délais - Union Amicale des Maires de la Nièvre

ARCHIVES COMMUNALES
QUELQUES EXEMPLES DE DELAIS DE CONSERVATION
Description des documents
Typologie
D.U.A
Sort final
Observations
DÉLIBÉRATIONS, ACTES ADMINISTRATIFS ET CONTRÔLE DE LÉGALITÉ
Délibérations
1 an
C
Pièces annexes aux délibérations :
contrats, conventions, règlements,
tarifs, etc
Extraits des délibérations.
1 an
C
Arrêtés du président de l’assemblée.
1 an
C
Registre des arrêtés à caractère
temporaire (voirie, etc…)
5 ans
T
D après
vérification
des
registres
Réf : instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août
2009. Sous forme de registre obligatoire pour les communes.
Ces extraits servent à la publicité des décisions (affichage ou
publication pour les décisions de portée générale, ou
notification pour les actes de portée individuelle). Ne pas
confondre cette collection chronologique, qui n’existe pas
partout, avec les extraits dispersés dans les dossiers
d’affaires.
Toutes les collectivités sont astreintes à constituer une
collection complète.
La distinction entre les deux collections (à valeur
temporaire/permanente) n’existe pas partout.
Critère de tri : si le mode de reliure le permet, éliminer les
arrêtés à valeur temporaire relatifs à la voirie ; pour les
arrêtés relatifs au personnel, cf. tableau Ressources
humaines, 4. Gestion individuelle. Si tous les arrêtés sont
reliés ensemble, conserver l’intégralité.
COMPTABILITE
Enregistrement annuel des dépenses
et des recettes par nature : livre de
compte, Grand Livre, registre de
comptabilité, fiches budgétaires.
Documents de suivi budgétaire et
comptable : états de trésorerie, états
des dépenses par enveloppe, etc.
Titres de recettes (annulation de
titres, titres spécifiques pour
impayés).
Bordereau-journal des titres de
recettes.
Bordereau-journal des mandats.
Factures (fonctionnement ou
investissement).
10 ans
C
1 an
D
10 ans
D
10 ans
D
10 ans
D
10 ans
D
Ce document peut se présenter sous des formes variées et a
une dénomination différente en fonction des collectivités ou
des logiciels comptables utilisés. Il doit comporter le
numéro de titre de recette ou de mandat, la nature de la
recette ou de la dépense, son objet, l’identité du créancier ou
du débiteur et le montant de l’opération.
La destruction peut être anticipée par rapport à la DUA si le
contrôle de la CRC a eu lieu et être effectuée 1 an après la
réception de la lettre d’observation définitive de la CRC.
Instruction DAF/DPACI/RES/2008/008 du 5 mai 2008 :
D.U.A des documents comptables détenus par les
ordonnateurs.
1
ETAT CIVIL (gestion courante)
Déclaration et constatation de
naissance (certificat médical)
Déclaration de décès
5 ans
D
5 ans
D
Avis de mentions et de mise à jour
(N.M.D. et divorces), rectifications
et documents transmis par d’autres
communes
1 an
D
Les directeurs d’hôpitaux doivent, de leur côté, tenir des
registres de décès (Code civil, art. 80 et IGEC, art. 433).
URBANISME
Permis de construire (dans certaines
communes l’autorisation de voirie)
(formulaire de demande ; formulaire
d’instruction ; plans (de situation, de
masse, des façades) ; avis
d’ouverture de chantier et
déclaration d’achèvement des
travaux ; certificat de conformité ;
refus ; infractions ; arrêtés
accordant l’autorisation ; demande
d’annulation ; transfert)
2 ans
C
Charnière de 1984 (décentralisation)
Avant : les AD conservent un échantillon des permis versés
par la DDE
Après : les communes doivent conserver leur propre
collection ; pour information, à titre provisoire, les AD vont
conserver l’exemplaire DDE-DDT des dossiers
communaux, l’échantillonnage sera précisé ultérieurement
2