de haut niveau avec le moteur
de recherche Autonomy pour une
recherche et une récupération rapides
Nouvelle option basée sur un serveur
OCR pour convertir les documents
contenant des images en fichiers indexés
prêts à la recherche et à l’édition
Recherches fédérées au travers de
multiples serveurs DocuShare pour
soutenir la capacité à évoluer et la
croissance
Conversion des fichiers TIFF en PDF
ou en Microsoft Excel, et des autres
documents MS Office en PDF, XML,
ou HTML, pour conserver sa flexibilité
à l’utilisation du contenu
Gestion des enregistrements intégrée avec
le module « Records Management »
de Xerox DocuShare pour fournir la GCE
et la gestion des enregistrements par une
seule interface utilisateur facile à gérer
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DocuShare CPX simplifie le partage de
l’information d’affaires ad hoc au jour
le jour, en permettant aux organisations
de réduire ou de supprimer le temps, le
travail et le coût inhérents au maintien
des dossiers papier. Les travailleurs
du savoir peuvent rapidement déposer
divers types de contenu dans un
référentiel sécurisé, indexé et dans
lequel pourront être faites des recherches;
ils peuvent le partager avec d’autres et
réellement gérer l’information pour une
meilleure productivité personnelle et
une plus grande efficience au sein de
l’entreprise.
Collaboration centrée sur les
documents
DocuShare CPX permet à tout
utilisateur — indépendamment de
ses compétences — de collaborer
facilement sur du contenu, tandis que
l’organisation sécurise et maintient
le contenu pour en faire mention ou
usage ultérieurement. Avec DocuShare
CPX, les organisations peuvent fédérer
l’information spécifique à une tâche, les
employés et la documentation de référence
au sein d’espaces de travail centralisés
qui facilitent l’accès et augmentent
l’attention portée aux activités et aux
processus stratégiques de l’entreprise.
Et DocuShare CPX donne toute sa
puissance à la production de contenu
collectif et à sa rapide dissémination
au niveau de l’entreprise par le biais des
blogues et des wikis. Cette fonctionalité
inclut l’édition en WYSIWYG (tel-tel)
pour une plus grande facilité d’utilisation.
ß
Services de contenu de base
et gestion de contenu avancé
DocuShare CPX offre les Services de
contenu de base nécessaires au support
et à l’accompagnement des travailleurs
du savoir au sein de l’organisation, car
ses fonctions évoluées de gestion de
contenu permettent aux équipes de
s’engager dans les fonctions de gestion
de contenu plus sophistiquées qui leur
sont demandées. DocuShare CPX s’enor-
gueillit d’une fonction BCS (Basic Content

Scan to Collection-17
DocuShare
Collection-17
Une fois approuvés, les éléments
sont publiés et rendus publics.
Les éléments en cours de vérification sont
placés pour approbation dans un dossier
d'approbations provisoires pour être vus
par l'approbateur
Les documents prêts à être vérifiés sont
automatiquement dirigés vers un éditeur
pour un balisage particulier puis vers un
vérificateur pour l'assurance qualité.
Une règle de contenu transfère les images
soit directement vers un dossier de vérifica-
tion ou vers un module optionnel OCR.
Règles de contenu en action
S’engager dans la gestion de
processus avec DocuShare CPX
DocuShare CPX inclut la fonctionnalité
GCE avancée nécessaire à l’intégration
et à l’automatisation de contenu
transactionnel et à l’application de
collaboration sophistiquée et de
gestion de processus d’affaires à des
tâches spécifiques, faisant de lui un
environnement idéal pour un nombre
de processus de contenu répétitif,
notamment :
Demandes d’emprunts hypothécaires
Formulaires d’assurance-vie
Traitement de réclamations
Prise en charge de diligence raisonnable
CV/candidatures spontanés
Formulaires confidentiels de santé
Dossiers scolaires pour des étudiants
Convocations pour un jury
Ordres/Contrats d’opération de courtage
Permis du gouvernement
Évaluations d’employés
Manuels/Guides SOP/ISO
Renouvellements de contrats
Comptes fournisseurs et comptes clients
Et plus encore ...
