ARCHIVES COMMUNALES
QUELQUES EXEMPLES DE DELAIS DE CONSERVATION
Description des documents
Typologie
DÉLIBÉRATIONS, ACTES ADMINISTRATIFS ET CONTRÔLE DE LÉGALITÉ
Réf : instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août
2009. Sous forme de registre obligatoire pour les communes.
Pièces annexes aux délibérations :
contrats, conventions, règlements,
tarifs, etc
Extraits des délibérations.
D après
vérification
des
registres
Ces extraits servent à la publicité des décisions (affichage ou
publication pour les décisions de portée générale, ou
notification pour les actes de portée individuelle). Ne pas
confondre cette collection chronologique, qui n’existe pas
partout, avec les extraits dispersés dans les dossiers
d’affaires.
Arrêtés du président de l’assemblée.
Toutes les collectivités sont astreintes à constituer une
collection complète.
Registre des arrêtés à caractère
temporaire (voirie, etc…)
La distinction entre les deux collections (à valeur
temporaire/permanente) n’existe pas partout.
Critère de tri : si le mode de reliure le permet, éliminer les
arrêtés à valeur temporaire relatifs à la voirie ; pour les
arrêtés relatifs au personnel, cf. tableau Ressources
humaines, 4. Gestion individuelle. Si tous les arrêtés sont
reliés ensemble, conserver l’intégralité.
Enregistrement annuel des dépenses
et des recettes par nature : livre de
compte, Grand Livre, registre de
comptabilité, fiches budgétaires.
Ce document peut se présenter sous des formes variées et a
une dénomination différente en fonction des collectivités ou
des logiciels comptables utilisés. Il doit comporter le
numéro de titre de recette ou de mandat, la nature de la
recette ou de la dépense, son objet, l’identité du créancier ou
du débiteur et le montant de l’opération.
Documents de suivi budgétaire et
comptable : états de trésorerie, états
des dépenses par enveloppe, etc.
Titres de recettes (annulation de
titres, titres spécifiques pour
impayés).
La destruction peut être anticipée par rapport à la DUA si le
contrôle de la CRC a eu lieu et être effectuée 1 an après la
réception de la lettre d’observation définitive de la CRC.
Bordereau-journal des titres de
recettes.
Bordereau-journal des mandats.
Factures (fonctionnement ou
investissement).
Instruction DAF/DPACI/RES/2008/008 du 5 mai 2008 :
D.U.A des documents comptables détenus par les
ordonnateurs.