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Traitement et numérisation d’image
DocuShare CPX présente des perfor-
mances de numérisation sensiblement
plus élevées que celles de ses versions
précédentes, en supportant un large
choix d’interfaces de numérisation,
parmi lesquelles la numérisation vers
un courriel et le support du matériel
multiconstructeur. Grâce aux pages
de couverture de numérisation, il est
possible de rapidement numériser de
nombreux documents directement vers
une collection DocuShare préexistante
ou d’ajouter une version à un document
existant. Ceci permet aussi bien aux docu-
ments photocopiés qu’aux documents
électroniques d’être capturés et contrôlés
par une console de gestion unifiée et d’être
rapidement intégrés à des processus
d’affaires plus larges. La numérisation est
hautement sécurisée bien que totalement
personnalisée ; chacun contrôle la création
et la distribution de chaque page de couver-
ture de numérisation et peut en révoquer
l’usage à tout moment.
Automatisation des processus
d’affaires
DocuShare CPX permet aux gestion-
naires de processus d’affaires d’établir
des règles de contenu qui fixent la
manière dont le contenu circule au
sein d’une organisation. Par exemple,
ces règles peuvent déclencher auto-
matiquement une suite d’actions
prédéfinies au moment de l’ajout ou de
la modification de documents dans une
collection DocuShare. Conjointement à
la capture d’image, aux possibilités liées
à la page de couverture de numérisation
et à l’agent courriel intégré, ceci permet
de déposer du contenu par une large
palette d’interfaces de numérisation ou
par courriel, et de faire de ce contenu le
déclencheur d’un processus complexe.
Les gestionnaires de processus peuvent
même établir des règles pour l’export des
documents en aval, la création de liens
vers des applications tiers ou vers des
processus qui ont besoin de ce contenu
alors qu’ils se trouvent en dehors du
coupe-feu.
Résumé et soumission de contenu
La base de données extensible (XDB)
de DocuShare CPX élargit les
fonctionnalités traditionnelles de gestion
de contenu, en permettant aux utilisateurs
de travailler avec des données utilisant
leurs applications standards comme
Microsoft Excel, et enfin d’envoyer
et de rechercher des données depuis
ces applications. À la différence
d’autres outils XML, XDB traduit
automatiquement les données en une
structure universelle, indépendante de
l’application et du format d’origine. Cette
traduction de contenu XML dynamique
permet de s’affranchir de la structure
initiale des données et permet l’ajout, la
modification, l’analyse ou la mise à jour
de contenu sans avoir à modifier la
description XML sous-jacente, à chaque
fois que se produit un changement.
L’information stockée dans XDB est
désormais disponible à la recherche et à
son incorporation dans des documents
composés d’information apparentée. En
même temps, les documents initiaux sont
maintenus dans leur format d’origine
et en laissant intacts toutes les méta-
données, mots-clés, et permissions d’accès.
Qu’il s’agisse d’un document texte,
de diapositives de présentation ou de
séries de données issues d’une feuille de
calcul, XDB convertit l’information en
composants XML réutilisables.
Par exemple, DocuShare CPX peut capturer
des sections communes à des milliers
de contrats (date d’expiration, clauses
de cession, pièces d’amendement, etc.) —
indépendamment des différences de
format ou du type de document — et
créer un résumé de l’information. Ceci
rend exceptionnellement facile aux
travailleurs du savoir et aux gestion-
naires de projet la compilation de
rapports de présentation diligence
raisonnable sur tous les contrats
existants.
Historique de traçabilité et de
conformité
DocuShare CPX prend en charge la
conformité et l’obligation de rendre des
comptes en rendant disponibles des
fonctions de suivi et de compte-rendu
capables de capturer toute l’activité de
l’utilisateur et toutes leurs interventions,
aussi bien visualisation, arrangement,
modification du contenu DocuShare ou
de ses descriptions (métadonnées). Cette
information est capturée à tous les niveaux
d’accès (Lecture seule, DocuShare,
CPX), ce qui fait qu’une trace fiable de
toutes les actions d’un utilisateur identifié
sur le moindre élément de contenu est
conservée.

• Recherche, base de données,
et intégration d'un moteur
de flux des travaux
• API et trousse à outils
d'intégration pour développeurs
• Support d'environnements
informatiques et de systèmes
d'exploitation hétérogènes
• Sécurité, suivi d'activité,
gestion des utilisateurs
Plateforme de gestion de contenu
• Circulation et approbation
de documents
• Simplicité et facilité d'usage
• Accès par navigateur Web
• Blogues, wikis, et intégration
des courriels
• Stockage et mise à
disposition du document
• Numérisation ad hoc
• Gestion de version
• Contrôle d'accès, sécurité
Gestion de documents et d'images
• Intégration à des systèmes
d'information
• Gestion de composant XML
• Rapport historique d'activité
• Flux des travaux documentaires
• Espaces de travail et
collaboration en équipe
• Imagerie de production et
capture de document
Gestion de contenu et de processus
Plateforme de Contenu
d'Entreprise
Plateforme de contenu
d'entreprise
DocuShare
DocuShare
CPX
CPX
Xerox DocuShare CPX est une
application flexible et hautement
évolutive qui permet à l’entreprise de
capturer, d’automatiser et de redonner
tout l’avantage stratégique au contenu
qui régit ses fonctions d’affaires
cruciales.
Tous les produits DocuShare sont
construits sur la Plateforme de contenu
d’entreprise de Xerox, une application
Java 2EE, hautement évolutive, conçue
pour supporter à grande échelle contenu,
utilisateurs et trafic. Cette plateforme
commune et facilement extensible
permet aux organisations d’étendre
rapidement leur installation DocuShare
à l’installation conjointe de DocuShare
et DocuShare CPX sur un même serveur,
et d’ajouter un nombre illimité d’utili-
sateurs avec des niveaux d’accès flexibles.
Pour faire passer les utilisateurs à
des niveaux d’accès supérieurs ou les
migrer d’une installation DocuShare
à une installation DocuShare CPX
une simple clé de licence suffit, sans
devoir migrer le contenu, arrêter le
système ou interrompre le service.
Imaginez toutes les possibilités ...
Xerox DocuShare est une technologie
éprouvée qui a été déployée auprès
de milliers d’utilisateurs à travers
le monde. DocuShare fait partie
de Services mondiaux de Xerox,
leader dans la gestion de documents
et d’images, et dont la longue
expérience est reconnue par le biais de
ses services, de son déploiement et de
son support de classe mondiale.
610C72636
Pour plus d’information, composez le 1 800 735-7749
ou rendez-vous sur docushare.xerox.com
Produits évolutifs, plateforme centrale, des possibilités
infinies
La famille des produits Xerox DocuShare offre des solutions clés en main dont la flexibilité
de déploiement répond aux nombreux défis de la gestion de contenu d’entreprise – le tout,
sur une seule plateforme.
Répondre aux besoins d’une gestion de contenu d’entreprise
©2007 Xerox Corporation. Tous droits réservés. Xerox et DocuShare sont des marques déposées de Xerox Corporation.
Toutes les autres marques déposées sont la propriété de leurs détenteurs respectifs et sont reconnues comme telles. 5/07
Les utilisateurs DocuShare CPX
peuvent demander cette information
d’audit et produire des rapports détaillés
de l’activité par document, collection
ou utilisateur. Ces rapports peuvent
être visualisés dans un navigateur
Web, imprimés ou exportés comme
du XML pour être analysés et
reformatés ultérieurement.
De plus, DocuShare CPX s’intègre
parfaitement avec le module de
Records Management de Xerox
DocuShare, point particulièrement
crucial à la bonne prise en compte
par les utilisateurs du suivi et du
contrôle des documents liés aux
réglementations de Sarbanes-Oxley
et aux autres réglementations gouver-
nementales, tout comme à la gestion
électronique des dossiers. Cela ne
simplifie pas seulement la classifcation,
la déclaration et l’administration
des enregistrements, mais cela les
intègre aussi aux tâches existantes.
Résultat, les utilisateurs déclareront
volontiers plus de documents comme
enregistrements, menant ainsi à une
meilleure conformité et efficience.
Fonctionnalité puissante pour
l’entreprise élargie
Possibilité d’intégration dans des
Portails. Intégration avec de nombreux
systèmes de portails Web, parmi
lesquels Microsoft Office SharePoint
Server 2007 et les portails compatibles
JSR/168 (JBOSS, BEA, WebSphere,
Oracle Portal, etc.). Ceci garantit
l’accès facile par un navigateur Web
au contenu et aux processus aussi
bien au travers d’interfaces portail
d’entreprise que départementales.
Utilisateurs multiniveaux. DocuShare
CPX permet désormais de combiner
sur un seul et même serveur tous les
niveaux d’utilisateur – Invité, Lecture
Seule, Complet DocuShare, et Complet
CPX. Ce qui permet à DocuShare
CPX de fournir des fonctionnalités
de gestion de contenu ciblées,
économiques et appropriées à
toute l’entreprise. Tous les niveaux
d’accès peuvent être harmonisés au
sein d’une communauté d’utilisateurs
tout en correspondant exactement aux
exigences fonctionnelles et aux besoins
opérationnels.